Investigacion - Diseño conceptual del segundo puente sobre el Canal Un estudio de factibilidad PDF

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Diseño conceptual del segundo puente sobre el Canal Un estudio de factibilidad para la instalación de un sistema de transporte público masivo, que sea cómodo y eficiente. Tren ligero. La construcción de siete puentes elevados vehiculares del tipo Mabey & Johnson en intersecciones de gran volumen de ...

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Universidad de Panamá Centro Regional Universitario de Panama Este Facultad Informática, Electrónica y Comunicación Lic. En Informatica para la Gestión Educativa y Empresarial Profesor (a): Mitzy de Gracias Estudiantes: Campine, José 8-939-650 Mejia, Luis 8-955-804 Quinchoa, Jaser 8-928-1555 Tema: Sistema de Automatización de Oficina (OAS) Asignatura: Análisis y Diseño de Sistema Fecha de entrega: 10 de septiembre de 2021

Índice i. ii. iii. iv.

………………………………………………………………………….Introducción ……………………………¿Qué es un sistema de automatización de oficinas? ………………………………………………….Características principales de un sistema de automatización de oficinas ………………………………………..Tipos de programas para la automatización de las oficinas

v.

………………………………………………………Beneficios de un sistema de automatización de oficinas

vi.

……………………………………………Cómo implementar un sistema de automatización de oficinas

vii.

…………………………………………………………….Decidir automatizar

qué

viii.

……………………………………………………Áreas automatización de oficinas

de

ix. x.

xi.

OAS

…………………………………………………………………….Modelos OAS …………………………………………………………………..El objetivo OAS …………………………………………..Ventajas

de

los

de de

sistemas

automatizados xii.

………………………………..Desventajas

de

los

sistemas

de

automatización xiii.

…………………………………………………………………………Conclusión

INTRODUCCION

El Avance de las tecnologías de la información han permitido mejorar la calidad, y el mayor dinamismo de los procesos en las organizaciones a dado lugar a un tema de actualidad conocido como Automatización de la Oficina u Ofimática. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información, se lleve a cabo de forma mecánica o automática. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información, aparece, en forma casual la solución, denominada Informática, y definida según se ha visto, como el tratamiento de la información deforma automatizada. Los Sistemas de Automatización de Oficina son muy útiles para aquellas personas que tienen una empresa u organización, también son de uso administrativo, ya que probablemente todas aquellas personas que tienen trato con computadoras tengan la experiencia de haber utilizado una suite ofimática, que no es más que el paquete de aplicaciones que complementan un sistema operativo, ejemplo de esto es el paquete de Microsoft Office. Se podrían considerar como una familia de los software procesadores de texto, hojas de cálculos, editores de diapositivas digitales, clientes de correo electrónico, elaboradores de esquemas, entre muchas más funciones. Desde este punto de vista es importante valorar la necesidad de un usuario al elegir un sistema de Automatización. Tienen muchas funciones dentro de la tecnología informática y de las bases de datos y es que, como su nombre lo dice se encargan de agilizar los procesos de una empresa, también de las aspiraciones individuales de cada persona como administrador y usuario de una base de datos.

Investigación Tema; Sistemas de automatización de oficinas (OAS)

¿Qué es un sistema de automatización de oficinas? El sistema consta de soluciones tanto de hardware como de software que permiten la transferencia de datos entre sistemas sin contribuciones o intervenciones humanas. La automatización de las oficinas facilita la carga de trabajo de la organización al simplificar y automatizar procesos como la contabilidad, la gestión de datos, la capacitación, la gestión de instalaciones y diversas tareas administrativas. Un sistema de automatización de oficina no consiste en ir sin papel. Por ejemplo, mantener todo el producto de trabajo y la correspondencia con los clientes en un sistema de gestión de documentos. Sin embargo, un sistema de automatización de oficinas ofrece a las organizaciones mucho más que ser ecológico reduciendo el papel. Es una herramienta poderosa que puede utilizarse para eliminar los procesos manuales, identificar los flujos de trabajo ineficientes y facilitar la adopción de decisiones informadas. Características principales de un sistema de automatización de oficinas Hay innumerables aplicaciones y programas de software que prometen mejorar la eficiencia a través de la automatización. Sin embargo, como hemos discutido anteriormente, lograr la eficiencia organizacional a través de un sistema de automatización de oficinas requiere más que descargar unas pocas aplicaciones. Más bien, se necesita una solución de automatización de oficina completa que ofrezca las siguientes características:

