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Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional

Paola Lizcano, Wilman Santiago y Esteban Parra Faculta de Ciencias Administrativas, Fundación Universitaria del Área Andina Grupo 807: Diagnostico Empresarial 12 de abril 2021

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Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional

Paola Lizcano, Wilman Santiago y Esteban Parra Profesor: Jesús Salcedo Mojica Faculta de Ciencias Administrativas, Fundación Universitaria del Área Andina Grupo 807: Diagnostico Empresarial 12 de abril 2021

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Contenido Introducción...........................................................................................................4 Cultura Organizacional..........................................................................................5 Clima organizacional.............................................................................................5 Comunicación interna............................................................................................6 1. Grupo BIMBO...................................................................................................7 2. Encuesta.............................................................................................................8 3. Identificación del problema...............................................................................9 4. Análisis de la situación....................................................................................10 5. Justificación de la propuesta............................................................................10 6. Acciones a realizar...........................................................................................11 7. Costos..............................................................................................................14 8. Diagrama de GANNT......................................................................................14 Conclusiones........................................................................................................15 Referencias..........................................................................................................16 Anexos.................................................................................................................17

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Los seres humanos en su día a día vamos tras la búsqueda de un entorno agradable y cómodo en todos los aspectos, buscando el rendimiento dependiendo el enfoque, buscando dar cumplimiento a nuestros objetivos, para lo cual es más que importante percibir y generar un buen ambiente o clima organizacional. El clima laboral es uno de los términos más utilizados que describe un grupo de características puntuales de una organización o una gran parte de esta de acuerdo a lo que perciben y como se sienten los funcionarios, esta interacción está ligada de acuerdo a la comunicación interna entre colaboradores y áreas de trabajo con la estructura organizacional y con los procesos establecidos que permiten medir la conducta y el desempeño en la compañía, por consiguiente en este documento vamos en busca de realizar un estudio que nos permita validar y diagnosticar en qué situación se encuentra el nivel de sano ambiente y satisfacción del clima organizacional de la compañía Bimbo, identificando las oportunidades de mejora y proponiendo planes de acción para generar un buen ambiente aumentando la productividad en los colaboradores.

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Cultura Organizacional Para toda organización es determinante contar con una cultura sólida y ampliamente difundida entre sus empleados. La cultura organizacional en la actualidad está cobrando gran relevancia para las organizaciones, puede ser una fortaleza la cual puede encaminar al éxito. La cultura organizacional permite que cada una de las organizaciones se diferencien, en aspectos tales como valores, creencias, costumbres, actividades y procesos, donde todo esto se reúne en la personalidad autentica de cualquier organización. No existe organización sin una cultura inherente, que la identifique, la distinga y oriente su accionar en sus modos de hacer, rigiendo sus percepciones y la imagen que su público tenga de ella. Clima organizacional Desde que el tema de Clima Laboral despertara interés en los estudiosos, se le ha llamado de diferentes maneras, entre las que podemos mencionar: Ambiente, Atmósfera, Clima Organizacional. Las pequeñas y medianas empresas dedicadas al servicio deben crear un ambiente que satisfaga las necesidades de su personal, así como las de sus clientes. La percepción del clima organizacional está determinada por la historia del trabajador, de sus anhelos, de sus proyectos personales y de una serie de ideas preconcebidas sobre sí mismo. El Clima Laboral puede ser vínculo u obstáculo para el buen desempeño de la empresa y puede ser un factor de distinción e influencia en el comportamiento de quienes la integran, por lo tanto, su conocimiento proporciona retroalimentación acerca de los procesos que determinan los comportamientos organizacionales, permitiendo,

6 además, introducir cambios planificados, tanto en las conductas de los miembros y su satisfacción como en la estructura organizacional. La importancia del conocimiento del clima laboral se basa en la influencia que este ejerce sobre el comportamiento de los trabajadores, siendo fundamental su diagnóstico para el diseño de instrumentos de gestión empresarial. Comunicación interna La comunicación interna se produce en todas las empresas, independientemente de cuál sea la actuación de la Dirección, y de si tiene o no planes de comunicación. Es imposible controlar la comunicación interna, pero es posible canalizarla a través de un planteamiento estratégico. La comunicación en el ámbito laboral aparece como un elemento fundamental, independientemente de las características de la empresa. Una comunicación eficiente unifica las distintas actividades que se dan dentro de la organización y favorecen la identificación de los trabajadores con su tarea. Para que la comunicación en la empresa sea efectiva, es necesario conocer los distintos tipos de comunicación que se dan dentro de ella, así como los soportes más habituales que se utilizan. Porque los problemas más graves en las empresas tienen su origen en una comunicación deficiente, ya sea interna o externa.

