EL Presupuesto Y LA Mejora Cintinua PDF

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!El!presupuesto!y!la!mejora!continua! Por: Alma Ruth Cortés Cabrera

Contexto!de!mejora!continua! ¿Qué es el valor? Es la cuantificación de una valía para una variable que se mide conforme a una magnitud y unidad. ¿Quiénes asignan valor a las organizaciones? Los distintos usuarios de la información financiera, como son clientes, accionistas, socios, empleados, proveedores, gobierno, comunidad, etc. Este par de ideas son el punto de partida de las compañías que logran reducir tiempos de proceso al rediseñar, simplificar y automatizar procesos como la producción. En la actualidad es posible utilizar el diseño asistido por computados (CAD) para lograr la manufactura eficiente, o bien trabajar con la manufactura asistida por computadora (CAM) para dirigir y controlar equipos de producción. Por otro lado, los sistemas de manufactura integrados por computadora (CIM) utilizan CAD y CAM, así como robots y equipo industrial controlado por computadora necesarios para realizar trabajos rutinarios, sustituyendo las actividades de los trabadores, es decir que las empresas que trabajan con el sistema CIM emplean muy poca mano de obra. Ejemplo Una empresa que ahorra en el tiempo de producción por el rediseño de la distribución de su planta, de tal manera que la distancia en la que se movían los productos de una operación a otra durante la producción se redujo de 422 a 107 metros. Este ahorro se detectó por los contadores, al medir el costo que se ahorró la compañía al disminuir los tiempos. Otra empresa obtuvo la reducción del tiempo de manufactura de una bomba de vacío de tres semanas a seis minutos, al modificar las largas líneas de montaje y convertirlas en celdas de manufactura que realizaban el montaje en sucesión rápida. Nuevamente fueron los contadores quienes detectaron el ahorro y midieron los beneficios que generó este cambio al reducir el tiempo de producción.

1 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

“En general cuando las empresas modifican sus procesos para alcanzar los objetivos económicos, son los

contadores quienes predicen y miden el impacto económico” (Hongren, 2006, p. 23). Concepto clave La contabilidad administrativa es un proceso interno que genera información para mejorar las operaciones de una empresa y juega un papel primordial en la mejora de la organización.

La eficiencia de producción es un objetivo de la contabilidad administrativa y es a través de diferentes herramientas y tareas que se evalúa la eficiencia de una empresa, mediante el análisis de la cantidad de dinero erogado en actividades económicas. En la figura 1 podrás observar el ciclo de mejora continua con sus cuatro fases que son: 1. 2. 3. 4.

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Plan: ¿qué hacer y cómo hacerlo? Puesta en marcha: hacer lo planeado Revisión: ¿cómo se ha realizado? Acción: ¿cómo mejorar?

Figura 1. Ciclo de mejora continua.

El!papel!del!presupuesto!en!la!planeación!estratégica 2 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

El presupuesto de la empresa es un plan detallado de cómo se espera gastar los recursos financieros en mano de obra, materias primas, bienes de capital, etc., así como la forma en que se obtendrán los fondos para estos gastos. El presupuesto implica planeación, estudio, análisis, compromiso y para elaborarlo deben participar todas las personas que forman una empresa. El área contable tiene gran responsabilidad en la planeación financiera, ya que esta área cuenta con los antecedentes de la historia contable y financiera de la empresa. El presupuesto es parte de la planeación estratégica, pues se orienta a determinar un resultado deseado y a fijar un curso de acción para conseguirlo. La planeación es la primera etapa del proceso administrativo utilizado para analizar los factores que influyen en el futuro de la empresa. La organización identifica y enumera las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, en unidades de dirección y control definiendo sus grados de responsabilidad y autoridad. La dirección representa la influencia del administrador en sus empleados, por medio de la comunicación, la supervisión y la motivación para guiar a las personas hacia los objetivos propuestos. El control es la etapa de revisión de resultados comparados con patrones o modelos previos que permiten tomar decisiones correctivas para lograr los objetivos. Pero, ¿cómo puede la planeación ayudar a ser mejores que la competencia? Esto es posible por medio de la planeación estratégica, dentro de la cual los presupuestos juegan un rol importante.

