Sistemas de Información Gerencial Laudon & Laudon CAP I. REVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMATICA PDF

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Sistemas de Información Gerencial Laudon & Laudon CAP I. REVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMATICA Tanto las empresas grandes como pequeñas usan sistemas de información y redes para realizar sus actividades electrónicamente, con el fin de hacerlas más eficientes y competitivas. Los sistemas de información ayudan a las Cías a: • Extender su alcance a lugares lejanos, • Ofrecer nuevos productos y servicios, • Modificar los puestos de flujo de trabajo, • Tal vez alterar profundamente la forma en que se hacen los negocios. 1.1−¿Por qué Sistemas de Información? Hasta hace poco, la información misma no se consideraba un activo importante de una Cía. , en cambio hoy, para los administradores es indispensable entender los sistemas de información, porque casi todas las organizaciones necesitan éste tipo de sistemas para sobrevivir y prosperar. Qué es un sistema de información? Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten reunir, procesar, almacena y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Además los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores: • a analizar problemas, • visualizar aspectos complejos, • crear productos nuevos. Los sistemas de información contienen información acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de su organización o en su entorno. INFORMACIÓN: Este término se refiere a datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y es útil para los humanos. DATOS: Son flujos de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en la organización o en el entorno, antes de ser organizados y acomodados de tal forma que las personas los puedan entender y usar. Tres actividades de un sistema de información producen la información que las organizaciones necesitan para: − tomar decisiones, − controlar operaciones, − analizar problemas,

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− crear y producir y/o servicios nuevos. Estas actividades son: entrada, procesamiento y salida. La entrada captura o recolecta datos del interior de la organización o de su entorno para ser procesados en un sistema de información. El procesamiento convierte las entradas brutas en una forma que tiene más sentido para los humanos. La salida transfiera la información procesada a las personas que la usarán o las actividades en las que será usada. Los sistemas de información también requieren retroalimentación que consiste en salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organización para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de entrada. Los sistemas formales son aquellos que se basan en definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos para obtener, almacenar, procesar, diseminar y usar esos datos. Operan según reglas predefinidas que son relativamente fijas y no se modifican con facilidad. En cambio los sistemas de información informales, se basan en reglas de conductas no expresas. No existe un acuerdo en cuanto a qué es información ni cómo se almacenará o procesará. Los sistemas de información formales pueden ser manuales o computarizados. Los manuales utilizan tecnología de lápiz y papel. Los sistemas de información computarizados, en cambio se apoyan en la tecnología de hardware y software para procesar y diseminar información (CBIS: sistemas de información basados en computadoras). Los sistemas de información computarizados usan tecnología de computación para procesar datos en bruto y producir información con significado aunque hay una distinción entre: • una computadora y un programa de computadora, • y un sistema de información. Las computadoras electrónicas y sus programas de software son los cimientos técnicos, las herramientas y los materiales de los sistemas de información modernos. Las computadoras son el equipo para almacenar y procesar información. Los programas de computación, o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento por computación. Es importante saber cómo funcionan las computadoras y sus programas para diseñar soluciones o problemas de las organizaciones, pero las computadoras son sólo una parte de un sistema de información. Para entender los sistemas de información es necesario comprender los problemas que pretenden resolver, sus elementos y diseño y los procesos de organización que dan pie a las soluciones. Los sistemas de información desde la perspectiva de los negocios Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de la información a un reto que se presenta en el entorno. Para usar eficazmente sistemas de información, es necesario entender la organización, la administración y la tecnología de información más amplia de los sistemas y la capacidad de éstos para solucionar los retos y problemas del entorno. ORGANIZACIONES 2

