Evidencia AA3 – Ev2 Taller Realizacionde LA Auditoria Interna PDF

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APRENDIZ: ANDREA JULIANA IRIARTE ROSACURSO: AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD – NTC ISO 9001FICHA: 227 3613EVIDENCIA: AA3 – Ev2 TALLER REALIZACIONDE LA AUDITORIA INTERNAReunión de apertura:Memorando reunión de apertura auditoriaEmpresa: Redeban MulticolorNit: 830.070-Para: Antonio Carlos Santos GuzmánTel...

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA APRENDIZ: ANDREA JULIANA IRIARTE ROSA CURSO: AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD – NTC ISO 9001 FICHA: 2273613

EVIDENCIA: AA3 – Ev2 TALLER REALIZACIONDE LA AUDITORIA INTERNA Reunión de apertura: Memorando reunión de apertura auditoria Empresa: Redeban Multicolor Nit: 830.070.527-1 Para: Antonio Carlos Santos Guzmán Teléfono: 316 8757885 Cargo: Gerente de Zona Caribe – Oficina Sincelejo E-mail: acsantos©rbm.com.co De: Andrea Juliana Iriarte Rosa Fecha: 22 de marzo de 2021

Objetivo: Establecer mediante la auditoria interna de la empresa el estado actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Administración De Recursos Humanos”, y establecer las mejoras a las que haya lugar. Alcance: Se revisarán si las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De Recursos Humanos” van acordes con la norma y los procedimientos actualmente establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la compañía que apliquen. Criterios de auditoria: -

Sistema de Gestión de Calidad Política de calidad Norma ISO 9001 de 2008 Política anticorrupción de la empresa Política de contratación de la empresa Manual de calidad Manual de procedimientos Manual de funciones Procedimientos de “Administración De Recursos Humanos” Formatos e instructivos de Administración De Recursos Humanos GC-F -005 V. 05

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Oficialización de la Auditoria: Reunión de apertura: Fecha: 20 de marzo de 2020 Hora: 8:15 a.m.

De manera muy respetuosa, nos dirigimos a usted como responsable del proceso de Administración de Recursos Humanos a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia de la empresa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, con el fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoria, así mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y de la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo. En dicha reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo, puede que según el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite información adicional. Es de señalar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso. Para finalizar, le queremos recordar que la finalidad de la Auditoria no es otra diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la compañía de la cual todos hacemos parte.

Cordialmente,

Andrea Juliana Iriarte Rosa Control Interno de la Compañía.

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Indicadores: Indicador de rotación Personal Indicadores de gestión Procedimientos a auditar: -

Contratación de funcionarios Bienestar y salud ocupacional Formación de personal Liquidación y finalización de contratos Afiliación de personal

Responsables de auditar: -

Andrea Juliana Iriarte Rosa Jesús Alberto Ortiz Ozuna Wilmer Rafael Peralta Vega

Asistencia: No.

Nombres y Apellidos

Cargo

Área

Firma

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

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Revisión documental durante la realización de la auditoria: No. 1. 2. 3. 4.

5.

6. 7.

Documento Revisado Política de contratación Evaluación, Conocimientos, Políticas de Seguridad y Objetivos Procedimiento de contratación (evidencia: hojas de vida de funcionarios) Procedimiento de Bienestar y Salud Ocupacional (Evidencias: plan de bienestar, soportes de reuniones brigadistas) Procedimiento formación del personal (evidencias: formato de asistencia de capacitaciones, plan de formación) Liquidación y finalización de contratos Procedimiento de afiliación de personal (soportes: afiliaciones y planillas de afiliación)

Observaciones del Documento Revisión de estándares ISO, Actualización y posibles oportunidades de mejora Comprensión y conocimiento de la política de calidad y objetivos Revisión de las hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad Estandarización de los documentos y referenciados en los procedimientos Estandarización de los documentos y referenciados en los procedimientos Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres meses

Comunicación durante la auditoria: Es primordial la presencia del equipo auditor, debe ser de manera amena, que no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos evidenciados.

