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Introducción a los sistemas Se define a un sistema como un “conjunto de componentes interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregación de los elementos” “conjunto de elementos o componentes que interaccionan con el fin de alcanzar un objetivo”De...

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Introducción a los sistemas Se define a un sistema como un “conjunto de componentes interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregación de los elementos” “conjunto de elementos o componentes que interaccionan con el fin de alcanzar un objetivo” Desempeño del sistema y estándares La eficacia es posible definirla como un indicador que nos permitirá conocer en qué medida un sistema logra los objetivos propuestos. Una forma de calcularla es mediante la división entre los objetivos logrados y el total de los objetivos que se fijaron originalmente. Es un término relativo que se usa para comparar sistemas. Otra forma de poder evaluar el desempeño que posee un sistema es a través de la utilización de estándares. Un estándar de desempeño del sistema es un objetivo específico de este. A partir de la fijación de estándares, es posible a través de la comparación con ellos medir el desempeño de un sistema y así determinar las variaciones (que representan su desempeño) y tomar las acciones que sean necesarias para mejorarlo. Principios de los sistemas 1. Principio de la interrelación Debido a la fuerte interrelación entre la estructura y los componentes que constituyen el sistema, cualquier evento tanto externo como interno al sistema produce mutaciones deseadas o no deseadas en él. Esto es como consecuencia de su reacción y adaptación a los nuevos cambios. Cabe acotar que los cambios producidos en un sistema son más fáciles de evaluar y visualizar si estos son físicos. En cambio, en los sistemas considerados abstractos, como los sistemas sociales, se requerirá el consenso de todo el grupo para trabajar eficientemente en el nuevo sistema. 2. Principio de jerarquización Este principio se vincula con el concepto de subsistemas, es decir, un sistema menor inserto dentro de otro mayor. Los subsistemas que conforman a los sistemas se interrelacionan y forman entes complejos no solo por la interrelación, sino también por su jerarquía. A su vez, a los sistemas, para poder estudiarlos mejor y analizar en profundidad su funcionamiento, debemos aislarlos o dividirlos en partes más pequeñas. No se puede estudiar un sistema como un todo, a pesar de que funciona como un todo. 3. Principio de organización Este principio toma como basamento los principios anteriormente mencionados de interrelación y jerarquización, y expresa que no es suficiente que en un sistema estén interrelacionados los componentes con la estructura y que cada componente del sistema tenga un subsistema (jerarquía), sino que además estos componentes deben estar organizados en pos de la búsqueda del objetivo común. Es decir que la organización de los sistemas dependerá de la operatoria definida por la empresa. Podemos afirmar que los sistemas deben ser producto de un proceso de conocimiento racional, relevamiento, diseño, discusión, normalización, capacitación, difusión y seguimiento, que demanda tiempo y dinero para las organizaciones

4. Principio de la significatividad Todo sistema opera en cierto equilibrio dinámico y cualquier cambio que rompa este equilibrio produce costos tanto explícitos como implícitos. Por esto, si se realiza una modificación o cambio, este debe ser significativo, justificado e implicar ventajas por su fuerte implicancia e impacto en los costos inherentes, producto de la transformación. Por último, podemos decir que los cambios frecuentes o contramarchas constituyen el peor camino para obtener sistemas eficaces y eficientes. 5. Principio de la economía de la formalización Todo sistema debe regirse por normas de funcionamiento que alcancen cierto grado de formalidad, podemos decir que la formalización es el conjunto de normas escritas y estructuradas, plasmadas en los manuales organizacionales, que definen funciones, responsabilidades, procedimientos y normas para que todo integrante de la organización las cumpla y que, de esta manera, sea más fácil y eficiente el control. Una organización muy formalizada implica que esta tenga obsesión por el control, lo que traerá como consecuencia organizaciones poco flexibles, a las que les costará adaptarse a los cambios introducidos por el entorno con el cual convive e interactúa. Conceptos relacionados con los sistemas 

