TCC Comprensión y producción textual PDF

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TRABAJO CONTEXTUALIZADO COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA (PRODUCCION DE TEXTOS ESCRITOS CON BASE EN LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS)

Carlos Javier Mejía Pérez Camilo Andrés Montes Rodelo Geraldine Álvarez Castillo Juan Manuel Peñaloza Melendez Luisa Daniela Lora Castro Roimer Enrique Ortega Vasquez

TUTORA Aracelys Rodrigues Palmera

PROGRAMA DE FORMACION. AADMINISTRACION DE EMPRESAS SEMESTRE 1 ADMINISTRACION DE CIENCIAS ECONOMICAS

COMPRENSION Y PRODUCCION DE TEXTOS

FECHA. (12/07/2021)

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TEXTOS ESCRITOS EN LA COMUNICACIO DE LAS EMPRESAS

¿QUE ES LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL? Se entiende como comunicación empresarial al conjunto de procesos que lleva a cabo una empresa o parte de ella con el fin de hacer viajar la información, tanto a nivel interno entre diferentes los departamentos o puestos de la empresa como si hablamos de la comunicación de la empresa con el exterior. Es importante tener en cuenta que por norma general dicha comunicación no implica solo la capacidad de emitir la información, sino también incluiría el hecho de recibirla: hablamos del intercambio mutuo de datos. Una buena comunicación empresarial favorece que todos los miembros de la empresa puedan permanecer motivados y que sus acciones puedan ser conocidas, reduciendo la incertidumbre tanto de trabajadores como de dirigentes con respecto al estado de la misma. También facilita la interacción y mejora el ambiente laboral, también mejorar la productividad y permite reaccionar de forma más óptima ante cualquier eventualidad.

OBJETIVOS GENERALES Los objetivos que tiene la comunicación empresarial son fácilmente entendibles. A nivel interno, por un lado, permite que se produzca una organización coherente y se comparta la información y los resultados obtenidos por sus diferentes departamentos o trabajadores, así como que se pueda generar y transmitir los objetivos y la visión corporativa de la empresa. También facilita la comprensión de lo que se espera de cada uno de los trabajadores, así como el entendimiento de las realidades a las que cada uno de ellos debe hacer frente. Asimismo, se facilita A nivel de comunicación con el exterior, la comunicación empresarial es imprescindible de cara a contactar con el medio y generar una imagen positiva de la propia empresa, así como de cara a analizar al público objetivo y valorar sus necesidades. También permite aprender a atraer a posibles clientes y valorar los cambios propios de la sociedad dinámica y fluida en la que vivimos, algo fundamental de cara a prever y afrontar posibles dificultades y poder adaptarse al medio.

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De cara a que la comunicación sea eficiente, también es necesario que la propia empresa cree canales efectivos para ello, así como que potencie con sus acciones la transmisión de la información, generando medios para poder comunicarse y asimismo trabajando activamente para que haiga claridad respecto a lo que se pide y se busca dentro de la organización. Es importante también trabajar aspectos tanto formales como informales, así como valorar las necesidades y pensamientos de los diferentes trabajadores. La empatía es también fundamental, así como una buena regulación y planificación de los mecanismos de comunicación.

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LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LA ADMINISTRACION EMPRESARIAL

La comunicación organizacional es muy importante ya que, sin una comunicación mínimamente eficaz, las corporaciones no podrían operar en el mercado por muchos motivos (falta de transmisión de objetivos, mal clima laboral, ausencia de orientación al cliente externo o interno, etc.). Hablaremos sobre uno de los dos tipos principales de comunicación: la escrita. La comunicación escrita en la empresa la cual es, sin duda, una competencia muy importante en las organizaciones actuales. Dominarla es crucial. ¿Qué ventajas nos aporta una correcta y eficiente comunicación escrita en la empresa? Son varias sus ventajas: •

Aumenta nuestra credibilidad

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Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo

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Incide directamente en la mejora de los resultados

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Facilita el trabajo en equipo

