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TEMA 5: FACTORES DE CONTINGENC CONTINGENCIA IA I.

INTROD UCCIÓ N v ¿Se puede diseñar la estructura de cualquier organizaci organización ón con la mera caracteriz caracterización ación de las va variables riables de dis diseño? eño? Cada organización requiere de una combinación distinta de las variables de diseño estructural. Esta combinación, depende de características particulares de cada institución. La situación concreta de cada organización se suele recoger en una serie de m a g gn n i ttu u d e ss, que denominaremos factores de contingencia , circunstancias como: dimensión, tecnología, entorno y antigüedad de la organización son tratadas como circunstancias determinantes del diseño estructural. Por lo tanto, el diseño depende de 5 factores

contingentes: 1. Entorno 2. Estrategia 3. Tecnología 4. Tamaño 5. Identidad organizativa: Las 4 pri meras constituyen v ari abl es c onc ret retas as susceptibles de mediada diversas; mientras que la identidad o rganiz ativa , abarca una serie de variables, tales como: edad organizativa, formación del equipo directivo, origen de la organización, entre otras, cuyas medid da a sso o n c onc retas . De tal forma que podemos definir lo que son los factores de contingencia : son aquellas características s iingul ngul ares de cada organización que determinan el diseño y la estructura organizativa.

v ANÁLISIS ORGANIZATIVO Cuando se hace un análisis organizativo, se plantean estas 2 hipótesis:

1) HIPÓTESIS DE CONGRUENCIA El diseño organizativo eficiente depende de la adecuación de las variables internas al estado y evolución de las variables externas. Cuando hablamos de variables internas, hablamos de variables de diseño al estado y evolución de las externas, que son las que se conocen como variables de contingencia. Esta hipótesis, nos sitúa ante un problema en el análisis organizativo: conocer el contexto organizativo y ajustar las variables de diseño (internas) a las circunstancias particulares de cada organización en cada momento, para completar la hipótesis esta, esta la otra.

2) HIPÓTESIS DE CONFIGURACIÓN AJUSTADA El funcionamiento eficiente de la organización requiere consistencia interna entre los distintos parámetros o variables de diseño. Requiere características de la estructura mutuamente compatibles y que el producto resultante del diseño ha de ser lógico.

Estas 2 hipótesis nos sitúan en una disyuntiva:

Ø PARADIGMA CONTINGENTE: ¿Cuál de las 2 hipótesis es la más relevante? Para solucionarlo se plantean 3 puntos importantes, desde el enfoque contingente: 1. DE TE RMINI RMINIS S MO CONTE X TUA L La hipótesis dominante es la de congruencia, porque el acto de diseño es simplemente un acto mecánico, donde lo que se busca es la adecuación a comisiones externas. 2. DIS CRE CI CIONA ONA LIDA D GE RE NCIA L Concibe al organizador como el elemento central del proceso de diseño. La acción gerencial es básicamente subjetiva, y no está sujeta a ningún determinismo, en esta la hipótesis dominante es la de adecuación, y la ventaja en este caso no depende de los factores externos e internos, sino del carácter único de las decisiones de anticipación de los competidores. 3. P LA NTE A MIE NTOS DE S ÍÍNTE NTE S IS : HIP ÓTE S IS DE E FICIE NCIA CONTINGE N NTE TE Se intentan describir las interdependencias de múltiples variables con los factores de contingencia. En este caso, el funcionamiento eficiente de la organización requiere de la mutua adaptación entre los factores externos e internos de diseño estructural. Esta perspectiva suele considerarse como la más adecuada.

II.

EL ENT O RNO Y LA O RG ANIZ ACIÓ N A.

EL ENTORNO: DEFINICIÓN Y MEDIDA v DEFINICIÓN El entorno es el único factor de contingencia externo a la estructura y, al mismo tiempo, externo al sistema organizativo. Por lo tanto, se entiende como entorno organizativo aquel que recoge todos los factores y elementos que s i n pertenecer a al organización, influye en su comportamiento y en su resultado.

v CLASIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS CONSTITUTIVO CONSTITUTIVOS S DEL ENTORNO EN VARIOS NIVELES •

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E NTORNO GE NE RA L: Al ser un concepto muy amplio, se divide recogiendo todas aquellas instituciones y magnitudes que ejercen influencias sobre grandes conjuntos de organizaciones que operan en el mismo ámbito. E NTORNO E S P E CÍFICO: Circunstancias externas que influyen en determinados grupos o identidades, que tienen características muy similares, básicamente, que están en la misma actividad.

v MEDICIÓN 1. V A RIA B ILI ILIDA DA D Es el grado en que los factores del entorno permanecen idénticos o varían a lo largo del tiempo. Por tanto, nos permite contraponer los entornos estables de los dinámicos. Factores a tener en cuenta: − Frecuencia de los cambios. − Profundidad e importancia de los cambios. − Grado de incertidumbre asociado a los cambios Afecta a la estructura de la organización como consecuencia de la imprevisibilidad de los cambios e intensidad del trabajo en la organización, que están asociados a entornos dinámicos: entre más impredecibles más dinámicos.

