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Cours de CM de gestion de projet Master 1 tronc commun Iae Lyon à l'université jean moulin Lyon 3 année 2020-2021
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INTRODUCTION AU MANAGEMENT DE PROJET

Partie 1 : Introduction de Management de projet I) Introduction 1.1) Présentation de cours et de l’environnement Management et manager viennent de l’ancien francais « mesnager » terme d’equitation qui signifie « tenir en main les renes d’un cheval » DONC pas mot anglais ฀ Ensemble des techniques de direction, d’organisation et de gestion de l’E ฀ une activité visant à obtenir des hommes un resultat collectif en leur donnant un but commun, des valeurs communes, une organisation convenable et la formation nécessaire pour qu’ils soient performants et puissant s’adapter au changement DONC le management = mise en œuvre des moyens humaines et matériels d’une E pour atteindre ses obj

1.2) Notion de projets, programme et portefeuille Projet : ● ● ● ●

Un objectif clair, précis à atteindre. Il faut donc réaliser des actions. On va mettre en œuvre des ressources (humaines et matérielles), les ressources sont à gérer. Un projet à toujours une date de début et de fin déterminé, on fonctionne en rétro planning. Apporte des réponses à un instant T.

Un projet apporte une réponse à un besoin spécifique. Il n’est jamais la rpz à l’identique d’un projet précèdent. Quelques définitions d’un projet ● ●

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But qu’on se propose d’atteindre. Idée de quelques choses à faire, que l’on présente dans les grandes lignes. (Larousse) Ensemble d’activités qui sont prises en charge, dans un délai donné et dans les limites de ressources imparties, par des personnes qui y sont affectées dans le but d’atteindre des objectifs définis. (AFNOR) Un projet est une entreprise temporaire décidée dans le but de créer un produit, service ou un résultat unique. (PMI/PMBOK (Project Management Body of Knowlegde du Project Management Institute)

Un projet: -

Est unique a une organisation spécifique (temporaire (dure pas a l’infini), souple, non hierarchique , claire…) pas un processus la management de projet est focalise sur l’anticipation tandis que la gestion des processus sur le respect des procedures et le controle 1

Pourquoi un gestion en mode projet? ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Quand on ne peut pas faire tout seul Quand la situation est complexe Quand l’action à entreprendre parait longue Quand l’enjeu est important et qu’il ne faut pas « se louper » Quand les essais precedents n’ont pas abouti de facon efficace

Comment gerer un projet = mettre en œuvre les moyens humains, technique et financiers en vue d’atteindre les obj du projet initialement fixé Se base en fonction des couts, qualité et délais. Les avantages du fonctionnement en mode projet ฀ Mobilisation des ressources et concentration des efforts ฀ partage des compétences ฀ Challenge (le défi a relevé peut etre benef pour la motivation) Six points clefs pour la maitrise du projet A) B) C) D)

L’objectif / le produit Le planning (ordonnance des action pour faire un planning) Les actions Les acteurs/parties prenantes Pour gagner la satisfaction global de tous, il faut les écouter en fonction du budget (cout) E) Les couts F) Les risques ( prendre de manière mesurée) Un programme n’est pas un projet ฀ Programme = ensemble de projet et TOUS les projet ont un lien entre eux. Ils concourent a la finalité du programme. ฀ Portefeuille de projets = un ensemble de projet MAIS pas forcement de lien entre eux. Le seul lien entre est qu’ils sont gerer par une organisation commune. ฀ Le plan d’action = ensemble action qui ne necessite pas de méthode très élaborée pour les conduire ( nb intervenant réduit ) Le partenariat public-privé (PPP): C’est un partenariat public-privé : ● ●

Un accord contractuel entre une autorité publique et un opérateur Un accord global où l’opérateur s’engage à investir et gérer un service public

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Les méthodes pour manager et piloter un projet La méthode de Scrum ● ● ● ● ●

Est une méthode Agile (groupe de pratiques de pilotage et de réalisation de projet) pour la réalisation de projets complexes A l’origine, la méthodologie Scrum a été élaborée pour le développement de projets IT La structure simple de Scrum peut être appliquée à tout type de projet ou développement produit Scrum peut ainsi fournir une base et une méthode collaborative, simple et pratique pour atteindre les objectifs de l’entreprise Piliers clés : simplicité, transparence, inspection et adaptation

C’est une méthode intéressante avec des roles distribué aux personnes. Par ex : Rôle du product owner : sélectionner les demandes clients. Cette personne apporte la vision pour faire travailler les equipes. Il travaille en interaction avec le clt. Son role est de selectionner les premières commandes clients.

