Evidencia 1 - Plan de contingencia ´´Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de Distribución Física Internacional´´ PDF

Preview

Summary

ACTIVIDAD DE PROYECTO 14Simular los procesos de Importación y exportación de mercancías, basados en el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales.EVIDENCIA 1Plan de contingencia ́ ́Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de Distribución Física Internacional...

Description

ACTIVIDAD DE PROYECTO 14 Simular los procesos de Importación y exportación de mercancías, basados en el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales.

EVIDENCIA 1 Plan de contingencia ´´Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de Distribución Física Internacional´´

Ficha: 2104631

Integrantes: Mallory Vanesa Linares González John Fredy medina Jiménez

DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 2021

1

TABLA DE CONTENIDO Introducción …………………………………………………………………………….……….3 Objetivos …………………………………………………………………………….…….…….4 •

Objetivos general ………………….……………………………………….……..…….4

•

Objetivos Específicos ……………………………………………………………..……4

Evidencia 1 Plan de contingencia ´´Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de Distribución Física Internacional´´ ………………………..………..5 1. Consulten en internet temas relacionados con desastres naturales y como estos afectan a las empresas exportadoras ………………………………………………………..5 2. Seleccionen 4 procesos empresariales que se vean afectados por loa situación planteada ………………………………………………………………………………………..6 3. Relacionen 5 riesgos operacionales para cada uno de los 4 procesos empresariales mencionados en el punto anterior …………………………………………………………….6 4. Describan las actividades que generalmente se realizan en dichos procesos ………..7 5. Describan las actividades que generalmente se realizan en dichos procesos ………..7 6. Indiquen las causas que pueden originar el riesgo operacional, para cada proceso….7 7. Indaguen sobre el grado de preparación que tienen las empresas para hacerle frente a los desastres naturales……………………………………………………………………….8 8. Con base en los realizado en los puntos anteriores, elaboren el plan de contingencia para la empresa ABC, con el fin de que se pueda aplicar en el momento que se vuelva a presentar un desastre natural. Este plan debe incluir un programa de recuperación……9 9. Adicionalmente y con el fin de afianzar sus conocimientos, expliquen que estrategias implementa el gobierno colombiano para prevenir y hacerle frente a los desastres naturales………………………………………………………………………………………..14 Conclusión ……………………………………………………………………………………..15 Bibliografía ……………………………………………………………………………………..16 2

INTRODUCÍON Se busca entender el valor que tiene un plan de contingencia en la empresa ABC, se busca delimitar funciones claves y responsabilidades frente al riesgo potencial debido a los desastres que ocasiona el paso del huracán por donde están ubicadas sus instalaciones, el cual tiene una parte de la planta de producción afectada. Durante el desarrollo de la evidencia se busca poder estructurar el plan de contingencia donde se observe diferentes riesgos en cada una y así evitar afectar las operaciones logísticas de la empresa.

3

OBJETIVOS

Objetivo general

•

Definir e identificar el plan de contingencia para la empresa, el cual debe garantizar el proceso de la operación logística, teniendo en cuenta los factores internos y externos.

Objetivos Específicos

•

Planear estrategia de la situación, teniendo en cuenta los estándares, la evaluación de los riesgos de la operación y el proceso.

4

EVIDENCIA 1 Plan de contingencia ´´Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de Distribución Física Internacional´´

Con base en la situación anterior, identifique los riesgos operacionales y elabore un plan de contingencia para minimizar los efectos que ha dejado este fenómeno natural. Para ellos realice esta evidencia junto con su grupo de trabajo conformado en las anteriores actividades de proyecto, teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Consulten en internet temas relacionados con desastres naturales y como estos afectan a las empresas exportadoras. las empresas deben contar con un plan sólido para enfrentarse a estas circunstancias. La afectación en las empresas exportadoras. Cada una de estas pérdidas directas puede tener efectos indirectos que son las afectaciones tanto de bienes como de servicios, que no serán producidos o prestados como consecuencia del desastre natural, a partir de este y durante un período posterior que puede prolongarse por semanas, meses o años, dependiendo del evento. Si una empresa cierra a causa de un terremoto habría inconveniente con los proveedores; reducción tributaria, reducción en la compra de productos y servicios por parte de personas que han perdido sus trabajos, pero al igual que la población civil se deben prepara para el impacto de huracanes, olas de calor, inundaciones, entre otros fenómenos adversos, teniendo bodegaje de productos de primera necesidad y sobre todo poniéndose a salvo. Además de los efectos directos e indirectos aparecen un tiempo después del desastre; como ejemplos tenemos: Epidemias, inflación, aumento en la disparidad del ingreso individual y familiar, desbalance en el bienestar económico de diferentes empresas exportadoras, pérdida de oportunidades económicas como resultado de la dirección diferente que toma la actividad económica, cambios ecológicos y cambios negativos en la balanza de pago. 5

2. Seleccionen 4 procesos empresariales que se vean afectados por la situación planteada. • • • •

Proceso de producción. Proceso comercial. Proceso estratégico. Proceso de gestión.