Los sistemas de información forman parte de las organizaciones. Los elementos claves de una organización son: su personal, la estructura, los procedimientos. Las organizaciones formales constan de diferentes niveles y especialidades, sus estructuras reflejan una división muy clara del trabajo. Se contratan y capacitan expertos para diversas funciones como: • Ventas y marketing: cuyo propósito es vender los productos y servicios de las organizaciones; • Manufactura: se encarga de producir bienes y servicios. • Finanzas: su propósito es administrar los activos financieros de las organizaciones, • Contabilidad: se encarga de mantener los registros financieros de las organizaciones y de llevar el registro de flujo fondos; • Recursos Humanos: su propósito es atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organización y de mantener los expediente la organización. La organización coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos operativos estándar formales. La jerarquía acomoda el personal en una estructura de pirámide en la que la autoridad y responsabilidad aumenta con la altura. Los procedimiento operativos estándar (SOP): son reglas formales desarrolladas para efectuar tareas, las cuales guían a los empleados en la realización de diferentes procedimientos. La mayor parte de los procedimientos se formalizan y se ponen por escrito. Muchos de los SOP se incorporan en los sistemas de información como por ejemplo la forma de pagar a un proveedor o corregir una factura errónea. Las organizaciones requieren distintos tipos de habilidades y personas: los administradores, los trabajadores de conocimientos (ingenieros, arquitectos) quienes diseñan productos o servicios y crean conocimientos nuevos; y los trabajadores de datos (secretarios, oficinistas) que se encargan de procesar el papeleo de la información; los trabajadores de producción o servicio (maquinistas) quienes producen realmente los bienes de la organización. Cada organización tiene una cultura única, es decir, un conjunto fundamental de supuestos, valores y formas de hacer las cosas. Es posible encontrar partes de la cultura de la organización en un sistema de información: sistema de rastreo de paquetes porque la Cía. tiene como prioridad el servicio al cliente. Los sistemas de información emergen de perspectivas diversas, conflictos, sacrificios y acuerdos que son una parte natural de todas las organizaciones. ADMINISTRACIÓN Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen la estrategia de la organización para responder a ellos y asignan los recursos humanos y financieros necesarios para poner en práctica la estrategia y coordinar el trabajo. Los administradores deben ejercer un liderazgo responsable. La administración de hacer comprensibles las múltiples situaciones que enfrentan las organizaciones y formular planes de acciones para resolver sus problemas. También deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a crear la organización de vez en cuando. Una parte sustancial de la administración es la labor creativa impulsada por conocimientos e información nuevos. La tecnología de la información puede desempeñar un rol crucial en la redirección y rediseño de una organización. 3

Las decisiones y los papeles administrativos varían en los distintos niveles de la organización: Los administradores del nivel superior: (directivos) toman decisiones estratégicas de largo plazo relacionadas con los bienes y servicios que se producirán. Los administradores de nivel medio: (gerentes) se encargan de poner en práctica los programas y planes de los directivos. Los administradores operativos: (supervisores) se encargan de monitorear las actividades diarias de la Cía. Cada nivel administrativo tiene diferentes necesidades de información y requisitos en cuanto a sistemas de información. TECNOLOGÍA La tecnología de información es una de las muchas herramientas con que cuentan los administradores para enfrenta el cambio. El hardware de la computadora es el equipo físico utilizado en un sistema de información para actividades de entrada, procesamiento y salida, consta de lo siguiente: la unidad de procesamiento, diversos dispositivos de entrada, salida y almacenamiento, y medios físicos que vinculan esos dispositivos. El software de la computadora consiste en las instrucciones detalladas y preprogramadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de la computadora en un sistema de información. La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para almacenar datos, ejemplo: discos magnéticos u ópticos, cintas magnéticas y también el software que rige la organización de los datos en esos medios físicos. La tecnología de comunicaciones consiste en dispositivos físicos y software. Enlaza los diversos componentes del hardware y transfiere datos de un lugar físico a otro. Una red vincula a dos o más computadoras para compartir datos o recursos como una impresora. 1.2−Enfoques contemporáneos de los sistemas de información. Las múltiples perspectivas de los sistemas de información demuestran que el estudio de esos sistemas es un campo multidisciplinario; no domina una sola teoría o punto de vista. En Gral., el campo se puede dividir en enfoque técnico y enfoque del comportamiento. Los sistemas de información son sistemas sociotécnicos; aunque se componen de máquinas, dispositivos y tecnología física dura, requieren sustanciales inversiones sociales, de organización e intelectuales, para funcionar debidamente. ENFOQUE TÉCNICO El enfoque técnico de los sistemas de información hace hincapié en modelos normativos con bases matemáticas para estudiar éstos sistemas, así como en su tecnología física y sus capacidades formales. Las disciplinas que contribuyen a éste enfoque son: las ciencias de la computación, de la administración y la investigación de operaciones. Cs. de la computación: se ocupan de establecer teorías de computabilidad, método de cómputo y método para almacenar y acceder a los datos de forma eficiente.

