LA APOSTILLA EN COLOMBIA PDF

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ENSAYO DEL TRATAMIENTO NORMATIVO LAS APOSTILLA DE LA HAYA EN COLOMBIA...

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UNIVERSIDAD LIBRE FACULTAD DE DERECHO SECCIONAL BOGOTÁ – SEDE CANDELARIA DERECHO NOTARIAL Profesor. FRANCISCO ALVARO FAJARDO PINILLA

ENSAYO ANÁLISIS DE LA APOSTILLA, SU NORMATIVIDAD Y SU APLICABILIDAD UN PROBLEMA JURIDICO CONCRETO

TEMA SELECCIONADO: LA APOSTILLA DE LA HAYA DARWIN ALFONSO LOPEZ GONZALEZ (COD. 41161381) EMAIL: [email protected] LAURA CAMILIA MARTINEZ GARZON (COD. 41161115) EMAIL: [email protected]

08 DE MAYO DE 2020 BOGOTÁ, D.C.

INTRODUCCIÓN Para el desarrollo de este ensayo, inicialmente se realizará la descripción del problema socio-jurídico identificado, para luego establecer una pregunta problema, la cual será desarrollada en uno de los acápites de este trabajo. En ese orden de ideas en la práctica administrativa de adquisición, renuncia, perdida y recuperación de la nacionalidad de la que habla la ley 43 de 1943, se establece qué quién quiera obtener la nacionalidad colombiana debe tener los documentos debidamente idóneos para tal adquisición o reconocimiento de la nacionalidad con las formalidades establecidas por la ley como es el registro civil de nacimiento con la debía apostilla; en ese entendido la pregunta que nace es ¿Cuál es procedimiento a seguir sí a la persona que pretende adquirir la nacionalidad le es imposible por circunstancias externas a él, cumplir con el requisito de la apostilla del registro civil nacimiento? Para la respuesta a esta problemática se utilizará un método inductivo-hipotético, por lo que, se plantearán dos tipos de supuestos facticos para dar solución a la pregunta problema bajo la perspectiva del ordenamiento jurídico colombiano: leyes, decretos y jurisprudencia. Es importante antes de entrar a ondear en la pregunta problema, revisar el concepto de la apostilla sumado a la diferenciación con la legalización de un documento expedido en el extranjero; para luego analizar la normatividad nacional vigente que desarrolla la apostilla de la Haya en Colombia y la normatividad internacional, donde se analizara concretamente al Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (CSELDPEH) 1 de la Haya de 5 de octubre de 1961. Es por eso, que la solución al caso planteado en párrafo anterior se dará después del desarrollo de marco conceptual y marco legal de la apostilla en Colombia

1 Se utilizara a través de todo el desarrollo de este documento el acrónimo

CSELDPEH para referirse al Convenio Suprimiendo de la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros.

¿QUÉ ES LA APOSTILLA DE LA HAYA?

Desde la doctrina no se ha dicho mucho sobre el concepto o cómo debe entenderse la apostilla; por ello se hará un intento por construir dicha definición en concreto por lo dicho por la Resolución 1054 de 2018, el CSELDPEH y Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Comenzando con la extracción del articulado normativo del CSEDLPEH, en los artículos 3 y 4 refiere que la apostilla es aquel timbre esquemático, establecido en el anexo del convenio referido y necesario para brindar certeza de la autenticidad de un documento o público o que e en su naturaleza es privado pero su trámite necesita de la fe pública, como son los documentos notariales, los cuales son expedidos en un país extranjero, miembro de CSEDLPEH y necesitan que tengan validez en otro país miembro extranjero. Por otra parte el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia a través de la cancillería también hace lo propio y cita la definición que da el Resolución 1054 de 2018, norma que establece que: “La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país parte del Convenio sobre la Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de La Haya de 1961”[ CITATION Min20 \l 9226 ]. Como se puede ver la apostilla es una formalidad con la finalidad de dar fe pública internacional de algunos documentos, la cual es requisito sine qua non para que tenga validez en un país extranjero contratante de dicho instrumento internacional diferente al que apostilla; pero entonces es necesario enunciar cuales son los documentos que obligatoriamente deben tener la apostilla de la Haya, el artículo 1 del CSEDLPEH establece que se exigirá la apostilla solo de aquellos documentos públicos como:

“a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; b) los documentos administrativos; c) los documentos notariales y d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas”[ CITATION LAH61 \l 9226 ]. Asimismo el mismo Convenio Internacional limita su ámbito de aplicabilidad en el mismo artículo 1, estableciendo que la apostilla no se utilizará sobre: a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE LA APOSTILLA Y LA LEGALIZACIÓN?

