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Informe de practicas de administracion de empresas...

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EN LOS PROCESOS PERSUASIVOS DEL AREA DE GESTION Y COBRANZA DE LA DIAN – VALLEDUPAR

BLEIDYS CAROLINA GARCIA OROZCO

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS VALLEDUPAR – CESAR 2018

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EN LOS PROCESOS PERSUASIVOS DEL AREA DE GESTION DE RECAUDO Y COBRANZA DE LA DIAN – VALLEDUPAR

Informe de prácticas curriculares presentado como requisito para cursar decimo semestre del programa de administración de empresas

BLEIDYS CAROLINA GARCIA OROZCO

ASESOR HECTOR PUMAREJO MINDIOLA

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS VALLEDUPAR – CESAR 2018

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………5 GLOSARIO……………………………………………………………………………..7 1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA………………………………………8 1.1 RESEÑA HISTÓRICA…………………………………………………………….9 1.2 VISIÓN……………………………………………………………………………..9 1.3 MISIÓN…………………………………………………………………………….9 1.4 VALORES………………………………………………………………………….9 1.5 POLÍTICAS DE LA EMPRESA…………………………………………………10 1.6 OBJETIVOS DE LA EMPRESA………………………………………………..11 1.7 ORGANIGRAMA…………………………………………………………………12 1.8 ÁREA ESPECÍFICA DE LA EMPRESA……………………………………….13 2. ACTIVIDADES……………………………………………………………………14 2.1 NOMBRE DEL TRABAJO………………………………………………………14 2.2 DIAGNOSTICO…………………………………………………………………..14 2.3 JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………17 2.3.1 Punto de vista personal……………………………………………………….17 2.3.2 Punto de vista empresarial……………………………………………………17 2.4 OBJETIVOS………………………………………………………………………18 2.4.1 Objetivo general……………………………………………………………….18 2.4.2 Objetivos específicos………………………………………………………….18 2.5 PLAN DE ACTIVIDADES……………………………………………………….19 2.5.1 Cronograma de actividades………………………………………………….19 2.6 DESARROLLO DE LA PRÁCTICA……………………………………………20 2.6.1 Inducción de funciones y conocimiento de la empresa…………………..20 2.6.2 Elaboración de hojas de ruta y foliación de expedientes…………………20 2.6.3 Manejo del sistema de planeación y administración de cartera (SIPAC).20 2.6.4 Creación de planillas de desembargo………………………………………20 Conclusiones…………………………………………………………………………24 Recomendaciones…………………………………………………………………...26 Anexos – Bibliografía………………………………………………………………..27 4

INTRODUCCIÓN Las presentes pasantías son llevadas a cabo en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Valledupar (DIAN), que es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992 con jurisdicción en todo el territorio nacional y presencia en 49 ciudades de Colombia que tiene como objeto garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional. A nivel internacional, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la entidad nacional que se encarga de velar y controlar todas las actividades comerciales de Colombia con los demás países para que todo lo que entre al territorio nacional se haga de manera legal y dentro de los parámetros exigidos por la ley comercial del país. Además, a nivel nacional, es la entidad que recauda los impuestos que cada uno de los contribuyentes debe declararle a la nación: la administración de los impuestos comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Habiendo realizado algunas de las varias actividades que se desarrollan en la empresa como pasantías o prácticas curriculares, las cuales se llevan a cabo como requisito académico final dentro de un período de 4 meses consecutivos coincidente al calendario académico de la Universidad Popular del Cesar. Para completar tal proceso se elabora el siguiente informe que prueba e ilustra brevemente cada una de las actividades desarrolladas desde el inicio hasta el final de esta labor El presente escrito contiene información detallada del informe de prácticas curriculares en el cual se detallan cada una de las funciones realizadas en el área de recaudo de la dirección de impuestos y aduanas nacionales de Valledupar, se 5

me fue posible manejar programas internos de la empresa como el sipac, la página de la Dian en donde se podía observar cuales eran las obligaciones financieras de cada uno de los contribuyentes que maneja la empresa, remontar resoluciones o autos de desembargo, embargo, además el

adquirir nuevos

conocimientos, la realización de un trabajo justo, eficaz y compromiso en cada una de las tareas encomendadas, son los frutos de los conocimientos previamente adquiridos y examinados en el campo real de la profesión.