Modelado de procesos y diseño de flujos de trabajo Un beneficio importante de un sistema de automatización de oficinas es la capacidad de diseñar y mejorar los flujos de trabajo. La solución que elija debe darle la capacidad de crear flujos de trabajo detallados en cuestión de minutos. Las soluciones líderes ofrecen un diseño intuitivo e incluyen características como el arrastrar y soltar modelador de procesos. Compatibilidad con el móvil En la era de la economía doméstica y de la pandemia COVID-19, la movilidad es más importante que nunca. Los empleados deben ser capaces de realizar sus funciones desde cualquier lugar. A solución basada en la nube siempre es seguro y siempre accesible. Integración Uno de los mayores desafíos que enfrentan las organizaciones cuando intentan automatizar sus procesos es la integración de diversos programas o aplicaciones de terceros. Su sistema de automatización de oficinas debe funcionar perfectamente con sus otras herramientas como el marketing por correo electrónico y su sistema de CRM. Gestionar las tareas y los plazos

Gestión de tareas es una característica importante de las soluciones de automatización de oficinas. Para que los procesos se desarrollen sin problemas, los empleados deben saber qué hacer y cuándo hacerlo. Su sistema de automatización de oficinas debe permitirle crear y ver las tareas pendientes y los plazos, así como redistribuir las tareas según sea necesario. Control de acceso y seguridad Para proteger la seguridad de sus sistemas, debe poder establecer privilegios de acceso en toda la organización. Las soluciones basadas en la nube también ofrecen características de seguridad avanzadas para proteger los datos de ser comprometidos.

Comunicación

Una característica importante de cualquier sistema de automatización es la capacidad de comunicarse sin problemas. Los interesados deben tener toda la información que necesitan para llevar a cabo cada tarea, así como la capacidad de comunicarse con otros para obtener más ayuda. Su sistema de automatización de oficinas debe ofrecer características como un formador de formularios. Constructores de formularios puede utilizarse para capturar datos, mostrar datos de otros sistemas e incluso diseñar pantallas de aprobación para que los administradores tomen decisiones. Informes y análisis Para evaluar y mejorar su sistema de automatización de oficinas, necesita tener acceso a datos e indicadores clave de rendimiento. Los principales sistemas de automatización de oficinas tienen incorporadas capacidades de información y análisis. Tipos de programas para la automatización de las oficinas Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:             

Procesador de palabras Hoja de cálculo Base de datos Programa editorial Administrador de proyectos Presentaciones Administrador de archivos de cómputo Correo electrónico Explorador de internet Editor de internet Organizador personal Sistema de administración financiero Sistema de administración personal

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental. Beneficios de un sistema de automatización de oficinas La implantación de un sistema de automatización de oficinas ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios. Entre esos beneficios figuran los siguientes: o o o o o o

Mejora de la precisión Reducción de costos Reducción de tiempo y recursos Almacenamiento y gestión de datos Datos y decisiones más informadas Mejora de los procesos empresariales

Mejora de la precisión Los humanos cometen errores, los sistemas automatizados debidamente implementados no lo hacen. Los errores humanos no sólo son ineficientes en el sentido de que deben ser corregidos y conducen a retrasos en la productividad, sino que pueden ser costosos. Por ejemplo, añadir demasiados dígitos cuando se paga a un empleado o proveedor. Los errores graves pueden dar lugar a problemas de seguridad y cumplimiento, y potencialmente a multas y penalizaciones. Un sistema de automatización de oficinas limita la intervención humana en la transferencia de datos, lo que minimiza la aparición de errores. Reducción de costos

Al automatizar los procesos empresariales complejos, las organizaciones no necesitan invertir tanto en la contratación para esas tareas. Como resultado, los costos operacionales son más bajos, mientras que la productividad y los márgenes de beneficio son significativamente más altos.

