Zusammenfassung Projektmanagement Klausurvorbereitung PDF

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Dozent: Frau Rudolph
Studiengang: Wirtschaftsingenieurwesen...

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Zusammenfassung Projektmanagement

1 Grundlagen

Was ist ein Projekt?

1.1Wesentliche Projektmerkmale:

   

Vorgabe von Zielen Definierter Start und definiertes Ende Einmaligkeit Spezifische Organisation

1.2Definition DIN 69901-5:2009

Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer gekennzeichnet ist.

Projekterfolg ist:

  

Einhalten der geplanten Kosten und Termine Die erwartete Leistung und Qualität Die Zufriedenheit der Beteiligten

Projekterfolg lässt sich unterscheiden in:

 

Anwendungserfolg Abwicklungserfolg

Projektmanagement Erfolgsfaktoren:

  

Planung: realistische/passend Projektteam: Motivation/Know-How Konfliktmanagement

1.3PM Phasen nach DIN 69901 

Initialisierung



Definition



Planung



Steuerung



Abschluss

PM-Prozesse im Detail

1.Initalisierungsphase

Projektidee wird analysiert, bewertet eine Zielvision skizziert.

Mit Freigabe kann der Übergang in die nächste PM-Phase erfolgen.

2.Definitionsphase

Kernteam fuer das Projekt bilden

Definition der Ziele dieser Phase.

Projektziele werden mit Auftraggeber SMART formuliert

Festlegung und Strukturierung konkreter Projektinhalte

3.Planungsphase

Durch Planung sollen realistische Werte für Leistungen, Kosten und Termine ermittelt werden, um Fehler zu verhindern und so die Fehlerentwicklung in einem frühen Stadium zu verhindern.

Projektplanung umfasst u.a. die Planung der Projektstruktur, des Projektaufwandes, des Ressourceneinsatzes

Folgende W Fragen sollten geklärt werden:

Wo, Wer, Was, Wie, Wann, Wie viel, Welche, Wie gut

4. Steuerungsphase

Steuern von Ressourcen, Terminen, Kosten und Finanzmittel

Ziel der Steuerungsphase ist, durch geeignete Maßnahmen die Zielerreichung des Projektes zu gewährleisten

5.Abschlussphase

Erfahrungssicherung

2 Initialisierung

Die Aufgabe des strategischen PM ist die Auswahl der richtigen Projekte

Auswahlkriterien für die passenden Projekte können bsp.weise sein:

  

Kundennutzen Risiko Dringlichkeit

Beurteilung der Projektidee durch die Nutzwertanalyse

Nutzwertanalyse erlaubt die Verbindung der harten und weichen Kriterien

2.1Projektsteckbrief

Inhalt:

     

Projektname und Projektnummer Beschreibung des Inhaltes Projektziele Information zur Dauer, Beginn und Ende Aussage zum Budget Angaben Auftraggeber und/oder Kunde

3 Definition

Projektstart-Termin des Startmeilensteins

Es gibt einen Projektstart im weiteren Sinn und einen Projektstart im engeren Sinn

3.1Ziele und Anforderungen

Projektziel- Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden.

Magisches Dreieck des PM

Kosten, Leisutng, Termin

3.2Zielfunktionen, Zielarten

1. Kontrolle Messlatte, ob das Projekt insgesamt erfolgreich war

2. Orientierung Richtungsweisende Information-“Wohin geht die

Reise?“

3. Verbindung Entsprechend formulierte Ziele bringt die Beteiligten

zusammen-“Wir Gefühl“

4. Koordination Konsequenten Ausrichtung an den Zielen erleichtert die

Beziehungen des Projektteams mit anderen

Organisationseinheiten

5. Selektion Schlüssige Ziele erleichtern die Auswahl von und die

Entscheidung für Alternative

Projektzielarten: Terminziele, Kostenziele, Leistungsziele, Soziale Ziele, Nicht-Ziele

Zielformulierung in SMART Zielsprache ist („…ist erreicht“)

Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Terminiert

3.3Zielverträglichkeitsmatrix

Anhand einer Zielverträglichkeitsmatrix können die erarbeiteten Ziele auf ihre gegenseitige Wirkung hin überprüft werden.