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GLOSARIO

COBRANZA: al proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la cancelación de una deuda. CONTRIBUYENTE: es toda persona física o jurídica que realiza una actividad económica o laboral que genera el pago de un impuesto y que asume una serie de deberes formales de acuerdo al Código Tributario y a las normas y resoluciones de la autoridad tributaria. Asimismo, son contribuyentes aquellas personas con bienes inmobiliarios gravados por la ley. FOLIAR: consiste en enumerar las hojas o los

documentos que integran un

expediente. PRROCESO COACTIVO:

es un procedimiento especial contenido en los

artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario, que faculta a ciertas entidades para hacer efectivos directamente los créditos a su favor, sin necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria. Su objeto es obtener el pago forzado de las obligaciones a su favor, inclusive mediante la venta en pública subasta de los bienes del deudor, cuando este ha sido renuente al pago voluntario de sus obligaciones.

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1. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de junio del año 1993 se fusionó la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN). Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El 26 de abril de 2011 mediante el Decreto 1321 se modificó y adicionó el Decreto 4048 de 2008, relacionado con la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

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1.2 VISIÓN En el 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia genera un alto nivel de cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, apoya la sostenibilidad financiera del país y fomenta la competitividad de la economía nacional, gestionando la calidad y aplicando las mejores prácticas internacionales en su accionar institucional. 1.3 MISIÓN En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales somos responsables de administrar con calidad el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, mediante el servicio, la fiscalización y el control; facilitar las operaciones de comercio exterior y proveer información confiable y oportuna, con el fin de garantizar la sostenibilidad fiscal del Estado colombiano. 1.4 VALORES Respeto Es valoración y cuidado de sí mismo, de los demás, de la naturaleza y de las cosas. Es el aprecio y cuidado del ser, de la esencia de las personas, la vida y las cosas. Respeto es atención, consideración, tolerancia. El respeto es garantía de preservación de la naturaleza, la especie y la sociedad. Honestidad Es integridad y coherencia entre el mundo interno y externo, entre lo que se piensa, se siente y se hace en relación consigo mismo, con los demás y con las cosas. Honestidad es rectitud, honradez. La persona honesta lleva una vida integra, actúa con rectitud, y es honrada de toda circunstancia. La honestidad facilita la construcción del bien, la verdad y la belleza interior. Compromiso Es la disposición de hacer y dar lo mejor se sí mismo en todo momento, para el logro de aspiraciones individuales y colectivas, el mejoramiento continuo y el bien

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mayor. Es la obligación contraída, la palabra dada y el empeño. El compromiso impulsa el mejoramiento de los procesos en los que se participa y ayuda en la construcción del bien común. Responsabilidad Es la capacidad de hacerse cargo libremente de las propias acciones y asumir sus consecuencias, en pro del bien común. Lo que hacemos trae consecuencias, según la coherencia que tenga con nuestra moral, las buenas costumbres o las leyes. La responsabilidad favorece el logro de metas individuales y colectivas y la construcción de la sociedad y la cultura.

1.5 POLÍTICAS 1. Gestión basada en estrategias efectivas del servicio, control y fiscalización. 2. Mejores prácticas internacionales.

3. Promover la simplificación de las normas del sistema tributario, aduanero y cambiario. 4. Llevar a cabo análisis permanentes del contexto de las variables económicas, políticas y sociales del país con el fin de fortalecer su capacidad de acción y respuesta

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1.6 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

El objetivo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es ayudar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y proteger el orden económico público nacional, para lo cual se encarga de administrar y controlar las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.