3. Relacionen 5 riesgos operacionales para cada uno de los 4 procesos empresariales mencionados en el punto anterior. Proceso de producción: • • • • •

Interrupción del negocio. Fallas en los sistemas. Fallas tecnológicas. Daño en la materia prima. Regazas de materiales Proceso comercial:

• • • •

Tamaño de la venta. Número de clientes afectados. Caducidad del producto. Falta de familiaridad Procesos estratégicos:

• • • • •

Legal. Social. Cultural. Falta de ideas. Falla en el análisis del escenario Proceso de gestión:

• • • • •

Consecuencias del valor monetario estimado. Cronogramas imposibles de cumplir. Pobre control de los cambios. Planeación. Controles no integrados 6

4. Describan las actividades que generalmente se realizan en dichos procesos. Proceso comercial: • • •

Definir la oferta de valor y estrategia para cada segmento de mercado. Alinear las etapas de compra del cliente con las etapas de tu proceso de ventas. Evaluar la experiencia de compra del consumidor. Procesos estratégicos:

•

Análisis interno se revisan los recursos y capacidades con los que contamos internamente para ver cuál sirve o se debe cambiar para conseguir los objetivos marcados. Proceso de gestión:

•

Los resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso operacional.

5. Indiquen las causas que pueden originar el riesgo operacional, para cada proceso. •

Proceso de producción: Aumento en costos de mantenimiento.

•

Proceso comercial: Aumento de tiempo en la realización de nuevos productos.

•

Proceso de estratégico: Desalienta el trabajo grupal y autoestima.

•

Proceso de gestión: Mayor tiempo de respuesta a los cambios en la demanda del mercado.

6. Determinen las consecuencias que pueden generar los riesgos operacionales en cada proceso. •

Proceso de producción: Contaminación y acumulación de residuo.

•

Proceso comercial: Clientes insatisfechos con el proceso que puedan dar malas referencias de la compañía.

•

Procesos estratégicos: Incumplimiento de las metas propuestas y perdida de oportunidades, debido a la ineficiencia.

•

Proceso de gestión: Asignación inadecuada de recursos. 7

7. Indaguen sobre el grado de preparación que tienen las empresas para hacerle frente a los desastres naturales. R/: Nueve de cada diez de estos desastres están relacionados con el clima. Según las previsiones actuales con respecto al cambio climático, esta tendencia va a continuar y las situaciones de peligro relacionadas con el tiempo serán cada vez más frecuentes y más imprevisibles. El reto de que tienen las empresas para reducir sustancialmente el impacto de los desastres y lograr que la reducción del riesgo sea un componente fundamental de las políticas y los programas de desarrollo que se señala claramente en el Marco de Acción de Hyogo es más urgente e imperioso que nunca. Más de 168 gobiernos incluyeron las empresas para se comprometieran a aplicarlos tres objetivos estratégicos del Marco de Hyogo: la integración de la reducción del riesgo de desastres en las políticas y los planes de desarrollo sostenible; la creación y el fortalecimiento de instituciones, mecanismos y capacidades que puedan contribuir a aumentar la resiliencia ante los peligros y la incorporación sistemática de los enfoques de la reducción del riesgo en la ejecución de los programas de preparación para las situaciones de emergencia, de respuesta y de recuperación. Para lograr dichos objetivos, el Marco de Acción de Hyogo (MAH) definía cinco prioridades de acción específicas: 1.Garantizar que la reducción del riesgo de desastres sea una prioridad. 2.Mejorar la información sobre el riesgo y la alerta temprana. 3.Crear una cultura de seguridad y resiliencia. 4.Reducir los riesgos en sectores clave. 5.Fortalecer la preparación para la respuesta. En los dos últimos decenios se ha duplicado el número de desastres registrados de aproximadamente 200 a 400 anuales. Los regímenes de sequía y desertificación se están intensificando y muchos países son cada vez más vulnerables. Debido al incremento de la urbanización y al aumento de las concentraciones de población en asentamientos urbanos no planificados e inseguros y las zonas costeras desprotegidas, la pobreza y la insuficiente atención que se presta a los cambios en los patrones de riesgo, cada vez son más las personas situadas en zonas expuestas a desastres naturales 8

