Techniki system kancelaryjny PDF

Preview

Summary

Wykład system kancelaryjny...

Description

Techniki biurowe System kancelaryjny dziennikowy!

System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestrowaniu i! kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do! tego przeznaczonym dzienniku,! tzw. dzienniku korespondencyjnym.! Wpisuje się w nim informacje dotyczące:! nadawcy, daty i znaku pisma, treści.! System ten jest bardzo rygorystyczny, jest! wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie! załatwienie spraw. Zaletą jest, że można! zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się! pismo, kto się nim zajmuje, a także! skontrolować sumienność pracowników.! System kancelaryjny dziennikowy może być! jedno- lub dwudziennikowy.!

W rejestracji jednodziennikowej pisma! wychodzące i wchodzące są wpisywane w! jednym dzienniku korespondencyjnym.! Pisma wchodzące są rejestrowane po! prawej stronie dziennika, natomiast! wychodzące po lewej. Pismo wychodzące! (jeżeli jest odpowiedzią na pismo! wchodzące) zapisuje się na prawej stronie,! 1

na poziomie tych samych wierszy, co! odpowiednie pismo wchodzące.! W rejestracji dwudziennikowej pisma! wchodzące i wychodzące są wpisywane w! dwóch oddzielnych dziennikach! korespondencyjnych.!

Podstawowe czynności w ramach systemu! dziennikowego:!  rejestracja pisma wpływającego w dzienniku! korespondencyjnym,!  przesłanie pisma za pokwitowaniem właściwej! komórce organizacyjnej,!  pismo nowe rejestruje się w dzienniku! korespondencyjnym nadając mu znak pisma i za! pokwitowaniem przekazuje do kancelarii,!  kancelaria gromadzi pisma i wpisuje do tzw.! pocztowego dziennika podawczego i wysyła,!  oryginały otrzymanych i kopie wysłanych pism,! przechowuje się chronologicznie (wg dat), dla! ułatwienia odszukania prowadzi się skorowidze! alfabetyczne (wg nadawców czy adresatów)!

2

System kancelaryjny bezdziennikowy!

System kancelaryjny bezdziennikowy rejestruje tylko poszczególne! sprawy. Robi to pracownik bezpośrednio! zajmujący się tą sprawą - on ponosi! odpowiedzialność za pismo, które otrzymuje z! sekretariatu i załatwia je. W tym systemie nie! rejestruje się poszczególnych pism, lecz sprawy.! Te akta sprawy znajdują się w teczce, oznaczonym! specjalnym symbolem. Stosowanie systemu! bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia! zakresu działań komórek organizacyjnych i! szczegółowego opracowania sposobu! klasyfikowania pism (aby nadać im odpowiedni! znak), oraz odpowiedzialnych i kompetentnych! pracowników.!

Pracownik ma za zadanie:!  zarejestrowanie sprawy w spisie spraw,!  uzyskanie aprobaty od przełożonego na! załatwienie sprawy,!  załatwienie sprawy od początku do końca!  sporządzenie pisma załatwiającego sprawę! i jego kopii,!  uzyskanie potrzebnych podpisów,!  przekazanie pisma do wysyłki,!  umieszczenia kopii pisma w odpowiedniej teczce.!

3

Podstawowe czynności w ramach systemu! bezdziennikowego:!  w sekretariacie, na piśmie wpływającym odnotowuje się! datę wpływu, przykładając stempel wpływu i wpisuje! odpowiedni symbol (znak rozpoznawczy) komórki! organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,!  pismo zostaje przekazane tam, gdzie postanowiono,!  otrzymuje je pracownik, któremu zlecono załatwienie! sprawy,!  pracownik rejestruje pismo w spisie dołączonym do teczki,! przeznaczonej dla danej sprawy,!  pismo będące odpowiedzią przekazane jest do sekretariatu,! gdzie bez rejestrowania zostaje wysłane,!  oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysłanych! przechowuje się w aktach sprawy.!

 System kancelaryjny bezdziennikowy jest! ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji! jest szybszy niż w systemie! dziennikowym. W praktyce można spotkać! się również z systemami mieszanymi (np.! rejestrację pism prowadzą tylko niektóre! komórki organizacyjne lub w którym! rejestruje się tylko pewne rodzaje pism).! Każda firma ma prawo wyboru takiego! systemu kancelaryjnego, który w! warunkach organizacyjnych danego! przedsiębiorstwa jest bardziej 4...