3.4Umfeld und Interessierte Parteien

Projekterfolg hängt u.a von der Beziehung des Projektes zum Projektumfeld ab.

Als Projektumfeld wird die Umgebung bezeichnet, in der ein Projekt entsteht und durchgefuehrt wird.

Projektbeeinflussungen können aus sozialen und sachlichen Umfeldfaktoren resultieren.

 

Sachliche Umfeldfaktoren (technisch, natürlich, ökonomisch) Soziale Umfeldfaktoren ( rechtlich-politisch, soziokulturell)

Unterscheidung nach:

  

Unmittelbares direktes Projektumfeld z.B. Auftraggeber, Rahmenbedingungen Mittelbare indirektes Projektumfeld z.B. Firmenleitung, Arbeitsmarkt Intern und Extern. Intern außerhalb des Projektes aber innerhalb der Organisation. Extern steht ür außerhalb des Projektes und außerhalb der Organisation

3.5Umfeldanalyse

Stakeholder Definition Interessierte Partei- Person oder Gruppe mit einem Interesse an der Leistung oder dem Erfolg einer Organisation.“

Interessierte Parteien lassen sich in primäre Stakeholder (wirken direkt) und sekundäre Stakeholder (wirken indirekt über ihre Beziehungen und ihren Einfluss) unterscheiden.

3.6Stakeholderanalyse

Alle Stakeholder des Projektes müssen hinsichtlich ihres Interesses, ihres Einflusses und ihres zu erwarteten Konfliktpotentials bewertet werden, um anschließend geeignete Maßnahmen für den Umgang mit ihnen festzulegen.

Nach Analyse können die Stakeholder in ein Portfolio eingeordnet werden.

Quadrant I (hoher Einfluss/hohes Konfliktpotential) nehmen die meiste Aufmerksamkeit somit die meiste Zeit des Projektleiters in Anspruch.

Quadrant II (niedriger Einfluss/hohes Konfliktpotential) und Quadrant IV (hoher Einfluss/niedriges Konfliktpotential) ist wesentlich geringer, da sie entweder dem Projekt sowieso positiv gegenüber eingestellt sind oder nur wenig Einfluss haben und somit keine große Gefahr für das Projekterfolg bedeuten. Hier ist eine Informationsveranstaltung als Kommunikationsmethode ausreichend.

Quadrant III (niedriger Einfluss/niedriges Konfliktpotential) werden üblicherweise über unpersönliche Medien (z.B. Newsletter) bedient

Beeinflussungsstrategien für die Stakeholder

  

Diskursive: beschäftigt sich mit dem Umgang mit Konflikten. Konfliktmanagement Partizipative: Partnerschaftliche Beteiligung am Projekt Restriktive: bewusst reduzierte Informationsabgabe

3.7Projektphasen

Projektphasen beginnen meistens mit einem Meilenstein und werden auch mit einem Meilenstein abgeschlossen. Meilensteine haben keine Dauer und werden als Raute dargestellt.

Vorgehensmodell

  

V-Modell Wasserfallmodell Six Sigma

3.8Projektorganisation

Personen die an einem Projekt teilnehmen/ es durchführen sind in eine Organisationsform eingebunden. Die Projektorganisation stellt eine Aufbau und Ablauforganisation eines bestimmten Projektes dar.

Es wird dabei zwischen Stammorganisation und Projektorganisation unterschieden. Die Stammorganisation ist die eigentliche Firma etc. Die Projektorganisation führt das eigentliche Projekt durch.

