Tema 8 Gestión de correo y agenda electrónica PDF

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Temario descargado de la plataforma de la Junta de Andalucia.
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Gestión de correo y agenda electrónica.

Caso práctico - Alejandro hoy vas a aprender cómo gestionar el correo y la agenda electrónica. - ¿Las cartas? - No, estamos hablando de los mensajes por correo, pero por correo electrónico. - ¡Ah! Ya veo. - Además hoy en día los ordenadores también te permiten gestionar la agenda.

. Trabajo oficina (CC0 Public Domain)

- ¿Y cómo se usa? - Pues como cualquier agenda en papel, te permite introducir citas, recordatorios, anotaciones. - Parece un poco complicado. - No te preocupes verás que es muy sencillo. - ¿Me lo puedes explicar? - Por supuesto, vamos a ello.

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1.- El correo electrónico

Caso práctico - Alejandro, vamos a ver cómo se puede conseguir una cuenta de correo electrónico y como funcionan los programas gestores de correo. - ¿Y cómo se consiguen? - Primero necesitamos un proveedor de correo electrónico para que nos proporcione la cuenta y luego un gestor para trabajar con ella - Pero si yo tengo un correo electrónico y no he tenido que contactar con ningún proveedor

rawpixel.com. Alejandro solo ordenador (CC0)

- Ahora te explico cómo funciona - Gracias, vamos a ello

El correo electrónico, conocido como e-mail, permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos. Se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP. Para poder utilizarlo es necesario contar con una cuenta de correo que se consigue a proveedor de correo. Los proveedores de correo pueden ser través de un gratuitos o de pago. Los proveedores de pago nos ofrecen la gran ventaja de contar con direcciones que usen dominio propio, más posibilidad de personalización y más espacio de almacenamiento. Sin embargo, requieren del pago periódico de un precio. Los proveedores gratuitos no ofrecen un dominio propio ni tanta capacidad de almacenamiento pero su fácil acceso y la gratuidad de sus servicios hace que sean los que cuenten con un mayor número de usuarios. Hay que destacar que estos proveedores gratuitos también ofrecen servicios de pago mejorando y personalizando el servicio básico ofrecido en la modalidad gratuita. Los principales proveedores de correo gratuito son: Gmail https://educacionadistancia.juntadeandalucia.es/formacionprofesional/blocks/recopila/recopila.php?id=6426&dopt=1

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Yahoo Mail Outlook Al mismo tiempo que tenemos un correo electrónico es necesario contar con un sistema que permita gestionar el correo si se cuenta con un gran volumen de uso, como es el caso de empresas o profesionales. En este caso se hace necesario una aplicación que permita gestionar el correo electrónico. Los proveedores de correo electrónico gratuito han desarrollado sistemas de gestión de correo gratuitos también asociados a la cuenta de correo, siendo los más utilizados Gmail, Yahoo Mail y Outlook. Además de estos existen otros gestores que no son proveedores pero ofrecen los mismos servicios como Thunderbird.

Hay que distinguir cuando hablamos de correo electrónico entre: Una cuenta de correo electrónico que es la dirección específica — [email protected] — a la que accedes al inicio de sesión en tu cliente de correo electrónico. Un cliente o gestor de correo electrónico es el programa específico que utilizas para acceder a tu cuenta de correo electrónico, que puede ser el mismo que tu proveedor de correo electrónico o no. Un proveedor de correo electrónico es la empresa que proporciona los medios técnicos relativos al envío y la recepción de tus correos electrónicos.

Reflexiona En este enlace puedes consultar las diferencias que existen entre los 3 gestores de correo más utilizados. Gmail vs Outlook vs Yahoo: principales diferencias y puntos positivos y negativos de cada uno.

