Actividad 3 Fundamentos de la planeación PDF

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actividad de administración (Actividad 3 Fundamentos de la planeación) , escrito de +20 hojas y bibliografías, temas, subtemas e incisos...

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN FACULTAD DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA (FIME) MATERIA: ADMINISTRACIÓN ACTIVIDAD 3 TEMA: FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN ALUMNA: ANA VICTORIA MONTES BASILIO MATRÍCULA: 1997722 CARRERA: IMA PROFESOR: ING. JOSE ANTONIO JUAREZ COVARRUBIAS SEMESTRE: ENERO – JUNIO 2022

Fundamentos de la planeación - La planeación en contextos inciertos Está claro que en la actualidad no se están viviendo tiempos fáciles a nivel económico. Mercados volátiles, recesión económica, cierre de empresas, son algunas de las situaciones que se ven y se escuchan a diario. La poca claridad para vislumbrar lo que se viene y el permanente cambio de reglas de juego, suele generar angustia y desconcierto. Y debido a esto es que existe la noción errada de que planificar en escenarios de incertidumbre no sirve ni tiene sentido . Muchas veces, ante tanta incertidumbre el empresario no se siente cómodo y cree que no se puede planificar debido a los cambios rápidos y constantes, es por ello por lo que termina adoptando, en general, reacciones extremas: parálisis, no es capaz de tomar decisiones, o imprudencia en la que toma decisiones sin ningún tipo de análisis. Si nos paralizamos y no tomamos decisiones en realidad se está tomando una: la de no actuar. De esta forma se genera un efecto en la empresa no por una acción realizada sino por una omisión de esta. Si por el contrario se apresura a tomar una decisión, sin realizar ningún tipo de análisis, las probabilidades de lograr el resultado esperado son tan inciertas como el contexto mismo. Usualmente pensamos que en circunstancias como la actual es imposible o no tiene sentido planificar y que cualquier intento de ver el futuro nos llevará indefectiblemente a la frustración. Debe quedar claro que este pensamiento está basado en una manera tradicional de realizar una planificación: focalizándose en poder anticipar, o casi predecir, cuál será el único escenario posible en que se desenvolverá la empresa. Es aquí donde debemos preguntarnos, ¿cómo planificar en este contexto? Muchos procesos de planificación suelen ser la principal limitante para planificar. Ya que no permiten la flexibilidad suficiente como para tomar decisiones rápidas. En un mundo de rápidos y constantes cambios, la incertidumbre es un elemento clave a incorporar en la planificación y, por lo general, este tipo de decisiones no puede esperar a un proceso de planeamiento lento y rígido. “Ante mayor incertidumbre, no solo es posible planear, sino que es obligatorio” El proceso de planificación, que incorpora la incertidumbre, debe incluir varios escenarios que incluya distintos planes de contingencia, es decir, crear modelos de análisis a corto y largo plazo a partir de la especulación sobre el comportamiento de distintas variables que pueden afectar a la empresa. Cuanto más cambiante es el entorno, mayor necesidad hay de contar con una amplia gama de escenarios; más planes contingentes hay que generar para estar preparados ante la emergencia.

En ciertas situaciones de incertidumbre pueden funcionar mejor los procesos estratégicos formados por una serie de lineamientos básicos en lugar de otros procesos más complejos y detallados. Por ello debes focalizarte en contemplar estas fases a la hora de realizarlos: Definición de los objetivos (Es de gran importancia que pongas en concreto cuáles son los objetivos a corto, mediano y largo plazo.) Investigación del entorno Evaluación del impacto de la incertidumbre en las estrategias Implementación del plan Posterior monitoreo. Hoy en día se aplican nuevas tecnologías y herramientas de gestión que permiten incorporar la incertidumbre con facilidad y claridad. Modelos visuales de identificación de variables e influencia, diagramas que muestran la sensibilidad y programas de simulación que permiten entender un rango continuo de escenarios posibles con sus probabilidades asociadas. Por último, cuando se desarrollen los planes de contingencia deberás tener en cuenta el impacto de eventuales amenazas para aquellos escenarios que resulten más críticos. Ten presente que en tiempos de crisis e incertidumbre se espera más que nunca que los líderes marquen claramente el camino a seguir, los objetivos a concretar y siempre se deberán analizar con rapidez las amenazas que podrás enfrentar y capturar las oportunidades que en toda crisis suelen surgir. Es muy difícil planificar si los procesos de la empresa no están bien diseñados y funciona bien, ya que no se puede proyectar si no se conoce como funciona y podría reaccionar la empresa.