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Jerarquía: Este concepto nos lleva a pensar en el de subsistemas. Es decir, para comprender un sistema es necesario, en muchos casos, desagregarlo para profundizar su estudio y comprensión. Por ejemplo, si tenemos un sistema como el ser humano, podemos entender la existencia de subsistemas como el respiratorio o el circulatorio. Totalidad: Un sistema (o subsistema) debe ser considerado en un todo; precisa ser estudiado en la totalidad de sus interdependencias o interrelaciones. No podemos o no debemos aislarlo de sus relaciones, si no, perdemos la noción de los efectos que esto puede generar ante cualquier cambio. Teleología: Es la persecución de un objetivo, ya que todos sus componentes o elementos persiguen el logro de una meta. Atributos: Son aquellas características que identificamos en los elementos del sistema y que se pueden definir en concomitantes o definidores. Los concomitantes son aquellos cuya presencia o ausencia no modifica la entidad, mientras que los definidores son absolutamente necesarios, o el sistema dejaría de ser lo que es. Diferenciación: Dentro del comportamiento de un sistema, cada parte puede tener, y de hecho las tiene, funciones distintas. Equifinalidad: En un sistema podemos llegar al mismo resultado al modificar algunas entradas o procesos. Regulación y homeostasis: Cuando mencionamos el concepto de retroalimentación, indicamos que es un control sobre las salidas y el logro de los objetivos. Aquí es donde se aplican las modificaciones o ajustes necesarios para mantener el equilibrio. La homeostasis es el equilibrio dinámico obtenido mediante la regulación.

Teoría general de los sistemas y enfoques de sistemas Aportes de la teoría general de los sistemas “La teoría de sistemas persigue la comprensión de la complejidad a partir de la identificación en primera instancia del sistema y luego, sin retirar este marco, el análisis de las partes componentes” Un aspecto importante de la teoría de sistemas es que se establece como un nuevo paradigma o modelo de pensamiento de la ciencia, ya que considera que lo interdisciplinario de los conceptos, modelos y leyes es aplicable, en general, a sistemas de cualquier naturaleza. Los modelos  “Un modelo es una abstracción de la realidad que nos sirve para realizar ensayos y manipulaciones sin problemas” El trabajo con modelos posibilita realizar cambios sin afectar al sistema real y, si se aprueban, se implementan. Los modelos recortan la realidad y analizan solamente los elementos necesarios y esenciales. Deben ser de fácil comprensión y utilizar un vocabulario común a la profesión. La jerarquía de sistemas Hablamos de jerarquía de sistemas cuando identificamos que los mismos instrumentos que utilizamos para definir una “cosa” como sistema pueden también utilizarse para definir un elemento de este que, por su complejidad, requiere de un mayor análisis. Si un elemento es visto en sí mismo como un sistema, se lo llama subsistema y se conectará con otros para lograr un fin determinado, que generalmente es producir una salida hacia otra parte del mismo sistema o bien hacia el ambiente. Marcamos también que los objetivos del subsistema siempre deben acompañar al objetivo del sistema mayor. El no cumplimiento de esta regla genera problemas en los sistemas. Hablamos de metasistema cuando nos referimos al sistema mayor que contiene al sistema bajo estudio. Es un sistema que, fundamentalmente, pertenece al ambiente y que lo contiene en su conjunto. Por ejemplo, al analizar el sector de ventas de una empresa como sistema, encontramos que su metasistema es la empresa misma. Es decir, a los efectos de nuestro trabajo, la empresa es el sistema mayor que contiene al sistema bajo estudio y, por ende, determinará sus objetivos y alcance. Enfoques de sistemas El modelo de Churchman muestra gráficamente los cinco elementos básicos de un sistema.

1. Los objetivos: Son aquellas metas o fines generales que son la razón de ser de su existencia, es decir, los motivos por los cuales luchan constantemente. 2. El ambiente: Está constituido por todos aquellos elementos que están fuera de él. Dos rasgos que caracterizan al ambiente son los siguientes:  Incluye todos aquellos elementos que se encuentran fuera del control de un sistema. Este, por lo tanto, no puede ejercer ningún tipo de influencia, o muy poca, sobre ellos. se considera “fijo” y, cuando se estudia algún problema de un sistema, el ambiente debe ser considerado como una “condición”.  Incluye todos aquellos factores que determinan, al menos parcialmente, la forma de desempeño del sistema. Por su parte, tenemos también la competencia, que es otro de los componentes del ambiente que influye en la empresa. 3. Los recursos: Son todos aquellos medios que están a su disposición para llevar a cabo las actividades necesarias para el logro de sus objetivos. A diferencia del ambiente, están dentro del sistema y abarcan todas aquellas cosas que el sistema puede cambiar y utilizar en beneficio propio. 4. Los componentes: Son las misiones, los trabajos o actividades que debe realizar para lograr sus objetivos. Hay que reconocer su énfasis en las funciones de un sistema, en lugar de en la estructura o los grupos funcionales. En las organizaciones formales se pone el énfasis en las divisiones, los departamentos y las oficinas que aparecen en sus organigramas. Al analizar las actividades o las misiones, se puede determinar el valor o importancia que la actividad tiene para todo el sistema. Por el contrario, no parece existir alguna forma de determinar el valor que el desempeño de un departamento tiene para todo el sistema que resulte factible. 5. La gestión: Se refiere a dos funciones básicas: la planificación y el control del sistema.  La planificación incluye todos los aspectos analizados precedentemente, es decir, sus metas u objetivos, su ambiente, el uso de sus recursos y sus componentes o actividades.  El control del sistema comprende tanto el análisis de la ejecución de sus planes como la planificación de cambios. El enfoque de sistemas aplicado a la resolución de problemas La complejidad es inherente a muchos de los sistemas con los cuales interactuamos diariamente y es esta característica la que hace necesaria la utilización de un paradigma distinto para el abordaje de la realidad: el paradigma de sistemas. Para resolver problemas se requiere de una amplia visión, lentes telescópicos que abarquen el espectro total del sistema y que no miren solo una porción aislada de este.

