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FORO DE INFORMÁTICA APLICADA IITema: Elaboración de proyectos en Ms Project ¿Qué es un proyecto de Project? a. Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos y programas de proyectos desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en e...

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FORO DE INFORMÁTICA APLICADA II Tema: Elaboración de proyectos en Ms Project 1. ¿Qué es un proyecto de Project? a. Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos y programas de proyectos desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. b. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2019 es la más reciente a enero de 2019) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK del Project Management Institute. c. Microsoft Project en sus versiones de escritorio para usuarios finales Project Professional y Project Pro para Office 365, permite conectar con Microsoft Project Online y Project Server, vinculando y adquiriendo bondades de administración centralizada del portafolio de proyectos y otras grandes funcionalidades para administrar, proyectos, programas y portafolios.

2. ¿Cómo se administra un proyecto con Microsoft Project? Administrar un proyecto Realizar un seguimiento por progreso 1. En la vista de Panel , elija Agrupar por y seleccione progreso en la lista desplegable. 2. Arrastre una tarea de no iniciada a en cursoo en curso a completada.

Seguimiento según el porcentaje completado 1. En la vista escala de tiempo , seleccione los puntos verticales situados junto a un nombre de tarea y elija abrir detalles. 2. En % completado, escriba un número que represente la cantidad de trabajo que se ha completado en esta tarea o use las flechas

para alternar el porcentaje hacia arriba o hacia abajo un 25%. A medida que cambie el porcentaje: -

La barra de tareas se convertirá en azul oscuro por la cantidad de la tarea que haya completado. Si establece la tarea en 100%, la tarea se marcará como completada.

Marcar tareas como completadas Para marcar una tarea como completada: -

En cualquier vista, seleccione el círculo antes del nombre de la tarea. Al marcar una tarea como completada:

-

El círculo se convertirá en una marca de verificación blanca en un círculo verde. El nombre de la tarea se tachará. El porcentaje completado de la tarea cambiará a 100%.

3. ¿Cómo se hace una carta Gantt en Project? Antes de empezar, deberá agregar el Asistente para diagramas de Gantt a la cinta de opciones de Project. 1. Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. 2. En la columna derecha, haga clic en la pestaña a la que desea agregar el Asistente para diagramas de Gantt (por ejemplo,Ver) y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo.

3. Para dar un nombre al nuevo grupo (por ejemplo, Asistentes), haga clic en Nuevo grupo (personalizado),haga clic en Cambiar nombre,escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. En la columna izquierda, haga clic en la flecha situada en Elegir comandos dey, a continuación, haga clic en Comandos no en la cinta de opciones.

5. Página abajo en la columna izquierda y, a continuación, haga clic en Asistente para diagramas de Gantt. Resalte el nuevo grupo que creó en el paso 2 (está en la columna derecha), haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en la pestaña donde coloque el asistente (en este ejemplo, hemos usado la pestaña Vista) y, a continuación, haga clic en Asistente para diagramas de Gantt. Siga los pasos para crear el nuevo gráfico.

4. ¿Cómo crear un calendario laboral en Project? i. En la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, elija Cambiar tiempo de trabajo.

ii. Elija Crear nuevo calendario. iii. En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, escriba el

iv. v. vi.

vii.

nombre del nuevo calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario base o crear un calendario basado en una copia de un calendario existente. Elija Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar horario laboral. Para cambiar la semana laboral del calendario de tareas, seleccione la pestaña Semanas laborales. Seleccione la fila de la tabla que indica la programación predeterminada para el calendario de tareas y, a continuación, elija Detalles. En el cuadro de diálogo Detalles para, seleccione los días de la semana que desea cambiar durante la programación de la tarea y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:

 Usar

los horarios laborables predeterminados de Project para estos días Elija los días que deben usar los horarios laborables predeterminados, que son de 8:00 a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes y no laborables los fines de semana.

 Establecer días en tiempo no laborable

Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. El cambio que realice se reflejará en todos los meses del calendario.

 Establecer

días a estos horarios laborales específicos Para establecer los horarios laborables de los días seleccionados durante toda la programación, escriba las horas que desea que el trabajo comience en los cuadros De y las horas que desea que el trabajo termine en los cuadros Para.

Solución de problemas Si crea un calendario para una tarea y posteriormente asigna un recurso a la tarea, la tarea puede verse afectada por el tiempo no laboral en un calendario de recursos. Project programa tareas en función del calendario del proyecto y, a continuación, del calendario de recursos (si se asigna un recurso a la tarea). Si se aplica un calendario de tareas, Project ignora el calendario del proyecto. En su lugar, Project programa la tarea en función del calendario de tareas y, a continuación, por el calendario de recursos (si se asigna un recurso a la tarea). Puede omitir el calendario de recursos al programar la tarea, pero tenga en cuenta que esto puede permitir que se asigne trabajo durante el tiempo no laboral de un recurso. Si desea que el calendario de tareas controle la programación e ignore los calendarios de recursos específicos que ha asignado para trabajar en la tarea, seleccione la tarea, elija Información en la pestaña Tarea, seleccione la pestaña Avanzadas y, a continuación, active la casilla Programación ignora los calendarios de recursos.

3. ¿Cuáles son las funciones de Project? a) Definición y presentación del proyecto. Una vez que el proyecto esté en sus manos, debe presentárselo al equipo de trabajo para que todos conozcan en qué consiste.

b) Planificación. El gestor de proyectos debe organizar todas la tareas y asignarlas a los integrantes del equipo en base a sus funciones y habilidades. c) Establecer objetivos. El project manager debe marcar los objetivos que se deben lograr con cada tarea y en qué fase se encuentra cada una de ellas. d) Supervisión de tareas. Una de las claves del éxito es revisar las tareas al momento para evitar errores o pérdidas de tiempo por no subsanarlo antes. e) Implementación de cambios y soluciones. En los proyectos siempre surgen problemas y es tarea del project manager encontrar soluciones o reaccionar a los cambios que se vayan a producir....