1.5 Herramientas Administrativas Antonio Aguirre PDF

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"Herramientas administrativas de la calidad" Las Herramientas administrativas de la calidad fueron creadas por los Japoneses como un medio para enfrentar la nueva era de la calidad. Son de tipo cualitativo y más complejo de utilizar que las básicas. Tienes dos requisitos La creación del valor agregado para la satisfacción del cliente. La prevención en lugar de la corrección de todas las operaciones. Estas herramientas administrativas fueron diseñadas por los japoneses mediante la incorporación de otras técnicas que ya eran ampliamente utilizadas dentro del área de planeación estratégica, y según los japoneses son el medio necesario para enfrentar la nueva era de la calidad. Esta era tiene dos requisitos: La creación de valor agregado para la satisfacción de las necesidades de los clientes. La prevención en lugar de la corrección en todas las operaciones de la organización. Las siente nuevas herramientas administrativas complementan a las básicas en el cumplimiento de estos dos requisitos. Las 7 nuevas herramientas administrativas son: Diagrama de afinidad (método KJ). Diagrama de relaciones. Diagrama de árbol. Diagrama matricial. Diagrama de flujo Tormenta de ideas. ¿Por qué? - ¿Por qué? ¿Cómo? - ¿Cómo? 5W una H.

"Diagrama de Afinidad" También es conocida con el nombre de “Método KJ” (Kawakita Jiro es la persona que lo desarrollo). Esta herramienta se utiliza para conseguir gran cantidad de datos en forma de ideas, opiniones, temas, aspectos a considerar y organizarlos en grupo en base a criterios afines de relación natural entre cada elemento.

Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de información agrupando los aspectos de la misma con base en relaciones clave entre ellos; también se conoce como método KJ. Cuando se emplea este diagrama, se organizan las ideas o áreas generales de problemas para adquirir la comprensión de un problema o asunto herramienta ayuda a mejorar el compromiso y el apoyo del equipo. Con respecto a la utilización del DA, ésta es una herramienta útil en una gran cantidad de aplicaciones, no obstante, su mayor utilidad es ante situaciones en las que: Los hechos o conceptos no se encuentren claramente delimitados, sean complejos o excesivamente amplias. El DA permitirá representar un “mapa" de estos hechos o conceptos. Debido a la gran cantidad de incidencias detectadas, éstas impidan determinar con claridad las causas concretas de la situación. Sea conveniente utilizar un nuevo enfoque, tanto en la actuación como en el análisis de un tema. El DA permitirá al grupo romper con los conceptos tradicionales, ampliando su campo de pensamiento. No se conozcan de forma clara los pasos a dar para salir de una determinada situación, siendo necesario una ayuda para poner en marcha con éxito una solución. Sea necesario el consenso de un grupo para abordar una actuación. En aquellos casos en que no se recomienda la utilización de esta herramienta: a) El problema a abordar es sencillo. b) Es necesario disponer de la solución rápidamente.

Pasos Reunir el equipo y elegir un líder, todos relacionados con el asunto a tratar. Establecer el asunto o problema en forma de pregunta. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo. Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”. Crear tarjetas de encabezado Dibujar el diagrama de afinidad Trazar un círculo en torno a cada agrupamiento El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso Discutir el diagrama de afinidad.

"Diagrama de Flujo" Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales. Facilita también la selección de indicadores de proceso. Los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamento de sistema como uno de los principales instrumentos en la realización de métodos y sistemas, ya que permiten la visualización de las actividades innecesarias y verificar si la

distribución de trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuidas las personas, sin cargarlas de trabajo a algunas y darles holgura a otras. Los diagramas de flujo también son utilizados cuando queremos asegurarnos que las cosas se harán bien una y otra vez, o cuando un error pueda costar pérdidas materiales y/o humanas. Uno de los primeros pasos que realiza un equipo, es buscar la manera de mejorar los procesos para trazar un diagrama de flujo de ese proceso. Con el diagrama de flujo se constituye un método extremadamente útil para delinear lo que está sucediendo en un momento dado. La siguiente figura representa un ejemplo de este tipo de diagrama. Elaboración del Diagrama de Flujo El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico. Determinar el proceso a diagramar. Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades pricipales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso. Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo. Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura siguiente se muestra un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Revisar el diagrama de flujo del proceso....