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Distribución Física Internacional y su entorno

Tabla de contenido Introducción .................................................................................................................. 3 Mapa conceptual ........................................................................................................... 4 1. Empresa y DFI ........................................................................................................... 5 Generalidades ....................................................................................................................... 5 Empresa ................................................................................................................................ 5 Clasificación de las empresas ............................................................................................... 6 Recursos de una empresa..................................................................................................... 8 Áreas de la empresa ............................................................................................................11 Cadenas de abastecimiento .................................................................................................13 Distribución Física Internacional (DFI) ..................................................................................15 El flujo de materiales en las empresas .................................................................................17 La demanda .........................................................................................................................17

2. Entorno y DFI ........................................................................................................... 18 ¿Qué es el entorno?.............................................................................................................18 Componentes del microambiente .........................................................................................22 Matriz DOFA.........................................................................................................................22

3. Tecnología y DFI...................................................................................................... 24 Diseño de los sistemas de información.................................................................................24 TIC para los procesos logísticos de la cadena de suministro................................................25 TIC en la logística de aprovisionamiento ..............................................................................25 TIC en la logística interna .....................................................................................................27 Códigos de barras ................................................................................................................28 Radio Frequency Identification (RFDI) - (Identificación por Radiofrecuencia) .......................29 TIC en la logística de salida/distribución ...............................................................................30

Referencias .................................................................................................................. 33

Introducción La Distribución Física Internacional es una parte de la logística que se encarga como su nombre lo indica de llevar un producto de un lugar de origen a un lugar de destino, cualquiera de estos ubicado en otro país. Para lograr este objetivo, es necesario que se tengan en cuenta diversos factores, entre los cuales se puede nombrar a la empresa en sí, en algunas ocasiones se encuentra que la misma empresa realiza esta distribución, cumpliendo con todos los aspectos legales y documentales requeridos para su ejecución, y en otros casos utilizan intermediarios denominados compañías de intermediación aduanera, que se encargan especialmente de lo relacionado a la documentación, el transporte como tal puede o no ser su responsabilidad. Pero realizar una distribución depende de otros factores que tienen que ver con el entorno económico, social, político, geográfico, ambiental, entre otros, por lo cual es importante generar controles que permitan minimizar los inconvenientes que se puedan presentar durante la distribución de un bien, y por lo cual la tecnología y sus aplicaciones con los sistemas de información, se vuelven una de las herramientas más importantes para realizar los seguimientos necesarios a la mercancía desde su origen hasta que llegue al consumidor final, con el fin de que en caso de presentarse anomalía se puedan tomar decisiones inmediatas y acertadas para cumplir con las condiciones pactadas.

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Mapa conceptual En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

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1. Empresa y DFI Generalidades Como parte del desarrollo económico de un país se han creado unas organizaciones que permiten aprovechar los recursos técnicos, tecnológicos, humanos y financieros en busca de satisfacer las necesidades de un grupo de personas ofreciendo un bien y/o servicio. Estas organizaciones son denominadas empresas, las cuales basan su fundamento legal en los requisitos exigidos en cada región, de tal manera que puedan hacer parte de lo que se puede denominar aparato productivo cuyo objetivo principal es el aporte al crecimiento socioeconómico de los países. Empresa

Fuente: SENA

Existen muchas definiciones de empresa entre las cuales se pueden nombrar: Ricardo Romero en su libro “Marketing” la define como: “Organismo formado por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones a su clientela”. El diccionario de Marketing, de Cultural S.A, lo describe como: “unidad económica de producción, transformación o prestación de servicios, cuya razón de ser es satisfacer una necesidad existente en la sociedad”. (Thomson, s.f.)

