DCG UE13 Communication professionnelle Exemple de rapport de stage 2020 PDF

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Description

U.E. 13 : communication professionnelle Diplôme de comptabilité et de gestion Rapport de stage

La situation comptable intermédiaire

Présenté par PISANO Anthony Encadré par BOUCHET RAFFIN Laurence

SESSION DE JUIN 2020

ACADEMIE AIX-MARSEILLE

Remerciements

Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de mon stage et qui m’ont aidé lors de la rédaction de ce rapport de stage. Je voudrais, dans un premier temps, remercier mon référent pédagogique pour sa patience, sa disponibilité et surtout ses judicieux conseils qui ont contribué à alimenter ma réflexion. Je remercie également toute l’équipe pédagogique de ma formation pour avoir assuré la partie théorique de celle-ci. Je tiens à témoigner toute ma reconnaissance aux personnes suivantes pour leur aide dans la réalisation de ce rapport de stage : Madame BOUCHER RAFFIN Laurence, ma tutrice de stage, pour son accueil, le temps passé ensemble et le partage de son expertise au quotidien. Plus généralement, à l’ensemble du cabinet Audixpert qui a toujours été à mon écoute, m’a intégré et a toujours pris le temps de répondre à mes questions, voire même d’en chercher les réponses avec moi.

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Sommaire Remerciements………………..……………………………………………………………………………………………..…………………………………………..……1 Sommaire…………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………….……………….….…2 Introduction générale……………………………………………………………………………………………..…………..………………..…………….…….…4 I.

Présentation du cabinet Audixpert et de son processus de tenue des comptes…………………………………………………………………………………………………………………..……………………………….…………….……..5 A.

Présentation du cabinet Audixpert…………………………………………………………………………….……..…………….5 1. 2. 3. 4. 5.

Identification…………………………………………………………………………….………………………………………………………………………….…..….………………5 Son histoire……………………………………………………………………………………………………..………………………….………….………5 Son organisation du travail………………………………………………………………………………………………………….……..6 Son système d’informations……………………………………………………………………………………..………………….……7 Missions réalisées……………………………………………………………………………………………………..………………………….….9

B. Présentation et analyse du processus de tenue comptable……….……………….…..………10 1. 2. 3.

Présentation générale et description…………………………………………………………………………….…….…….12 Situation par rapport aux autres processus……………………………………………………………….…….…..14 Analyse du processus et présentation des logiciels concernés………………….…………16

II. La situation comptable intermédiaire………………………………………………………………………………………………20 A. Pourquoi élaborer une situation comptable intermédiaire ?……………………………….……22 1. Qui en fait la demande ?………………………………………………………………………………………………………………….……22 a. Obligatoire………………………………………………………………………………………………………………………………………….…. ..22 b. Facultative………………………………………………………………………………………………………..………………………………….…..24 2. Les objectifs généraux………………………………………………………………………………………………………………………..…..25 a. Objectifs d’information………………………………………………………………………………………………………….…….…..25 b. Objectifs de correction………………………………………………………………………………………………………….…….…..27

B. Comment élaborer une situation comptable intermédiaire ?…….……………………………28 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Le déclenchement…………………………………………………………………………………………………….……………………..…..….28 Collecte et fiabilisation des informations………………………………………………….….……………………….…29 Saisie des pièces comptables………………………………………………………………………….………………………….…30 Contrôle des comptes……………………………………………………………………………………………………………………….….32 a. Opérations préliminaires………………………………………………………………………………………………………………32 b. Les opérations de contrôle…………………………………………………………………………………………………..……..33 Documenter ses travaux……………………………………………………………………………………………………………….……40 Editer les documents de synthèse………………………………………………………………………………………………40 L’entretien de restitution………………………………………………………………………………………………………………………41 Remise des documents de référence…………………………………………………………………………………….…42 2 

C. Etude pratique à travers le dossier d’une kinésithérapeute…..……………………….……….43 1. 2. 3. 4.

Rappel du contexte……………………………………………………………………………………………………………………….………..43 Conclusions de la situation intermédiaire………………………………………………………………………………44 Solutions pour les problèmes constatés…………………………………………………………………………………45 Entretien et solutions retenues……………………………………………………………………………………………….……..48

Conclusions générales……………………………………………………………………………………………………………………………….………..50 Bibliographie………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……..….51 Table des annexes…………………………………………………………………………………………………………………………………………..………..52 Annexes………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………53

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Introduction générale Durant mon Diplôme de Comptabilité et de Gestion, neuf semaines ont été consacrées à l’apprentissage du travail en cabinet comptable. J’ai effectué ce stage au sein du cabinet d’expertise comptable et de conseils « AUDIXPERT » à Marseille. Ma formation a été réalisée au sein du service comptable de l’entreprise qui réalise de la comptabilité financière courante et des missions fiscales. J’attends de ce stage la confirmation de mon objectif professionnel, à savoir la poursuite de mes études vers le Diplôme Supérieur de Comptabilité et de Gestion. J’ai eu l’occasion de travailler sur différents dossiers. Bien que le travail au sein du service comptable soit assez répétitif, il est très intéressant et nécessite une grande implication et minutie de la part des employés. Le thème que j’ai choisi de traiter sera « L’élaboration d’une situation comptable intermédiaire ».