8. Con base en los realizado en los puntos anteriores, elaboren el plan de contingencia para la empresa ABC, con el fin de que se pueda aplicar en el momento que se vuelva a presentar un desastre natural. Este plan debe incluir un programa de recuperación. Programa de recuperación: • Inversión en nuevo equipamiento. • Tener y mantener un stock en el sitio. • Reinstalar todos fuente de respaldo para el sector producción afectada. • Tener estrategias periódicas de respaldos. • Monitorear el cumplimiento del proceso. Para poder elaborar el plan de contingencia para la empresa ABC debe determinar el nivel del riesgo, se hace necesario conocer primero el nivel de probabilidad, se presenta como se clasifica con la imagen tomada de la guía técnica colombiana GTC-45:

SIGNIFICADO DE LOS NIVELES DE PROBABILIDAD:

NIVEL DE RIESGO:

9

Criterios para establecer controles si existe una identificación de los peligros y valoración de los riesgos en forma detallada es mucho más fácil para la empresa determinar qué criterios necesita para priorizar sus controles; en la práctica este proceso deberían tener como mínimo los siguientes tres (3) criterios: • • •

Número de trabajadores expuestos: importante tenerlo en cuenta para identificar el alcance del control que se va a implementar. Peor consecuencia: aunque se han identificado los efectos posibles, se debe tener en cuenta que el control que se va a implementar evite siempre la peor consecuencia al estar expuesto al riesgo. Existencia requisito legal asociado: la organización podría establecer si existe o no un requisito legal específico a la tarea que se está evaluando para tener parámetros de priorización en la implementación de las medidas de intervención.

Aspectos para tener en cuenta al desarrollar la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos sean útiles en la práctica de la empresa ABC deberían: a) Designar un miembro de la organización y proveer los recursos necesarios para promover y gestionar la actividad. b) Tener en cuenta la legislación vigente y otros requisitos. c) Consultar con las partes interesadas pertinentes, comunicarles lo que se ha planificado hacer y obtener sus comentarios y compromisos. d) Determinar las necesidades de entrenamiento del personal o grupos de trabajo para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos e implementar un programa adecuado para satisfacerlas. e) Documentar los resultados de la valoración. f) Realizar evaluaciones higiénicas y/o monitoreos biológicos, si se requiere. g) Tener en cuenta los cambios en los procesos administrativos y productivos, procedimientos, personal, instalaciones, requisitos legales y otros. h) Tener en cuenta las estadísticas de incidentes ocurridos y consultar información de gremios u organismos de referencia en el tema. Otros aspectos a tener en cuenta para planear adecuadamente el desarrollo de esta actividad son: • • • • •

Establecer criterios internos de la organización para que los evaluadores emitan conceptos objetivos e imparciales. Verificar que las personas que realicen esta actividad tengan la competencia. Entrenar grupos de personas que participen en la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos, con el objetivo de fortalecer esta actividad. Considerar la valoración de los riesgos como base para la toma de decisiones sobre las acciones que se deberían implementar las medidas de control de los riesgos. Asegurar la inclusión de todas actividades rutinarias y no rutinarias que surjan en el desarrollo de las actividades de la organización. 10

PLANEACIÓN:

Planear con anticipación para un huracán puede ahorrar miles de dinero a la empresa en ingresos perdidos debido a daños estructurales, a daños en el edificio, a la interrupción de las operaciones y en el desplazamiento de los empleados. La PLANEACIÓN anticipada y la preparación son críticas. El plan debe incluir los pasos para proteger a su empresa y a sus empleados: Se tener los siguientes requisitos de esta lista de verificación cuando se esté realizando el plan de emergencia y recuperación de desastre: • Revise el seguro de propiedad con su agente de seguros para tratar sobre un seguro adecuado contra riesgos, inundaciones e interrupción del negocio. • Establecer por escrito los procedimientos para proteger la propiedad y su contenido en caso de huracán. • Si es necesario' entrenar a los empleados para implementar los procedimientos en caso de huracán. • Especificar un cronograma para la implementación de dichos procedimientos. • Determinar qué equipo y provisiones de emergencia son necesarios, por ejemplo: coberturas de plástico pesado, cinta para conductos, cinta de enmascarar, bolsas de arena, generador de emergencia, contra ventanas para tormentas, sierra de cadena, láminas de madera prensada y herramientas manuales. • Nombrar a una persona y a un suplente para coordinar la implementación de los procedimientos en caso de huracán. • Crear un registro de alerta para los empleados que será usado para notificar a los empleados que el plan anti huracanes ha sido activado. El registro de alerta también se utilizará para verificar el estatus de los empleados durante y después del huracán. 11