Componentes de los sistemas y su clasificación El estudio de los componentes de los sistemas se puede realizar desde tres puntos de vista:

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ENFOQUE ESTÁTICO: Es aquel que toma la definición de sistemas, descubre cuáles son los elementos que lo integran y luego cuáles son las relaciones entre estos, siempre acorde a los objetivos. ENFOQUE ENTRADA–PROCESO–SALIDA: También llamado modelo insumo– producto, se caracteriza por considerar en primera instancia al proceso como una “caja negra”. ENFOQUE DE SISTEMAS: Enfoque establecido por Churchmann (1993) para comprender las organizaciones como sistemas.

1. Enfoque estático “En todo sistema existen los siguientes componentes: elementos, relaciones y objetivos” Si analizas el sistema “escuela”, los “alumnos” son un elemento. Las características que, junto con el nombre, identifican al elemento se denominan atributos Las relaciones son los vínculos que se establecen entre los elementos del sistema y se corresponden específicamente con acciones, es por ello que se indicarán con verbos. Las relaciones son las funciones que desempeñan cada uno de los elementos. Los objetivos del sistema establecen su razón de ser y el motivo por el cual se agruparon los elementos y se establecieron las relaciones. Los objetivos determinan todos los otros componentes del sistema, de allí la importancia de su correcta definición. 

Los objetivos deben ser formulados en forma clara y precisa, y su redacción debe permitir evaluar su cumplimiento. Llamaremos medida de actuación (o estándar de desempeño) de un sistema a aquellos objetivos definidos en forma completa, clara y cuantitativa, que permiten llevar adelante mediciones y controles. Otros elementos que permiten medir el desempeño de un sistema son la eficiencia y la eficacia. La eficacia mide el grado en el que un sistema cumple sus metas. Se puede calcular al dividir las metas alcanzadas en la realidad con el total de metas establecidas en el plan. Un sistema que establece un objetivo y, más allá de los recursos que insume, lo realiza es un sistema eficaz. 2. Enfoque entrada–proceso–salida Componentes de un sistema: 1. Entrada: Son todos aquellos elementos o componentes requeridos para que el sistema pueda funcionar. Llamados también insumos o input, se corresponden con aquellos elementos que, introducidos desde el ambiente y en forma frecuente, permiten el desarrollo del proceso 2. Límites: Es lo que permite identificar hasta dónde uno tiene acción directa sobre los procesos y qué cosas quedan por fuera. Los límites o fronteras de un sistema demarcan o separan el ambiente del sistema. “A los efectos del análisis permiten distinguir cuáles son los elementos que se encuentran dentro del sistema (y de su control) y cuáles no”

3. Ambiente o contexto: Es el entorno o medioambiente en el cual se desarrolla el sistema, el cual interactúa y se interrelaciona con él. El ambiente es el medio que rodea al sistema y lo afecta. Está compuesto por aquellos elementos de contexto que no pertenecen al dominio del sistema, pero que poseen una influencia tal sobre el desempeño de este que su identificación resulta imperiosa. Son elementos que el sistema no los puede controlar. 4. Retroalimentación: Es una instancia de control para validar si los objetivos han sido logrados según las salidas alcanzadas en el sistema. De esta forma se produce el control del sistema. Las salidas reales son comparadas con las salidas esperadas. Las diferencias originan una nueva entrada al proceso para que se ajusten sus operaciones y lograr, de este modo, las salidas que se espera que brinde el sistema. La retroalimentación es de gran importancia para los administradores y para todos aquellos involucrados en la toma de decisiones. Existen dos tipos de retroalimentación:  Retroalimentación negativa: Este tipo de retroalimentación se efectúa mediante un lazo o ciclo de control. Es la del tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que retroalimenta dentro de un margen crítico de operación al reducir las variaciones de rendimiento respecto de los objetivos o estándares  Retroalimentación positiva: Es el caso contrario, ya que refuerza la operación de un sistema, lo hace continuar con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades. 5. Salidas Son los resultados obtenidos del sistema y deben estar alineados con sus objetivos. También denominadas resultados o productos, son aquellos elementos que egresan del sistema y cruzan los límites hacia el medio circundante. Las salidas se encuentran directamente relacionadas con los objetivos, ya que a partir de ellas se evaluará la actuación del sistema. 6. Procesos: Son el conjunto de relaciones, acciones, pasos que se deben ejecutar durante el período de operación de un sistema. Es el conjunto de actividades que se desarrollan para permitir que las entradas se transformen en salidas. El proceso supone la transformación de las entradas en salidas útiles. Esto implica ejecutar acciones o actividades que modifiquen las entradas Enfoque de sistemas El enfoque de sistemas puede llamarse correctamente teoría general de sistemas aplicada, ya que ésta le proporciona los aspectos teóricos y el enfoque avanza en su aplicación. Clasificación de los sistemas 

