Tema 6. Asientos de ajuste PDF

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Resumen tema 6 introducción a la contabilidad. Asientos de ajuste...

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Tema 6: Asientos de ajuste. 6.1. El ciclo con contable table 6.1.1. Etapas del ciclo cont contable able Se denomina ciclo contable al conjunto de tareas o funciones que el sistema de información contable desarrolla a lo largo de cada uno de los ejercicios en que se divide la vida de la empresa. Este conjunto de tareas se desarrollan en las cinco fases siguientes o etapas del ciclo contable:

▪ Apertura de la contabilidad. ▪ Análisis y registro cronológico de todos los hechos contables acaecidos durante el ejercicio. ▪ Ajuste o regularización de las cuentas en la fecha de cierre del ejercicio. 4.ª Formulación de los estados contables finales o cuentas anuales. ▪

Cierre de la contabilidad.

Apee rt rtu ura de la 1º Ap contabilidad

1.

Asiento en los libros Diario y Mayor

2º An Anáá lilisis sis y re regis gis gisttro cro cron nológ lógico ico de los hechos contables acaecidos en el ejercicio

1. Asientos en los libros Diario y Mayor 2. Balances de Comprobación Intermedios (se hacen en cualquier momento)

Asie ie ien ntos ddee aaju ju jusste o 3º As

 Adecuar o conciliar los registros contables con la información disponible en la fecha de cierre

regularización de cuentas

 Asientos de ajuste en los libros Diario y Mayor

en la fecha de cierre

 Elaboración del Balance de saldos ajustados

4º Fo Form rm rmula ula ulacción de los es esta ta tado do doss alee s ( estado s co con nta table ble bless FFIInal

FInan c iero s o c uenta s anuales )

6 Cuenta de pérdidas y ganancias o Estado de resultados 7 Balance de situación 8 Otros docs o informes (Estado de cambios en el patrimonio neto, Estado de l ujos de efeCTIvo y Memoria)  Asientos en los libros Diario y Mayor para:

5º Ci Cier er erre re de la contabilidad

-Cerrar las cuentas de ingresos y gastos, y determinar el resultado del periodo -Cerrar las cuentas de balance

El conjunto de registros producidos en las dos primeras etapas, que se anotan en el Diario y en el Mayor, incluyen la apertura de la contabilidad del ejercicio y el reconocimiento contable de todas las transacciones externas acaecidas a lo largo de este. Mediante el asiento de apertura se incorporan a aquellos registros todas las partidas que componen el patrimonio de la empresa al inicio del ciclo contable, con sus saldos respectivos. Cuando se trata de una

empresa que carecía anteriormente de registros contables, la información requerida para formular este asiento será proporcionada por el inventario elaborado en esa fecha; en cambio, cuando se trata de iniciar el ciclo contable de una empresa en funcionamiento, y que disponía ya de registros contables, el asiento de apertura se nutrirá de los datos recogidos en el Balance de situación correspondiente a la fecha de cierre del ejercicio inmediato anterior. La contabilización de los hechos contables acaecidos durante el ejercicio suele constituir la fase más prolija del ciclo contable. En ella se registran cronológicamente, tanto en el Diario como en el Mayor, todas las operaciones con repercusión patrimonial en las que interviene la empresa, tales como compras, ventas, pagos o cobros. Por lo general, se trata de operaciones realizadas por la empresa con terceros ajenos a la misma y tendrán reflejo en algún documento mercantil. Con la etapa 3ª se cierra el proceso de cierre de la contabilidad que se realiza al término de cada ejercicio contable. La finalidad de esos asientos es depurar los saldos que presenta ciertas partidas, al objeto de adecuar los registros contables a los datos más representativos que puedan conocerse en ese momento.

6.2. Justificación de los asientos de ajuste Ya hemos señalado que, una vez registradas las operaciones corrientes del ejercicio, se prepara un Balance de comprobación que recoge la totalidad de las cuentas abiertas en aquella fecha en el libro Mayor, con sus sumas y saldos respectivos. Pero los saldos presentados por determinadas partidas en ese balance deberán ser corregidos o regularizados para adecuarlos a ciertos datos e informaciones conocidos en ese momento. Pues bien, el conjunto de anotaciones realizadas con tal finalidad se denominan asientos de ajuste. El paso del tiempo puede requerir la corrección del saldo originario de algunas partidas, así como la aparición de otras nuevas. Los asientos de ajuste pueden afectar a cuentas pertenecientes a cualquiera de las magnitudes contables:

♦

Activos Activos. Ciertos recursos utilizados por la empresa, tales como los elementos de inmovilizado, son adquiridos en un ejercicio y utilizados durante varios años

♦

Pasivos Pasivos. En la fecha de cierre del ejercicio, ciertas deudas contraídas pueden haber generado intereses, no registrados, que se pagaran en el ejercicio o ejercicios posteriores.

