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Eduardo Soeiro nº 89727Metodologia do Projeto MultimédiaO que é um projeto? Um projeto é: aquilo que planeamos fazer; o desígnio 1 ; um plano. O que é um projeto multimédia? Para a realização de um projeto multimédia, é necessário projetar e seguir uma metodologia de gestão. Preparar o jantarDesenvo...

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Metodologia do Projeto Multimédia O que é um projeto? - Um projeto é: - aquilo que planeamos fazer; - o desígnio1; - um plano.

O que é um projeto multimédia? - Para a realização de um projeto multimédia, é necessário projetar e seguir uma metodologia de gestão.

Preparar o jantar

Desenvolver um projeto multimédia

Certeza

Incerteza

Continuidade

Descontinuidade

Tarefas repetitivas

Tarefas não repetitivas

- risco

+ risco

Num projeto multimédia, tem de haver a mitigação dos riscos, de modo a minimizá-los.

Conceito de Projeto: - Ideia/intuito de executar algo com uma finalidade definida; - Representação em perspetiva e instrumento de mudança; - Estudo e execução de uma obra complexa, cujo desenvolvimento depende da evolução faseada de diferentes atividades e circunstâncias, com o envolvimento de diferentes participantes; - Trabalho não repetitivo, ainda que planificado e realizado de acordo com especificações técnicas determinadas, e com objetivos de custos, investimentos e prazos pré-definidos.

Num projeto tem de haver uma perspetiva daquilo que vou alcançar, e ter as ferramentas que me apoiem em caso de mudança.

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Desígnio – É aquilo que se pretende fazer/conseguir

Eduardo Soeiro nº 89727 Novas Tecnologias da Comunicação

Projeto Tarefas Pessoas Vários perfis

Por vezes, uma pessoa pode ter várias tarefas/perfis (por exemplo, ser designer mas também ajudar na parte da programação).

Características dos projetos: - evolução dinâmica no tempo (não é linear); - princípio e fim claramente identificáveis; - sequência/interligação de atividades/tarefas; - objetivo específico; - resultados mensuráveis; - identidade própria; - envolvimento de uma elevada variedade de meios e competências; - desenvolvimento numa lógica marcada pela descontinuidade (atividades únicas/não repetitivas2); - influência de fatores externos; - nível elevado de risco; - baliza orçamental.

Num projeto, o cliente pede sempre um fim, o mais breve possível. Num projeto existe sempre o envolvimento de uma elevada variedade de meios (tecnologias, sistemas operativos,…) e competências (programadores, designers,…).

2

Um trabalho, ao não ser repetitivo, apresenta inovação.

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Um cliente diz: - quanto oferece (€); - quando quer; - o que quer.

Custos Tempo Tarefas

3 dimensões principais

Normalmente, há pessoas que associam o custo de um projeto ao seu vencimento. - Por exemplo, um projeto de 10.000€ Podemos ganhar 1.000€/2.000€, pois nesse projeto existem outros custos associados.

Quando orçamentamos um projeto para um cliente, esse orçamento tem de ser pensado um pouco mais acima. Em vez de pedirmos 10.000€, vamos pedir 12.000€. A isto chamamos de overhead3. Assim ficamos com uma margem para outras despesas adicionais como por exemplo limpeza, luz, etc.

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O overhead permite reduzir custos através do controlo dos custos indiretos. Normalmente é de 20%.

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Dimensões do Projeto Multimédia

Custos/Recursos - Montante disponível (atribuído a cada rubrica orçamental); - Recursos humanos (com competências diversas e afetos a diferentes tarefas); - Equipamento; - Deslocações; - Aquisição de serviços/subcontratação4; - Etc…

Dependentes do tempo e das tarefas

Tempo - Calendarização das tarefas; - Em função dos recursos disponíveis e dos prazos; - Apresentado numa timeline/cronograma/diagrama de gantt; - A falta de recursos humanos é o principal fator de atraso dos projetos.

