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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚFACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMASINFORME FINAL DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALESPRESENTADO POR:POCCO TAYPE, JHOVERASESOR:Ing. Jesus Ulloa NinahuamanHUANCAYO – PERÚ2018“APOYO Y SEGUIMIENTO EN LA ACTUALIZACIÓN Y MEJORA DELOS PROCESOS: GESTIÓN DE ACTIVIDADES ACADÉM...

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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ

FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

INFORME FINAL DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES “APOYO Y SEGUIMIENTO EN LA ACTUALIZACIÓN Y MEJORA DE LOS PROCESOS: GESTIÓN DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS Y GESTIÓN DE MATRÍCULAS; PERTENECIENTES A LA FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ”

PRESENTADO POR:

POCCO TAYPE, JHOVER ASESOR:

Ing. Jesus Ulloa Ninahuaman HUANCAYO – PERÚ

2018

Índice INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 4 RESUMEN ........................................................................................................................................... 5 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................... 6 Objetivos ............................................................................................................................................ 6 Objetivos generales......................................................................................................................... 6 Objetivos específicos ....................................................................................................................... 6 Descripción de labores realizadas........................................................................................................ 7 CAPITULO I (Elaboración de Procedimientos de los procesos de Gestión de Matrículas y Gestión de Actividades Académicas) ................................................................................................................. 7 CAPITULO II ....................................................................................................................................28 (Actualización de registros en la lista maestra, matriz de caracterización y matriz AMFE de los procesos de Gestión de Matrículas y Gestión de Actividades académicas) .....................................28 CAPITULO III ...................................................................................................................................42 (Revisión y análisis del informe de auditoría interna y externa para la Gestión de Actividades Académicas y Gestión de Matrículas) .............................................................................................42 CAPITULO IV (Propuesta de una segunda versión de acuerdo a la auditoría interna y externa) ......43 Análisis crítico ....................................................................................................................................55 Aporte técnico a la institución ............................................................................................................55 Conclusiones .........................................................................................................................................56 Recomendaciones ..............................................................................................................................57 Bibliografía.........................................................................................................................................58 Anexos ...............................................................................................................................................59

INDICE DE GRÁFICOS

TABLA 1: MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN GAA .................................................................................................................31 TABLA 2: MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN GMA................................................................................................................35 TABLA 3: VALORACIÓN GRAVEDAD AMFE .....................................................................................................................37 TABLA 4: VALORACIÓN OCURRENCIA AMFE ...................................................................................................................38 TABLA 5: VALORACIÓN DETECCIÓN AMFE .....................................................................................................................38

INTRODUCCIÓN

En el presente informe se hace mención a las labores realizadas sobre ISO 9001:2015 en el Comité Interno de Acreditación y Calidad (CIAC), en la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional del Centro del Perú en calidad de practicante. Se pretende dar a conocer el análisis que se hizo a partir de las labores realizadas y también informar el aporte como practicante al CIAC en el tiempo que se estuvo realizando los trabajos. A lo largo de este informe se dará a conocer los detalles sobre la elaboración de los procedimientos, matrices de caracterización y matrices AMFE de los procesos encargados (Gestión de Actividades Académicas y Gestión de Matrículas), así como también una propuesta de una segunda versión basados el informe de auditoría interna y externa.

RESUMEN

En este informe se redacta todas las labores, métodos y herramientas realizadas en el Comité Interno de Acreditación y Calidad de la Facultad de Ingeniería de sistemas de la Universidad Nacional del Centro del Perú; como apoyo en la obtención del ISO 9001:2015. En las prácticas realizadas se hizo uso del software “BIZAGI MODELER”, para diagramar los procedimientos de Gestión de Matrículas, Gestión de Matrículas (Ciclo Extraordinario), Gestión de Actividades Académicas, Gestión de Actividades Académicas(Ciclo Extraordinario) cumpliendo los requisitos que solicita la ISO 9001:2015. Se realizó las matrices de caracterización de los procesos Gestión de Matrículas y Gestión de Actividades Académicas, teniendo en cuenta a las entradas, salidas, registros y documentos que hacen que se activen dichos procesos. Se realizó las matrices AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos) de los procesos de Gestión de Matrículas y Gestión de Actividades académicas, con la descripción máxima de 10 actividades críticas por proceso, modo de fallo de cada actividad y tomar una acción si la valoración de la actividad supera un puntaje de 25. Se recibió el informe de auditoría interna y externa de los procesos, con las oportunidades de mejora del informe de auditoría se realizó una propuesta de segunda versión, para así cumplir mejor los requisitos que nos exige la Norma Internacional ISO 9001:2015.

