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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO ÁREA DE CARTERA COOPERATIVA COOTRACAIME LTDA.

YAJAYRA LEITON ROJAS

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA IBAGUE-TOLIMA 2021

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO ÁREA DE CARTERA COOPERATIVA COOTRACAIME LTDA.

YAJAYRA LEITON ROJAS

Proyecto prácticas profesionales funda I

Docente Heber Alfredo guifo

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA IBAGUE-TOLIMA 2021

Contenido ABSTRACT ...................................................................................................................................... 6 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 7 1 CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.......................................................... 8 1.1 TÍTULO DEL PROYECTO ............................................................................................................. 8 1.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN......................................................................................................... 8 1.3 PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................................................... 8 1.3.1 Planteamiento del problema. ................................................................................................ 8 1.3.2 Formulación del problema..................................................................................................... 8 1.3.3 Sistematización del problema. ............................................................................................... 9 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................................................. 9 1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................................................... 9 1.5 MARCO DE REFERENCIA ......................................................................................................... 10 1.5.2 Referente legal. Aplicación de aspectos legales. .................................................................. 14 1.5.5 Aspectos tributarios. Según Estatuto Tributario Nacional: ................................................... 17 1.6 ASPECTOS METODOLÓGICOS ................................................................................................. 20 Población objeto de estudio......................................................................................................... 21 FUENTES Y TÉCNICAS PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. ..................................................... 21 2 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................... 22 2.2 ANÁLISIS ECONÓMICO ........................................................................................................... 22 2.3 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL ................................................................................................... 23 2.4 ANÁLISIS ESTRATÉGICO .......................................................................................................... 24 2.5 DOFA...................................................................................................................................... 25 2.6 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD ............................................................................................... 27 3.3.2 Diagnóstico de cómo se maneja el procedimiento actual de cartera pasó a paso. Procedimientos:........................................................................................................................... 29 DIAGNOSTICO .............................................................................................................................. 32 3.3.3 Propuesta procedimiento de cartera. .................................................................................. 33 3.3.5 Propuesta de las políticas de cartera y cobranza. ................................................................. 35  Propuesta de informe visual del tiempo de cartera.................................................................... 38 3.4 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE GESTIÓN............................................................. 40 4 PROYECCIONES, EVALUACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA........................................................ 41

4.1 PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CARTERA...................................................................................................................................... 42 CONCLUSIONES............................................................................................................................ 43 RECOMENDACIONES .................................................................................................................... 44 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................. 45

RESUMEN

“COOTRACAIME transportamos con pasión desde una tierra firme”, es una Cooperativa de transporte público de pasajeros, carga y comercialización de insumos para el transporte; cooperación sostenible, socialmente responsable y sustentable, cuyo objetivo es asegurar la satisfacción de clientes, asociados, colaboradores, proveedores y la sociedad de la Región de Cajamarca. Nuestro excelente servicio cuenta con altos estándares de seguridad, respeto por el ambiente, constante innovación y la mejora continua de los procesos, orientados por el cumplimiento de los requisitos legales y para lograrlo nos basamos en los siguientes principios: -Mantener y mejorar las condiciones ambientales, de salud integral y del trabajo, asegurando los recursos y el cumplimiento de la legislación colombiana. -Prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales, promoviendo la cultura del auto cuidado y el bienestar de los trabajadores. -Prevenir la contaminación, minimizando los impactos ambientales de la operación. -Propiciar la participación de la población trabajadora en la gestión del riesgo, fomentando las buenas prácticas ambientales, de seguridad y salud en el trabajo para visitantes, proveedores, asociados, usuarios y la sociedad en general. -Crear hábitos de aprovechamiento de residuos y hacer una correcta disposición final de los mismos.

En este trabajo se realiza el análisis de los procedimientos que dificultan la labor de cobranza en el área de cartera, se pretende diagnosticar los procesos, evaluando al personal y sus funciones, con el fin de evidenciar las falencias, para proponer estrategias de mejoramiento en los procedimientos de esta área. Palabras Claves: Empresa, procedimientos, manual, políticas, cartera.