7 1. Grupo BIMBO Somos líderes a nivel mundial en la industria de la panificación por volúmenes de producción y ventas. Producimos y distribuimos pan de caja fresco y congelado, bollos, galletas, pastelitos, englihs muffins, bagels, productos empacados, tortillas, botanas saladas y confitería, entre otros. Tenemos presencia en 33 países de América, Europa, África y Asia, contamos con una de las redes de distribución más grandes del mundo gracias a la visión de nuestros fundadores, somos pioneros en integrar el concepto de sustentabilidad en la empresa y sentar las bases que formalizan su aplicación en México y el mundo.

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PROPÓSITO

Alimentar un mundo mejor.

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MISIÓN

Alimentos deliciosos y nutritivos en las manos de todos.

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VISIÓN

En 2020 transformamos la industria de la panificación y expandimos nuestro liderazgo global para servir mejor a más consumidores.

 CREENCIAS  Valoramos a la persona  Somos una comunidad  Conseguimos resultados  Competimos y ganamos  Somos operadores eficaces  Actuamos con integridad  Trascendemos y permanecemos en el tiempo

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2. Encuesta

Imagen 1. Fuente Propia. Parra, E. (2021)

9 3. Identificación del problema a cargo del departamento comunicación En las organizaciones se debe garantizar que los directivos desarrollen por parte de los líderes, habilidades para que los colaboradores sean tratados adecuadamente, como lo ha establecido Alvarado (2012), las compañías adoptan una personalidad empresarial derivada de un conjunto de actitudes, principios, valores, normas y costumbres que comulgan en la organización más conocida en el ámbito empresarial como cultural organizacional. El principal problema que afronta las empresas, es el mal manejo de las “comunicaciones internas”. Este problema daña la eficiencia, productividad y el clima laboral, repercutiendo en la productividad tanto del trabajador como de la compañía. Se entiende que un buen equipo debe poseer una comunicación y coordinación que permita detectar los diferentes problemas antes de que surjan, contar con un seguimiento continuo de los objetivos y mejorar en base a lo aprendido. Los principales problemas que se obtienen de no tener una buena comunicación interna son: 

El Desconocimiento del Organigrama.

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El Mal Clima Laboral.

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Mal Flujo de la Información. De acuerdo a los resultados de la encuesta podemos deducir que las condiciones

en la compañía teniendo en cuenta sus valores corporativos son óptimas, pero a la vez se evidencia que en la mayoría del personal se desconocen factores claves como lo son la misión y la visión de la compañía y para la mayoría de las personas encuestadas la empresa no se encuentra preparada para resolver conflictos internos, para llevar a cabo un plan de acción se propone llevar a cabo capacitaciones, reuniones de integración y

10 celebraciones con los colaboradores, teniendo un acercamiento directo y generando la confianza necesaria. 4. Análisis de la situación a cargo del departamento RRHH La comunicación interna no manejada asertivamente, puede en determinado momento poner en riesgo el alcance de los objetivos de una compañía y ser un factor que altere los procesos de la empresa lo que provocará afectación en el servicio al cliente, produciendo resultados nefastos para la organización, ya cada área se enfoca en metas individuales sin una retroalimentación y coordinación hacia los objetivos organizacionales y visión. Según (Arenas, 2018), una comunicación efectiva es aquella que logramos transmitir de manera que cumpla con los objetivos esperados, sobre todo, evitando cualquier problema con la interpretación que le den los interlocutores; para el caso de BIMBO sus colabores no han percibido de la mejor manera la forma como se diseñan los procesos y según los análisis aplicados a las encuestas realizadas, algunos de los empleados consideran que no son tenidos en cuenta. Se busca con las capacitaciones empoderamiento y aumento del sentido de pertenencia por parte de los colaboradores, enfocados en los valores corporativos y el direccionamiento estratégico. Como objetivo principal y enfocados en la detección de nuevas oportunidades buscamos mejorar en un gran porcentaje que los colaboradores generen y perciban un clima organizacional mucho más agradable, convirtiendo este aspecto y este objetivo como uno de los valores institucionales, demostrando a toda la planta que la compañía vela por su bienestar y un ambiente sano entre todos sus compañeros. 5. Justificación de la propuesta Actualmente vivimos en una sociedad, donde la innovación se convierte en una estrategia de competencia muy importante, teniendo en cuenta, que en base a ello se