La Apostilla como la legalización son instrumentos internacionales para verificar la autenticidad de la firma de un servidor público de un país contratante que serán enviados a otro país contratante, pero tiene diferencias en el ámbito de aplicación sobre los documentos en que recae la fe pública internacional; pues cada instrumento tiene su uso especial y una normatividad nacional internacional diferente. El lector detallista y con una buena memoria podrá recordarse que la Apostilla no es utilizada sobre algunos documentos en especial y eso tiene una explicación desde lo normativo y desde la naturaleza de los documentos. Estos documentos en su naturaleza pueden ser: a) declarativos y probatorios de la costumbre mercantil extranjera expedidos por el cónsul o b) documentos notariales expedidos por un cónsul en su ejercicio de notario, por eso, no se rigen por el convenio de la

Haya de 1961, sino por la Convención de 1963, articulo 5 sobre los asuntos consulares en los literales b) y literal c). Hay que aclarar que la manifestación documental probatoria de la costumbre mercantil por un cónsul no debe ser legalizada pues tiene un procedimiento diferente a cuando el cónsul hace las veces de notario; en otras palabras cuando el cónsul colombiano o de otro país es la extensión de un notario nacional. En vista de entender mucho mejor lo anterior se explicará a través de un ejemplo la diferencia entre la apostilla y la legalización, entonces el SEÑOR X de nacionalidad colombiana está residente en los Estados Unidos y es demandado en Colombia por su esposa en razón a que quiere divorciarse, el SEÑOR X considera que no hay remedio para el divorcio y decide acceder a sus pretensiones, entonces decide llamar a su hermana en Colombia para que le consiga un abogado y ella consigue al ABOGADO Y, este le dice a la hermana de Y que lo pertinente era llevar el divorcio ante un notario pero debe el SEÑOR X enviarle un poder especial para poder representarlo, entonces las opciones que tiene el SEÑOR X son: 1. Hacer un poder especial en los Estados Unidos, donde su contenido deberá ir en Ingles y podrá a su vez estar en Español, luego buscar a un funcionario de su entorno territorial que sea notario o haga las veces y luego de eso llevarlo ante la institución que haga las veces de Ministerio de Relaciones Exteriores y que estos apostillen dicho documento, para luego enviarlo a Colombia. 2. Hacer un poder especial y llevarlo ante el Cónsul colombiano en EE.UU para que haga las veces de notario colombiano, después enviarlo hacia Colombia y el ABOGADO Y en Colombia, por medio del portal web de la cancillería colombiana enviar dicho documento para su debida legalización, para que de esa forma el poder especial enviado por el SEÑOR X se ha validado como presentación personal.

Para afianzar lo dicho anteriormente, es importante definir lo que es la legalización y de nuevo se utiliza la definición que da la Cancillería de Colombia, la cual establece que: “La legalización consiste en certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f”. Por eso la legalización se requerirá siempre cuando el país en el cual surtirá efectos hace parte de la Convención de Viene de 1963, sobre las relaciones consulares, articulo 5, literal f que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario.

¿QUÉ DOCUMENTOS SON APOSTILLADOS EN COLOMBIA? Y ¿CUÁLES SON SUS REQUISITOS?

En Colombia según la práctica y lo documentado en la secretaría de la Haya en Países Bajos, la institución que tiene la función de Apostillaje es el Ministerio de Relaciones Exteriores o quién haga sus veces, que a su vez descentralizo esa función en un organismo adscrito como la cancillería, la cual ha establecido una serie de documentos por género que deben ser apostillados, como son: a) documentos de carácter civil, b) documentos de educación, c) documentos de carácter religioso, d) documentos automáticos y e) otro tipo de documentos. Entonces en razón a la apostillaje la cancillería ha establecido una serie de requisitos generales y específicos; entonces se iniciará por los requisitos generales y luego mediante cuadros se describirán los requisitos específicos

según el género documental ha apostillar. Pero antes de la mención de dichos requisitos es necesario enunciar 2 hechos en general, estos son: i) Desde el 1 de Julio de 2016, en virtud de la Resolución 3269 de 2016 los tramites de apostilla o legalización deben ser en línea

en el portal web de la cancillería y ii) todo documento para su trámite en línea de apostillaje o legalización