Autoevaluación Señala si las siguiente afirmaciones son verdaderas: Un proveedor de correo electrónico ofrece siempre servicios de gestor Verdadero

Falso

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Falso No todos los proveedores de correo electrónico ofrecen servicios de gestión, aunque los más conocidos sí. Para poder tener con una cuenta de correo electrónico es necesario contar con un proveedor de correo electrónico. Verdadero

Falso

Verdadero Los proveedores son quienes permiten la creación de cuentas de correo Una cuenta de correo electrónico puede ser ofrecida de forma gratuita o de pago por el proveedor de correo. Verdadero

Falso

Verdadero Los proveedores de correo suelen ofrecer cuentas de correo básicas de forma gratuita aunque también ofrecen cuentas con servicio de pago Los gestores de correo electrónico son siempre de pago. Verdadero

Falso

Falso Hay gestores de correo gratuitos y de pago al igual que los proveedores.

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1.1.- Crear una cuenta de correo electrónico Una cuenta de correo electrónico es el equivalente a nuestra dirección postal en internet, es necesario contar con una para poder enviar y recibir mensajes o archivos a través del correo electrónico. Su estructura es la siguiente [email protected], donde nombre es el nombre del usuario y proveedor suele ser el nombre del proveedor gratuito de correo o dominio propio si es un proveedor de pago. Aquí puedes ver diversos tutoriales donde se explica cómo crear una cuenta de correo en los gestores de correo más utilizados: Crear cuenta en Gmail https://www.youtube.com/embed/gV1hW4JeU18 Resumen textual alternativo

Crear cuenta en Outlook https://www.youtube.com/embed/A4CviPK4Jjo Resumen textual alternativo

Crear cuenta en Yahoo! https://www.youtube.com/embed/fSxKwzcq08Y Resumen textual alternativo

Para saber más Por qué se usa la arroba (@) en las direcciones de email

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2.- Gestores de correo electrónico

Caso práctico - Alejandro, para poder manejar el correo electrónico lo primero que debes hacer es conseguir una cuenta de correo. - ¿A quién se la puedo pedir? - Pregunta en el departamento de informática para que te faciliten una. - ¡Ah! Muchas gracias.

Alejandro en escritorio (CC0)

Como ya hemos visto para poder trabajar con el correo electrónico es necesario contar con un proveedor de correo y una cuenta de correo electrónico. Una vez la tengamos es aconsejable contar con un gestor de correo electrónico. El gestor de correo electrónico con el que vamos a trabajar es Gmail. Gmail es un servicio de correo electrónico gratuito proporcionado a partir del año 2004 por la empresa estadounidense Google, no es hasta 2012 cuando supera a Outlook de Microsoft en número de usuarios.

Para saber más Este artículo Gmail ya tiene más usuarios que Hotmail, según comScore explica cuándo se produjo el cambio de liderazgo entre Outlook y Gmail en el año 2012.

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2.1.- Gmail Gmail como gestor de correo electrónico presenta la siguientes características: Ofrece una capacidad de almacenamiento de 15 GB. Elaboración Propia. Logo Gmail Proporciona un mecanismo de etiquetado de mensajes, que amplía las posibilidades más que unas simples carpetas. Permite la creación de filtros de mensajes lo cual complementa el sistema de clasificación por etiquetas. El tamaño máximo de cada mensaje (texto y archivos adjuntos) es de 25 MB. El ingreso en la cuenta se realiza cifrado con SSL, salvo en caso de los navegadores antiguos, en los cuales la conexión es sin cifrado. Gmail está disponible para dispositivos móviles, aunque Gmail mobile no presenta todas las características del servicio tradicional. Además de acceso por el navegador de un teléfono móvil, existe una aplicación Java para gran cantidad de teléfonos compatibles. Soporta los navegadores Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, K-Meleon, Opera, Google Chrome, con soporte parcial para el navegador AOL y Konqueror.

Para saber más https://docs.google.com/presentation/d/e/2PACX1vRyVJu_LMiM1w85lgk1G0wNrI8mrihnJmd3IQ5AEzSuPRFFCoRAO7Ui5fbo6sPGGGY2Q3B_K6Bwf4j/embed? start=false&loop=false&delayms=3000

Autoevaluación Selecciona las opciones correctas: Gmail ofrece espacio de almacenamiento de 25 MB

Gmail puede sincronizarse con dispositivos móviles

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Gmail ofrece la posibilidad de crear un sistema de carpetas y filtros

Gmail solo está disponible para Google Chrome

Mostrar retroalimentación

Solución 1. 2. 3. 4.