♦

Gastos Gastos. Al terminar el ejercicio es frecuente que la empresa haya incurrido en determinados gastos, pendientes de registro, que se pagaran en el siguiente ejercicio.

♦

Ingresos Ingresos. Al cierre del ejercicio la empresa ha podido prestar servicios no facturados ni cobrados o pueden haberse devengado ingresos por cualquier otro concepto que estén pendiente de registro y cobro.

Este conjunto de circunstancias han de ser consideradas y registradas en la etapa de regularización del ejercicio, pues solo así las cuentas anuales podrán representar fielmente la situación económico-financiera del sujeto contable en la fecha a la que aquellos estados hacen referencia. Por tratarse de apuntes contables que no representan transacciones con terceras personas ajenas a la empresa, se dice que estas anotaciones reflejan transacciones internas y se les denomina asientos de ajuste o asientos de regularización. Se anotan en el Diario y en el Mayor y llevan por fecha el último día del ejercicio. Antes de iniciar el estudio de los ajustes de periodificación, conviene destacar tres aspectos importantes:

2.

Que la necesidad de realizar estos ajustes no se debe a la existencia de errores , aunque también los errores deban ser subsanados en esta etapa, sino que son consecuencias tanto de los procedimientos de registro aplicados como de las nuevas transformaciones disponibles en la fecha de cierre del ejercicio.

3.

Que los ajustes que se analizan a continuación solo son una muestra, aunque sea muy representativa, del conjunto de ajustes de regularización posibles. Hay que tener presente que

cualquier cuenta puede presentar un saldo que requiera ser ajustado en razón de diversas circunstancias.

4.

Que los asientos de ajuste suelen realizarse únicamente al término de cada ejercicio anual. Sin embargo, nada impide ajustar las cuentas en fechas intermedias.

6.3. Los ajustes de periodifi periodificación cación Los ajustes que es necesario realizar al final de cada periodo contable dependerán de la actividad desempeñada por la empresa y del procedimiento de registro utilizados. La mayor parte de los ajustes pueden incluirse en alguna de las cuatro categorías: 3.

Conversión de activo activos s en gastos. El coste de los recursos adquiridos que serán utilizados o consumidos en el futuro, generalmente se registra en una cuenta de activo y, en los periodos posteriores, será preciso ajustar dichas cuentas para computar como gasto la parte que corresponda de aquellos costes. Este ajuste tiene por objeto incrementar los gastos y reducir el valor del activo, para lo cual se cargará una cuenta de gastos con abono a la cuenta de activa que registra el recurso consumido.

4.

Conversión de pasivos en ingresos. Las empresas pueden cobrar por adelantado servicios o entregas de productos que realizara en periodos posteriores, operaciones que normalmente se registran cargando alguna cuenta de activo y abonando una cuenta de pasivo. En este caso, la cuenta de pasivo creada se convertirá en ingreso cuando se preste el servicio o se entreguen los productos relacionados con aquellos cobros, lo que se consigue mediante el oportuno ajuste en la fecha de cierre del periodo que corresponda. El asiento de ajuste, en este caso, conste en cargar la cuenta de pasivo y abonar la cuenta de ingresos que corresponda.

5.

Reconocimiento de gastos dev devengados engados . Que están pendientes de pago. Ciertos gastos incurridos en el periodo actual es posible que no se paguen hasta un periodo posterior. Tales gastos, que se denominan devengados, deben contabilizarse mediante un asiento de ajuste en la fecha de cierre de cada ejercicio, consistente en cargar a una cuenta de gastos y abonar una cuenta de pasivo.

6.

Reconocimiento de ingresos devengados . Que están pendientes de cobro. Los ingresos pueden devengarse o ganarse en el periodo corriente y cobrarse en un periodo posterior. Cuando esto ocurre, en la fecha de cierre del ejercicio será preciso realizar un ajuste que consistirá en cargar una cuenta de activo por ese derecho de cobro y abonar la cuenta de ingresos apropiada.