2. COMP LE J IDA D Es la cantidad (heterogeneidad) de elementos o factores a tener en cuenta para el adecuado análisis del entorno. Esta contrapone entornos simples a complejos, en función de la cantidad y heterogeneidad de la información, el conocimiento y las habilidades, necesarios para que los responsables o directivos adopten buenas decisiones en la organización. Esta dimensión es la que obliga en las organizaciones a tener personal especializado, capaz de enfrentarse a la resolución de problemas complejos.

3. HOS TILI TILIDA DA D Son las amenazas percibidas por la organización que pueden influir en el logro de sus objetivos. Estas amenazas pueden venir de aspectos tan diversos como: − Poderes públicos − Competencia − Sindicatos − Proveedores de todos los recursos necesarios para la actividad que lleva a cabo esa organización. La hostilidad determina la importancia de la incertidumbre en los cambios y, lo más importante, la velocidad para adaptarse a dichos cambios. Esta contrapone entornos plácidos a turbulentos.

4. V A LIDE Z DE L E NTORNO El problema básico de medir los entornos está en la subjetividad que incorpora la caracterización, ya que las medidas objetivas del contexto organizativo no es posible. Por lo tanto, en este sentido, es habitual distinguir entre lo que es: entorno real u objetivo y un entorno percibido o subjetivo. La percepción del responsable va a depender del puesto que ocupe, así como los conocimientos y experiencia. Cuanto menor sea la diferencia entre entornos, menor es la incertidumbre que se le incorpore al proceso de decisión, por tanto, serán menor el ajuste en las modificaciones, y mejores los resultados.

B.

RELACIONES ENTORNO ENTORNO– – ESTRUCTURA: LAS VARIABLES DE DISEÑO 1) ENTORNO Y ESPECIALIZACIÓN •

Esta sería una variable de diseño que se relaciona negativamente la especialización horizontal y vertical con la incertidumbre ambiental.

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Podemos tener áreas más expuestas: todo de innovación (I+D), puestos en actividades más complejas, por lo que hay que darles o tienen mayor autonomía y mayor capacidad de reacción a los cambios. Esto es: en entornos turbulentos, hay una propensión a diseño de puestos bastante especializados.

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Las áreas funcionales más expuestas a las influencias ambientales deben contar con configuraciones particulares más orgánicas (diseño de puestos menos especializado).

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Áreas funcionales menos expuestas: normalmente están en un nivel de complejidad más bajo, por lo que también en niveles más bajos de la estructura organizativa. El funcionamiento es muy regular y predecible. En este sentido, podemos decir que las unidades organizativas más relacionadas con el entorno mantienen configuraciones más planas, y las áreas funcionales menos relacionadas, presentan un número mayor de niveles jerárquicos.

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Las unidades organizativas más relacionadas con el entorno mantienen configuraciones más planas.

2) ENTORNO Y FORMA LIZA CIÓN •

Los entornos estables demandan un funcionamiento eficiente y competitivo de las organizaciones, fomentado por la estructura organizativa formalizada. Es decir, en un entorno estable, no demandan una continua adaptación; decimos pues que el funcionamiento es eficiente y competitivo.

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Las estructuras organizativas muy formalizadas, normalmente están caracterizadas por la regularidad y el carácter predictivo de su comportamiento y, en consecuencia, de los resultados.

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Por el contrario, en entornos muy turbulentos, existencias de normas y regulaciones de cualquier actividad carece de sentido por la necesidad de adaptación continua y de ajuste a las condiciones cambiantes.

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La turbulencia ambiental determina una mayor propensión al uso de estructuras descentralizadas, debido al dinamismo, complejidad y a toda la hostilidad que pueda tener el entorno. También se da un aumento de complejidad en el proceso de toma de decisiones.

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Los entornos turbulentos limitan las capacidades superior para adoptar decisiones adecuadas, y este se ve en la necesidad de dividir las decisiones y de legar en los subordinados resolución de problemas parciales. Sin embargo, lo que es la

supervisión directa y la toma de decisiones centralizada, puede ser imprescindible para un funcionamiento regular y predecible de la organización. •

Existe una situación particular en esta relación: en circunstancias hostiles, las entidades sueles tender a centralizar las tomas de decisiones, ej.: caída de la demanda. Suelen ser a corto plazo. Y a este fenómeno, de volver a centralizar, se le conoce como recentralización, donde la dirección lo que prefiere adoptar directamente él las decisiones y asumir las responsabilidades.

3) ENTORNO Y CENTRALIZACIÓN La centralización de las decisiones se relaciona negativamente con la incertidumbre ambiental. • El dinamismo, la complejidad y la hostilidad del entorno influyen en la organización a través del aumento de la complejidad del proceso de toma de decisiones. •

La capacidad del superior se limita por la cantidad de información y de conocimientos necesarios.

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La proposición anterior se debe aplicar con criterios selectivos.

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En circunstancias hostiles, la organización tiende a la centralización de la toma de decisiones (corto plazo): recentralización....