ABSTRACT

"COOTRACAIME we transport with passion from a mainland", is a Cooperative of public transport of passengers, cargo and commercialization of inputs for transport; Sustainable, socially responsible and sustainable cooperation, whose objective is to ensure the satisfaction of clients, associates, collaborators, suppliers and society in the Cajamarca Region. Our excellent service has high safety standards, respect for the environment, constant innovation and continuous improvement of processes, guided by compliance with legal requirements and to achieve this we are based on the following principles: -Maintain and improve environmental, comprehensive health and work conditions, ensuring resources and compliance with Colombian legislation. -Prevent work accidents and occupational diseases, promoting the culture of self-care and well-being of workers. -Prevent pollution, minimizing the environmental impacts of the operation. -To promote the participation of the working population in risk management, promoting good environmental, safety and health practices at work for visitors, suppliers, associates, users and society in general. -Create habits of waste use and make a correct final disposal of them.

In this work, the analysis of the procedures that hinder the collection work in the portfolio area is carried out, it is intended to diagnose the processes, evaluating the personnel and their functions, in order to show the shortcomings, to propose improvement strategies in the procedures of this area.

Keywords: Company, procedures, manual, policies, purse .

INTRODUCCIÓN Las empresas en la actualidad en su amplio desarrollo deben empezar a implementar estrategias de venta en busca del constante crecimiento de sus negocios, y una de los principales factores a los que se exponen son las ventas de sus servicios a crédito generándole de esta manera a los clientes facilidades de pago, tomando como referencia 30 días hábiles para el pago de sus obligaciones con el fin de recolectar la inversión. Las políticas y procedimientos de crédito son fundamentales en una organización, puesto que al no estar bien definidas se puede incurrir en pérdidas de dinero. El riesgo que asumen las empresas al otorgar créditos sin el debido estudio de los clientes hace que el capital de trabajo se vea comprometido, debido a que la mayoría de los deudores no realizan sus pagos a tiempo afectando el flujo de caja. Por consiguiente el buen manejo de la cartera genera beneficios como aumento de su rentabilidad y liquidez, así mismo es de vital importancia tener un control y una supervisión constante de las cuentas pendientes por cobrar, permitiendo tener una cartera más sana. En este trabajo se realizará una propuesta de mejoramiento a la cooperativa cootracaime en el área de cartera, estableciendo políticas y procedimientos favorables, aplicando métodos de cobranza efectivos.

1 CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 TÍTULO DEL PROYECTO Propuesta de mejoramiento Área de Cartera en cooperativa COOTRACAIME LTDA.

1.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN Teoría gestión y control contable.

1.3 PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ¿Cuáles son los factores que afectan los procedimientos en el área de cartera de la Cooperativa cootracaime Ltda.?

1.3.1 Planteamiento del problema. COOPERATIVA COOTRACAIME LTDA es una empresa con falencias en el área de cartera y cobranza, no presenta una buena gestión a la hora de generar el cobro a los asociados y conductores en general dado que no tiene ningún control y seguimiento de los créditos que les permitan saber el estado actual de la cartera de cada uno de ellos.

Además actualmente se manejan lineamientos verbales,

dificultando el control; el error más común es la asignación de créditos que exceden la capacidad de pago de su los asociados. En esta cooperativa los créditos representan un 50% de las ventas de servicios, siendo este un porcentaje muy significativo afectando notablemente la rentabilidad y liquidez.

1.3.2 Formulación del problema. Como minimizar el descontrol en el área de cartera de la cooperativa “COOTRACAIME LTDA¨

1.3.3 Sistematización del problema. ¿Qué procedimientos tiene la organización para asignar créditos a sus clientes?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.4.1 Objetivo general. Implementar un sistema de gestión de cartera “matriz de cartera” en la cooperativa Cootracaime Ltda.

1.4.2 Objetivos específicos. Se han planteado los siguientes: 

Diagnosticar el estado de las cuentas por cobrar actualmente en la Cooperativa COOTRACAIME LTDA.