Dependentes dos custos e das tarefas

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Subcontratação – Contratar pessoas estranhas à empresa para conseguir completar os objetivos do projeto (por exemplo, um expert em modelação 3D)

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Tarefas - Calendarizadas no tempo; - Com implicações específicas nos custos/recursos; - Adaptadas à aplicação/serviço a produzir/desenvolver

Dependentes dos custos e das tarefas

É necessário equilibrar os CTT, no sentido de não permitir que uma das dimensões se assumam como uma força orientadora.

O controlo do projeto multimédia depende, muitas vezes, da: - manutenção deste equilíbrio; - manipulação das forças e das frquezas de cada dimensão.

“Espera-se que um gestor de projeto produza um produto organizando e controlando recursos, de acordo com as despesas planeadas, num determinado período de tempo e com um nível de qualidade definido.” “Os princípios de tempo, custo e qualidade são importantes, mas não se traduzem diretamente em multimídia.” “Eles podem ser aplicados quando um processo é bem definido e os clientes entendem seu papel no processo de desenvolvimento. (…)” “O gerenciamento multimédia on e offline é muito mais parecido com o gerenciamento da inovação. (…)” “Cada aplicativo multimídia é criado à mão porque o conteúdo é único, mesmo que ferramentas padrão sejam usadas.”

A determinação das dimensões de um projeto multimédia depende da tipologia do mesmo. Diferentes projetos -> diferentes dimensões/forças principais: - Requisitos do utilizador final; - Disponibilidade de materiais; - Etc… Eduardo Soeiro nº 89727 Novas Tecnologias da Comunicação

Trabalho projetual – Condições para o sucesso - Não existência de comprometimentos excessivos na fase inicial do projeto; - Organização do projeto de forma adequada (identificação, análise e desenvolvimento claros dos sub-objetivos/sub-tarefa por fase); - Esforço suplementar de gestão e planificação das atividades que envolvel pontencial de incerteza técnica ou de grande complexidade; - Capacidade de resposta face aos constantes desenvolvimentos tecnológicos (flexibilidade); - Teste e aprovação atempada da linguagem visual e identidade gráfica; - Reutilização e replicação modular sempre que possível.

Principais tarefas de um projeto - Requisitos; - Especificações; - Conceção -> Mokups de alta fidelidade5; - Desenvolvimento; - Testes user experience, testes de carga, etc…

Metodologia projetual - Sistema formal/informal de observação e análise dos métodos utilizados no processo de desenvolvimento do projeto; - Conjunto de processos de gestão de projetos combinados num todo operacional.

- Quanto maior a complexidade do projeto, maior a necessidade de recorrer a uma metodologia de projeto -> Diferentes tipologias de projeto requerem diferentes metodologias de projeto. -> Importa proceder à especificação da metodologia de projeto a adotar em função do tipo de porduto/serviço multimédia a desenvolver.

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Os clientes não sabem interpretar mokups de baixa fidelidade.

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Cowboy coding vs Organização metodológica - Cowboy coding: - Desenvolvimento de software em que os programadores têm autonomia sobre o processo de desenvolvimento, que inclui o controlo do cronograma do projeto, linguagens, lgoritmos, ferramentas, estruturas e estilo de codificação; - Desenvolvimento de aplicações sem enquadramento metodológico: - Inexistência de documentos de planificação, especificação e teste; - Procedimento tipico de micro-equipas; - Porjetos alvo são, na maior parte dos casos, de magnitude muito reduzida.

O sucesso dos projetos depende apenas das competências e experiência dos indivíduos.

Cowboy coding = Desprezo pelas práticas de controlo de qualidade, teste e validação. Iterações transdisciplinares e inexistentes.

- Organização metodológica (metodologia projetual): - Dois tipos de modelos: - Modelo de Cascata; - Modelo V.