Le cycle de dvp de l’equipe : 1 mois environ avant de presenter qlq chose PUIS reunion tt les jours pour mettre en commun

https://agiliste.fr/lagilite-metier-en-2-mots/ Le product owner n’a pas la capacité à lui-seul pour s’occuper de A à Z de la demande d’un client. Les 4 valeurs du manifeste agile : Comment mieux développer des logiciels par la pratique et en aidant les autres à le faire ? -

Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils ; Des logiciels (produits) opérationnels plus qu’une documentation exhaustive ; La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle ;

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L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan. Les 3 cercles : positionne le produit partiel Video : product owner apporte la vision d’un clt et sait le contour de produit final. La dead team et les parties prenantes vont travailler de concert. On ne peut pas travailler sur + de 5 fonctionnalités à chaque sprint. Les graphes mesurent comment les clt vont apprecier le produit L’autoroute matérialise ce qui est attendu dans le futur Le cercle noir : faire les bonne choses CAD répondre au cahier des charges (+ on repond au cahier + s’eloigne du cercle) Le cercle bleu : bien faire les chose CAD bien utiliser les outils Le cercle vert : rapidité a sortir de nouvelle fonctionnalité ( au fil du tps, repond mieux à la demande ?

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Les 4 schémas de droite : 1er : rpz la valeur produite par l’équipe ; courbe noir dépend des difficulté qu’on rencontre 2eme : bar horizontal deter le moment de la livraison 3eme : au lieu de fixer les fonctionnalités, les clt nous demande une livraison précis, dépend de la capacité de l’equipe à livrer dans un temps donné Soit on baisse les capacités et on livre au temps donné SOIT on met tt les capacités et le temps augmente. DONC Management = basé sur RH Gestion = basé sur les outils La méthode de gestion de projet PRINCE 2 --> La plus utilisée au monde, crée en 1996 ● ● ●

Structurée et pragmatique pour un management efficace de vos projets Approche générique facilement adaptable et évolutive qui est devenue une norme de facto (basé sur l’empirisme, sur la pratique) pour organiser, gérer et contrôler tout type de projet Elle n’est plus attachée à ses origines IT et est aussi utilisé pour des projets R&D, développement de marketing, produits…

But = l’employé doit assumer ses propres responsabilités sur ce que le chef nous a confié. Le salarié est libre de le montrer au chef pour vérification ou pas.

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« La véritable fonction de management est de conduire les exceptions, rapidement et sous pression, quand elles surviennent de façon imprévues » ฀ Qu’est ce qui se passe quand il y a des imprévus ? Si on est un bon chef de projet, alors on va s’en sortir. « La véritable mission des responsables est de traiter l’imprédictibilité, l’instabilité, l’irrégularité, le non-sens et le désordre. » John Cotter explique que l’étape la plus importante et la plus difficile = créé situation d’urgence. Il y a plus de complexité avec les défis planétaires qui nécessitent de nouvelles réponses. La tendance des entreprises à se concentrer sur le cœur de métier, avec des ressources internes disponibles se raréfiant. La globalisation offre de nouveaux marchés et voit émerger des nouvelles zones géographiques où apparaissent de nouveaux centres de recherche d’excellence proposant d’autres structures de coût. Le développement des outils de communication permet de s’affranchir des distances géographiques. L’accélération du rythme de renouvellement des technologies et des produits, et de leur diffusion. Les modèles d’innovation des entreprises des 30 glorieuses plafonnent. L’apparition de nouvelles règles et normes sociales telles que le développement durable, la responsabilité sociale des entreprises, l’éthique et après celles de nouvelles règles financières et normes d’évaluation. Un phénomène de mode boosté par la réussite des pionniers Procter& Gamble et Eli Lilly, en tête, et par l’impact des livres d’Henry Chesbrough. ->Voir vidéos : http://www.exam-pm.com/la-formation-video-online-en-gestion-de-projet/ 8 vidéos : introduction à la gestion de projet, objectif et porté d’un projet, les parties prenantes, planifier un projet (4&5), le suivi de réalisation, la clôture du projet, synthèse X MIND : logiciel gratuit Feuille de route « Gestion stratégique des parties Prenantes (une attente, un impact) » ● ●

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Etape 1 : Identification et priorisation des parties prenantes --> Constitution des dossiers parties prenantes stratégiques Etape 2 : Recueil des doléances (quelle est l’attente de mon interlocuteur, formelle ou informelle) et écoute active des attentes --> Connaissance précise des attentes et sujet d’intérêt par partie prenante Etape 3 : Profiling des parties prenantes --> On fait des fiches par partie prenantes (personnes physiques et morales) --> Constitution d’un fichier de contacts personnels et nominatif. Sous dossiers avec des informations très détaillées. Etape 4 : Implication (engagement) des parties prenantes --> Je rentre en relation avec la partie prenante