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Por su lado la Cámara de Comercio de Bogotá (s.f.), la determina como “toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza industrial o productiva; comercial o de prestación de servicios”. Por lo cual se puede concluir que una empresa es una institución en la que una persona o un grupo de personas utilizan una gran cantidad de recursos, desarrollando un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de bienes y/o servicios, con el fin de cumplir determinado objetivo. Clasificación de las empresas

Fuente: SENA

A nivel general las empresas se clasifican de la siguiente manera:  Según su actividad económica: o Industriales: son aquellas que basan su actividad en la transformación y/o extracción de materias primas. o Comerciales: su actividad principal es la compra y venta de productos que pueden ser comercializados, estas a su vez se clasifican en mayoristas (compran en grandes cantidades pero venden en grandes y/o pequeñas cantidades), menudeo (compran grandes cantidades, pero venden productos en grandes cantidades que pueden ser nuevamente comercializados o consumidos directamente), minoristas (también llamados detallistas, compran y venden en menor cantidad los productos y estos van al consumidor final) y por último están los comisionistas (la negociación la hacen basados en la mercancía por consignación y cada vez que venden unidades, reciben una ganancia). 6

o Servicios: como su nombre lo indica se basa en la venta de servicios entre los que se pueden nombrar agua, luz, internet, jurídicos, contables, transporte, turismo, los relacionados con la actividad financiera, la educación y la salud. o Empresas del sector primario: transforman los recursos naturales en materias primas para otras industrias, como por ejemplo la ganadería y la agricultura. o Empresas del sector secundario: transforman las materias primas en productos de consumo o bienes, por ejemplo, la construcción y la energía. o Empresas del sector terciario: empresas que no producen bienes sino que su actividad económica se basa en la prestación de servicios como por ejemplo, financieras, transporte, comercio, comunicaciones, eventos sociales, servicios públicos, por nombrar algunas.  Según su origen de capital: o Públicas: el capital pertenece al estado y su objetivo es la satisfacción de las necesidades sociales, las hay centralizadas, descentralizadas, mixtas y paraestatales. o Privadas: el capital pertenece a privados y son con ánimo de lucro. Estas a su vez se clasifican en nacionales (inversionistas internos), extranjeros (inversionistas nacionales y extranjeros) y transnacionales (capital extranjero).  Según el tamaño: o Grandes: con activos mayores a 30000 Salarios Mínimos Mensuales Legal Vigente (smmlv) y más de 200 empleados. o Medianas: con activos entre 5001 y 30000 smmlv y un número de empleados variable entre 51 y 200 personas. o Pequeñas: con activos ente 501 y 5000 smmlv y un número de empleados variable entre 11 y 50 personas. o Microempresas: considerada como la unidad económica que puede ser realizada por persona natural o jurídica y cuyos activos son menores a los 501 smmlv y los trabajadores son máximo 10 personas. Las empresas pequeñas y medianas son denominadas PYMES, y su componente legal es diferencial de las microempresas y las grandes empresas.

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 Según la forma jurídica: o Individuales: las cuales a su vez se dividen en natural o comerciante (conformados por una persona natural y es quien responde a terceros con sus bienes) y la unipersonal (persona jurídica que por medio de sus activos realizan actividades de carácter empresarial). o Sociedades comerciales o empresas societarias: conformadas por varias personas, en las que se encuentran Sociedades por Acción Simplificada S.A.S., Sociedad Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad Anónima y Sociedad en Comandita por Acciones. o Organizaciones de economía social y cooperativas.  Según su ámbito estatal: o Nacional porque su actividad es ejecutada en el país. o Multinacional porque sus actividades son ejecutadas en diferentes países. o Regionales, su actividad se realiza en la región. o Local, están en una localidad específica. Recursos de una empresa Para que una empresa consiga cumplir sus objetivos, debe contar con diversos elementos que fusionados de manera correcta, generan un funcionamiento adecuado, entre ellos se encuentran:  Recursos humanos: considerado el recurso más importante de la empresa, y son definidos como aquellas personas que hacen parte de la organización y que por cumplir una serie de funciones previamente definidas perciben una remuneración económica, se pueden dividir en personal operativo, administrativo y directivo. Es importante tener en cuenta que el recurso humano es el encargado de la manipulación de los demás recursos de forma directa y/o indirecta.