Modelo de Cascata: - Enquadramento metodológico clássico de desenvolvimento de aplicações multimédia: - Lógica de desenvolvimento sequencial e faseada (ex. dos modelos de Strauss e Friedlein); - Influência clara nos atuais processos de implementação e controlo de projetos multimédia(nomeadamente nos modelos de Agile).

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Figura 1 - Modelo de Cascata

Modelo V: - Submodelos do modelo de cascata, com ênfase na componente de teste e validação: - Lógica de desenvolvimento sequencial e faseada mas iterativa; - Valorização dos processos de validação, correção e teste de cada uma das componentes.

Figura 2 -Modelo V

O modelo em V torna o trabalho mais de acordo com aquilo que o cliente deseja. O cliente está sempre dentro daquilo que está a acontecer no projeto.

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Modelo de Strauss -> 5 fases não-lineares e não-sequenciais: 1. 2. 3. 4. 5.

Análise e planeamento; Design e prototipagem; Implementação; Teste; Manutenção e suporte.

Figura 3 - Modelo de Strauss

Modelo de Friedlein -> 4 fases com diferentes sub-etapas: 1. Pré-produção a. Clarificação do projeto; b. Definição da solução; c. Especificação do projeto; 2. Produção a. Conteúdos; b. Design e construção; c. Teste e lançamento; 3. Manutenção 4. Avaliação

Figura 4 - Modelo de Friedlein

Equilíbrio na duração das fases

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Diversidade no envolvimento faseado dos membros da equipa

Planificação e Planeamento “Os gerentes de inovação bem-sucedidos tentam controlar o projeto mais cedo do que os gerentes de projetos tradicionais, porque quanto mais cedo o controlo é assumido, mais cedo diminuem os riscos de interrupção do progresso do projeto.” (Finney,1999)

O plano de projeto dá informação útil, tanto a mim como ao cliente.

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Planificar/calendarizar/antecipar* 1. Identificar as tarefas a realizar (a partir da especificação de requisitos funcionais); 2. Sequencializar as tarefas; 3. Identificar as dependências entre trefas; 4. Calendarizar as tarefas; 5. Atribuir recursos humanos às tarefas.

*Antecipar – Temos de contar com um tempo extra caso surjam problemas, ou seja necessário melhorar algum aspeto

Planificação projetual > Planificação dinâmica - Planificação Dinâmica – Sujeita a reformulações ao longo do desenvolvimento do projeto (gestão e atualização do plano).

Strauss diz-nos que: - Todos os gráficos e relatórios devem ser vistos como trabalhos em processo que estão continuamente em fluxo e que mudam para refletir, com precisão, o projeto; - Esses gráficos e relatórios não pretendem ser um modelo teórico, pois os projetos multimédia estão sujeitos a eventos e progressos imprevisíveis. Aí os gráficos PERT e GANTT devem ser revistos, modificados e atualizados continuamente para refletir o estado atual das coisas.

No entanto… - É importante fixar e cumprir deadlines para o cumprimento de determinadas tarefas-chave.

“É importante que mantenhas os prazos realistas, ou vais começar a comprometer a qualidade, saltar testes, hackear códigos e vais ficar acordado a noite toda e o fim de semana numa tentativa desesperada de reunir o site prometido a tempo” (Friedlein, 2001)

Eduardo Soeiro nº 89727 Novas Tecnologias da Comunicação

Planificação projetual > Ferramentas de apoio à planificação Diagrama de GANTT - Desenvolvido pelo físico David Gantt; - Sistema de eixos coordenados: - Atividades/tarefas no eixo das ordenadas(y); - Tempo no eixo das abcissas (x). - Orientados para a planificação temporal; - Análise fácil, direta e imediata.