6.3.1. Conversión de activos en gastos

Las empresas incurren en costes para adquirir recursos que van a contribuir a generar ingreso. El coste de los recursos adquiridos por la empresa para ser empleados en el futuro representa un activo que, a medida que se utiliza para producir ingresos, se transforma en gasto. En teoría, todos los costes deberían tratarse como activos, al menos momentáneamente, antes de clasificarlos como gastos. En la práctica, sin embargo, algunos activos se consumen con tal rapidez que los contables suelen registrarlos directamente en cuentas de gastos. La transformación en gasto del coste de estos activos se producirá por el mero paso del tiempo, por su uso o por ambas cosas. Dicha transformación, que en muchos casos supone un flujo continuo en el tiempo, no tiene sentido registrarla diariamente, pero si debe computarse y contabilizarse, mediante los asientos de ajuste que corresponda, cada vez que se elaboren estados contables. Mediante la realización de este tipo de ajuste se consiguen dos objetivos: 

Registrar gastos correspondientes al periodo actual que tienen su origen en activos adquiridos en periodos anteriores.



Conseguir que los saldos de las cuentas de activo involucradas reflejen el coste imputable a ejercicios futuros.

Mat Materiales eriales consumibles Las empresas utilizan diversos tipos de materiales consumibles o inventaríales, dependiendo de su actividad, que al adquirirlos se registran en cuentas de activo. Posteriormente, en el transcurso de las operaciones, esos materiales se van a ir utilizando y consumiendo, pero la empresa no registrará normalmente tales consumos hasta el final del periodo, mediante el correspondiente asiento de ajuste. El coste de los materiales utilizados, que es un gasto del periodo en el que se consumieron, se determina en todos los casos aplicando esta sencilla formula:

Existencias iniciales (Ei) + Compras del periodo (C) – Existencias finales (Ef) = Consumo de materiales

Como los registros contables proporcionan el importe de las existencias iniciales y las compras del periodo, para calcular el consumo del periodo, será preciso hacer un inventario de los materiales disponibles en la fecha de cierre del ejercicio, a lo que es frecuente referirse con la expresión de existencias finales. Gastos pagados por anticipado (o Gastos anticipados) Es frecuente que las empresas paguen ciertos gastos en el ejercicio anterior a aquel al que corresponde imputarlos. Cuando se produce el pago, esos desembolsos representan auténticos activos para la empresa, pues van a proporcionarle servicios en el futuro. Pero, con el paso del tiempo, esos activos se convertirán en gastos, que es lo que se reconoce con el ajuste requerido.

Registro de activos directamente en cuentas de gastos Utilizando lo que se denomina enfoque del balance , que es el tratamiento conceptualmente correcto. Sin embargo, en la práctica, muchas empresas cargan directamente este tipo de adquisiciones en las cuentas de gastos en los que aquellos activos se convertirán, es decir, aplican el llamado enfoque de resultados .

Cuando se registra de esta última forma, el asiento de ajuste necesario al final del periodo será diferente a los que antes se han propuesto, y consistirá en cargar la cuenta de activo y abonar los gastos, por un importe igual al coste de los materiales disponibles en la fecha de cierre o por la parte de la póliza no vencida en ese mismo momento. Este método de registro, que obviamente produce idénticos resultados, es el utilizado en la práctica para evitar los ajustes, debido a que con mucha frecuencia estos recursos se consumen íntegramente durante el ejercicio en el que se adquieren, o porque su cuantía es tan insignificante que no justifica la realización del ajuste. Activos no corrientes o inmovilizados: ajustes de amortización Los activos no corrientes, activos fijos o activos inmoviliz inmovilizados ados son recursos adquiridos por la empresa con la intención de utilizarlos durante varios ejercicios. Se trata de bienes de uso o activos con valor de uso y pueden agruparse en dos categorías: materiales o tangible e intangibles. Salvo los terrenos y alguna partida del inmovilizado intangible, todos estos activos se deprecian debido a luso de los mismos o, simplemente, por el paso del tiempo, depreciación que ha de computarse a la hora de calcular el resultado del periodo. El reparto del coste de estos activos entre los ejercicios en lo que son utilizados por la empresa, se denominan proceso de amortización, y la partida de gastos que registra dicha depreciación lleva por título: Gastos de amortización, Dotación para amortizaciones o, simplemente, Amortizaciones . La depreciación anual computada o cuota anu anual al de amortización, es siempre una cifra estimada que se determina considerando tres variables:



El precio de adquisición o coste del activo.



La duración del mismo o vida útil esperada.



El importe que se espera recuperar, llamado valor residual, cuando, al término de la vida útil, la empresa se desprenda del activo.

El valor amortizable, que es la diferencia entre el precio de adquisición y el valor residual, es el importe que ha de repartirse durante los años de vida útil de lectivo. Obviamente, si el valor residual es nulo, el valor amortizable coincidirá con el precio de adquisición. Si el valor amortizable se reparte de manera uniforme o lineal durante los años de vida útil estimada, la cuota anual se calculará así:

El cálculo de la cuota de amortización debe hacerse de acuerdo con un plan sistemático y preestablecido, con objeto de evitar que este gasto pueda utilizarse para manipular el resultado.