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Fuente: SENA

 Recursos financieros: son definidos como aquellos recursos económicos y monetarios necesarios para que la empresa pueda realizar su actividad, entre los cuales se encuentran: los recursos propios (el dinero en efectivo, aportaciones de los socios y utilidades) y recursos ajenos (préstamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o privados y emisión de valores entre los que se pueden nombrar los bonos). Un manejo eficiente de los recursos, unido a la productividad de la compañía permite el continuo crecimiento y desarrollo de la misma.

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 Recursos materiales: son aquellos bienes denominados como tangibles, utilizados para el procesamiento y/o transformación, manipulación, almacenamiento y distribución de bienes y/o servicios y que son propiedad de la empresa, de los cuales se pueden enumerar: las instalaciones (edificios, terrenos, bodegas), maquinaria y equipo (herramientas, vehículos, máquinas que se utilizan en el proceso de transformación, maquinaria que se utiliza para la manipulación de la mercancía dentro y fuera de las instalaciones, vehículos), y materia prima e insumos (materiales directos e indirectos que hacen parte del producto, producto en proceso y material de empaque, embalaje, entre otros).

Fuente: SENA

 Recursos técnicos: son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos, pueden ser: sistemas de producción, de ventas, de finanzas, administrativos, fórmulas, patentes, marcas, entre otros.

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 Recursos tecnológicos: aquellos recursos que tienen como fin el aprovechamiento de los sistemas y las aplicaciones virtuales en beneficio de la empresa, estos sistemas de información permiten la optimización de procesos dentro de la toda la organización. La innovación administrativa en las empresas se basa en gran porcentaje del uso de los sistemas de información porque permite la comunicación entre los diferentes departamentos y más aún entre los actores externos que tienen alguna relación comercial con la misma.

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Áreas de la empresa Para un adecuado funcionamiento, las empresas requieren dividirse en áreas que de una u otra forma puedan interrelacionarse para lograr los objetivos de la organización. Estas áreas están identificadas dentro del llamado organigrama y dentro de las áreas más comunes se pueden identificar las siguientes:  Dirección y recursos humanos: la dirección tiene que ver con los niveles superiores de las empresas, las cuales son encargadas de la toma de decisiones que de una u otra forma afectarán el desarrollo de los departamentos, en cuanto al área de recursos humanos, tiene que ver con todo el manejo de personal, sin importar el nivel que ocupe en la organización.  Administración y finanzas: en esta área se realizan las actividades relacionadas con la contabilidad, administración de recursos, presupuestos, inversiones, revisoría fiscal y aspectos relacionados con los temas jurídicos.  Sistemas de información: una de las áreas novedosas en los últimos años y que se ha vuelto determinante para contar con la información en el lugar y momento 11

indicado, permitiendo la toma de decisiones. Como su nombre lo indica es el área encargada de las comunicaciones y los software de manejo de información elegido para cada departamento y/o para toda la organización.  Producción y logística: área relacionada con la manufactura y transformación de bienes con el fin de satisfacer una demanda específica. Algunas secciones en las cuales se puede dividir esta área es planificación, programación, control de calidad, producción, almacenamiento, inventarios y distribución.  Comercial y mercadeo: área que se relaciona con aspectos como son la venta y las estrategias que deben utilizarse para llegar al consumidor, teniendo relación con la definición de lotes y diseños de empaques, colores, tamaños, entre otros, de productos que serán fabricados por el área de producción y llevados al cliente por el área de despachos.

Fuente: SENA

La anterior división de las áreas de la empresa no es obligada, el tipo de empresa y su tamaño puede determinar un organigrama diferente o una definición de áreas más o menos amplio, sin embargo, se considera que como mínimo se deben tener cuatro áreas que son financiera y administrativa, comercial o ventas, recursos humanos y producción, en esta última se incluye la distribución de las mercancías.