Wahl der Projektorganisation abhängig von:

   

Projektgröße Projektdauer Unternehmensorganisation Unternehmensstrategie

Formen der Projektorganisation

Einfluss-Projektorganisation: Projektleiter wird als Stabstelle in die vorhandene Stammorganisation eingebettet und hat keine Weisungs- oder Entscheidungsbefugnisse und somit keine >Verantwortung. Lediglich beratende Funktion. Fuer kleinere Projekte mit geringerem Risiko, die nicht zeitkritisch sind.

Matrix-Projektorganisation: Wird wischen starker, ausgewogener und schwachen Matrix unterschieden. Projektleiter ist aus Linienorganisation herausgelöst und verfügt über fachliche Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse bzgl. projektbezogener Aktivitäten. MA verbleiben in ihrer Linienfunktion und bleiben ihrem Vorgesetzten disziplinarisch unterstellt. Bei stark abteilungsübergreifenden Projekten.

Autonome bzw. Reine Projektorganisation: Projektleiter nimmt die fachliche und disziplinarische Verantwortung für die MA. MA werden aus der Linienfunktion herausgenommen und arbeiten ausschließlich für das Projekt. Für Projekte mir komplexer und neuartiger Aufgabenstellung.

4 Planung 4.1Projektstrukturierung

Projektstrukturen schaffen Ordnung innerhalb einees Projektes.

4.2PSP Projektstrukturplan

    

PSP stellt als Schlüsselinstrument die Grundlage für alle weiteren Pläne des Projektes dar. Projektstrukturplan bietet: Gute Übersicht der Einzelaufgaben Eine vollständige Übersicht des Projektzieles Basis für die notwendige Koordination bei Schnittstellen zwischen den Arbeitspaketen

Arbeitspaket

Kleine nicht mehr teilbare Einheit (ca. 1-5% der Projektkosten).

Beziehungen zwischen Arbeitspakten und Vorgängen.

1:1 Ein AP = ein Vorgang

1:n Ein Ap = mehrere Vorgänge

M:1 Mehrere AP = ein Sammelvorgang

Gliederungstiefe in drei bis vier Ebenen.

4.3Gliederungsprinzipen des PSP Objektorientiert: Nach technischer Struktur-WAS IST ZU TUN? Funktions- oder aktivitätsorientiert: Nach unterschiedlichen Funktionen-WER FUEHRT DIE ARBEITEN DURCH? Phasen-Ablauforientiert: orientiert sich am gewählten Phasenmodell-WANN WIRD DIE ARBEIT GEMACHT? Gemischtorientiert: nach Zweckmäßigkeit

Projektmanagement auf 2. Ebene

4.4Arbeitspakete

In sich geschlossene Aufgabenstellung, die bis zu einem festgelegtem Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden.

Inhalt AP Beschreibung Projektnummer-und Name Titel und PSP Code Arbeitspaketverantwortlicher Aktivitäten Start und Endtermin

4.5Codierungung des PSP

Indentifizieren Codierung und

Klassifizieren Codierung

Wird angewendet, wenn mehr als nur dir reine Zuordnung der Elemente dargestellt werden soll.

4.6Vorgehensweise zur Erstellung des PSP

Top down: Projekt wird ausgehend vom Wurzelelement in den einzelnen Ebenen zerlegt bis die AP vorlegen und anschließend durch PSP Code codiert.

Bottom up: Mittels Kreativitätstechniken werden die AP identifiziert und aufsteigend zusammengefasst, danach wird PSP Code zugewiesen.

5 Ablauf und Termine

Netzplantechnik zur Ablauf- und Terminplanung. Es lassen sich die zu bearbeitenden Aufgaben inkl. Ihrer Abhängigkeiten darstellen.

Prozess

Netzplantechnik Grundbegriffe

AF: Anfangsfolge

EF: Endfolge

NF: Nachfolger

Gesamte Pufferzeit: Zeitspanne zwischen frühester und spätester Lage eines Ereignisses bzw. Vorganges

Freie Pufferzeit: ist die Zeitspanne, um die ein Ereignis bzw. Vorgang gegenüber seiner frühesten Lage verschoben werden kann, ohne die früheste Lage anderer Ereignisse bzw. Vorgänge zu beeinflussen.