Incorrecto Correcto Correcto Incorrecto

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2.1.1.- Configuración de la cuenta Gmail permite personalizar algunos elementos de la cuenta como el idioma, la imagen de perfil, el tipo de letra, el tema de fondo o la creación de una firma personalizada. Todas estas opciones las encuentras dentro de la opción configuración. Todo se realiza activando la configuración y dentro de cada una de las pestañas que puedes ver en las imágenes adjuntas.

Elaboración Propia. Captura Configuración Gmail

Elaboración Propia. Captura pestañas configuración Gmail

Aquí tienes un tutorial que muestra cómo personalizar la imagen de la cuenta y crear una firma automática entre otras: https://www.youtube.com/embed/lOeg1jyDFjo Resumen textual alternativo

También, el fondo por defecto en la bandeja de entrada se puede personalizar con otro de los que ofrece la aplicación o se puede utilizar una imagen propia. Estos cambios también se realizan dentro de la opción configuración de la cuenta. En este tutorial se explica cómo se hace. https://www.youtube.com/embed/PQPHqG9Lxlg Resumen textual alternativo

Gmail permite personalizar las opciones de la cuenta tales como imagen de perfil, fondo de pantalla, firma o color y tipo de letra entre otras. La imagen de perfil que se elija para la cuenta de correo puede utilizarse también en el perfil de la cuenta de Google.

Rellenar huecos https://educacionadistancia.juntadeandalucia.es/formacionprofesional/blocks/recopila/recopila.php?id=6426&dopt=1

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Lea el párrafo que aparece abajo y complete las palabras que faltan. Gmail permite las opciones de la tales como imagen de , fondo de pantalla, o color y tipo de letra entre otras. La de perfil que se elija para la cuenta de correo puede utilizarse también en el perfil de la cuenta de . Enviar

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2.1.2.- Configuración de la bandeja de entrada Con Gmail se puede organizar la bandeja de entrada diseñando un sistema que permita lograr más eficiencia y efectividad, por defecto existe una configuración predeterminada que cada usuario puede modificar y personalizar según sus necesidades, bien creando distintas bandejas de entrada con un sistema por categorías con varias pestañas y cada pestaña es una bandeja o uniendo todo en una misma bandeja de entrada.

Elaboración Propia. Captura bandejas Gmail

En este tutorial podemos ver cómo organizar la bandeja de entrada según estos dos criterios. https://www.youtube.com/embed/TqCNypHYw5E Resumen textual alternativo

La personalización de la bandeja de entrada se realiza desde la misma interfaz mediante el sistema de creación de categorías y etiquetas. Esta clasificación se mostrará en la zona izquierda. Si se trabaja con varias bandeja de entrada éstas se mostraran como distintas pestañas arriba de la bandeja de entrada y a la izquierda aparecerán las distintas categorías creadas en esas pestañas.

Autoevaluación En Gmail pueden crearse distintas etiquetas y categorías: Desde la misma interfaz dentro del menú configuración Desde la misma interfaz dentro de la opción Filtros y bloqueo de direcciones https://educacionadistancia.juntadeandalucia.es/formacionprofesional/blocks/recopila/recopila.php?id=6426&dopt=1

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Desde la misma interfaz en el menú de categorías y etiquetas de la zona izquierda

Incorrecto. Vuelve a repasar el contenido del apartado

Incorrecto. Vuelve a repasar el contenido del apartado

Correcto. Has acertado la respuesta.