Sistemas abiertos: Es aquel que reconoce la presencia del ambiente y actúa en consideración. Son sistemas que continuamente modifican sus procesos o sus elementos (hasta los objetivos) para estar acordes a los cambios que el ambiente produce. Son, por ende, sistemas que perduran en el tiempo. Estos sistemas capturan recursos del ambiente en forma permanente. Para ellos, la información es un elemento de especial importancia, ya que les aporta el conocimiento necesario del ambiente.

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Sistemas cerrados: No reconocen al ambiente como tal, no distinguen sus cambios o, si lo hacen, no actúan en consideración. Son sistemas que agotan sus recursos y no los recuperan. Tienen vida limitada. Es de destacar que la tendencia natural de los sistemas cerrados es hacia la entropía, ya que no hay entradas desde el ambiente que propicien o favorezcan la adaptación. Se dice que son sistemas no permeables. Sistemas probabilistas: Son aquellos sistemas cuyo comportamiento no se encuentra determinado de antemano, aunque sí existen posibilidades determinadas (o probabilidades) de que cumplan con algunos parámetros o reglas dados. Sistemas deterministas: Es determinista si su comportamiento se asocia directamente con la presencia de determinadas causas. Estos sistemas se rigen por la presencia de la dupla causa–efecto. Establecen que no hay milagros ni ocurren hechos al azar, sino que el comportamiento siempre está establecido. Sistema manual: Son aquellos en los cuales, para el desarrollo de las actividades (es decir, la concreción del proceso), no utiliza máquinas, solo recursos manuales. Sistemas automatizados: Son sistemas en los cuales el procesamiento se realiza en forma automática, es decir, con medios no manuales. El procesamiento estará a cargo de equipos de computación, redes, máquinas automáticas, dispositivos de control automatizados y otros.

Otras clasificaciones  Sistemas abstractos: Es solo conceptual, un producto de la mente humana. Sin embargo, de hecho, existen y pueden ser discutidos, estudiados y analizados. “La matemática produce sistemas abstractos que se traducen en modelos matemáticos”. Los sistemas de información son sistemas abstractos, por ejemplo, el software.  Sistemas concretos: Es un conjunto de elementos materiales que opera en relación con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en común. Son sistemas concretos aquellos que podemos comprobar y tocar: sistemas mecánicos y seres vivos.  Sistemas simples: Se refiere fundamentalmente a la calidad de los elementos y las relaciones que lo componen. Un sistema de elementos sencillos de describir y, por ende, de pocas relaciones será un sistema simple. Por ejemplo, una silla.  Sistemas complejos: Estos sistemas se caracterizan por poseer objetivos de difícil definición y no tener un comportamiento preestablecido. Por ejemplo, un conflicto bélico es un sistema complejo. Los entornos en los que se desarrollan los sistemas informáticos son complejos. Los cinco atributos de un sistema complejo son los siguientes:  Frecuentemente, la complejidad toma la forma de una jerarquía, por lo cual un sistema complejo se compone de subsistemas relacionados que tienen, a su vez, sus propios subsistemas.  La elección de qué componentes de un sistema son primitivos es relativamente arbitraria y queda en gran medida a decisión del observador.  Los enlaces internos de los componentes suelen ser más fuertes que los enlaces entre los componentes. Este hecho tiene el efecto de separar la dinámica de alta frecuencia de la dinámica de baja frecuencia.  Los sistemas complejos están compuestos habitualmente de solo unas pocas clases diferentes de subsistemas en varias combinaciones y disposiciones.

 Encontrarás invariablemente que un sistema complejo que funciona ha evolucionado de un sistema simple que funcionaba. Un sistema complejo diseñado desde cero nunca funciona. Sistemas de información en las empresas Las organizaciones como sistemas Las organizaciones se conforman como sistemas socio-técnico integrados, expresamente diseñados para la concreción de algún propósito. Buscan la satisfacción de las necesidades de sus integrantes, como así también las del medi...