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1.7 ORGANIGRAMA

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1.8 AREA ESPECÍFICA DE LA PRACTICA O ASESORIA

Mi área específica es de subdirección de gestión de recaudo y cobranza

AREA ESPECIFICA

RECAUDO: LOS PROCESOS PERSUASIVOS Y COACTIVOS CON EL DOCTOR:FERNANDO NORIEGA

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2. ACTIVIDADES

2.1 NOMBRE DEL TRABAJO Acompañamiento en los procesos persuasivos y coactivos del área de gestión de recaudo y cobranza de la Dian – Valledupar 2.2 DIAGNOSTICO En el grupo de la división de gestión de recaudo y cobranza de la dirección de impuestos DIAN el personal que labora en esta División son personas responsables, y con un gran sentido de pertenencia por la institución, además están debidamente capacitados para ejecutar todas las funciones, ya que cuentan con los conocimiento que se requieren para elaborar lo concerniente al tipo de expedientes que tengan para su estudio, entre los valores que guían el actuar de los funcionarios públicos de la DIAN se encuentran: Respeto, Honestidad, Responsabilidad y Compromiso. La empresa en tecnología pienso que le hace falta implementar

nuevos

programas o actualizar el software que es utilizado actualmente, por motivos de que este es lento y les impide a los funcionarios obtener la información de una manera rápida, también es necesario que se haga mantenimiento constante a los equipos que son necesarios como la fotocopiadora y el scanner que muchas veces se descompone en su totalidad, haciendo que las actividades se atrasen. La empresa está en buenas condiciones estructuralmente cada uno de las áreas se encuentra bien sectorizada, siempre está en las condiciones adecuadas para cada una de las personas que laboran ahí. Algo muy bueno y de resaltar es que los funcionarios son como una familia, se ayudan mutuamente y trabajan en equipo para poder cumplir con cada una de las metas tanto grupales como individuales. la DIAN también le brinda a sus empleados capacitaciones para complementar su conocimiento y asi puedan tener un mejor desempeño en sus labores

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Tabla 1. Matriz Dofa DEBILIDADES OPORTUNIDADES  rotación continua del personal de  El buen clima

laboral en la división

trabajo a otras áreas donde no tienen

permite

el conocimiento suficiente en esa área

todas las actividades

cumplir

satisfactoriamente

 falencias en el manejo del paquete de

 el personal tiene un gran sentido de

office y demás programas de la

pertenencia hacia la empresa lo cual

empresa

siempre

 Tener más dotación de muebles

los

tiene

dispuestos

a

colaborase unos a otros

(sillas) para mayor comodidad tanto como para nosotros lo pasantes como para los contribuyentes FORTALEZAS AMENAZAS  perdida de los expedientes devueltos al  constante capacitación al personal momento de ser entregados a otra área

sobre los procesos  contamos con un excelente personal que permite brindar una adecuada orientación cualquier

permitiendo inquietud

por no tener control de ellos  la falta de conocimiento en algunos

solucionar

procesos hace que las investigaciones

nuestros

se demoren un poco afectando así

de

contribuyentes  existe un excelente clima laboral

tanto

al

contribuyente

como

funcionario responsable

dentro de la empresa FUENTE: elaboración propia

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al

ESTRATEGIAS F.O F.A  teniendo clara nuestras funciones  tener un mejor control a los podemos brindarle la información expedientes devueltos para no necesarias al contribuyente tener ningún problema al momento  implementar actividades recreativas de ser requeridos por el contribuyente para así mantener el buen clima  reforzar el conocimiento a los laboral entre los empleados funcionarios sobre nuevos procesos y ser eficientes D.O D.A  capacitar al personal antes de ser  tener una capacitación adecuada trasladado de su área de trabajo a para el personal sobre todos los otra programas manejados en la  recordarles al personal de la empresa empresa mantenerse actualizados en los nuevos programas manejados dentro de las empresa, y mantener el sentido de pertenecida de la misma FUENTE. Elaboración propia

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2.3 JUSTIFICACIÓN 2.3.1 PERSONAL Las prácticas curriculares juegan un papel muy importante ya que por medio de estas el practicante pueda afianzar sus conocimientos, desarrollar

nuevas

actitudes, habilidades y destrezas en los contextos donde le corresponda actuar; además que ayuda al enriquecimiento de los conocimientos adquiridos durante el desarrollo teórico de la carrera, conocer o

experimentar como es el mundo

laboral, brindándole un grado de confianza, lo cual contribuye de manera directa a la formación integral del practicante. La DIAN es una entidad que representa un papel muy importante para el ejercicio profesional de administración de empresas en Colombia, pues como entidad administra los impuestos nacionales, es de su competencia proferir lineamientos y hacer cumplir las normas expedidas por el Gobierno nacional que reglamentan el cumplimiento y pago de las obligaciones Cambiarias, tanto para las personas naturales como jurídica.