JUSTIFICACIÓN

Contando con la Comisión Interna de Acreditación y Calidad (CIAC), con el propósito de lograr la certificación del ISO 9001:2015 en la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la UNCP, para finales del mes de marzo del 2018. Se rediseñará todos los procedimientos de las gestiones de: Gestión de Matrículas y Gestión de Actividades Académicas de la Facultad de Ingeniería de Sistemas con los nuevos lineamientos del ISO 9001:2015; con sus respectivos indicadores, formatos, lista maestra de registros, lista maestra de documentos, la matriz de caracterización y la matriz de análisis modal de fallos y efectos (AMFE) de dichos procedimientos para cumplir con los estándares de la norma ISO 9001:2015 y contribuir para obtener dicho certificado de calidad.

Objetivos Objetivos generales Apoyar en el seguimiento, actualización y mejora de los procesos de Gestión de Matrículas y Gestión de Actividades Académicas, pertenecientes a la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la UNCP; basados en las normas ISO 9001:2015 de Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de lograr la respectiva certificación y establecer actividades de mejora para la segunda versión de dichos procesos.

Objetivos específicos



Realizar el seguimiento de los procedimientos pertenecientes a las gestiones de Matrículas y Actividades Académicas.



Realizar los procedimientos pertenecientes a las gestiones de Matrículas y Actividades Académicas; acorde a los estándares de la norma ISO 9001:2015.



Generar y ordenar registros, formatos, lista maestra de registros, lista maestra de documentos, matriz de caracterización y matriz de análisis modal de fallos y efectos.



Presentar una versión mejorada de los procedimientos pertenecientes a las gestiones de Matrículas y Actividades Académicas.

Descripción de labores realizadas

CAPITULO I (Elaboración de Procedimientos de los procesos de Gestión de Matrículas y Gestión de Actividades Académicas)

En este capítulo se realizó los procedimientos de Gestión de Matrículas, Gestión de Matrículas (Ciclo Extraordinario), Gestión de Actividades Académicas y Gestión de Actividades Académicas (Ciclo Extraordinario). Para el diagrama de los procedimientos se utilizó el software “BIZAGI MODELER” y el estándar de calidad de ISO 9001:2015.

Procedimiento de Gestión de Matrículas 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para llevar a cabo el proceso de Gestión de Matrículas de la FIS cumpliendo los requisitos establecidos en la normatividad vigente de la UNCP. 2. ALCANCE Es de aplicación para todos los estudiantes de la FIS desde la planificación hasta la consolidación del proceso de matrícula. 3. BASE LEGAL Y NORMATIVA 3.1. Calendario académico de la UNCP 3.2. Ley universitaria 30220 3.3. Estatuto de la UNCP 3.4. Resolución de Consejo Universitario de Tasas Educacionales 3.5. Reglamento Académico General de la UNCP 3.6. Currículo de estudios 2012 3.7. TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos) 3.8. Norma Internacional ISO 9000:2015 Fundamentos y Vocabulario – Sistema de Gestión de la Calidad 3.9. Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1. Actualización de Matrícula Trámite mediante el cual, el estudiante solicita la reincorporación a la Universidad.

4.2. Calendario Académico El sistema de distribución racional del tiempo destinado a la planeación, organización, ejecución de las actividades de la universidad. 4.3. Ficha de Matrícula Documento que certifica las asignaturas matriculadas en un periodo académico. 4.4. Matrícula Es el acto voluntario en la cual el estudiante decide su estudio en la Universidad generando así un expediente de matrícula dependiendo su condición.

