GP Challen carnet de bord PDF

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GP CHALLEN’GEM Carnet de bord Process, réussites, erreurs et pérennité de la GP

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OCTOBRE Un mois quelque peu difficile… C’est presque au quatrième tour que le groupe de l’édition s’est retrouvé avec une GP… Octobre était donc un mois composé de rejets, de baisses de motivation, de multiples tentatives de création de GP et donc d’avancement zéro. Nous n’avons donc, en effet, rien pu faire pour notre GP, inexistante à l’époque. Si la GP venait à être reconduite, le nouveau groupe bénéficierait donc d’un mois supplémentaire et tous nos membres l’invitent à en profiter au maximum pour créer une cohésion d’équipe et commencer à travailler réellement sur l’avancement d’une GP qui s’annonce plus complète qu’au premier regard. Il est important de commencer le travail le plus tôt possible et donc de commencer dès octobre ce que nous avons commencé mi-novembre…

Novembre Création de la GP Une fois de plus, nous avons dû créer le concept et l’essence même de la GP, activité chronophage et complexe. Le nouveau groupe aura donc encore plus de temps, n’ayant pas à passer par cette étape. Toutefois, il faudra, dès le début, définir, les thèmes, les limites, les règles et les modalités de la GP. Pour l’édition 2019, nous avions choisi comme thème celui des « Supporters », ainsi les participants devaient (ou plutôt auraient dû) réaliser un produit permettant de soutenir tous les sports de GEM et ce à n’importe quel moment de l’année et dans toute compétition. Le thème peut être n’importe lequel mais il devra être méticuleusement précisé. Si en 2020 ou plus tard, les GPs décident de suivre l’idée « supporters », il faut savoir que ce concept est

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inexistant à GEM et qu’il faut tout créer. Typiquement nos équipes avaient été incapables (même en demandant au BDS) de trouver une charte graphique. Il faudra anticiper ce genre de problèmes. De même pour le règlement, il faudra définir la durée de la préparation, le nombre de participants maximum et minimum, le nombre d’équipes, le début de la préparation etc… Afin de définir le mieux possible la quantité de travail et les objectifs des membres de la GP. Nous avions prévu entre 5 et 8 équipes de 1 à 5 personnes sur une préparation de 2 mois, et un jury de 3 personnes composé d’un professionnel, d’un professeur et d’un membre du Gem Store.

Décembre Début du plan de communication et ouverture des inscriptions Cette GP nous a permis d’éprouver la difficulté de communiquer au milieu de la multitude d’annonces et de publicités sur Admis GEM. Néanmoins la communication était relativement successful et avait porté ses fruits (dès décembre un équipage inscrit). La com’ex a donc créé un avatar Facebook, que l’équipe 2020 pourra récupérer, Sasha, qui a fait une dizaine de posts entre 2018 et 2019. Dès le 20 décembre, Sasha a pu révéler la date de la remise des prix (d’abord le 7 mars, puis le 27 mars). Cette date devra être choisie tôt par la GP en prenant en compte les éléments extérieurs comme Altigliss par exemple. L’utilisation d’un avatar est cruciale pour des évènements de ce type et nous recommandons fortement l’utilisation de Sasha, qui aura plus d’impact et de sérieux que le compte personnel d’un membre de la GP. Aujourd’hui Sasha a 500 amis, ce qui lui donne une réelle visibilité sur Admis Gem, il faudra augmenter cette visibilité auprès des futurs 1A. La première publication avait engendré 12 Commentaires, il faudra viser un peu plus. Un conseil serait de commencer la communication dès début décembre, voire plus tôt, bien avant l’ouverture des inscriptions pour créer l’envie chez les gémiens.

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Quant à l’ouverture des inscriptions, la com’ex a choisi d’ouvrir une plateforme Lydia, ce qui simplifie nettement la logistique. L’ouverture s’est faite le 20 décembre avec un équipage inscrit dès le 2e jour. Réel handicap de la com en décembre, l’absence de prix et de partenaires, et donc l’absence de concret a mis un réel obstacle et n’a pas aidé à motiver des équipages à s’inscrire. Il faudrait donc commencer cette recherche de concret bien avant le début du plan de communication, d’où l’importance pour le futur groupe de commencer le travail au plus tôt.

