Formalidad en la comunicación electrónica, características esenciales y recomendaciones PDF

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Denota la formalidad en la comunicación electrónica, características esenciales y recomendaciones en ella....

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Jose Angel Rojas Santana - 6262

Documentos laborales Formalidad en la recomendaciones

comunicación

electrónica,

características

esenciales

y

Correo electrónico: Es una herramienta tecnológica que nos sirve para enviar información, documentos, mensajes, archivos a través de la tecnología. Para efectuar este tipo de comunicación, el emisor y el remitente debe contar con una cuenta de correo electrónico. Para este tipo de comunicación entre personal del servicio público se deberá hacer uso de direcciones electrónicas institucionales. Este tipo de comunicación tiene importantes ventajas, tales como: •

Inmediatez, el tiempo que transcurre es casi instantáneo.

•

Costo, enviar mensajes por esta vía sin importar dónde se encuentre el destinatario reduce los costos.

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Asíncrono, no se requiere la intervención de la persona que emite el mensaje y de quien lo recibe al mismo tiempo.

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Intemporal, se puede llevar a cabo durante el desarrollo de otras actividades.

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Permite enviar de forma anexa diversos tipos de información.

•

Una copia del correo electrónico se puede distribuir a varias personas de manera simultánea con sólo indicar a quiénes se les debe enviar.

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Un mensaje recibido se puede responder, reenviar o retransmitir inmediatamente después de recibirlo.

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Ahorro considerable de recursos ya que con una sola conexión a internet se puede enviar o recibir información.

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Se puede tener comunicación sin importar el lugar.

Recomendaciones: •

Las dependencias y organismos auxiliares podrán hacer uso del correo electrónico para el envío de información, a excepción de la considerada como reservada o confidencial.

•

En el uso del correo electrónico deberá evitarse el envío de cualquier tipo de información cuyo lenguaje, intención o expresión resulten soeces o atenten

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contra la integridad de las personas. La comunicación debe ser cordial, respetuosa y oportuna. •

Los mensajes deben estar respaldados con la información necesaria que incluya un texto de identificación al pie del mensaje, debiendo contener al menos el nombre, cargo, unidad administrativa, domicilio y teléfono de quien emite la información.

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Antes de enviar el mensaje, determinar adecuadamente a la destinataria o al destinatario que requiere la información y que corresponda a su responsabilidad, función o actividad.

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En el elemento “asunto” debe precisarse el contenido del mensaje.

•

Al responder un mensaje sólo se debe escribir el texto que exprese los argumentos imprescindibles.

En la respuesta se consideran los mismos elementos de la comunicación formal escrita: destinataria o destinatario, texto, despedida y remitente....