debe cumplir con unas especificaciones

técnicas, según el artículo 4 de la Resolución 10547 de 2018, estas son[ CITATION Min18 \l 9226 ]: 1. Formato del documento: PDF (Portable Data Format) - (ISO 32000-1) y PDF/A Versión 2B o 3B (ISO-19005-2 o ISO-19005-3) para la preservación a largo plazo. 2. Firma Digital: El documento para apostillar y/o legalizar deberá estar firmado en todos los casos con un certificado de servidor público o representante legal, expedido por una entidad certificadora abierta, autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio o por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). 3. Metadatos: El PDF para apostillar y/o legalizar, deberá incluir dentro de los metadatos toda la información requerida para realizar el proceso de apostilla y/o legalización en línea, de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas para el proceso de interoperabilidad con la entidad que emite el documento. 4. Firma manuscrita: Para el proceso de legalización se requiere que el documento contenga la firma visible con el fin de que sea aceptada y pueda surtir efectos en el exterior. Respecto a la firma digital hay que decir, que se maneja el fundamento legal de ecommerce, la cual es la ley 527 de 1999, por lo cual se habla de firma digital en aquellos datos alfanuméricos de cierta forma algorítmicos, registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y que da fe pública de que son unos datos únicos y personales a través de método blockchain; por otro lado, será firma

manuscrita cuando no se trate de datos alfanuméricos sino de la firma mecánica registrada por métodos digitales. Siguiendo con los requisitos generales y específicos; se prosigue con los generales, que son para todo tipo de documento y luego con los específicos, respecto a cada documento.

Requisitos Generales de los documentos. 1. El documento deberá ser expedido legalmente por una persona natural o jurídica, de carácter público o privado. 2. El documento deberá cumplir con los estándares de seguridad establecidos por las Entidades emisoras. 3. El documento deberá contener el nombre, cargo y firma del servidor público, registrado previamente en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. 4. Según el tipo de documento, este deberá ser firmado por el servidor público o autoridad competente, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Coordinación de Apostilla y Legalización, los cuales se indican en el sitio web www. cancilleria.gov.co 5. La digitalización del documento debe ser clara, legible y completa, no debe contener enmendaduras, tachones, ni estar excedido, manteniendo el peso máximo de 11MB en archivo PDF. 6. El documento deberá contener una fecha válida, ya sea de expedición, elaboración, emisión, revisión, impresión, autorización o similares.

Requisitos especiales según el género del documento. Como se había establecido ya anteriormente estos documentos se dividen en: a) documentos de carácter civil, b) documentos de educación, c) documentos de carácter religioso, d) documentos automáticos y e) otro tipo de documentos.

TIPO DE DOCUMENTO Registros civiles expedidos por Registraduría Distrital, Municipal, Especial, Auxiliar, Corregidores o Inspecciones de Policía Registros civiles expedidos por Notarias Escrituras

Cédula Ciudadanía Tarjeta Identidad

Cédula Extranjería Pasaporte convencional

DOCUMENTOS CIVLES REQUISITO Y AVALADO POR Debe enviar de manera escaneada copia íntegra del registro civil a certificar, con fecha de expedición no mayor a 90 días, con el respectivo adhesivo de recaudos, firma, cargo y nombre completo de quien expide la copia autentica del documento, a través del correo electrónico [email protected] indicando el país de destino con fines de apostilla y legalizaciones.

Fiel copia tomada del original que reposa en el archivo de la notaría en donde se efectúo el registro o el respectivo aval del notario. Fiel copia tomada del original que reposa en el archivo de la notaría en donde se efectúo el registro o el respectivo aval del notario. de Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. de En el caso de la tarjeta de identidad de color rosado, solo se Apostillará o Legalizará, si la firma del registrador que la emitió se encuentra en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Caso contrario, Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. de Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia. Copia legible del documento.

DOCUMENTOS DE EDUCACIÓN TIPO DE DOCUMENTO REQUISITOS Y AVALADO POR de Educación Diplomas, contenidos Secretaría programáticos, programas Departamental o Distrital, donde se