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I. Présentation du cabinet Audixpert et de son processus de tenue comptable A. Présentation du cabinet Audixpert 1. Identification Fiche d’identité du cabinet Audixpert

Forme juridique Capital social Effectif

Société par Actions Simplifiées 68 608"€ 11 salariés

Activités

Audit/expertise comptable/commissariat au compte/droit

Chiffre d’affaires

788 586€ en 2018 (+3,4% par rapport à 2017)

L’objectif stratégique de ce cabinet est de permettre à un chef d’entreprise de disposer de tous les services dont il puisse avoir besoin (social, juridique, comptable, fiscal…) en un même lieu et ce pour toutes les formes de la libre entreprise. Le cabinet essaie de se détacher de la concurrence en misant tout d’abord sur des profils jeunes, que ce soit en recrutant des apprentis ou en embauchant de jeunes diplômés puis, en adaptant au maximum son discours en fonction de leurs clients, de manière à ce que les conseils soient plus parlants et donc mis en application par le client.

2. Son histoire 1996 : Création de la société Analyse Management et Finance par l’association de deux experts-comptables. Son activité est l'expertise comptable et le commissariat aux comptes.

1999 : la société Analyse Management et Finance devient la société Audixpert.

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2003 : AUDIXPERT rachète la Société ACGP (Audit Conseil Gestion Provence), ainsi que l'ensemble de sa clientèle. 2008 : changement de locaux pour pouvoir ainsi bénéficier de la zone franche qui permet une exonération complète d’impôt sur les bénéfices durant cinq ans, sous réserve de ne pas dépasser un certain plafond.

Initialement, le personnel était composé de 3 personnes, puis au fil des années 8 personnes de plus furent employées.

3. Son organisation du travail Le cabinet est divisé en 3 pôles (annexe 1) : • Un pôle comptable est composé d’un ensemble de 8 salariés et une apprentie. Chaque collaborateur dispose d’un portefeuille clients. Les clients sont attribués par les experts-comptables qui ont au préalable reçu les nouveaux clients.

• Un pôle social composé de 2 salariées. La plus expérimentée a la gestion de tous les dossiers et confie des tâches à l’autre salariée. Leur mission principale est l’élaboration des contrats et des paies, mais elles ont aussi un rôle de conseillères auprès de la clientèle sur tout ce qui peut toucher de près ou de loin au droit du travail. • Un pôle juridique constitué d’une salariée. Elle s’occupe des statuts juridiques des entreprises clientes et gère les divers problèmes et questions que ces derniers pourraient rencontrer au niveau juridique.

La direction du cabinet est assurée par 3 experts-comptables : • 2 experts-comptables associés et co-fondateurs du cabinet • 1 experte-comptable salariée ayant la fonction de chef de mission comptable

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Le cabinet a mis en place des « tournées » car certains clients ont des difficultés à transmettre leurs documents de manière régulière. Afin de pallier ce problème et disposer des documents comptables en temps et en heure, les experts-comptables ont instauré ce système : chaque collaborateur consacre un jour par mois pour se déplacer chez les clients, regroupés géographiquement, afin de récupérer l’ensemble des documents comptables.

Dans ce cabinet, les collaborateurs jouissent d’une très grande liberté dans leurs activités : il y a donc une réelle décentralisation du pouvoir mise en œuvre, ce qui incite chacun à s’impliquer pleinement dans son travail. Le cabinet est organisé en open-space et sans porte entre les services facilitant ainsi, consciemment ou inconsciemment, la communication entre les pôles.

4. Son système d’informations

Nous verrons dans cette partie le système d’informations dans sa globalité, puis nous étudierons les logiciels utilisés de manière plus approfondie lors de l’analyse de processus.

Les moyens matériels Pour répondre aux besoins et attentes de chacun tout en assurant le bon déroulement des missions confiées, l’outil informatique est indispensable. Pour cela, les moyens matériels suivants sont mis à la disposition du personnel : • 17 ordinateurs • 1 imprimante/scanner • Différents logiciels (QuadraCompta, QuadraPaie, Sage, pack open office…) • Téléphones • Fax L’obsolescence du parc informatique pouvant influer sur la qualité du travail fourni, celui-ci a été renouvelé en avril 2016. L’ensemble du matériel est entretenu régulièrement, afin de parer à tout souci éventuel.