4.5. Pre-Matrícula Proceso de selección de las asignaturas que el estudiante cursará en el próximo período académico.

4.6. CIAC Comisión Interna de Acreditación y Calidad. 4.7. PCIAC Presidente de la Comisión Interna de acreditación y Calidad. 5. LINEAMIENTOS GENERALES 5.1. El Director de Escuela Profesional es responsable del procedimiento asegurando su implementación y control respectivo. 5.2. Los documentos para la matrícula de los estudiantes son: a) Los ingresantes deben presentar los siguientes requisitos: - Constancia de Ingreso - Ficha de Matrícula - Hoja de Datos Personales (No aplica para ingresantes de Traslado Interno) - Recibo de pago por tasas educacionales b) El estudiante invicto o regular debe presentar los siguientes requisitos: - Ficha de Matrícula - Boletas de notas - Recibo de pago por tasas educacionales

c) El estudiante con condición de actualización de matrícula debe presentar los siguientes requisitos: -Ficha de Matrícula - Declaración jurada simple, de no tener antecedentes penales ni judiciales - Declaración jurada simple, de no haber cursado estudios universitarios en otras universidades del país de carácter estatal. - Recibo de pago por tasas educacionales 5.3. Al término del semestre, el responsable de la Comisión debe emitir un informe de Gestión del proceso, dirigida al Decano de la Facultad.

6. DESARROLLO 6.1. A. Gestión de Matrículas - Flujograma

6.2. B. Gestión de Matrículas – Cuadro de actividades Nº

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

RECEPCIONAR RESOLUCIÓN DE CONSEJO UNIVERSITARIO Y PUBLICAR CALENDARIO ACADÉMICO

1

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

El Asistente Administrativo de la Escuela Profesional recepciona del Decano la Resolución de Consejo Universitario y Calendario Académico, para verificar el periodo de matrículas.

---

El Calendario Académico se publica en el fanelógrafo de la Facultad de Ingeniería de Sistemas. REALIZAR PRE-MATRÍCULA EN EL SISTEMA GALILEO 2

Estudiante

3

Estudiante con condición de Actualización de Matrícula

4

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

5

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

6

Estudiante

El Estudiante de la Facultad de Ingeniería de Sistemas realiza la pre-matrícula en el Sistema Galileo. Una vez culminando satisfactoriamente la pre-matrícula pasa a la actividad 5.

---

SOLICITAR ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA En el caso que el estudiante no haya estudiado el semestre anterior, solicita actualización de matrícula mediante una solicitud dirigida al Decano de la Facultad.

---

ELABORAR RESOLUCIÓN DE ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA Una Vez recepcionado la solicitud de actualización de matrícula, el Asistente Administrativo de Escuela Profesional elabora la resolución para la actualización de la matrícula, y envía para la firma al Decano de la Facultad.

---

VERIFICAR Y CORREGIR PRE-MATRÍCULA El Asistente Administrativo de Escuela Profesional verifica y corrige si fuera el caso la pre-matrícula en el Sistema Galileo según los pre-requisitos de asignaturas, la condición y situación del estudiante y genera la ficha de matrícula del estudiante.

---

PRESENTAR DOCUMENTOS PARA LA MATRÍCULA El estudiante presenta los documentos para su matrícula según los requisitos que le corresponda.

---

VERIFICAR DOCUMENTOS DE MATRÍCULA

7

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

Director de Escuela Profesional 8

7.

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

FIRMAR Y DERIVAR EXPEDIENTE A LA OFICINA GENERAL DE GESTIÓN E INNOVACIÓN ACADÉMICA El Director de la Escuela Profesional firma la ficha de matrícula y deriva el expediente de matrícula a la Oficina General de Gestión e Innovación Académica. Asimismo, entrega al Asistente Administrativo una copia de la ficha de matrícula para su entrega al estudiante.

Oficio de Remisión de Matrículas.

ANEXOS No aplica

---

En caso no estar completo los documentos para la matrícula, el Asistente Administrativo de Escuela Profesional devuelve los documentos al estudiante para su regularización.

REGISTROS -

8.

El Asistente Administrativo de Escuela Profesional verifica los documentos para la matrícula, en caso de estar completo pasa a la siguiente actividad.

Oficio de Remisión de Matrículas

Procedimiento de Gestión de Matrículas (Ciclo Extraordinario) 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para llevar a cabo el proceso de Gestión de Matrículas (Ciclo Extraordinario) de la FIS cumpliendo los requisitos establecidos en la normatividad vigente de la UNCP.

2. ALCANCE Es de aplicación para todos los estudiantes de la FIS desde la planificación hasta la consolidación del proceso de matrícula (Ciclo Extraordinario).