Figura 5 - Diagrama de GANTT

Diagramas de GANTT e PERT - Mapas visuais do progresso do projeto; - Gráficos de referência para toda a equipa; - Visualizar atrasos e redefinir prazos (quando possível); - Monitorizar a evolução do projeto; - Calendarizar as tarefas (previsão das datas de início e fim); - Analisar a progressão do cumprimento de cada tarefa; - Visualizar a data de início e fim de cada tarefa; - Visualizar a percentagem da tarefa que já foi executada; - Prevenir derrapagens no cumprimento do calendário; - Identificar as responsabilidades de cada recurso humano no cumprimento das tarefas.

Que elementos devo incluir nos diagramas de GANTT? Fases do projeto Tarefas a realizar e respetiva estimativa temporal Deadlines das tarefas

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Dependências de tarefas (indicação das precedências) Recursos humanos por tarefa, com % de atribuição Marcos/milestones/metas (objetivos a atingir em cada sequência de tarefas) NOTA: O GANTT deve ser folgado! - Marcar mais tempo para poder gerir deslizes

Tipos de relações de precedência entre as tarefas Acabar para iniciar (ex:. filmar/editar) – A tarefa anterior tem de ser acabada para se poder iniciar a seguinte Iniciar para acabar (ex:. testar/validar) – A tarefa seguinte tem de ser iniciada para a anterior acabar Acabar para acabar (ex:. debbuging de módulos) – Ambas as tarefas devem terminar em simultâneo Iniciar para iniciar (ex:. desenho de componentes) – Ambas as tarefas têm que começar ao mesmo tempo

Planificação projetual > Software de apoio à planificação - Microsoft Project; - Gantter (Google); - GanttPro; - TeamGantt.

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Planeamento Fase de análise e planeamento de Strauss

Objetivos: - Analisar a viabilidade do projeto; - Determinar e diagnosticar os requisitos para o cumprimento do projeto; - Criar um plano de trabalho.

Passos fundamentais: 1. Estudar os requisitos/necessidades do utilizador final (questionários, entrevistas, focus group,…); 2. Especificar os requisitos funcionais principais (especificação em UML, p.e); 3. Criar o plano de trabalho (detalhar CTT: orçamento, GANTT, tarefas).

Flexibilidade do plano “… o objetivo não é criar o plano de trabalho perfeito, mas planear o projeto em detalhes suficientes para prever problemas significativos e lidar com eles. Em algum momento, a análise deve terminar e o desenvolvimento deve começar.” (Strauss, 1997)

Funil de decisões - A maioria e as mais importantes decisões ocorrem na fase de análise e planeamento; - Quando já é pouco ou nada há para decidir, o projeto entra na reta final.

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Quando este funil se contraria, ou seja, menos análise e planeamento e muitos testes, isso vai demonstrar que esse projeto teve uma grande falta de planeamento.

Fase de pré-produção de Friedlein

3 etapas de pré-produção (com orientação a 4 dimensões principais): Dimensão comercial

1. Clarificação do projeto (Porquê?) 2. Definição da solução chave (Como?) 3. Especificação (O que?)

Dimensão criativa Dimensão técnica Dimensão dos conteúdos

1. Clarificação do projeto/definição de requisitos (Porquê?) - Briefing; - Primeiro esboço do orçamento, calendário e recursos envolvidos; - Definição dos objetivos e requisitos do projeto (comerciais, criativos, técnicos, de conteúdo)

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2. Definição de soluções (Como?) a. Soluções comerciais/estratégicas: - Estudos de viabilidade, análise de mercado (competição, risco de investimento, etc) e estudo do público-alvo; b. Soluções criativas: - Estudo da imagem-chave (nome/marca) da aplicação (grupo de criativos em sessões de brainstorming); c. Soluções técnicas: - Estudos de viabilidade técnica (plataformas, SOs, ferramentas/linguagens de programação e desenvolvimento); d. Do ponto de vista dos conteúdos: - Contacto e negociação com fornecedores, estabelecimento de contratos de cedência de copyright.