• Hacer planes para proteger las computadoras y los archivos, hacer archivos múltiples de reserva y guardar la información en lugares alternos y seguros. • Si es necesario crear un sistema de identificación para los empleados como chalecos de emergencia con el nombre y el logotipo de la empresa, tarjetas de identificación, permisos para los vehículos o escarapelas. • Establecer una línea de emergencia para comunicaciones, la cual será utilizada por los empleados y sus familias para obtener informes de estatus e información acerca de la asistencia disponible. PREPARACIÓN GENERAL: Hacer lo siguiente cuando empieza la temporada de huracanes: • Verifique que su empresa cumpla con los códigos de construcción especificados. • Grabe en vídeo o tome fotos del interior y el exterior del edificio; esto le ayudará en la verificación de sus reclamos al seguro y a crédito de impuestos. • Consulte las páginas amarillas para encontrar una agencia que le ayude a hacer archivos de seguridad para su computadora. Ellos también deben estar dispuestos a restaurar la información después del huracán: • Reúna sus pólizas de seguros, sus registros financieros, inventarios y cualquier otro documento importante. • Haga duplicados y guárdelos en sitios alternos seguros. • Consulte las páginas amarillas en busca de un depósito en otra área para guardar sus archivos y papeles importantes, tales como documentos financieros, de seguros, de impuestos y los registros de sus empleados. • Si tiene una flota de vehículos de la empresa, debe coordinar el depósito de sus vehículos en un sitio seguro en terreno más alto. Haga lo siguiente cuando se anuncie la Advertencia de Huracán: • Esté pendiente de la información e instrucciones que den las estaciones de radio y canales de locales. • Mueva todos los papeles restantes lejos de las ventanas y del piso. • Colóquelos encima de las mesas, los mostradores o los archivadores. • Cubra los archivadores y el equipo con protectores de plástico grueso. • Coordine el pago por adelantado de los empleados, mientras las entidades bancarias están funcionando. • Notifique a las autoridades locales que el edificio quedará deshabitado, si se ha activado una alarma o si estará presente un guardia o servicio de seguridad.

12

PREPARACIÓN DEL EXTERIOR DEL EDIFICIO: Haga lo siguiente al comienzo de la temporada de huracanes: • Limpie los desagües' las canales y las bajantes del edificio. Haga lo siguiente cuando se anuncie una Alerta de Huracán: • Retire las antenas y objetos sueltos del techo. • Instale contrapuertas contraventanas o utilice material protector como lámina de madera prensada por lo menos de pulgada. • Cerciórese de que la lámina está asegurada al ras de la pared; cualquier movimiento permitirá la entrada del viento. • Entre todos los estantes de exhibición, avisos y cualquier otro objeto suelto que normalmente se coloque afuera. • Retire todos los avisos del exterior particularmente los que oscilen o que puedan causar daño si hay vientos fuertes. • Asegure todos los artículos que no se puedan entrar. • Asegure las entradas al primer piso con sacos de arena, cinta para conducto de aire acondicionado o plástico pesado a fin de proteger el interior de posibles inundaciones. PREPARACIÓN DEL INTERIOR DEL EDIFICIO: Haga lo siguiente al comienzo de la temporada de huracanes: • Inspeccione todo el equipo de emergencia equipo para incendios, primeros auxilios y reemplace cualquier artículo defectuoso o faltante. • Pruebe y hágale mantenimiento al generador de energía que esté cargado en el edificio. • Repare todas las goteras o filtraciones de agua en cielo rasos, paredes, puertas y ventanas. Haga lo siguiente cuando se emita una Alerta de Huracán: • Mueva la mercancía, el equipo y los muebles de ventanas cercanas y luces cenitales para protegerlos del daño del agua. • Retire todos los artículos sueltos de los escritorios, mesas, el contenido de las gavetas de los archivadores en el primer piso y llévelo a un sitio elevado y desconecte todos electrodomésticos y equipos. • Retire los cuadros y placas de las paredes. • Guarde en cajas o coloque dentro de las gavetas o en gabinetes de depósito, papeles y libros sueltos, matas colgantes, etc. • Coloque archivadores, cajas, computadoras y todo el equipo de oficina que sea posible en el lugar más interior del edifico o en un lugar seguro fuera de éste. • Cubra la mercancía, las máquinas de la oficina, las terminales de las computadoras y otros equipos de oficina con plástico grueso y asegúrelo con cinta de conducto. • Cierre con llave todas las ventanas, baje las persianas o cierre las cortinas. • Apague el interruptor del circuito de toda la electricidad, a excepción de la refrigeración y cierre con llave todas las puertas...