Identificar los procedimientos que se ejecutan en el área de cartera.



Diseñar un plan de acción para el mejoramiento de área de cartera.

1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 1.5.1 Justificación teórica. El presente trabajo tiene como objetivo analizar las cuentas por cobrar de la cooperativa, ya que cuenta con un problema económico de grande índole que genera de esta manera falencias al momento de recuperar el capital de trabajo invertido, debido a las fallas de la gestión administrativa desde años atrás actualmente la cooperativa cuenta con 163 créditos en mora, y al no existir un seguimiento continuo a los deudores esto ocasiona mora en los pago de los créditos y obligaciones, lo que conlleva a la empresa a entrar en un estado de iliquidez.

Este trabajo es fundamental para la empresa ya que les permitirá tener otra visión con el fin de buscar la manera de recuperar todo el dinero que en momento se podría decir se encuentra perdido. A pesar de contar con herramientas tecnológicas y personal en las diferentes áreas de la cooperativa aún hay mucho desconocimiento de la situación por la que se encuentran pasando.

1.5 MARCO DE REFERENCIA 1.5.1 Referente teórico. A continuación se exponen algunos referentes, así:

Recuperación de cartera deteriorada, reconocimiento bajo NIIF Al momento de realizar el Estado de Situación Financiera de Apertura –ESFA– se hizo la evaluación pertinente de deterioro de cartera, se revisó uno a uno el estado de cada cliente deudor con saldos pendientes y se evaluaron las posibilidades de recuperación de fondos de acuerdo con los indicios establecidos en la Sección 11 de la NIIF para pymes, sobre el deterioro de valor de la cartera. Puede plantearse un caso hipotético en el cual se tenía una cuenta por cobrar de $100 millones al 31 de diciembre del 2014, se elaboró el ESFA y para esa cartera de $100 millones se reconoció un deterioro del 50% es decir el equivalente a $50 millones; sin embargo, en junio del 2015 el cliente solicita información de su estado de deuda a fin de liquidar el compromiso. Si efectivamente el cliente realiza el pago, contablemente esto se denomina recuperación de deterioro de cartera, lo cual genera un ingreso en el estado de resultados. Si en el mismo año se tiene otros deterioros de la misma cartera, podría disminuirse el valor del deterioro de la cartera de manera global, pero si definitivamente el deterioro fue en un año y la recuperación en otro, es un ingreso con impacto en el

estado de resultados, es además un ingreso de tipo ordinario porque las operaciones con clientes, incluyendo el recaudo de cartera deteriorada, siempre serán ordinarios. En síntesis, en el momento en que la empresa reciba el pago de la deuda que se había deteriorado para la presentación del ESFA, debe evaluar si tiene gastos por deterioro y, en ese caso, puede disminuirlos; de lo contrario, reconocerá un ingreso en el estado de resultados por concepto de recuperación de deterioro de cartera.

Políticas de las cuentas por cobrar

Para Álvarez (2001, p. 28), “una política es una guía clara hacia donde deben encaminarse todas las actividades de una misma clase, también es un lineamiento que permite tomar decisiones con respecto a situaciones rutinarias”. Son aplicables en la mayoría de los casos y sus excepciones solo serán autorizadas por alguien competente. Para tal efecto, las políticas maximizan el nivel de utilidades obtenido por la organización, puesto que evitan retrasos, errores, al igual que pérdida de tiempo durante la ejecución de actividades. Del mismo modo, Reyes (2002, p. 169), define a las políticas como “los patrones generales que tienen por finalidad orientar la acción, dejándoles a los superiores más campo para las decisiones que les corresponden tomar, por lo cual, sirven para enunciar, interpretar o reemplazar las normas concretas”. A su vez, plantea que son los medios básicos para autorizar a las personas la ejecución de cierta actividad o función y que dicha actividad sea realizada con el sentido realmente requerido. En relación a este punto, Coopers y Lybrand (2002, p.173) consideran “las po líticas como criterios que posee la administración y que son la base para el establecimiento del control”, según lo anterior, se observa una congruencia en las afirmaciones de Álvarez (2001) y Reyes (2002), pues de una manera u otra todos plantean que las políticas dirigen la acción de las personas, con la finalidad de lograr que todo se lleve a cabo de la manera deseada, obteniendo el fin previsto.