3. Especificação (O quê?) - Documento que apresenta as especificações do projeto (comerciais, criativas, técnicas e de conteúdo) - Decorre do trabalho efetuado nas etapas 1 e 2; - Deve envolver toda a equipa de projeto e circular como documento chave.

“É a sua Bíblia, comprometendo-o com o que você deve entregar, como e com que recursos e quando.”(Friedlein, 2011)

Componentes principais do documento de especificação: - Objetivos do projeto; - Mapa de navegação preliminar; - Especificação funcional; - Especificação técnica; - Plano de conteúdos; - Estratégia de marketing; - Estratégia de teste e avaliação; -Estratégia de atualização e manutenção; - Calendarização (GANTT); - Orçamento.

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Orçamentação “Não pense que colocar um orçamento na parte de trás de um documento significa que o cliente o examinará por último.”(Friedlein, 2001)

Os orçamentos… - Devem ser definidos na fase de pré-produção e constatar do documento de especificação; - Asseguram a discussão da abrangência e exequibilidade do projeto; - Pré-condição da aprovação de um projeto; - Principal parâmetro de análise por parte dos clientes. - Condicionam e limitam as despesas de todo o projeto; - Não devem/podem ser alterados durante o projeto.

O trabalho de especificação e orçamentação também é orçamentado? -> Muito raramente. Porém… Não é possível orçamentar sem planificar. -> A componente da planificação relativa à especificação de custos, tempo e tarefas não é paga. Logo… - É, tipicamente, desprezada.

Detalhe orçamental “É importante fornecer o máximo de detalhes possível no orçamento, dividindo o total em custos de componentes para mostrar como foi alcançado o total.” (Strauss,1997)

É necessário: - Orçamentar todas as fases do processo de produção; - Apresentar subtotais por rubricas orçamentais ou por fases do projeto; - Anexar um calendário de pagamentos (quando é que o cliente paga e o quê).

Eduardo Soeiro nº 89727 Novas Tecnologias da Comunicação

Regras da orçamentação Rubricas orçamentais – Organizadas por tipo de custos ou por fazes do projeto ou por mês/ano.

Custos fixos ou overheads: - Custo do projeto à cabeça -> Não dependente da tipologia dos projetos - Eletricidade; - Comunicações; - Renda das instalações (ou amortização); - Material de desgaste; -…

Overheads

Como se calculam os overheads? - Depende de empresa para empresa; - Rondam entre os 20% e os 50% do /.

Projeto – 20.000€ (100%) Overheads – 20%, logo, 4000€ de overheads.

Custos de pré-produção: - Raramente orçamentados - Especificação do projeto; - Conceptualização; - Definição de requisitos e soluções-chave; - Estudo do público-alvo; -…

Custos de produção: - Equipamento [aquisição/amortização]; - Software e hardware (licenças, servidores, etc) [aquisição/amortização]; - Recursos humanos [recurso/mês ou recursos/hora ou tarefa total/mês); - Outsourcing; - Aquisição de conteúdos; Eduardo Soeiro nº 89727 Novas Tecnologias da Comunicação

- Copyright, direitos de autor e propriedade intelectual; - Deslocações; - Testes (de usabilidade, acessibilidade, etc…).

Custos de pós-produção: - Podem constituir um novo projeto/novo orçamento. - Mnutenção e atualização (correção de bugs, introdução de novos conteúdos); - Hosting; - Lançamento (embalagem, distribuição, campanhas de marketing e publicidade).

Buffer zone e risco orçamental: - “… é importante incluir um fator de segurança de pelo menos 15% na estimativa inicial (…) sempre há despesas imprevistas.” (Strauss, 1997)

Deve-se sempre orçamental ligeiramente por cima por forma a permitir a gestão de eventuais derrapagens orçamentais.

- Esta buffer zone acrescida do valor dos overheads permite acomodar os custos do risco de um projeto; - É comum que estes dois valores sejam “o...