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Metodologia_Implantacion del Sistema de Gestión OHSAS 18001....

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Metodología para la Implantaciión de un SGSST

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METODOLOGÍA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SGSST Un Sistema de Gestión de SST fomenta un entorno de trabajo seguro y saludable ofreciendo un marco que permite a la organización identificar y controlar sus riesgos de salud y seguridad, reducir el potencial de accidentes, apoyar el cumplimiento de las leyes y mejorar el rendimiento en general. En este aspecto la Norma OHSAS 18001 es la especificación de evaluación reconocida internacionalmente. Para la implantación con éxito y eficacia de un SGSST se marcan una serie de fases o etapas a cumplir con la finalidad del cumplimiento de la política y organización marcada al principio por la dirección.

OBJETIVOS Adquirir las competencias necesarias para la correcta implantación de un SGSST según la Norma OHSAS 18001.

CONOCIMIENTOS ■

Fases de Implantación.

■

Fase Inicial.

■

Primera Fase: Documentación.

■

Segunda y Tercera Fase: Implantación y Evaluación.

■

Cuarta Fase: Certificación.

■

Integración de Sistemas.

■

Integración Documental y Operativa.

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FASES DE IMPLANTACIÓN Un Sistema de Gestión de la SST está destinado a controlar los riesgos que surgen de las actividades de la empresa y que pueden afectar a la seguridad y salud de los trabajadores apoyándose en cinco pilares imprescindibles: ■

Estructura organizativa.

■

Responsabilidad y autoridad.

■

Recursos.

■

Procesos.

■

Procedimientos.

El proyecto de implantación de un Sistema de Gestión de SST debe ser considerado como un verdadero proyecto empresarial y como tal requiere de unas medidas previas que garantizan en mayor medida el éxito del proceso.

Fases de Implantación Inicial

Examen inicial de la organización en términos de seguridad.

Primera

Documentación del sistema.

Segunda

Implantación del sistema adaptado a la Norma OHSAS 18001 y formación.

Tercera

Evaluación y auditoría de ajuste.

Cuarta

Certificación.

Eficacia del Sistema Para que estos sistemas sean homogéneos y se puedan evaluar y auditar se necesita un estándar de referencia que sirva de guión para establecer qué se debe hacer, aunque en ningún caso impondrá cómo se hace. El estándar elegido en este caso es la Norma OHSAS 18001.

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Condiciones Básicas para que un SGSST sea Eficaz ■

Implantación voluntaria.

■

Consideración de las circunstancias de las PYMES.

■

Procedimientos de evaluación que no requieran auditorias externas obligatorias.

■

Justificación económica.

■

Desarrollo y mejora del cumplimiento de la legislación.

■

Incorporación de los trabajadores y/o sus representantes en el diseño, implementación y evaluación del SGSST.

Ventajas de la Implantación del Sistema de Gestión ■

Mayor control de la evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva realizando: − − −

Una revisión y adaptación de las características y actividades de la empresa. La distribución y comunicación a todo el personal de la empresa. Ampliación, mejora y adaptación del control de la planificación de la actividad preventiva.

■

Mejora en la identificación y cumplimiento de la legislación de aplicación, junto con los medios y frecuencia de actualización.

■

Incremento del control operacional e inspecciones de seguridad y salud.

■

Mejora en la consulta y participación de los trabajadores de la empresa, así como la comunicación con las empresas subcontratadas.

■

Incremento en el control y distribución de los EPI’s, así como la verificación de que éstos son los específicos para el trabajo realizado.

■

Establecimiento de una sistemática para la mejora en la realización de los planes de seguridad y salud.

■

Mejora y adaptación del plan de prevención de la empresa.

■

Minimización de riesgos y alto nivel de seguridad en las actividades desarrolladas.

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FASE INICIAL En la fase inicial se debe definir el equipo de trabajo y asegurar que todos los miembros tengan una formación inicial adecuada a sus funciones además de unas características básicas para afrontar el proceso.