Reducción de tiempo y recursos

A través de la automatización, las organizaciones pueden lograr más con menos. Al eliminar los procesos tediosos y que consumen mucho tiempo, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas de mayor valor. Por ejemplo, volviendo al popular beneficio sin papel, con software de automatización de oficinas Los empleados no necesitan pasar tanto tiempo reuniendo documentación importante, introduciendo esa información o archivando voluminosas copias en papel. El sistema lo hace por ellos. De hecho, el 78% de los líderes anticipan que la automatización podría liberar 3 horas al día del tiempo de un empleado. Almacenamiento y gestión de datos Los sistemas de automatización de oficinas simplifican el almacenamiento de datos, a la vez que dan a las organizaciones la posibilidad de vigilar y controlar los datos mediante un sistema de gestión electrónica de documentos. Entre las características comunes figuran cosas como la gestión de tareas y los sistemas de recordatorio, así como el fácil acceso a la información por parte de los principales interesados. Datos y decisiones más informadas Los sistemas de automatización de oficinas dan a las organizaciones acceso a grandes conjuntos de datos, informes y análisis. El acceso a los datos permite tomar decisiones más informadas. Además, al analizar los datos y los indicadores clave de rendimiento, las organizaciones pueden implementar mejoras en sus procesos para eliminar los cuellos de botella y otras ineficiencias. A través de mejora de los procesos empresariales Las organizaciones optimizan el rendimiento, mejoran la calidad de sus productos o servicios y aseguran un mayor nivel de cumplimiento. La capacidad de mejorar los procesos empresariales es lo que separa los sistemas de automatización de la oficina de la tecnología de automatización poco sistemática. Cómo implementar un sistema de automatización de oficinas Los beneficios de un sistema de automatización de oficina son bastante fáciles de entender y apreciar. Casi todas las organizaciones del mundo agradecerían una mayor precisión, mayor eficiencia y mayores márgenes de beneficio. Sin embargo, muchas organizaciones no dan el salto a un sistema de automatización de oficinas

porque el proceso parece abrumador. Sin embargo, con un enfoque ordenado, la implementación es tanto manejable como alcanzable. Decidir qué automatizar Antes de poner en marcha un sistema de automatización de oficinas, la organización tendrá que dedicar tiempo a estudiar qué procesos específicos deberán ser automatizados. Empiece por examinar los flujos de trabajo existentes para comprender los procesos, las partes interesadas y los recursos implicados. Una de las formas más fáciles de examinar los flujos de trabajo es a través del mapeo de procesos. Mapeo de procesos empresariales implica la creación de una representación visual de los procesos de trabajo para definir lo que hace una organización, cómo lo hace y quién es responsable de cada tarea. Muchos procesos dentro de una organización no están documentados. Mediante la creación de representaciones visuales, los interesados pueden identificar los cuellos de botella en los flujos de trabajo y las tareas que necesitan ser racionalizadas. La creación de un mapa de procesos es simple con las características del modelador de procesos de arrastrar y soltar de la industria líder software de gestión de procesos empresariales.

Áreas OAS de automatización de oficinas Estas son las áreas de los sistemas de automatización de oficinas en general. Sistema de publicación Procesamiento de texto (transformación de ideas en documentos legibles como cartas, memorandos, formularios e informes). Autoedición (desarrollo de sistemas de publicación para producir sus propios materiales impresos). Sistemas de almacenamiento y reenvío de voz (tiene la capacidad de almacenar datos verbales y / o comunicarlos a otra ubicación).