Por ende, las políticas de las cuentas por cobrar, son las directrices que fija la organización orientadas a controlar los aspectos referentes al crédito que se otorga a los clientes en la venta de bienes o en la prestación de un servicio, con la finalidad de garantizar el cobro de los mismos en el momento establecido. Existen varias políticas que deben emplearse para el manejo efectivo de las cuentas por cobrar, como lo son: las políticas de crédito, las políticas de administración y las políticas de cobranzas.

Cuentas Incobrables Las cuentas incobrables o de difícil cobro se originan en una venta que fue a crédito, Los riesgos que toman las empresas a la hora de realizar una venta a un cliente por Crédito deben ser evaluados la capacidad de pago, contando con que en el mercado Hay una alta probabilidad de que no paguen. Las cuentas de difícil cobro dependen 20 de las políticas y procedimientos que tenga la empresa, si es el caso en que la Empresa hay políticas blandas o inexistentes, si la gestión es ineficiente aumenta el Riesgo de que se entregue cierta cantidad de mercancías que muy probablemente el cliente no pague (Gerencie, 2017, párr. 2-7). Definiciones: Venta a crédito: se habla de venta a crédito cuando el cliente pasa por el proceso de aprobación de cupo para así poder dar consecuencia a la entrega de un bien o servicio. Venta directa: cuando se habla de una venta directa se entiende que es un intercambio directo de un bien por otro o dicho de otra manera que es una venta de contado. Venta por pago anticipado: el gestor de la venta realiza previamente un acuerdo

de pago anticipado al despacho de la mercancía. Cartera: informe que registra los movimientos de carácter crediticio con el cliente de la empresa, por el concepto de una venta de un bien o servicio a un determinado plazo. Solicitud de crédito: formato interno que se maneja en la mayoría de las empresas que brindan un crédito a sus clientes, con el fin de tener un previo control. Gestión de cartera: son todas las actividades que se realizan para brindar un apoyo sobre las cuentas por cobrar de la compañía.

Contrato de crédito Según el código de comercio en su art. 1400: Se entiende por apertura de crédito, el acuerdo en virtud del cual un establecimiento bancario se obliga a tener a disposición de una persona sumas de dinero, dentro del límite pactado y por un tiempo fijo o indeterminado. Si no se expresa la duración del contrato, se tendrá por celebrado a término indefinido. (El Presidente de la República de Colombia, 1971, párr. 1) Deudor Según el Decreto 2650 de 1993, que habla sobre la cuenta 13 “Deudores”, Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales. Comprende entre otras las siguientes cuentas: Clientes, Cuentas Corrientes Comerciales, Cuentas por Cobrar a Casa Matriz, Cuentas por Cobrar a Vinculados Económicos, Cuentas por Cobrar a Socios y Accionistas, Aportes por Cobrar, Anticipos y Avances, Cuentas de Operación Conjunta, Depósitos, Promesas de Compraventa, Ingresos por Cobrar, Retención 19 % sobre Contratos, Anticipo de Impuestos y Contribuciones o Saldos a Favor,

Reclamaciones, Cuentas por Cobrar a Trabajadores, Préstamos a Particulares, Deudores Varios, Derechos de Recompra de Cartera Negociada y Deudas de Difícil Cobro. En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y verificable. (El Presidente de la República de Colombia, 1993)

1.5.2 Referente legal. Aplicación de aspectos legales. Depuración de cartera de imposible recaudo en las entidades ARTÍCULO 2.5.6.1. Objeto. El presente Decreto reglamenta la forma en la que las entidades públicas del orden nacional, podrán depurar la cartera a su favor cuando sea de imposible recaudo, con el propósito de que sus estados financieros revelen en form...