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Cs. de la administración: se ocupan del desarrollo de modelos para la toma de decisiones y las prácticas gerenciales. Investigación de operaciones: se concentra en técnicas matemáticas para optimizar parámetros selectos de las organizaciones (transporte, control de inventarios y costos de transacción). ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO Se ocupa de cuestiones de conducta que surgen durante el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información, Ej.: cuestiones como integración, diseño, implementación, utilización y administración estratégica de los negocios. Otras disciplinas del comportamiento aportan conceptos y métodos importantes como por Ej.: los sociólogos, estudian los sistemas de información pensando en cómo los sistemas afectan a individuos, en cómo los grupos y organizaciones moldean el desarrollo de los sistemas; los psicólogos, estudian los sistemas de información para ver cómo las personas que toman las decisiones perciben y usan la información formal; los economistas, estudian los sistemas de información teniendo en cuenta el impacto que tienen sobre el control, los costos dentro de la Cía. y en los mercados. El centro de éste enfoque generalmente no son soluciones técnicas más bien se concentra en los cambios de actitud, las políticas de administración y organización y la conducta. Este enfoque no hace caso omiso a la tecnología, de hecho la misma a menudo es el estímulo de un problema o aspecto conductual. ENFOQUE SISTEMAS SOCIOTECNICOS El estudio de los sistemas de información gerencial (MIS) surgió para concentrarse en los sistemas de información computarizados dirigido a los administradores. Los MIS combinan los trabajos teóricos de las cs. de la computación, las cs. de la administración y la investigación de operaciones con una orientación práctica hacia la construcción de sistemas y aplicaciones. También prestan atención a los aspectos del comportamiento que tienen su origen en la sociología, la economía y la psicología. Ninguna de las dos perspectivas por sí solas captura la realidad de los sistemas de información ya que los problemas de los sistemas rara vez son exclusivamente técnicos o están exclusivamente relacionados con el comportamiento. El reto y el interés del campo de los sistemas de información radican en que requieren la apreciación y la tolerancia de muchos enfoques diferentes. Una perspectiva sociotécnica de los sistemas de información ayuda a evitar un enfoque puramente tecnológico de ellos. Es importante optimizar siempre el desempeño del sistema en su totalidad. Se debe poner atención en los componentes tanto técnicos como de comportamiento. Esto implica que la tecnología se debe modifica y diseñar de forma tal que encaje con las necesidades de la organización y de los individuos. A su vez las organizaciones y los individuos también deben cambiar mediante capacitación, aprendizaje y cambios de organización planificados a fin de que la tecnología pueda operar y prosperar; es decir para que puedan aprovechar la nueva tecnología de información. En una perspectiva sociotécnica el desempeño de un sistema se optimiza cuando la tecnología y la organización se ajustan recíprocamente hasta encajar de forma satisfactoria. 1.3−El nuevo rol de los sistemas de información en las organizaciones Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información porque éstos desempeñan un rol crucial en las organizaciones. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores 5

deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces qué bienes y servicios se producen. Estos sistemas desempeñan un rol estratégico en la vida de la Cía. La responsabilidad por los sistemas d información no puede delegarse a quienes toman las decisiones técnicas. El alcance cada vez más amplio de los sistemas de información Nueva relación entre las organizaciones y los sistemas de información. Existe una interdependencia creciente de la estrategia de negocios, las reglas, los procedimientos y los sistemas de información de la organización (hardware, software, base de datos) cada vez es más común que un cambio en estrategia, reglas y procedimientos requieran cambios en los sistemas de información. Los sistemas existentes pueden actuar como limitantes sobre las organizaciones. A menudo, lo que a la organización le gustaría hacer depende de lo que sus sistemas le permitan hacer. Por ej, incrementar la participación en el mercado, desarrollar nuevos productos, depende cada vez más de los tipos y de la calidad de los sistemas de información. El alcance cada vez más extenso de los sistemas de información: con el tiempo los sistemas de información han comenzado a desempeñar un rol más importante en la vida de las organizaciones. Los primeros sistemas dieron pie a cambios principalmente técnicos que eran fáciles de lograr. Los sistemas posteriores afectaron el control y el comportamiento Gral. Influyeron en las actividades centrales de la institución relacionadas con productos, mercados, proveedores y clientes. Es capaz de implicar a las principales divisiones corporativas, tal vez cientos de usuarios finales de la organización. Los datos ahora están disponibles para cientos de empleados a través de computadoras personales. Este sistema contemporáneo encarna cambios tanto administrativos como institucionales. La revolución de las redes e Internet La creciente potencia y la disminución en el costo de la tecnología de la computación es una de las razones por la que los sistemas de información desempeñan un rol tan importante en las organizaciones y afectan a tantas personas. La creciente potencia de la tecnología de computación ha dado origen a poderosas redes de comunicación que las organizaciones pueden usar para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus actividades en el espacio y en el tiempo. Estas redes están transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocio e incluso de la sociedad. La red más grande y más usada es INTERNET que es una red internacional de propiedad tanto pública como privada. Millones de personas usan Internet para intercambiar información o efectuar transacciones comerciales con otras organizaciones del todo el plantea. Internet es elástica, si se añaden o quitan redes, o se presentan fallos en el resto del sistema, Internet sigue funcionando. Gracias a estándares de comunicación y tecnología especiales, cualquier computadora se puede conectar con cualquier otra que esté conectada a Internet mediante líneas telefónicas ordinarias. Las Cías y las personas privadas pueden usar Internet para intercambiar transacciones comerciales, mensajes de texto, imágenes gráficas, e incluso video y sonido. Internet está creando una nueva plataforma de tecnología universal en la que se puede construir todo tipo de productos, servicios, estrategias y organizaciones nuevos. Esta modificando la forma en que los sistemas de información se usan en los negocios y en la vida cotidiana. Internet está acelerando la revolución de la información, inspirando nuevos usos de los sistemas de información y nuevos modelos de negocios. 6

Es de interés para las organizaciones y los administradores la función de Internet llamada World Wide Web sistema con estándares universalmente aceptados para almacenar, recuperar, formatear y exhibir información en un ambiente de red. La información se almacena y exhibe en páginas electrónicas que pueden contener textos, gráficos, animaciones, sonido y video. Estas páginas Web se puede vincular con otras páginas Web sin importar dónde se encuentren. Uno se puede conectar a páginas relacionadas para encontrar información adicional, programas de software o, más vínculos con otros puntos de la Web. La Web puede servir como cimiento para nuevos tipos de sistemas de información. Todas las páginas de la WWW reciben el nombre de sitio Web (mantenidos por una organización o individuo). Nuevas opciones para el diseño de las organizaciones: La empresa conectada en red El crecimiento explosivo del poder del cómputo y las redes, incluida Internet, está convirtiendo a las organizaciones en empresas conectadas en red. Esto permite la distribución instantánea de información dentro y fuera de la organización. Esta capacidad puede servir para rediseñar y dar nueva forma a las organizaciones, transformando su estructura, alcance de operaciones, mecanismos de informes y control, etc. Aplanamiento de las organizaciones Las organizaciones más planas tienen menos niveles de administración, y los empleados de más bajo nivel reciben una mayor autoridad para tomar decisiones. Esos empleados están facultados para tomar más decisiones que en el pasado, ya no trabajan con horario estándar ni lo hacen en una misma oficina. Estos empleados, además pueden estar dispersos geográficamente. La tecnología de la información contemporánea ha hecho posible éstos cambios además de proporcionar a los administradores información que les permite supervisar a más trabajadores. Las computadoras conectadas en red han hecho posible que los empleados trabajen juntos como un equipo. Los miembros de los equipos pueden colaborar desde lugares diferentes. Estos cambios hicieron que el alcance del control de la gerencia también se amplíe, permitiendo a los administradores de alto nivel manejar y controlar más trabajadores. Separar el trabajo de la ubicación geográfica Las tecnologías de información (mail, Internet, videoconferencias) perm...