Janvier Recherche de partenaires et de lots, continuation de la com C’est donc en janvier qu’a commencé la recherche de partenaires. Le groupe avait (et aura) besoin de partenaires pour les lots ET pour le ou les jurys. Un aspect qui avait motivé les inscrits était aussi l’aspects professionnalisant et networking, il faut donc des professionnels intéressants dans le jury. Le pôle partenariat 2019 avait réussi à avoir un cadre décathlon Grenoble en Jury. Pour les lots, le star-caf est toujours un bon partenaire, nous avions aussi la ferme à Dédé et bien-sûr le Gem Store. Il serait bon d’avoir plus de partenaires dans le futur pour motiver le plus possible les équipages et rendre concrète la GP. De son côté Sasha a continué son travail qui fut régulier et qui devra l’être aussi les années suivantes pour continuer à ramener plus de participants et garder les autres intéressés.

Février Fermeture des inscriptions, travail logistique Dès février arrive une question très importante dans la réalisation d’un événement pour (dans l’idéal) 30 personnes, celles de l’argent. Un très bon

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moyen de produire des fonds et de faire un gros impact publicitaire est le petit déjeuner ! Tour d’abord choisir la date : février nous paraissait évident, juste avant la fermeture des inscriptions et donc gros impact publicitaire mais surtout, notre petit déjeuner était le lendemain de 2 semaines de petits déjeuner gratuits (liste BDE) et d’une grosse soirée. L’école était affamée et le groupe a vendu l’intégralité des 200 crêpes cuisinées pour l’occasion. Au final, 120 euros de CA pour 40 euros de courses auront été réalisés. Le groupe a aussi créé un crowdfunding en ligne qui a rapporté 30euros. Les années futures prévoir plus pour gagner plus, tout partira. / ! \ Attention, réserver la mezz est long et la file d’accueil l’est aussi. Ce sera la mission du DO, il faudra le prévenir le plus tôt possible. C’est aussi en février et dès la fermeture des inscriptions que le pôle logistique devra réaliser le dossier de sécurité de l’événement. En effet, la remise des prix accueille 30 étudiants et des professionnels venant de l’extérieur dans les locaux de Gem et la sécurité tient à être prévenue. Le groupe devra passer par le vice-président du BDE pour réaliser le dossier de sécurité. Aussi, il faudra réserver des salles, celle des jurys (passage des entretiens) et celle de la réception et du buffet. / ! \ attention, les grandes salles pour les réceptions sont souvent réservées bien à l’avance. L’équipe 2019 avait réservé la salle A114 pour les entretiens et E283 pour le buffet.

Mars Événement supposé, début des problèmes Nous étions convaincus que demander quelque chose de ce genre à des équipes allait demander de la supervision et de l’accompagnement afin d’être certain que chaque équipe suivait les règles, respectait les délais et avait toute l’aide dont elle avait besoin. Dès fin février nous avons donc planifié 2 rendezvous Skype par équipe pour débriefer quant à l’avancée de leur « produit ». Nous restons convaincus que ces débriefings seront très importants pour être certains que les équipes présentent des produits et des business plans dignes de ce nom et qu’elles ont eu toute l’aide nécessaire. Toutefois, en 2019, ces débriefings nous ont permis de découvrir quelque chose. Pas une équipe n’a répondu à nos invitations. Pas une.

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Après de multiples relances, l’inévitable décision a dû être prise : la remise des prix qui devait se tenir le 27 mars 2019 a été annulée face à l’absence présumée de l’intégralité des participants. De ces absences nous n’avons pas retenu que l’idée était mauvaise ou que la réalisation était nulle, mais que les participants n’avaient pas été assez motivés et surtout qu’ils n’avaient pas le temps de pondre un produit potable. En sont venus deux enseignements très importants. Le premier est le besoin vital de garder les participants motivés, d’avoir des lots, des jurys et du networking concrets mais aussi une com régulière. Le second est la date. L’événement, 3 jours après Altigliss, 3 semaines avant les partiels, en plein milieu de toutes les autres GP, ne laissait pas le temps d’être réalisé proprement et nous ne nous en étions pas rendu compte assez tôt. Conseil quant au suivi des équipes : s’y prendre beaucoup plus en avance pour les prévenir des coachings pour qu’ils aient plus de temps pour s’y préparer et organiser un suivi plus régulier et accru.

Conclusion La GP Challen’GEM n’existait pas et n’a pas abouti. Pourtant pendant un an, la présidente du GEM Store y a cru et notre professeur aussi. Ce que nous en retenons, c’est que cette GP est pleine de potentiel, c’est un beau projet, que notre équipe très motivée a créé de toute pièce, et qui mériterait d’être réalisé. Nous avons fait des erreurs, nous avons eu des participants peu motivés, mais ça ne devrait pas empêcher cette GP de devenir pérenne, elle peut beaucoup apporter au GEM Store et à ses futurs participants. Bon courage, L’équipe 2019

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