Recolección y verificación de información: Se debe establecer un formato a manera de lista de verificación (check list) en el que se tengan en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoria. Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.

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Generación de hallazgos de la auditoria: Auditor(Es): Andrea Juliana Iriarte Rosa Fecha: 1 De Junio 2021 Jesús Alberto Ortiz Ozuna Wilmer Rafael Peralta Vega Proceso Auditado: ADN. De Recursos Humanos Auditado(S): Antonio Carlos Santos Guzmán No. Evidencias de Auditoria Criterios de Auditoria Hallazgos de la auditoria C NCM NCm 1. Procedimiento De Política de contratación Se evidencia que la contratación de los Contratación funcionarios se está realizando acorde. X 2. Evaluación, Conocimientos, Conocimiento y Se evidencia que un 58% de los funcionarios Política De Calidad Y comprensión de la que interactúan en el proceso no cuentan Objetivos política y objetivos de con el conocimiento requerido. calidad X 3. Procedimiento De Bienestar Y Estandarización de los Se evidencia la implementación de formatos Salud Ocupacional documentos y que no se encuentran estandarizados y referenciados en los adicional no son referenciados en el procedimientos procesamiento matriz. X 4. Procedimiento De Formación Estandarización de los El procedimiento se ejecuta de acuerdo con Personal documentos lo impuesto y sus documentos se referenciados en los encuentran debidamente estandarizados. procedimientos X 5. Liquidación Y Finalización De Revisión de formatos de Se evidencia que no existen formatos ni Contratos retiro e hijas de vida al entrevistas de retiro de funcionarios de azar y su debida acuerdo con lo establecido en el estandarización de procedimiento calidad X 6. Procesamiento De Afiliación Revisión de planillas de La afiliación de los funcionarios se hace a De Personal afiliación de los últimos tiempo y en los términos requeridos. tres meses X C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

Conclusiones de la Auditoria:  Se debe realizar constantemente los procesos auditados a fin de actualizarlos cuando se requiera y en busca de moras y optimización del mismo.  Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda las políticas de calidad y los objetivos. GC-F -005 V. 05

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 Se requiere actualizar el proceso de bienestar y salud ocupacional de acuerdo a la No Conformidad Mayor hallada.  Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud ocupacional.  Se requiere que el personal que el personal conozca el procedimiento de liquidación y finalización de contratos, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo documentado.  Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar con el fin de subsanar las No Conformidades resultadas de la auditoria. Realización de la reunión de cierre: Memorando reunión de cierre auditoria Empresa: Redeban Multicolor Nit: 830.070.527-1 Para: Antonio Carlos Santos Guzmán Teléfono: 316 8757885 Cargo: Gerente de Zona Caribe – Oficina Sincelejo E-mail: acsantos©rbm.com.co De: Andrea Juliana Iriarte Rosa Fecha: 22 de junio de 2021

Objetivo: Se estableció mediante la auditoria interna de la empresa el estado actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Administración De Recursos Humanos”, y las mejoras a las que haya lugar. Alcance: Se revisaron las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De Recursos Humanos” para determinar si van acordes con la norma y los procedimientos actualmente establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la compañía que apliquen.

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APRENDIZAJE OBTENIDO: Con esta activad, aprendí que, al ejecutar una auditoria interna, todo debe ir debidamente diligenciado y apoyado en actas o memorandos donde consté las actividades que se realizó, para posteriormente realiza run análisis del resultado de la actividad (auditoria). Me pareció que es un mucho más fácil que la actividad anterior, pues se basa en una lista de chequeo que se realiza de acuerdo a la actividad laboral de cada empresa y de revisar si cumple son esos requerimientos mínimos, de no ser así, se hace la anotación y se refleja como una NO CONFORMIDAD y se empieza a trabajar con un plan de mejora continua para resolver los inconvenientes que se vengan presentando y ser más eficientes.

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