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Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras capacidades de persuasión

Aunque hoy día se utilizan mucho las imágenes, permanentemente usamos herramientas que nos obligan a comunicarnos por escrito: realizamos presupuestos, propuestas, escribimos en las redes sociales, o enviamos correos electrónicos, entre otros. Así, dado que la comunicación escrita en la empresa no es algo sólo habitual sino vital, a continuación, proponemos unas cuantas recomendaciones para trabajarla mejor y potenciarla más: •

primero, ahí que saber, qué queremos comunicar. ¿Cuál es el objetivo de nuestra comunicación escrita empresarial en ese momento? Si sabemos bien cuál es el objeto de nuestro escrito podremos escribir con claridad, evitando confusiones y, así, posteriores confusiones. Por ejemplo, es recomendable concretar de manera directa, clara y precisa el tema en el asunto de un correo electrónico o poner un buen titular en una entrada de un blog.

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La comunicación escrita en las organizaciones debe huir de retóricas innecesarias. Ha de ser atractiva e interesante, pero también inteligible y concisa. Aunque si es

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necesario pueden aportarse detalles o datos que ilustren el tema tratado, tenemos que evitar, en todo momento, que sean escritos repetitivos. Para ello, unas de las maneras de hacerlo serían; o Hacer frases, párrafos y textos cortos en general. Organice las diferentes ideas en párrafos separados. No utilice en exceso frases subordinadas. o Usar palabras comunes y corrientes. Suprima las palabras innecesarias. o Evitar la forma pasiva de los verbos, abuse de la forma activa. o Prescinda de detalles excesivos. o Utilizar correctamente la ortografía, la gramática y los signos de puntuación. •

Cuidar el tono del mensaje. En las comunicaciones escritas no existe el lenguaje corporal, la comunicación no verbal, y, por tanto, cómo decimos las cosas también es importante para no causar reacciones negativas en el/la interlocutor/a.

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Pensar en el lector cuando escriba el texto. Utilice el registro adecuado en función del destinatario del mensaje.

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Repasar el texto y reescriba. Las palabras escritas “no se las lleva el viento”. Las comunicaciones escritas tienen más trascendencia que las orales por su naturaleza permanente.

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Tener en cuenta que el momento entre la creación del mensaje y la lectura del mismo son diferentes en el tiempo.

Son muchas las comunicaciones escritas de las empresas. Sólo por decir unas cuantas están: convocatorias, actas, informes, anuncios, cartas comerciales, circulares, memorándums, saludas, avisos, pedidos, albaranes, facturas, etc. Y desde una perspectiva más moderna tendríamos: entradas a blogs, textos para webs o app’s corporativas, tuits, entradas a Facebook, escritos para boletines o newsletters, etc. Ahora bien, si hay una comunicación por escrito por excelencia actualmente, ésta sería el correo electrónico. Además de las recomendaciones generales para los textos escritos, cuatro consejos más serían: •

Tener claro a quién va dirigido el correo (Para), a quién o quiénes enviamos copia (Cc) y qué es la copia oculta (Cco)

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Resumir el contenido en el asunto

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Enviar un correo por idea que quiera transmitir. Ser brevedad es, en esta modalidad de comunicación escrita, muy importante

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No utilizar el correo electrónico como si fuera un chat

El uso del correo electrónico se ha generalizado mucho tanto que, incluso, en algunas organizaciones se vislumbra como enemigo de la productividad. Utilizar herramientas de gestión, no consultar de manera continua el e-mail o alternar con otras fórmulas de comunicación son algunas acciones a implantar para evitar que el correo electrónico sea un ladrón del tiempo.