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L’organisation informatique Chaque collaborateur a à sa disposition un ordinateur dont le système d’exploitation utilisé est WINDOWS 7. L’ensemble des 17 ordinateurs, ainsi que toutes les imprimantes sont mis en réseau par le biais d’un réseau en étoile, afin de permettre le partage des données et de garantir une sécurité optimale (toutes les données étant stockées dans un seul et même disque dur).

Un accès internet est également établi, afin notamment d’effectuer la mise à jour des différents logiciels. Le cabinet passe par un intermédiaire appelé EasyCom qui traite avec les fournisseurs internet. La sécurité informatique Une sécurité sans faille est indispensable au sein d’un cabinet comptable, afin de préserver les milliers de données confidentielles manipulées chaque jour. Ainsi, pour optimiser cette sécurité, le cabinet a opté pour un logiciel antivirus « Trend » qui permet de parer à toute éventuelle attaque virale ou de logiciel espion. Chaque employé a accès à tous les dossiers par un système de mot de passe individuel.

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La sécurité des données passe également par un système de sauvegardes via le logiciel SauveFTP Pro qui permet de récupérer les données à tout moment 7 jours sur 7. Elles s’effectuent automatiquement et quotidiennement voire plusieurs fois dans la journée selon les périodes et de manière incrémentale. En ce qui concerne l’archivage, le cabinet conserve l’ensemble des dossiers des 3 dernières années dans une salle d’archives se trouvant sur le site. Passé ce délai, les dossiers papiers sont alors expédiés sur un autre lieu de stockage situé en dehors du cabinet. Le logiciel comptable Le cabinet est équipé de la dernière version du logiciel comptable Quadratus. Il permet d’effectuer tous les travaux comptables nécessaires depuis la saisie jusqu’à la paie. Les différents employés suivent des formations, afin de s’adapter aux évolutions et modifications de logiciels, mais aussi aux évolutions nationales en matière de comptabilité. Le travail de comptable nécessite une adaptabilité constante aux nouvelles normes.

5. Missions réalisées Les tâches qui m’étaient confiées étaient principalement de la saisie et du classement. Je devais tout d’abord saisir les achats et ventes, puis intégrer les relevés bancaires. Dans un second temps, j’effectuais une révision des comptes et un lettrage. Les dossiers qui m’ont été confiés étaient très diversifiés : associations, SCI ou encore SARL. J’ai aussi pris en charge un dossier depuis la saisie jusqu’à l’entretien de compte rendu avec le client en passant par l’élaboration d’une situation comptable intermédiaire. J’ai assisté à plusieurs rendez-vous clients qui m’ont montré de manière plus concrète leurs attentes et la notion d’adaptabilité à chacun d’eux.

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C’est ainsi, par le traitement des dossiers que j’ai réalisé, que j’ai décidé de décrire le « processus de tenue comptable » qui représente la plus grande partie des missions qui m’ont été confiées.

B. Présentation et analyse du processus de tenue comptable Le processus de tenue comptable est un enchainement de tâches dites récurrentes permettant d’enregistrer les différentes pièces comptables (factures, quittances, pièces juridiques…) selon les règles émanant du plan comptable.

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Tournée

EBICS

Courrier

Plateforme

Mail

Dépôt en mains propres

Récupération des pièces comptables

Les pièces

Les factures

de banque

Autres types de pièces (fiscales, sociales, juridiques)

La pièce est-elle numérisée ? OUI

Concerne-t-elle des OD de paie ?

NON OUI

Récupération via EBICS ?

OUI

NON

Numérisation via scanner Récupération en sortie du logiciel de paie

NON

Traitement OCR

Manuelle

Manuelle

Affectation automatique des comptes (pré-comptabilisation)

Transfert sur QuadraCompta

Comptabilisation

Processus de tenue comptable Manque-t-il des informations ? NON

OUI

Contact avec le client (tel, mail)

Légendes : - Etapes se déroulant chez le client - Etapes se déroulant au pôle comptable - Etapes se déroulant au pôle social/ juridique

Le client répond-il ?