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8 accélérateurs de changement : Peu réussissent à utiliser le potentiel humain et à diriger l’énergie sur les challenges parce qu’ils travaillent dans un système qui demande essentiellement à la plupart des personnes de se taire, de prendre ses ordres et d’exécuter leurs emplois d’une façon répétitive. ● ● ● ● ● ● ●

Créer le sens de l’urgence autour d’une unique grande opportunité. Ceci est absolument critique Construire et entretenir une coalition directive Formuler une vision stratégique Communiquer la vision stratégique Accélérer le mouvement vers la vision et l’opportunité en assurant que le réseau supprime les barrières Célébrer les victoires rapides qui sont visibles et significatives Ne laisser jamais tomber

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Objectif Créer un climat pour le changement, puis engager et préparer l’organisation entière avant l’implémentation. La vraie urgence est un principe clé pour mener le changement. Elle est enracinée dans le leadership dans toute notre organisation

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II) Les enjeux de la performance Tendance de fond : Un monde de plus en plus complexe avec des transformations. Les organisations doivent développer de nouvelles capacités. ● ●

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La tendance des entreprises à se concentrer sur leur cœur de métier, en externalisant ce qui nous ne concerne pas. Par exemple, les entreprises externalisent la paye. La globalisation offre de nouveau marché et voit émerger des nouvelles zones géographiques où apparaissent de nouveaux centres de recherche d’excellence qui proposent d’autres structures de coût. Le dvlp des outils de communication permettent de s’affranchir des distances géographiques L’accélération du rythme de renouvellement des technologies et des produits et de leur diffusion (obsolescence programmée->Ex Iphone) Les modèles d’innovation des entreprises des 30 glorieuses plafonnent L’apparition de nouvelles règles et normes sociales telles que le développement durable, la responsabilité sociale des entreprises, l’éthique et après elles de nouvelles règles financières et normes d’évaluation Des business modèles, lucratifs, associent les salariés de l’entreprise les parties prenantes externes pour créer du profit (logique née de ses valeurs).

La mesure de l’avancement Méthode STAR Dans un projet il est possible à chaque instant de pouvoir savoir où l’on se trouve afin de mesurer ce qui a été accompli et ce qui reste à faire toujours à la lumière de ce qui est visé : ● ● ● ●

S : SITUATION : existant : audit, photo instant T T : TACHE : que dois-je faire pour engager A : ACTION : acte qui permet de mettre en œuvre la réalisation de projet R : RESULTAT : rapport d’étape mesurable sur l’action engagée

L’objectif du projet La méthode SMART Dans un projet toutes les actions sont entreprises dans le but de répondre à un objectif unique (atteint une seule fois) cet objectif doit nécessairement répondre aux critères de la méthode SMART. ● ● ● ● ●

S : SPECIFIQUE : un verbe + un nom + un nombre M : MESURABLE : des critères pour mesurer l’avancement A : ACCEPTABLE : suffisant attrayant pour les personnes impliquées R : REALISTE : faisable avec les moyens à disposition T : TEMPORELLEMENT DEFINI : avec une date butoir

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Comment traiter les risques : ●

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QUI ? o

En tant que responsable de l’exécution et de l’attente des objectifs du projet, le chef de projet (leveur de risque, celui qui identifie les risques) porte le management des risques ▪ Son point d’attention : « Qu’est ce qui peut planter dans mon projet ? » ▪ Le chef de projet est un leveur de risques QUAND ? o Plus on détecte un risque tard moins on peut le gérer : on doit anticiper les risques, identifier au plus tôt ▪ Dès le lancement du projet, puis de manière continue tout au long du projet COMMENT ? o La gestion des risques s’appuie sur une démarche normalisée en cinq étapes qui permet de traiter rigoureusement la question des risques.

Les 5 étapes du management des risques ● ● ● ● ●

Cartographier les risques, suivant des méthodes Qualifier et quantifier le risque, la criticité d’une situation Définir les leviers de réduction des risques (ex j’arrête le hors piste) Suivre l’évolution des risques (minutes par minutes) Capitaliser sur l’expérience mais non suffisante->Ex la force majeure

Outils d’identification des risques ●

Le diagramme d’Ishikawa ● Permet de lister les risques liés à 5 ou 6 principales origines ▪ Matière ▪ Méthode ▪ Moyens ▪ Main d’œuvre ▪ Milieu ▪ Management ● Les risques des différentes catégories peuvent être identifiés via un second niveau d’outils par exemple ▪ Check-lists ▪ Méthode AMDEC ((Analyse des Modes de Défaillance (leurs causes) de leurs Effets et de leur Criticité), réalisée grâce à des contrôles de différents points de la chaîne de production, et du produit ou service fini)

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Classification des risques A l’issue des 2 premières étapes, le chef de projet se retrouve avec une liste de risques et la question suivante : Quels risques traiter en premier ? ● Selon la probabilité et la gravité du risque, les risques inacceptables sont à supprimer PART : prévention, acceptation, réduction, transfert Qu’est ce qu’une bonne communication ? ● ● ●