Bajo este procedimiento, que se denomina método ind indirecto irecto, la depreciación del activo amortizado se contabiliza en una cuenta separada que es una cuenta compensadora o correctora de la que registra el coste del activo y, en consecuencia, presentará siempre saldo acreedor.

Gastos de amortización

a

Amortización acumulada de…

(cuenta compensadora) Una alternativa al método indirecto, consiste en prescindir del uso de la cuenta compensadora y abonar directamente la depreciación estimada en la cuenta que registra el activo amortizado, que es el llamado m étodo directo directo.

Ga st o s d e a mo rtiz ac ió n

a

C uen t a d e inmov iliza do

Aunque ambos métodos son igualmente validos desde un punto de vista conceptual, en la práctica el más

utilizado es el mét método odo indirecto debido a que proporciona mayor información. En efecto, este método suministra al lector del balance tres datos esenciales sobre esta clase de activos:

 

El precio de adquisición de los activos amortizables. La amortización acumulada , esto es, la parte del coste cargado a resultados hasta la fecha a la que el balance se refiere.



El valor contable o valor según libros en el momento actual, que es la diferencia entre el precio de adquisición y la amortización acumulada y representa la parte del coste que se transformara en gasto en ejercicios futuros.

El método indirecto es también la opción de registro elegida en el PGC español. Sin embargo, en el modelo oficial de Balance incluido en dicho plan se establece que en el cuerpo de este estado figure únicamente el valor contable de los activos amortizables y es en una nota de la Memoria donde se comunicaran los demás datos.

6.3.2. Conversión de pasivos en ing ingresos resos En ocasiones, la empresa cobra algunas cantidades de los clientes por servicios que les va a prestar en el ejercicio siguiente. Los importes cobrados por anticipado no representan ingresos cuando se cobran, porque todavía no se ha realizado la actividad generadora de aquellos, y se registran cargando las cuentas de Caja o Bancos, y abonando una cuenta de pasivo, como Ingresos cobrados por anticipado o Ingresos anticipados , esto es, aplicando el enfoque de balance balance. Si la empresa cobra de un cliente una cantidad por adelantado, se está comprometiendo a prestarle un servicio en el futuro. En consecuencia, el saldo de las cuentas que registran los ingresos cobrados por anticipado son auténticos pasivos, por lo que figuraran en el Balance de situación y no en la Cuenta de pérdidas y ganancias.

Los pasivos por ingresos cobrados por anticipado normalmente se liquidarán prestando servicios al acreedor y no mediante la entrega de dinero. Por supuesto, si estos servicios no se llegasen a prestar, por el motivo que fuese, sería necesario devolver a los clientes las cantidades que éstos hubiesen anticipado. Cuando se han cobrado servicios por anticipado, al final del ejercicio será preciso hacer un asiento de ajuste con el fin de transferir a una cuenta de ingresos la parte del pasivo ya liquidada.

Registro de los cobros anticipados directamente en cuentas de ingresos A pesar de que el tratamiento expuesto antes es el correcto desde un punto de vista conceptual, a veces las

empresas registran directamente en cuentas de ingresos los importes cobrados por anticipado y, por tanto, aun no ganados. En este caso, en la fecha de cierre del ejercicio debe hacerse un ajuste de signo contrario por la parte del anticipo cobrado que todavía no se ha transformado en ingresos. Lógicamente, los saldos que finalmente presentan las cuentas afectadas, en el Balance de situación y en la Cuenta de pérdidas y ganancias, son idénticos por ambos procedimientos.

6.3.3. Reconocimiento de gastos devengados Los gastos en los que ha incurrido la empresa durante el ejercicio contable, pero que en la fecha de cierre no se han pagado ni contabilizados, son los gastos devengados que deben ajustarse. Los sueldos de los empleados o el interesa de los prestamos obtenidos son ejemplos de gastos que se acumulan, pero que no se registran hasta el momento en que se pagan. Al final del periodo contable, será necesario hacer asientos de ajuste para registrar los gastos devengados, que normalmente se pagará en el ejercicio posterior. Se este apunte no se practicara, tanto los gastos del ejercicio como las deudas reconocidas en el Balance de situación final estaría infravalorados.

6.3.4. Reconocimiento de ingresos devengados Los ingresos “ganados” por la empresa en la fecha de cierre del ejercicio, y que no ha cobrado ni registrado, son los

ingresos devengados que deben reconocerse mediante un ajuste. Tales ingresos pueden acumularse o devengarse por el mero paso del tiempo, como es el caso de los intereses de créditos concedidos o los ingresos por alquileres, o pueden tener su origen en servicios prestados que no han sido facturados ni cobrados. Me...