Características de los Integrantes del Equipo

Formación Inicial

■

Estar motivados.

■

Proyecto de la empresa.

■

Conocer los principios de gestión de la seguridad.

■

Sistemas de Gestión de Seguridad.

■

Tener cierta capacidad de reacción.

■

OHSAS 18001.

■

Conocer las actividades y los riesgos que éstas generan.

■

Elaboración de documentos.

■

Auditoría de seguridad.

■

Herramientas de mejora.

■

Tener cierta disponibilidad.

De la misma manera deben quedar claros cuáles son los objetivos de implantación que tiene la organización. Esta fase inicial está marcada por una serie de conceptos clave para el correcto desarrollo del proceso de implantación e implica principalmente dos etapas básicas.

Diagnóstico Inicial

Su objetivo es examinar el estado actual de la organización relativo a seguridad para establecer el grado de conformidad con la Norma mediante la identificación de las desviaciones existentes.

Plan de Acción

Se establece para alcanzar en un plazo de tiempo y a un coste razonable, la conformidad del sistema con la Norma.

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Diagnóstico Inicial El informe de diagnóstico debe contener toda la información relevante para realizar un planteamiento riguroso del sistema. Cuanto más se avance en esta etapa más útil será el sistema ya que se adapta a las necesidades reales.

Áreas Clave de la Revisión Inicial ■

Requisitos legales y reglamentarios aplicables y su grado de cumplimiento.

■

Análisis del grado de validez de las evaluaciones y registros realizados sobre los riesgos laborales.

■

Revisión de las prácticas y procedimientos existentes de prevención de riesgos, determinando la estructura de gestión de seguridad y salud existente.

■

Determinar las mejoras de gestión estructural que se requerirían para controlar las actividades que causan los riesgos identificados.

■

Valorar la gestión de la investigación de los incidentes.

En todos los casos se deben estudiar las condiciones en caso de funcionamiento normal y anormal de la organización y las posibles condiciones de emergencia, así como tener en cuenta la coordinación de las actividades de prevención cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades dos o más empresas. Una posible metodología es realizar un muestreo, siguiendo la norma aplicable, mediante entrevistas, cuestionarios, listas de comprobación, examen de la documentación y observación directa sobre la gestión preventiva, condiciones de seguridad y salud y organización del trabajo con el fin de identificar las principales: ■

Áreas que presentan desviaciones y que son más susceptibles de presentarlas.

■

Deficiencias.

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Puntos a Tener en Cuenta en la Preparación del Diagnóstico ■

Identificar las áreas a evaluar.

■

Identificar las actividades que deberán quedar cubiertas y para cada una de ellas comprobar si: − − − −

Existe una práctica. Satisface los requisitos de la Norma. Existe algún documento que la describa. Se aplica bien o incluso no se aplica.

■

Valorar la necesidad de intervención de expertos en áreas determinadas.

■

Elaborar el programa y horario de entrevistas y comunicarlo al personal de la empresa.

■

Preparar una guía para la evaluación en caso de ser necesario.

Plan de acción Una vez obtenida toda la información relevante del diagnóstico inicial se elabora el plan de acción en el que se identificarán las acciones a realizar y marcarán entre otros, los plazos y responsables de las distintas acciones a realizar tanto a nivel operacional como de gestión. Deben quedar claros los objetivos a conseguir tanto para el conjunto del sistema como para cada nivel operativo de la estructura de la organización que intervienen en la gestión del sistema, así como la asignación de los recursos necesarios.

Acciones a Realizar en Cada Área Identificada ■

Estudiar y definir sus actividades.

■

Identificar las anomalías.

■

Establecer la estructura documental.

■

Hacer un listado de los documentos necesarios y los responsables de su redacción.

■

Establecer un plan de aplicación provisional y de validación de los documentos.

■

Planificar la auditoría de ajuste de esta actividad.