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Non verbal : 93 % de la communication entre deux individus est du non verbal, passent par l’attitude, les silences, les vêtements, … Même les silences sont porteurs de sens Les signaux faibles (ça n’a pas de sens en lui-même, il faut l’interpréter) on essaye de le faire passer en signaux fiables : ● On l’identifie ● On le collecte ● On le mémorise ● On le classifie ● On le traite La manipulation (livre : le petit traité de manipulation à usage des honnêtes gens)

Sécuriser la transmission de l’info ● ● ● ● ● ●

Il n’existe pas de message simple. Attention au mal entendu Inutile de répéter sans cesse le même message de la même manière Ce qui me semble évident ne l’est pas toujours pour l’autre Toujours faire reformuler le récepteur On a un émetteur et un récepteur La signification de mon message se perçoit à travers le comportement de récepteur

Emetteur : ce que je pense, ce que je veux dire ? ce que je dis Récepteur : ce que j’entends, ce que j’écoute, ce que je comprends, ce que j’utilise. Il réajuste, 60% de perdu. Les types de réactions --> Voir film Angle d’attaque ● ●

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Rationnelle : Malentendus sur certains détails, peur des effets négatifs ฀ pour les traiter : Etre factuel : Montrer la nécessite du changement Personnelle : Peur de l’avenir (perdre son emploi), peur de perdre son autonomie฀ traiter : être factuel, et montrer des éléments d’évolution, montrer les avantages personnels possibles Affective : Démotivation, méfiance aux changements ฀ traiter : Montrer un engagement transparent, montrer qu’on s’engage personnellement Idéologique : Croyance collective et personnelle, des jugements de valeur, des visions structurelles ฀ traiter : Revenir sur le factuel, amener l’interlocuteur à expliquer et justifier ses explications par des faits

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Deuxième cours : Cindynique : regroupe les sciences qui étudient les risques. La maitrise des risques : 1e phase : Identification de tous les facteurs de risques Risques : éventualité quelque chose de négatif se produise, si on est sûr que ça va se produire ça sera une crise. La possibilité que quelque chose de négatif se produise. C’est pour ça que c’est mieux de travailler en groupe, car on a moins de chance d’oublier. On peut utiliser des techniques : - Les 5 M : segmentation de la recherche, ● ● ●

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Milieu (environnement, quelques concurrents peuvent avoir plus investi que nous) Méthode (bonne méthode de management de projets, standardiser un certain nombre de pratique) Matériel (ligne d’équipement sont à la pointe de la technologie, si on les utilise à bon escient, si on a le bon approvisionnement de la matière pour la transporter avec nos machines, bon sourcing) Mains d’œuvre (tous ce qui touche au capital humain, fournisseur, salarié, actionnaires, risque liés à la maladie, au manque de motivation, difficulté relationnel)

2e phase : qualification des risques, et hiérarchisation, classification - méthode AMDEC : analyse de défaillance, deux critères : ●

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Critère d’occurrence, de probabilité, qu’elle est la probabilité qu’il se passe quelque chose que l’on croit ? On va devoir l’évaluer. On prend 4 notes, une échelle paire de 4 ou 6 : très probable, probable, peu probable, très peu probable ฀ on évite de prendre une échelle impaire car on va aller sur le milieu Gravité d’apparition du risque, si il se passe, est-ce que cela va être grave : on prend une échelle paire encore On multiplie ses critères : on aura un nombre et ça donnera la criticité d’un risque

3e phase : trouver des solutions pour palier au risque le plus dangereux. - critère du coût à prendre en compte - Critère d’urgence à prendre en compte aussi, ce critère généralement l’emporte (Ex : feu dans un amphi…) Aboutit à un plan d’action que l’on met en place L’analyse des risques fluctue au grès de l’environnement ฀ intéressant de faire l’analyse avec la même méthode à différents moment ฀ c’est un management vivant

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Partie 2 : La performance globale pour l’entreprise I)

Le portefeuille de projets

Toute entreprises, toute organisation quelle qu’elle soit, se doit de se transformer pour préparer son futur. - La valeur créée tous les jours provient des process de l’entreprise : ce sont des opérations courantes maitrisées/ables et améliorées/ables. = process d’aujourd’hui CAD Repetitivité - La valeur que l’entreprise doit trouver pour au moins survivre dans le futur provient de ses projets de transformation = projet de demain CAD croissance

Les ressources sont souvent les mêmes pour, à la fois garantir le CA et les marges de l’exercice et gagner les parts de marché de demain. Présent=produire de la valeur Futur = S’adapter et se transformer Elles doivent s’appuyer sur ...