2.3.2 EMPRESARIAL La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, a través de la Resolución 2961 de abril 18 de 2000, creo la posibilidad a los estudiantes de las universidades y de las Instituciones de educación superior, para Complementar su formación académica adquirida en los programa de estudios con la ejecución de la práctica laboral en la entidad. Con lo cual buscaba fortalecer los procesos de gestión adelantados por la entidad. Para la Dian y sus funcionarios es de mucha ayuda contar son nuestro asistencia ya que somos un apoyo y se disminuye la carga de trabajo, depende de cada funcionario delegar las actividades que se deben realizar día a día según sea su meta.

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2.4 OBJETIVOS

2.4.1 GENERAL Acompañamiento en los procesos persuasivos y coactivos del área de gestión y cobranza de la Dian – Valledupar

2.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS  elaborar hojas de rutas y foliación de expedientes  manejar del sistema de planeación y administración de carteras (SIPAC)  crear planillas de devolución de expedientes

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2.5 PLAN DE ACTIVIDADES

2.5.1 CROINOGRAMA DE ACTIVIDADES

MARZO

MESES

ACTIVIDA

1

2

3

ABRIL

4

1

2

3

MAYO

4

1

2

3

JUNIO

4

1

2

3

4

DES Inducción y conocimiento de la empresa Elaboración de hojas de ruta y foliación de expedientes Manejo del sistema de planeación y administración de cartera (SIPAC) Creación

de

planilla

de

devolución

de

expedientes

Fuente: pasante

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2.6 DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS 2.6.1 INDUCCIÓN Y CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA La inducción y conocimiento de la empresa se inició la primera semana del mes de Marzo, La finalidad de la Inducción es brindar información, amplia y suficiente que permita a el estudiante saber el rol que va a desempeñar dentro de la empresa para fortalecer sus conocimientos acerca de la Historia, Estructura, Misión, Visión, Normatividad de la misma. Esta inducción fue dictada por el funcionario Álvaro Cuello, luego la encargada de talento humano lleva a cada uno de los pasantes a sus respectiva división en donde deben realizar sus prácticas curriculares, en recaudos y cobranza, al llegar allí uno de los funcionaros les informo sobre el funcionamiento de la división y la importancia dentro de la seccional, respectivamente se le asignó a cada uno su jefe

inmediato en mi pasantía estuve a cargo del funcionario Fernando José

Noriega y la jefa de la división la doctora Luz Karolina Dangond, estas personas fueron las encargadas del señalamiento de las diferentes funciones y obligaciones a cumplir.

2.6.2 ELABORACION DE HOJAS DE RUTAS Y FOLIACIÓN DE EXPEDIENTES Esta es una función elemental ya que aquí comienza todo el ciclo de cada expediente. En esta actividad se toman cada uno de los expediente a cargo del jefe inmediato y se busca en el sistema de planeación y administración de cartera morosa (SIPAC), después se da inicio a la conformación de expedientes donde debe realizarse con todos los documentos que tengan relación con la misma actuación, se debe ir aceptando cada pliego de acuerdo con la secuencia que origino el expediente y en el orden en que llegan. Después se realizar la caratula del expediente en la que se registrara el nombres o razón social, nit, número del expediente y nombre de la división donde se encuentra el expediente.

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Luego de haber realizado los procedimientos anteriores se inicia el proceso de foliación de los documentos en donde todos los documentos se incorporan al expediente en el orden cronológico en que se aporten o decepcionen, teniendo en cuenta que la ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, estos se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. La foliación se llevara a cabo como si fuera un libro donde se deberá foliar en la esquina superior derecha de las hojas, de manera legible y sin enmendaduras, con tinta negra. Un expediente podrá contener...