Figura 2. Elementos de la planeación. 3 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

Como se ha mencionado los presupuestos son herramientas de planeación y control que facilitan a la administración prever los cambios y adaptarse a ellos. Un presupuesto obliga a una compañía a hacer con antelación una compilación numérica del flujo de efectivo esperado, de los gastos e ingresos, de los gastos de capital o de la utilización de horas, ya sea para años o para meses. El presupuesto es una parte de un proceso de desarrollo de estrategias y de su implementación depende que pueda existir un avance positivo importante. La dirección estratégica y las directrices que de ella emanen y que se comuniquen justo al inicio del proceso presupuestal serán el cimiento necesario para el desarrollo de las fases siguientes. Para que una empresa se asegure del estado que presenta su proceso presupuestal puede realizar un autodiagnóstico. Este paso resulta de suma importancia, ya que si se busca mejorar dicho proceso se tiene que partir del estado actual del mismo. Para realizar un autodiagnóstico existe una técnica sencilla que consiste en seleccionar ocho dimensiones relevantes referentes a los planos más importantes en donde se desenvuelve el trabajo relativo al presupuesto, esas dimensiones se definen, califican y grafican. En la tabla 1 se muestran las principales dimensiones de un presupuesto:

Dimensiones relevantes del presupuesto Estrategia La dirección general de la empresa es responsable de explicar justo al inicio del proceso para todos los participantes, la estrategia y las medidas de desempeño sucesivas, lo que permite desarrollar aspectos clave del presupuesto tanto a nivel dirección como a nivel gerencias con bases claras y oportunas, para tener un proceso fluido, con una definición clara de los indicadores de desempeño y que se delimite la actuación de cada área del negocio. Esto contribuye a terminar el presupuesto a tiempo. Proceso El proceso del presupuesto se representa como un conjunto de procesos (subprocesos), el cual debe partir de un diseño de proceso de alto nivel del que se desprenden los demás. De este macro proceso se desprenden los flujos de actividades y/o de información necesarios para elaborar el presupuesto, pudiendo llegar hasta los procedimientos detallados para llevar a cabo cualquier tarea concreta. Cada empresa puede diseñar los suyos de acuerdo con sus propias circunstancias.

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Estructura de información Se refiere a los tipos de partidas, cuentas y conceptos así como a las variables y constantes que dan forma a las cantidades que presenta el presupuesto. Es la lógica de los cálculos necesarios, la recolección de información y la manera en la que se van a reportar los resultados finales presupuestados y su comparación con los planes. Organización participante Es la organización formal de todas las unidades organizacionales definiendo las responsabilidades específicas. Es recomendable que cada organización establezca los límites y deje en claro hasta dónde lleva la responsabilidad de cada unidad organizacional en la elaboración del presupuesto y así evitar confusiones. El personal Es importante involucrar al personal en la creación de presupuestos, ya que esto facilita el proceso. Un discurso estratégico por parte de la gerencia puede crear un ambiente que siente las bases para que la gente crea en el presupuesto como parte de un proceso de mejora. Tecnología Actualmente sólo operan dos alternativas para recolectar y procesar información de presupuestos: • Manualmente por medio del llenado de hojas de trabajo. • Software especializado en presupuestos. Cada empresa elige la opción más adecuada, pues todo tipo de tecnología requiere una inversión incremental. Sin embargo ninguna aplicación tecnológica es en sí misma una solución definitiva, pero se reconoce que facilita enormemente la elaboración de este tipo de planes cuando se lleva a detalle y con plena justificación. Medición de desempeño Las direcciones y gerencias deben administrar las acciones y decisiones que se reflejan en el cumplimiento de presupuesto, por ende la medición del desempeño de las persona conlleva a la generación de parte de sus ingresos. Generar una cultura de compromiso con valores y normas que maneje la empresa dará como consecuencia el logro de objetivos y metas del presupuesto planteado. Tabla 1. Dimensiones del presupuesto.

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En la figura 3 se muestra un ejemplo del perfil que toma la medición de cada una de las dimensiones de un presupuesto. El nivel 1 se considera como básico y el nivel 10 como óptimo. El objetivo es medir las variables para impulsar políticas que mantengan aquellas que se encuentran en un buen nivel y llevar a un horizonte ideal de desarrollo aquellas que requieren expansión.

Figura 3. Perfil de las dimensiones relevantes del presupuesto. (Cortés, 2015)

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! Referencia)) Hongren, C. (2006). Contabilidad financiera. (23a. ed.). México: McGraw Hill.

! )Bibliografía) Ramírez, N. (1997). Contabilidad administrativa (5a. ed.). México: McGraw Hill. Sinisterra, G., y Polanco, L. (2011). Contabilidad administrativa (4a. ed.). Colombia: Ecoe ediciones. Disponible en la base de datos e-libro Cátedra. (10515176)

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