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PRIMERA FASE: DOCUMENTACIÓN La primera fase se centra en la elaboración de los documentos necesarios para la correcta implantación del SGSST, entre los que se pueden mencionar a modo de ejemplo: manual, procedimientos, registros, instrucciones de trabajo, plan de emergencias, etc. La estructura documental debe ser coherente con: ■

La Norma de referencia.

■

La organización y cultura de la empresa.

■

Las actividades que regula.

■

Los objetivos de la dirección.

Los documentos deben ser fácilmente legibles, accesibles y estar disponibles, teniendo en cuenta su revisión periódica. Por ejemplo el plan de emergencia debe tener una relación de distribución, comunicación y responsabilidad para afrontar la emergencia actualizada, ya que ésta puede cambiar a consecuencia de la rotación del personal de la empresa. El manual es el documento donde se reflejan las características principales del sistema, se fijan las responsabilidades y se indican los estándares a cumplir. Sirve como referencia durante la implantación y la aplicación del SGSST.

Contenido Mínimo de un Manual de Gestión ■

Índice.

■

Declaración de compromiso de cumplimiento de la política de seguridad y salud y los periodos de revisión del SGSST por parte de la dirección.

■

Organigrama de la empresa.

■

Funciones y responsables de hacer cumplir todo lo referente a seguridad y salud.

■

Alcance y cambios a establecer o previstos.

■

Control de las actuaciones.

■

Participación de os trabajadores.

■

Establecimiento de las auditorías del sistema y su prevención.

Es imprescindible también, la definición de parámetros referentes a indicadores que den una idea del grado o estado de implantación del sistema.

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Ejemplos de Indicadores Actividad

Indicador

Identificación de riesgos

Nº de puestos evaluados/ total de puestos

Control de producción

Nº de subcontrataciones realizadas conforme a un procedimiento/ total de subcontrataciones realizadas

Estado de implantación de los procedimientos

Nº de documentos difundidos/ Nº de documentos a elaborar

Procedimientos y Registros La gestión de la seguridad debe estar documentada mediante unos procedimientos claros, útiles y prácticos. En este aspecto la Norma OHSAS 18001 establece entre sus requisitos la existencia de procedimientos y registros para describir las actividades especificas y facilitar su evaluación y seguimiento. Un buen procedimiento es un documento válido por sí mismo, preferentemente escrito, que esté redactado de forma clara para quien deba utilizarlo.

Procedimiento Redactado Ventajas

■

El redactor tiene que profundizar en el proceso evaluando los detalles.

■

Los cambios en procesos se dan a conocer de forma simultánea a todos los afectados.

■

Facilita la ejecución similar de los trabajos incluso si hay cambio de personal.

■

Son un buen soporte documental para la formación del personal.

Características Útil

Que sirva para algo.

Comprensible Que se entienda. Concreto

Solo lo necesario.

Vigente

Fácil de actualizar.

Disponible

Fácil de encontrar.

Un procedimiento sólo tiene valor si las personas para las que está destinado lo asimilan con lo que resulta imprescindible comprobar el nivel de comprensión antes de implantarlo. Para ello existen varios métodos entre los que destaca el método FOG INDEX por su sencillez. Actualmente, los procedimientos más simples y comprensibles se presentan mediante diagramas lógicos, ya que facilitan la visualización de las actividades cubiertas por el mismo Metodología para la Implantación de un SGSST 11

constituyendo un ahorro de tiempo cuando se requieren modificaciones y una ventaje a la hora de auditar el sistema. Para que un procedimiento pueda ser completo hay que ofrecer un marco administrativo y otro estructural de acogida al diagrama lógico y al texto que le acompaña.

Incluye la codificación, aprobación, difusión, clasificación, modificación o archivo de un procedimiento. Datos que debe Indicar un Procedimiento Marco Administrativo

■

Nombre de la empresa.

■

Título del procedimiento.

■

Índice y fecha de revisión.

■

Paginación.

■

Nombres y firmas del redactor y del que lo aprueba.