Solución 1. Incorrecto 2. Incorrecto 3. Opción correcta

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2.1.3.- Creación de filtros y etiquetas Gmail permite organizar los correos electrónicos recibidos en etiquetas y por medio de filtros. Las etiquetas permiten clasificar los correos electrónicos en distintas categorías, se pueden utilizar las predefinidas por la aplicación o se pueden crear nuevas etiquetas personalizadas. Un mismo mensaje puede ser clasificado con varias etiquetas. También pueden crearse filtros para organizar y archivar los mensajes entrantes según categorías, remitente, características, asunto, archivos, etc. Pueden crearse tantos filtros automáticos como se necesite para tener nuestra bandeja de entrada organizada. Normalmente se utiliza un sistema mixto de etiquetas y filtros para lograr una organización eficiente de la bandeja de entrada. Los filtros y etiquetas se pueden crear, editar o eliminar desde la opción configuración que ya se mostró en la configuración de la cuenta. Una vez se accede a la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas aparece lo siguiente:

Elaboración Propia. Captura Filtros y direcciones bloquedas

En este tutorial se muestra cómo crear filtros y etiquetas para organizar la bandeja de entrada. https://www.youtube.com/embed/foJrsnuCMRE Resumen textual alternativo

Se pueden crear tantos filtros y etiquetas como sea necesario, se logrará una mayor organización y eficiencia pudiendo categorizar un mensaje con varios filtros y/o etiquetas.

Autoevaluación Los filtros de Gmail https://educacionadistancia.juntadeandalucia.es/formacionprofesional/blocks/recopila/recopila.php?id=6426&dopt=1

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Sirven para crear distintas categorías Permiten acciones para clasificar y archivar los mensajes de correo Deben ir asociados a un etiqueta Todas son correctas

Inténtalo de nuevo. Sí que hay una de las otras respuestas que es correcta.

Muy bien has acertado tu respuesta.

Inténtalo de nuevo. Sí que hay una de las otras respuestas que es correcta.

Inténtalo de nuevo. Sí que hay una de las otras respuestas que es correcta.

Solución 1. 2. 3. 4.

Incorrecto Opción correcta Incorrecto Incorrecto

Las etiquetas de Gmail Sirven para crear distintas categorías Pueden personalizarse con un nombre y color distintos Pueden crearse tantas como sean necesarias Todas son correctas Inténtalo de nuevo. Sí que hay una de las otras respuestas que es correcta.

Inténtalo de nuevo. Sí que hay una de las otras respuestas que es correcta. https://educacionadistancia.juntadeandalucia.es/formacionprofesional/blocks/recopila/recopila.php?id=6426&dopt=1

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Inténtalo de nuevo. Sí que hay una de las otras respuestas que es correcta.

Muy bien has acertado tu respuesta.

Solución 1. 2. 3. 4.

Incorrecto Incorrecto Incorrecto Opción correcta

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2.2.- Otros gestores de correo electrónico Otros gestores de correo electrónico como hemos visto son Outlook, Yahoo Mail o Thunderbird. Vamos a mostrar aquí brevemente algunas características de cada uno de ellos y un tutorial con su funcionamiento. Outlook Outlook es el servicio de correo electrónico basado en la web de Microsoft, conocido anteriormente como Hotmail, MSN Hotmail o Windows Live Hotmail. Permite conectarse con Facebook, Twitter y Linkedin y operar en ellas (publicar mensajes, ver fotos, etc). Es posible usar Office gratis en la nube por medio de OneDrive desde la bandeja de entrada. Se pueden enviar archivos de hasta 300 MB. Permite visualizar vídeos de vínculos en línea a YouTube, sin necesidad de entrar a esa página. Aquí tienes un tutorial que muestra cómo configurar tu cuenta de Outlook. https://www.youtube.com/embed/HJQzXXDmCCY Resumen textual alternativo

Yahoo Mail! Es uno de los mayores proveedores de correo electrónico de Internet, que sirve a millones de usuarios Es el más utilizado en Estados Unidos aunque a nivel mundial es el tercero tras Gmail y Outlook. Las características que ofrece su servicio gratuito son: Un TB de almacenamiento. 50GB de archivos adjuntos. Protección contra correo no deseado y virus. La publicidad se muestra en pantalla mientras se trabaja con la cuenta de correo. Soporte POP3 en algunos países...