11 genera la estructura de una compañía, por tal motivo, iniciando con la identificación del problema que tiene la empresa BIMBO, donde la comunicación interna es uno de los factores que ha impedido realizar procesos concisos, y se vuelve necesario generar herramientas imprescindibles para sostenibilidad de la empresa y su crecimiento. Para mejorar esta situación el departamento de COMUNICACIÓN a cargo de Esteban Parra, FINANCIERO a cargo de Paola Lizcano Y DE RECURSOS HUMANOS a cargo de Wilman Santiago, realizarán una propuesta que fortalezca el sentido de pertenencia y desarrolle en nuestro personal humano una cultura empresarial. BIMBO ha desarrollado una herramienta que servirá como guía para potencializar el poder que poseen los colaboradores y de la mano con la empresa, juntos construirán una marca absolutamente poderosa. 6. Acciones a realizar Somos una empresa con sentido humano, reconocemos la dignidad de la persona, valoramos el talento, la experiencia, el conocimiento y la opinión de nuestros colaboradores, desarrollamos a nuestro talento para alcanzar su máximo potencial por eso son más que colaboradores. Por eso se diseñado es el eslogan, en tus manos está la clave, para una fácil recordación tomamos la mano y cada uno de los dedos que representan una acción. la propuesta esta divida en 5 atributos que son las siguientes:

Imagen 2. Fuente Propia. Santiago, W. (2021)

12 Cada atributo enmarcara una acción a seguir, pues entre todos está el compromiso de trabajar en equipo. 

Seguridad y bienestar: el pulgar es el dedo del optimismo, En Grupo Bimbo estamos comprometidos a proporcionar un ambiente de trabajo libre de riesgos que asegure la integridad física de nuestros colaboradores y fomente estilos de vida saludable, estamos seguros que informándote de los procesos de la compañía tendremos un mejor empeño en nuestras labores, desde el área de Área de SST los coordinadores de cada planta, crearan un tablero de anuncios, donde semanalmente colgaremos newsletters que te mantengan informado de noticias puntuales e interesante de lo que sucede en la compañía, promoviendo desde ahí la participación de los empleados que pueden usar este medio para comunicarse y poner en marcha iniciativas interesantes.

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Impulso del talento local: el índice es un dedo guía, nos apoyamos en una estrategia de movilidad global para asegurar que los líderes con potencial de desarrollo puedan expandir sus carreras, aceptando retos en diferentes mercados y al hacerlo, obtengan conocimiento y experiencias que les ayuden a crecer personal y profesionalmente, por eso brindamos información completa, transparente y de fácil comprensión, abriendo nuevos canales de comunicación donde informaremos absolutamente todo lo que ocurre en la empresa de primera mano, el área de RRHH en compañía del área de TISC a través de sus líderes, crearan y alimentaran una intranet corporativa GB University donde encontraremos los procesos de la compañía, videos corporativos de noticias importantes, cursos lúdicos y los aplicativos que ayudan al desarrollo de tus actividades laborales.

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Modelo de compensación: el dedo corazón busca el equilibrio y da soporte a todo lo que se realiza, por parte del grupo BIMBO continuaremos desarrollando nuevas y

13 mejores iniciativas para reconocer y recompensar a nuestros colaboradores de alto desempeño, a través del área de RRHH y área comercial, desarrollaremos un modelo de compensación total que incluye: remuneración, beneficios, carrera y vida y trabajo. 

Inclusión: el anular es un dedo de compromiso, pues cada interacción es única e importante, una de las formas en que valoramos a las personas es la convicción de que la diversidad nos enriquece y la inclusión nos fortalece, el área de RRHH a través de nuestras políticas en diversidad e inclusión que incluye: política global de diversidad e inclusión, política sobre el acoso y la discriminación, política de maternidad y paternidad y política flexibilidad laboral, por eso crearemos un buzón de sugerencia en cada departamento pues la empresa es importante conocer tus sentimientos e ideas que puedan aportar a la innovación de los procesos.