Kritischer Weg: liegen Alle Vorgänge, bei denen die früheste und späteste zeitliche Lage übereinstimmt. Sie können nicht verschoben werden, ohne den Projektendtermin zu verändern.

Netzplan optimieren durch:

Fast Tracking (Verkürzung): Überlappe, parallelisieren

Crashing (Verdichtung): z.B. Erhöhung der Ressourcen, Einsatz besserer Ressourcen

Magisches Dreieck ist dabei zu beachten. Verdichtung erhöht die Kosten!!

6 Ressourcen Kosten und Finanzmittel

Ressourcenplanung: Personal, Material, Sach-und Finanzmittel Dabei bildet der PSP die Grundlage für die Ressourcenplanung

6.1Ressourcen optimieren

Durch:

    

Schieben: verschieben des Vorgangs Strecken: mehr Zeit fuer die Bearbeitung des Vorgangs eingeplant. Aufwand bleibt gleich Stauchen: Vorgang wird zeitlich verkuerzt. Erhoehter Ressourcenbedarf Splitten: Vorgang wird in mehrere Teile zerlegt, welche zeitlich so verschoben werden, dass der Ressourcenengpass geloest werden kann Substituieren: Ressource wird durch effizientere ersetzt

6.2Projektkostenarten

Projektkosten sind:

   

Personal: Löhne & Gehälter, Sozialleistungen, Weiterbildung Material: Büromaterial, Roh-Hilfs- und Betriebsstoffe Sach- & Dienstleistungen: Miete, Energiekosten Kapital: Abschreibungen, Zinsen, Steuern

6.3Kostenplanung

Ziele der Kostenplanung:

  

Kalkulationsbasis fuer das zu verkaufende Produkt Basis fuer das projektbegleitende Controlling Grundlage fuer die Planung zeitbezogener Zahlungen

Kostengang- & Kostensummenlinie

Kostenganglinie: Kostenfall pro Zeitperiode

Kostensummenlinie: kumulierter Kostenfall zu jedem Zeitpunkt

7 Risiken und Chance 7.1Risikomanagement

   

Verbessert den Handlungsspielraum des Projektleiters Identifiziert und steuert Risiken und Chance im Projekt Vermindert unvorhergesehene Risikosituationen Erkennt Chancen fuer das Projekt und zeigt Wege zu deren Nutzung

Definition Risiko: Mögliche negative Abweichung im Projektverlauf von der Projektplanung durch eintreten von ungeplanten oder von nicht eintreten von geplanten Ereignissen.

Ablauf Risikomanagement

1. Identifizieren:  Stakeholder aus Umfeldanalyse werden via Stakeholder Analyse in Risikotabelle übernommen.  PSP, Ressourcenplan, Ablauf- und Terminplan, Kostenplan auf potentielle Risiken überprüfen  Kategorisierung: o Kaufmaennische Risiken o Ressourcen Risiken o Technische Risiken o Terminrisiken o Politische Risiken

Alle Risiken in Tabelle sammeln

2. Analyse:  Analyse der Auswirkung, Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit  ETW (%) x SH (Euro) = RW (Euro) KLAUSURRELEVANT

7.2Maßnahmenplanung







Präventive Maßnahme: beeinflussen ETW durch o Vermeiden: Risiko wird nicht eingegangen o Vermindern: durch technische, organisatorische oder personelle Maßnahmen Korrektive Maßnahmen: verringern nach Eintritt des Risikos die Schadenshoehe o Begrenzen: Folgen des Schadenfalles werden minimiert. o Verlagern: Risiko wird auf Dritte übertragen -> Versicherung Selbstragende Maßnahmen: o Akzeptieren: Risiko wird vom Management akzeptiert. Es werden keine Maßnahmen festgelegt. Meist bei Risiken mit geringer Schadenshoehe und niedriger ETW....