Es necesario estructurar la información que contiene el procedimiento. Un posible ejemplo de estructura podrían ser los siguientes elementos:

Objeto y Alcance

Marco Estructural

El por qué del procedimiento y las áreas o actividades donde se aplica.

Referencias

Documentos necesarios procedimiento.

Definiciones

Incluyendo las comprensión.

abreviaturas

para para

aplicar facilitar

el la

Responsabilidades

Cargos, funciones o áreas que deben realizar las actividades descritas.

Desarrollo

Núcleo del procedimiento que incluye el texto y el diagrama lógico.

Archivo y Registro

Cómo se conserva la información requerida, quién lo debe hacer y cuánto tiempo.

Anexos Documentales

Evitan detalles que complicarían la lectura pero que son indispensables para el cumplimiento de los objetivos.

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SEGUNDA Y TERCERA FASE: IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN El proceso de implantación implica actuar tal y como se ha definido, de forma que cada procedimiento sea objeto de: ■

Validación.

■

Identificación de registros.

■

Instrucciones específicas.

■

Fecha para auditarlo.

■

Difusión general.

Para poder cumplir los objetivos marcados, todos los miembros de la organización deben tanto conocerlos como saber los pasos a llevar a cabo y los registros a generar. Durante esta fase se fijan dos objetivos principales:

Comunicación

■

Asegurar que el personal conoce los requisitos del sistema de forma que se abra un periodo de rodaje hasta la auditoría y revisión del sistema.

■

Comunicar las responsabilidades.

■

Asegurar que la dirección dispone de información periódica sobre el proceso de implantación.

■

Desarrollar y mejorar la capacidad del personal para implantar el sistema de prevención de riesgos laborales.

■

Orientada desde los responsables máximos en la implantación del sistema hasta los trabajadores base.

■

Clara, concisa y eminentemente práctica en su implantación en los distintos niveles de la empresa.

■

Considera tanto las actividades nuevas incluidas en los procedimientos como los posibles fallos detectados en los mismos.

Formación

Tercera Fase Una vez concluido el proceso de implantación se debe proceder a su seguimiento y supervisión mediante una auditoría de ajuste que tendrá como finalidad: ■

Identificar las desviaciones.

■

Mostrar a los responsables cómo presentar y defender su sistema. Metodología para la Implantación de un SGSST 13

■

Formar al personal auditor interno.

■

Familiarizar al personal con la auditoría externa.

■

Corregir las desviaciones antes de la auditoría de certificación.

La fase de evaluación consiste en comprobar que el resultado obtenido está de acuerdo con lo planificado y demuestra el compromiso auténtico con el cumplimiento de los objetivos propuestos. A partir de todos los datos registrados se podrá valorar la adecuación de los procedimientos existentes a la situación y a partir de ahí tomar las acciones necesarias para solventar los posibles problemas existentes.

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CUARTA FASE: CERTIFICACIÓN Una vez el sistema esté completamente implantado y en funcionamiento se puede optar al proceso de certificación que es voluntario por parte de la empresa. La certificación es el proceso mediante el cual una tercera parte independiente manifiesta por escrito que un producto, proceso o servicio está de conformidad con los requisitos o especificaciones que fija la Norma OHSAS 18001.

Beneficios de la Certificación de SST ■

Mejora la integración de la actividad preventiva.

■

Ventajas económicas: − −

Gestión

−

Mercado

Aumento del valor añadido. Reducción de accidentes. Prevención de posibles infracciones.

■

Ayuda a garantizar el cumplimiento continuo de la legislación de seguridad y salud aplicable.

■

Compatible con otros sistemas como el de calidad y medio ambiente.

■

Mejora de la imagen empresarial.

■

Mayor competitividad y mejor posicionamiento en el mercado.

■

Ventajas en las relaciones con la Administración Pública por el cumplimiento en prevención de riesgos laborales.

■

Mejora las relaciones con las partes interesadas externas.

Sociedad

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