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Capacitación: el meñique es el dedo del pacto, pues estamos siempre disponibles cuando nos necesitan, manteniéndolos siempre informados y anticipándonos a sus necesidades velando siempre por su seguridad, la capacitación es uno de nuestros pilares fundamentales dentro de Grupo Bimbo. Por ello, desde el primer año laboral el área de RRHH les ofrece a los colaboradores programas de capacitación en contenidos institucionales y de acuerdo a su puesto y responsabilidad les proporcionamos los cursos técnicos necesarios subsecuentes. Es así como los jefes directos y responsables de Desarrollo de cada Organización promueven la oferta disponible en GB University, nuestra plataforma interna de gestión del aprendizaje. Los jefes de Desarrollo dan seguimiento mensual al cumplimiento del plan anual de formación y capacitación presencial y a través de nuestro Comité de GB University se comunica y da seguimiento a los cursos de carácter global. Con estas acciones

14 demostramos nuestro compromiso de impulsar el crecimiento y desarrollo significativo para todos los colaboradores. 7. Costos a cargo del departamento Financiero. Para implementar la propuesta tendremos en cuenta el número de empleados que tenemos en los continentes donde tenemos presencia, el tamaño de la organización podemos observarlo en la siguiente grafica.

Imagen 3. Fuente: https://grupobimbo-com-custom01-assets.s3.amazonaws.com/s3fs-public/GrupoBimbo-Reporte-Anual-2019_0.pdf.

El costo de la propuesta será el 1% de las ventas netas del año anterior, el dinero será distribuido de acuerdo al número de trabajadores que tenga cada planta en los diferentes países donde tenemos presencia. Distribuido por acción así:

8. Diagrama de GANNT

Imagen 4. Fuente Propia. Lizcano, P. (2021

Conclusiones

15 Los procesos dentro de una organización generan una estructura que enlaza las diferentes áreas logrando cumplir los objetivos y metas. Para diseñar un proceso, es importante que las áreas que estén involucradas sean partícipes en la elaboración del mismo, con el fin de no llegar a tener un reproceso a futuro. Para la implementación del proceso de transformación cultural se recomienda hacer contratación de personal especializado (Psicología, inteligencia emocional, coach organizacional) Se sugiere hacer una inducción y reinducción de empleados, donde se brinden herramientas claras sobre funciones, líneas de mando, planeación estratégica, portafolio de servicios, políticas, valores corporativos, socialización de procesos y procedimientos implementados para que se realicen las labores de una manera satisfactoria. Efectuar periódicamente comités primarios a fin de realizar seguimiento a los procesos implementados y que permita la efectiva retroalimentación y evaluación del cumplimiento de los objetivos planteados.

Referencias

16 Alvarado, H. (2012). Comportamiento organizacional. recuperado de http//books.google.com.co/books?id=mzZCDwAAQBAJ. Arenas, M. (2018). ¿Cómo lograr una comunicación asertiva en el trabajo? Revista Dinero. Juárez, F. (2017). Comunicación organizacional. Recuperado de https://slideplayer.es/slide/4014710/. Ciara, E y Velasquez, D. (2016). Clima laboral. Recuperado de https://es.slideshare.net/ElianaCairaMamani/clima-laboral-62408086. Hernandez, J Y Murillo, L. (2011). Diagnóstico del clima organizacional en el despacho Carvajal & colegiados contadores públicos autorizados para el 2011. Recuperado de https://es.slideshare.net/UMAGISTER/memoria-de-graduacin-paraoptar-por-el-grado-de-bachiller-en-administracin-de-recursoshumanos#:~:text=4-,DIAGN%C3%93STICO%20DEL%20CLIMA %20ORGANIZACIONAL%20EN%20EL%20DESPACHO%20CARVAJAL %20%26%20COLEGIADOS,P%C3%9ABLICOS%20AUTORIZADOS%20PARA %20EL%202011&text=%EF%82%A1%20La%20percepci%C3%B3n%20del %20clima,ideas%20preconcebidas%20sobre%20s%C3%AD%20mismo. Parra, E. (2021). Encuesta laboral. Imagen 1. Santiago, W. (2021). Eslogan en tu mano está la clave. Imagen 2. Tamaño de la organización. Recuperado de https://grupobimbo-com-

custom01-assets.s3.amazonaws.com/s3fs-public/Grupo-Bimbo-Reporte-Anual2019_0.pdf. Imagen 3. Lizcano, P. (2021). Diagrama de GANNT. Imagen 3.

Anexos Grafica 1

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Conoce la misión, visión, principios y objetivos de la organización 120.00 100.00

97.14

80.00 60.00 40.00 20.00 0.00

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Grafica 2

La organización muestra interés por su desarrollo profesional y laboral 120.00 100.00

98.64

80.00 60.00 40.00 20.00 1.35

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