2021 05 25 CEI Outlook - Appunti di lezione 123 PDF

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES EJÉRCITO NACIONAL DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN

INSTRUCTIVO

(CONFIGURACIÓN DEL CEI EN OUTLOOK CON PST)

Pág.1 de 11 Código: FO-JEMPP-CEDE5-607 Versión: 3 Fecha de emisión: 2017-04-28

Objetivo Documentar el procedimiento para configurar el CEI con Outlook y PST con el fin de proporcionar mayor seguridad y capacidad de almacenamiento al servicio de correo electrónico institucional CEI. Alcance: La opción está habilitada para todos los funcionarios que deseen realizar el procedimiento. La configuración del correo electrónico institucional en Outlook con PST permite tener una capacidad de almacenamiento hasta de 50GB por cada pst que sea agregado a la cuenta. Gracias a esta configuración los funcionarios no tendrán que eliminar ningún correo que requieran porque se haya alcanzado el límite de almacenamiento, puesto que el proceso a realizar es crear un nuevo pst y continuar guardado información ilimitadamente. Importante: Siga estrictamente este procedimiento al momento de realizar la configuración el los computadores institucionales o personales ya que Outlook lo puede configurar en el computador que lo requiera. Antecedentes: En el año 2017 se implementa el correo electrónico CEI para 54000 usuarios oficiales y suboficiales del Ejército Nacional. Este correo está basado en Zimbra y se creó con los siguientes objetivos:  Identidad institucional  Accesibilidad a la información  Notificaciones del personal  Comunicación institucional Cada uno de los oficiales y suboficiales tenía una capacidad en buzón de 512 MB a excepción de las Mensajerías y oficiales superiores que tenían una capacidad de 1GB Las capacidades por defecto de oficiales, suboficiales y civiles quedo en buzón de correo de 2GB. Así mismo están disponibles otros servicios como el drive con una capacidad de 1GB para oficiales, suboficiales y civiles, se habilitó el chat y se habilitó conferencia para 4000 personas. Teniendo en cuenta el crecimiento de la utilización de correo electrónico institucional y la utilización del directorio activo LDAP de Zimbra para autenticación en otras aplicaciones del Ejército, nace la necesidad de incrementar la seguridad del servicio con la implementación del doble factor de autenticación y con la configuración del mismo en Outlook con pst para aumentar su capacidad de almacenamiento de forma ilimitada. Unidad y/o Dependencia: DIPER- Base Datos Fecha de Actualización: Código Orfeo: 2021308006462433 1

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CONFIGURACIÓN DEL CORREO CEI EN OUTLOOK CON PST ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABL E

Crear perfil 1. Ingrese por panel de control, de clic en mail o correo y Usuario final luego en agregar para crear un nuevo perfil, se le coloca en Outlook un nombre de nuestro gusto y luego clic en aceptar.

Configuració n manual en Outlook.

2. Sin importar la informacion que muestre en cuenta de Usuario final correo electronico, de clic en la opcion configuración manual o tipos de servidores adicionales y luego en siguiente.

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3. Seleccione la opción POP o IMAP y de clic en siguiente.

4. Diligencie los campos que se encuentran resaltados en amarillo con la información de su usuario de correo CEI, luego de clic en más configuraciones.

5. Seleccione la pestaña servidor de salida y habilite la casilla mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación.

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6. Seleccione la pestaña Avanzadas y configure los campos resaltados en amarillo, si desea ver los ultimos mensajes recibidos ingresando a CEI por navegador en la opcion “Entrega” le configura la cantidad de dias que desea habilitar, recuerde que si le habilita muchos dias se puede llenar la capacidad de almacenamiento en el servidor y esto hace que no reciba mas correos. Luego de clic en aceptar.

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7. Al regresar al menu de configuración de cuenta IMAP y POP de clic en siguiente.

8. El asistente hará una prueba automaticamente de la configuración de la cuenta y si es correcta saldrá completado, si es incorrecta verificar nuevamente los parametros de configuración, luego dar clic en cerrar.

9. Cierre el asistente dando clic en finalizar

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Configuració n del PST

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10. Ingrese por panel de control, de clic en mail o correo y Usuario final luego en archivos de datos

11. Seleccionar la opción agregar y luego vamos al disco D del PC para crear una carpeta donde se guardará el pst que vamos a crear a continuación.

12. Primero dar clic en disco D, luego en crear Nueva Carpeta (en este caso la nombré CORREO NO BORRAR), ingresar a la carpeta creada y dentro de ella le damos un nombre al PST que vamos a crear (en este caso lo nombré PST SV CARDENAS MAYO 2021), luego dar clic en aceptar.

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13. Seleccionar el PST creado, dar clic en Establecer como predeterminado, clic en aceptar y le damos cerrar a todas las ventanas.

14. En el buscador del PC escribir la palabra outlook, apenas aparezca dar clic derecho y elegir la opcion anclar a la barra de tareas.

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15. En la barra de tareas encontrará anclado el outlook, dar clic para abrir y el correo ya se encontrará funcionando.

16. De clic en la parte superior derecha en ARCHIVO, luego en informacion seleccione configuracion de la cuenta.

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17. En la opcion de correo electrónico de clic sobre cambiar carpeta, para establecer la carpeta del pst como la que recibirá todos los correos llegados.

18. Despliege la carpeta del pst, de clic en Bandeja de entrada y luego clic en aceptar.

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19. Verificar que la carpeta seleccionada ya este configurada y dar clic en cerrar.

20. A partir de este momento ya puede empezar a hacer uso del correo CEI por intermedio de Outlook con pst, este archivo de correo quedará guardado en el computador, en la carpeta que nombramos CORREO NO BORRAR, recuerde que la capacidad de un pst es de 50GB, cuando alcance esta capacidad de almacenamiento, el paso a realizar es crear un nuevo pst y dejar el anterior como backup para cuando requiera consultarlo.

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HISTÓRICO DE CAMBIOS VERSIÓN No.

FECHA DE CAMBIOS REALIZADOS EMISIÓN

01

24-05-2021

Emisión inicial

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES DIRECCIÓN DE PERSONAL – SECCIÓN BASE DATOS Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

SV. Jackson Cardenas Escobar MY. Andrea Casas Ortiz

TC. Edwin Gustavo Díaz Delgado

Cargo:

Cargo:

Cargo:

Administrador Informático

Administrador Informático Jefe de Sección Base Datos

Fecha:

Fecha:

Fecha:

24-05-2021

24-05-2021

24-05-20

Firm

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