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Dirección general

Dirección de producción

Dirección de recursos humanos

Dirección de marketing

Finanzas

Gerente de producción

Después de haber revisado las generalidades de la empresa, sus elementos, recursos y áreas, a continuación se profundizará en la importancia de la cadena de abastecimiento y en la Distribución Física Internacional dentro de las organizaciones: Cadenas de abastecimiento La cadena de abastecimiento (denominada en inglés Supply Chain), es el área de la empresa cuya función es abastecer materiales en cantidades requeridas, teniendo en cuenta la calidad y tiempo de respuesta al mínimo costo con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

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Fuente: SENA

A nivel general los elementos que integran una cadena de abastecimiento son:  Proveedores: personas naturales y/o jurídicas que suministran materiales, insumos, productos semielaborados y/o prestan un servicio a otras empresas. Existen proveedores internos y externos.  Productores: son el centro de la cadena de abastecimiento, pues es el lugar donde la mercancía recibe alguna transformación, la cual depende de las especificaciones de los clientes. Existen productores de bienes o servicios.  Distribuidores: como su nombre lo indica, se encargan de almacenar y enviar la mercancía hasta el consumidor final, para lo cual utilizan diversos modos y medios de transporte. La distribución se puede identificar como: o Intensiva: el productor identifica los diferentes lugares donde pueda vender su producto. o Exclusiva: el productor entrega su mercancía a los llamados intermediarios con el 14

fin de asegurar que su producto llegue a diferentes zonas geográficas. o Selectiva: según el tipo de producto, el fabricante determina los puntos en los cuales desea realizar la venta. o Extensiva: el productor define estrategias que le permiten llevar su mercancía y posicionarla en diferentes sitios de venta. o Clientes: persona natural y/o jurídica que adquiere los productos ofrecidos por una empresa.  Organismos de apoyo: dentro de esta clasificación se pueden contemplar actividades o tareas como el almacenamiento, compras, insumos, embalajes (protección del producto).  Comunicación: es necesario que las cadenas de abastecimiento cuenten con un sistema de información que permita la comunicación efectiva y asertiva entre cada uno de los actores de la misma, con el fin de tomar decisiones inmediatas en el momento que se presente alguna anormalidad. Distribución Física Internacional (DFI) Considerada como la parte de la logística cuyo objetivo es situar la mercancía en el mercado internacional, teniendo en cuenta el cumplimiento de todos los requisitos legales y términos de negociación entre compradores y vendedores.

Fuente: SENA Se considera que la función principal de la DFI es el equilibrio de los términos contractuales y el cumplimiento de los mismos, teniendo en cuenta el canal de distribución, precio, tiempo, gestión operativa y la proyección a mediano plazo de

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acuerdo a la política organizacional. (Alcocer y Ariza, 2008)

Dentro de las tareas que se deben realizar en la DFI, se encuentran aquellas actividades previas al transporte, de las cuales se pueden nombrar:  Manipulación, acondicionamiento y embalaje de mercancía.  Transportes hasta lugares de embarque.  Depósitos intermedios.  Referentes a los procedimientos en la aduana tanto para el ingreso como para la salida de la mercancía al país.  Pagos de acuerdo con el Incoterm aplicado.  Seguros de transporte y pago.  Modo de entrega desde el lugar de recepción de mercancía (puertos o aeropuertos).  Selección y control de personal que será asignado durante el traslado de los productos.

Preparación

Documentación

Gestión aduanera

Unitarización

Manipulación

Seguros

Transporte

Gestión bancaria

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Gestión de distribución

El flujo de materiales en las empresas Los materiales entran en la empresa, fluyen y transitan a través de ella, y salen como productos acabados con destino a la clientela.

Fuente: SENA

La demanda Dentro del proceso de la Distribución Física Internacional es importante tener en cuenta el flujo de bienes que se deben transportar en un tiempo determinado, el cual es definido desde la demanda. A nivel general se pueden encontrar diferentes tipos de demanda ent...