académicos, constancia existencia encuentre inscrito el plantel educativo. establecimiento educativo Otros documentos relacionados con Deben estar avalados (firmados) por la educación Secretaría de Educación Departamental, Distrital o realizar reconocimiento de firma de la persona que emite el documento de la institución académica, ante Notario Público. En caso de no encontrarse en la notaría, la firma del funcionario que emitió el documento, podrá hacerse reconocimiento con presentación personal ante Notario Público. Los documentos incluidos para la Apostilla y legalización automática del Ministerio de Educación Nacional (Se enuncian algunos) NUMER Nombre del Documento O 1 Acta de doctorado 2 Acta de grado de especialización 3 Acta de grado de maestría 4 Acta de grado pregrado 5 Acta de grado técnico 6 Acta de grado tecnólogo 7 Certificación 8 Certificación de aprobación 9 Certificado de asignaturas según el grado academico 10 Certificado de asignaturas doctorado 11 Certificado de asignaturas especialización 12 Certificado de asignaturas maestría 13 Certificado de culminación y aprobación de según el grado de carrera (Doctorado, maestría, especialización, técnico o tecnólogo) 14 Certificado de estudio (Doctorado, maestría, especialización, técnico o tecnólogo) 15 Certificado de intensidad horaria (Doctorado, maestría, especialización, técnico o tecnólogo) 16 Certificado de intensidad horaria y calificación (Doctorado, maestría, especialización, técnico o tecnólogo) 17 ENTRE OTROS, los cuales se encuentran en la página de la cancillería DOCUMENTOS DE CARÁCTER RELIGIOSO TIPO DE DOCUMENTO REQUISITOS Y AVALADO POR Documentos eclesiásticos Cancillería del Arzobispado o Notaria Eclesiástica (Arquidiócesis de Bogotá). expedidos en Bogotá

Documentos eclesiásticos El documento debe tener una vigencia expedidos fuera de Bogotá de expedición de máximo 90 días y la autenticación de la Diócesis a la que pertenezca la parroquia para ser presentado ante la Nunciatura Apostólica ubicada en Bogotá. Nunciatura Apostólica ubicada en Bogotá. Personalidad jurídica de otros Firma del funcionario del Ministerio del credos o cultos reconocidos por el Interior. Estado Otros documentos de credos o La firma que suscribe este tipo de cultos reconocidos por el Estado documento, debe estar registrada en una notaría o debe hacerse la presentación personal.

DOCUMENTOS DE AUTOMÁTICOS 1. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES 2. DOCUMENTOS INVIMA a) Certificado de venta libre b) Notificación sanitaria obligatoria c) Certificado inspección sanitaria. CERTIFICACIÓN de Documentos firmados a partir del 30 de junio de 2017: d) Certificado de Autorización de comercialización. e) Certificado de Requiere / No requiere Registro Sanitario. CERTIFICACIÓN de Documentos firmados a partir del 17 de julio de 2017: f) Certificado de Comercialización. g) Certificado Exportación. h) Certificación Información de Etiquetas. i) Certificados de OMS. Para cualquier otro DOCUMENTO INVIMA o firmado antes de las fechas mencionadas debe seleccionar la opción OTROS DOCUMENTOS.

3. DOCUMENTOS DE SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO: Certificado de existencia y representación legal de sociedades, expedido por las Cámara de Comercio 5. DOCUMENTOS FIRMADOS POR EL CÓNSUL COLOMBIANO O EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE COLOMBIA: Documentos firmados a partir del 01 de julio de 2016: a) Acta renuncia nacionalidad. b) Certificación (Certificación, Certificación existencia legal de sociedades, Certificación fe de vida). c) Certificado de Nacionalidad. d) Copia de registro civil e) Permiso salida menor (Autenticaciones de firma, Reconocimiento de firma). f) Visa. Documentos firmados a partir del 12 de mayo de 2017: a) Autenticación de copia de documento b) Reconocimiento de firma (Ejemplo: Poder, contrato) Para cualquier otro DOCUMENTO FIRMADO POR EL CÓNSUL COLOMBIANO O EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE COLOMBIA o firmado antes de las fechas mencionadas debe seleccionar la opción “OTROS DOCUMENTOS ENTRE OTROS, que pueden ser revisados en la página de la cancillería DOCUMENTOS AUTENTICOS DE COPIA O A LA VISTA Según el artículo 20 de la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018, de la autenticación de copia de documento, la copia de documento autenticado ante Notario Público, se apostillará y/o legalizará de conformidad con los requisitos que para el efecto establezca el Ministerio de Relaciones Exteriores. TIPO DE DOCUMENTO Libros, Fotografías, Artículos Correos o Mensajes electrónicos Publicidad: Folletos, Boletines, Consultas de Páginas Web (tiquetes, Catálogos, Revistas, Presentaciones, reservas, itinerario, transferencia Avisos bancaria Carnés en general

Recibos: Tirillas de pago, Boucher de compras, servicios públicos, transferencias, pago de impuestos (a excepción de la DIAN).

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