3. BASE LEGAL Y NORMATIVA 3.1. Ley universitaria 30220 3.2. Resolución de Consejo Universitario de Ciclo Extraordinario 3.3. Estatuto de la UNCP 3.4. Reglamento Académico General de la UNCP 3.5. Currículo de estudios 2012 3.6. TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos) 3.7. Calendario Académico General de la UNCP 3.8. Norma Internacional ISO 9000:2015 Fundamentos y Vocabulario – Sistema de Gestión de la Calidad 3.9. Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1. Comunidad FIS La comunidad FIS está conformada por todos los estudiantes, docentes y personal administrativo de la Facultad de Ingeniería de Sistemas. 4.2. Matrícula Es el acto voluntario en la cual el estudiante decide su estudio en la Universidad generando así un expediente de matrícula dependiendo su condición. 4.3. Ciclo Extraordinario Es el periodo donde los estudiantes pueden cursar asignaturas pendientes y éstas son reguladas según Resolución de consejo Universitario. 4.4. CIAC Comisión Interna de Acreditación y Calidad. 4.5. PCIAC Presidente de la Comisión Interna de acreditación y Calidad.

5. LINEAMIENTOS GENERALES 5.1. Este procedimiento solo se realizará en caso se apruebe con Resolución de Consejo Universitario el desarrollo del Ciclo Extraordinario. 5.2. El Decano de la Facultad designa a los responsables del procedimiento asegurando su implementación y control respectivo. 5.3. Los documentos para la matrícula de ciclo Extraordinario de los estudiantes son: - Ficha de Matrícula - Recibo de pago por tasas educacionales 5.4. Al término del ciclo se debe emitir un informe sobre la Gestión de Matrículas (Ciclo Extraordinario), dirigido al Decano de la Facultad.

6. DESARROLLO: 6.1. A. Gestión de Matrículas (Ciclo Extraordinario) – Flujograma

6.2. B. Gestión de Matrículas (Ciclo Extraordinario) – Cuadro de actividades Nº

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

RECEPCIONAR E INFORMAR AL ASISTENTE ADMINISTRATIVO LA RESOLUCIÓN DE CICLO EXTRAORDINARIO 1

Decano de la Facultad

2

Decano de la Facultad

3

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

4

Estudiante

El Decano de la Facultad recepciona la Resolución de Consejo Universitario de Ciclo Extraordinario e informa al Asistente Administrativo. DESIGNAR RESPONSABLE DE CICLO EXTRAORDINARIO El Decano de la Facultad designa responsables de Ciclo Extraordinario mediante una resolución.

---

Resolución de Decanato de Nombramiento Directivo

GENERAR FICHA DE MATRÍCULA El Asistente Administrativo de Escuela Profesional Genera la ficha de matrícula de todos los estudiantes.

---

PRESENTAR DOCUMENTOS PARA LA MATRÍCULA El estudiante presenta los documentos para su matrícula según corresponda.

---

VERIFICAR DOCUMENTOS DE MATRÍCULA

5

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

Responsable de Ciclo Extraordinario 6

Asistente Administrativo de Escuela Profesional

El Asistente Administrativo de Escuela Profesional verifica los documentos para la matrícula, en caso de estar completo todos los documentos pasa a la siguiente actividad.

---

En caso que no esté completo los documentos para la matrícula, el Asistente Administrativo de la Escuela Profesional devuelve documentos al estudiante para su regularización. FIRMAR Y DERIVAR EXPEDIENTE A LA OFICINA GENERAL DE GESTIÓN E INNOVACIÓN ACADÉMICA El Responsable de Ciclo Extraordinario firma la ficha de matrícula y deriva el expediente de matrícula a la Oficina General de Gestión e Innovación. Asimismo, entrega al Asistente Administrativo una copia de la ficha de matrícula para su entrega al estudiante.

Oficio de Remisión de Matrículas

7. REGISTROS

8.

-

Resolución de Decanato de Nombramiento Directivo.

-

Oficio de Remisión de Matrículas.

ANEXOS No aplica

Procedimiento de Gestión de Actividades Académicas 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para desarrollar, hacer seguimiento y evaluar la actividad académica con el fin de garantizar la formación de los estudiantes en programas curriculares de calidad, cumpliendo los requisitos establecidos en la normatividad vigente de la UNCP.

2. ALCANCE Es de aplicación del Departamento Académico de la FIS en coordinación con el ...