Relance OUI

NON

11 Lettre recommandée avec accusé de réception

1. Présentation générale et description Ce processus se caractérise dans un premier temps par la récupération des pièces comptables. Celle-ci peut alors revêtir différentes formes. Nous distinguerons : • Le transfert des pièces effectué par le client par mail (Quadrabureau), courrier, dépôt sur la plateforme Quadrabox (annexe 2) ou encore remise en mains propres • Le transfert des pièces effectué par le collaborateur, notamment lors de la visite mensuelle chez le client

Dans tous les cas, la suite du processus sera réalisée au sein du cabinet Audixpert. L’élément clef de ce processus, aujourd’hui, est la dématérialisation des pièces comptables. Le développement des scanners et plus généralement des technologies de l’information et de la communication a complexifié cet enchainement de tâches. Si bien que les pièces comptables doivent être distinguées en fonction de leurs natures pour qu’elles aient un traitement approprié. Ainsi, nous classerons les pièces comptables en 3 catégories : • Les pièces de banque • Les factures • Les autres pièces (fiscales, sociales et juridiques) Voyons maintenant le processus de tenue des comptes pour chacune de ces catégories : Les pièces de banque via EBICS

La particularité des pièces de banque est qu’elles peuvent être récupérées directement via le protocole EBICS (annexe 3). Cela permet d’échanger directement des données avec l’établissement bancaire du client. Plus concrètement, cela permet de les récupérer sous forme d’écritures comptables, de manière automatisée et compatible avec Quadratus.

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Les factures et pièces de banque hors EBICS

Si le client ne permet pas de disposer du protocole EBICS, une autre démarche est à mettre en œuvre pour les pièces de banque et celle-ci sera la même que celle des factures. Si la pièce comptable n’est pas numérisée, le collaborateur pourra soit saisir les écritures manuellement, soit réaliser une numérisation par scanner. La pièce sera alors numérisée généralement au format TIFF, bien que le format PDF soit aussi lisible par le traitement OCR (reconnaissance optique de caractères). Au sein du cabinet, le traitement OCR s’effectue via le logiciel Sage (Annexe 4). Les pièces comptables peuvent soit être reconnues directement par le logiciel, soit nécessiter quelques ajustements manuels de la part du collaborateur (optimisation, renseignement de la date ou encore modification des montants…) Puis, pour toutes les pièces bancaires (via EBICS ou non) ainsi que les factures, une étape de pré-comptabilisation consistant en une affectation automatique des comptes peut être mise en œuvre. Cette affectation est paramétrable, par exemple pour les pièces bancaires en fonction du libellé de l’opération. Une fois cette affectation automatique terminée, les informations sont transférées sur Quadratus pour permettre une comptabilisation à proprement parler. Autres types de pièces (fiscales, sociales et juridiques) Ce type de pièces présente la particularité qu’il n’existe, aujourd’hui, pas d’automatisme permettant une pré-comptabilisation. Seules les opérations diverses de paie peuvent être pré-comptabilisées en sortie du logiciel de paie auprès du pôle social du cabinet sur le logiciel QuadraPAIE. Par la suite, les données seront transférées sur Quadratus pour aboutir à la comptabilisation.

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Le manque d’informations

Lors de l’étape de comptabilisation, le collaborateur peut se rendre compte qu’il manque des informations. Il devra donc contacter le client, généralement par mail ou par téléphone. Si celui-ci ne répond pas, le collaborateur pourra, selon l’importance de la situation, lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception mentionnant les informations manquantes, ainsi que les conséquences qui pourraient survenir en l’absence de réponse de sa part. Le client, quant à lui, dispose des mêmes moyens de réponses que ceux mentionnés au début du processus à l’étape de la récupération des pièces comptables.

2. Situation par rapport aux autres processus du cabinet Cet enchainement d’étapes peut être considéré comme un sous-processus du processus d’élaboration d’une situation comptable. Ainsi, au sein de ce processus, il sera précédé par le processus de déclenchement de la situation comptable dont la forme peut être différente selon la cause de son élaboration. Le thème principal traitera cette étape de manière plus exhaustive. Il sera suivi par le contrôle des comptes et de compte-rendu au client qui seront, eux aussi, expliqués en détail dans le thème principal du rapport. Ce processus de tenue comptable est cyclique : autrement dit, il peut y avoir plusieurs sous-processus de tenue comptable au sein d’un même processus d’établissement d’une situation comptable.

Les processus d’autres pôles du cabinet peuvent également agir sur le sousprocessus. Notamment le pôle social avec le traitement des opérations diverses de paie que les collaborateurs comptables pré-comptabilisent directement via QuadraPAIE. Ou encore le pôle juridique lorsqu’une augmentation de capital a lieu : le collaborateur a besoin de récupérer l’information pour pouvoir passer l’écriture comptable.

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Schéma cartographique du processus de tenue comptable au sein du cabinet Audixpert

Traitement des opérations diverses de ...