Sistemas de reunión electrónica (implica el uso de comunicaciones de video y audio para permitir que se realicen conferencias y reuniones). Teleconferencia (participación remota en conferencias gracias a la conexión a una computadora central). Teletrabajo (trabajadores con la posibilidad de hacer sus tareas desde el hogar). Multimedia o hipermedia (tecnologías para la gestión sistemática de gráficos, dibujos y fotografías, además de texto y datos). Sistemas de procesamiento de imágenes También conocidos como sistemas de gestión de imágenes electrónicas,permiten a los usuarios capturar, almacenar, procesar y recuperar imágenes de documentos de forma electrónica. Son cada vez más versátiles, muchos basados en LAN incluyen varios servidores, cada uno dedicado a una función específica. Sistemas de gestión de documentos Son sistemas sofisticados que a menudo interactúan con otros sistemas de oficina como el procesamiento de textos, la publicación de escritorio, el correo electrónico, el correo de voz, etc. Además, adjuntar “notas de voz” digitalizadas a imágenes de documentos específicos y pueden tener otras características especiales, así como la capacidad de almacenar documentos de varios colores y fotografías en color. Modelos de OAS Quizá el paquete de software más popular que puede ajustarse a la definición de OAS (y al de suite de ofimática) sea Microsoft Office en cualquiera de sus versiones. Este software, perteneciente a la compañía Microsoft, funciona oficialmente bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac Os, aunque también lo hace en Linux si se utilizan emuladores. Existen otras suites ofimáticas disponibles para cualquier usuario que se distribuyen libremente, algunas de ellas son:   

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Star Office Open Office Koffice Gnome Office.

Ventajas de los sistemas automatizados

 Optimizan el almacenamiento de datos en la oficina a través del manejo de aplicaciones de datos que se utilizan para crear y manipular documentos, imágenes, hojas de cálculo y archivos. Los procesadores de texto y las aplicaciones para imágenes y hojas de cálculo forman parte de esta optimización.  Los sistemas automatizados de oficinas ayudan a gestionar los datos, desde los sistemas de control y recordatorio, hasta el manejo de proyectos y actividades.  Ayudan al intercambio de datos que se almacenan o incluso se manipulan.  Garantizan más eficiencia que cualquier otra máquina. Eliminan los errores de programas o aplicaciones y ayudan a obtener resultados más precisos.  Al simplificar las tareas complejas, los OAS ahorran tiempo, pero aún más ahorran dinero, porque reducen los costos que la gente suele invertir en viajar.  En general reducen todos los costos. Ya no tienes que invertir tanto en la contratación de nuevos recursos o incluso en el cuidado de cualquiera de estas tareas. Además, se pueden automatizar procesos comerciales que ahorran en gastos.

Desventajas de los sistemas de automatización

 Invertir en un software de automatización de oficinas es bastante costoso, también lo son los primeros pasos.  Un hardware que puede hacer tantas cosas como escanear, encuadernar documentos y duplicarlos, evidentemente es costoso.  La automatización implica una re-educación de los empleadores, pues muchos que han trabajado durante años con métodos antiguos y manuales bastante complicado, podrían no aprovechar las nuevas funciones. Así que es probable que para usar estos sistemas se requiera un entrenamiento que obviamente consume tiempo.  Finalmente, no podrás encontrar ningún método manual de forma regular y eso podría agregar más desventajas. Los sistemas de automatización de oficinas son esenciales en todas las oficinas. Reducen la carga del trabajo, aumentan los niveles de productividad y hacen que todas las personas puedan trabajar en un entorno sin problemas. Si no te has decidido por instalar uno, esperamos que los grandes beneficios que hemos compartido en este post te animen a iniciar en esta optimización de las gestiones y tareas.

Conclusión Se entiende por sistema de automatización de oficinas que son programas que incrementan productividad en la compañía u organizaciones con la intención de mejorar y avanzar en la productividad financiera y sistemática basándose en la tecnología; Estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo. Existen numerosos programas que cubren las necesidades de toda oficina en particular, ya sea para recursos, informática, ventas etc.; tomando en cuenta que la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son de gran importancia para el éxito de la organización. Hoy en día existen empresas que aún tienen una versión antigua de software es por ello que se recomienda actualizarlos ya que existe una variedad de programas que se acopla con el tamaño administrativo de cada empresa. Se recomienda un paquete de programas avanzados como el OAS, ya que por ser de Microsoft brinda una calidad de programas que nos apoyan de manera eficaz en las labores diarias de determinada organización, ya sea para números, sacar datos o información general este software se recomienda ampliamente....