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CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

1. Identidad e imagen visual. Toda organización posee una identidad gráfica, lo que nos diferenciaría de empresas del mismo sector. 2. Estructura de la organización. Del tipo de empresa dependerá la comunicación que se establezca entre los públicos. Lineal, funcional, matricial o línea staff son algunos de los tipos de empresa que puede tener la organización. 3. Misión, visión y objetivos. Las empresas cuentan con propósitos y metas para cumplir sus planes de negocio. 4. Públicos. En las organizaciones existen diferentes tipos de públicos. Hay que tener en cuenta que la comunicación depende de los intereses que se tenga con cada uno. 5. Políticas. Las empresas también cuentan con lineamientos y acuerdos que garanticen la ejecución de los planes estratégicos que se han planteado en la compañía. 6. Cultura. Las historias, los héroes y los villanos hacen parte del escenario comunicativo de las empresas. 7. Comunicación verbal y no verbal. Un guiño, un saludo, la forma como nos expresamos, así como el manejo del espacio son aspectos que hacen parte de las empresas. 8. Canales internos y externos. Para dar a conocer informaciones, potenciar sus relaciones y visibilizarse hacia sus públicos. 9. Manuales. Con el fin de optimizar los procesos empresariales, las empresas cuentan con tutoriales y guías. 10. Imagen y reputación. Todo lo que hagamos en las empresas se verá reflejado en lo que piensen los colaboradores, clientes, medios de comunicación y públicos en general. TIPOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL No todas las empresas y organizaciones se comunican de la misma manera, y existen diferentes tipologías y clasificaciones de comunicación empresarial en función de diversos criterios.

1. Interna y externa La primera de ellas es la que establece la distinción entre comunicación interna y externa, siendo la primera la que se produce entre los diferentes departamentos y trabajadores de

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la propia empresa y la segunda la que va dirigida a establecer una comunicación con el medio.

2. Bidireccional y mono direccional También podemos encontrar estilos de comunicación empresarial con mayor o menor nivel de interactividad, pudiéndose encontrar desde la más habitual comunicación bidireccional en que emisor y receptor interactúan y se intercambian información hasta el mono direccional en que únicamente se envía un mensaje, generalmente desde puestos de poder, a un receptor que no tiene opción a réplica.

3. Ascendente, descendente y horizontal Dentro de la comunicación empresarial interna de una organización, podemos encontrar tres grandes tipos en función del punto donde parta la información y la posición entre el emisor y el receptor de una misma comunicación. Hablamos de comunicación descendente cuando el acto comunicativo se lleva a cabo desde un emisor con un cargo mayor que el del receptor. Cuando es el subordinado el que emite el mensaje hacia su superior, hablaríamos de comunicación ascendente. En ambos casos estaríamos ante un tipo de comunicación vertical, es decir, una comunicación en que los sujetos que mantienen el acto comunicativo tienen una relación de desigualdad en cuanto a poder (existiendo una jerarquía entre ellos). 4. Formal e informal Finalmente, cabe destacar que en la comunicación empresarial nos podemos encontrar con la existencia de dos diferentes tipos de vías de comunicación: la formal y la informal. En la primera es en la que suelen tratarse los aspectos técnicos y vinculados con las tareas en sí, siendo un tipo de comunicación respetuosa y centrada en la razón y en el objetivo de la empresa. En la comunicación informal, sin embargo, suelen establecerse comunicaciones más flexibles y naturales, centradas fundamentalmente en las relaciones interpersonales y siendo a menudo la que mayor efecto tiene en el bienestar laboral. Esta última varía en gran medida dependiendo de quién la lleve a cabo y puede trascender el ámbito laboral, siendo difícilmente controlable por la organización.

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CONCLUSION Como conclusión, se puede recordar que, aunque la comunicación escrita es fundamental en nuestras organizaciones, no es siempre la mejor vía. En muchas situaciones será preferible usar la comunicación oral. En situaciones delicadas, para evitar los rumores que suele surgir cuando la organización se siente desinformada o informada a destiempo, cuando ante esa comunicación puedan surgir muchas dudas… en esos casos es preferible echar mano de la comunicación oral. Así, en algunas situaciones es preferible realizar una entrevista, una reunión, un debate… en lugar de utilizar el correo electrónico, un memorándum o un informe.

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