- Tipos de planes Los planes se distinguen en proyectos, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuesto. Un plan, consiste en la estructuración de una serie de pasos con el fin de cumplir un objetivo o bien de alcanzar metas; el proceso de planificación resulta sencillo siempre y cuando se tengan claros los objetivos que la organización desea obtener, ya que una vez aclarada la meta, se pueden establecer los procesos a seguir. Este es uno de los principios más conocidos en la estructura organizativa, y es que para establecer un plan, ha de existir previamente un motivo, es decir, debe existir un fin a cumplir. ¿Cuáles son los tipos de planes? Proyectos, propósitos o misiones. Considerado uno de los planes más básicos que se pueden constituir o bien como uno de los más genéricos, ya que el mismo corresponde con la función general que debe de llevar a cabo la empresa. Muchos consideran que los proyectos surgen desde el momento que se crea la organización, de hecho, especialistas alegan que la creación de aquella se corresponde con el proyecto. Por ejemplo, una empresa manufacturera, tiene por proyecto la creación y fabricación de telas. Objetivos. Estos son procesos o bien, planes que se conducen a la ejecución de ciertas actividades, éstos más que todo hacen referencia a la actividad de la empresa en sí, muchos consideran que este se reduce solamente a la ejecución de acciones en pro de un resultado mercantil específico, tal es el caso, de una empresa que confecciona zapatos, el objetivo de ésta sería confeccionar cierta cantidad de zapatos y gomas al mes. Estrategias. Esta viene siendo considerada como un sub-plan, ya que la misma amerita de la existencia y el trazado de objetivos, con el fin de poder establecer acciones personalizadas o específicas para cada uno de aquellos. Por ejemplo, si una empresa tiene por objetivo vender 10 millones de calzados, una de las estrategias a implementar es la búsqueda de personal apto para la fabricación de estos.

Políticas. Estas refieren al conjunto de acciones encaminadas a la estructura de la organización, es decir, implican el trazado de una serie de conductas a llevar a cabo, con el fin de poder establecer toda la estructura de la pirámide organizativa. Ejemplo de estos tipos de planificación, son los reglamentos internos de las corporaciones donde se establecen las normas de comportamientos generalizados; es decir, las políticas se establecen con el fin de regular la conducta humana, a fin de establecerle modelos o patrones a seguir y fijar prohibiciones en el actuar humano. Procedimientos. Como su denominación lo indica, los procedimientos se establecen con el fin de fijar pasos o instrucciones de una respectiva operación. Por ejemplo, los procedimientos que debe llevar a cabo el personal al ingresar al plan, la colocación del uniforme, el marcado con tarjeta en la entrada. Reglas. Algunos expertos consideran que las reglas, son los planes micro pero que engloban acciones macro; se consideran como planes rígidos y que se establecen en el caso de toma de decisiones. Por ejemplo, son reglas las conductas negativas que un personal pueda tener y que le acarreen el despido. Programas. Estos son los planes más amplios, muchos alegan que estos aluden a un compendio de normas, reglas, objetivos y propósitos establecidos, en realidad, el programa se corresponde con el conjunto de planes que puedan existir o bien establecerse en torno a una corporación. Presupuestos. Es un plan como consecuencia de otro, es decir, en este se evalúan los resultados alcanzados por el plan, los cuales deben ser óptimos, si los pasos preestablecidos se cumplieron en la misma secuencia y de la forma que fueron dictaminados.

La planeación en administración es fundamental no solo a nivel organizacional, en general, sino en cada uno de los niveles y áreas que integran una institución. En ese sentido, siempre es útil recordar que una institución educativa, es una organización y como tal puede gozar de los beneficios de este tipo de planeación. La planeación es la primera función administrativa. Consiste en analizar la situación de la organización, definir los objetivos o metas a alcanzar, establecer la estrategia general que permita alcanzar esos objetivos y desarrollar planes de acción que señalen cómo implementar las estrategias. En otras palabras, la planificación en administración analiza dónde estamos parados, establece dónde queremos ir, señala qué vamos a hacer para llegar allí y cómo lo vamos a hacer. Principios de la Planeación Existen 9 principios a tener en cuenta para que la planeación sea de utilidad:

Flexibilidad. El plan debe poder adaptarse a los cambios que se produzcan en la organización, basados en sus necesidades, operaciones y dirección. Inherencia. El plan debe resolver unos determinados problemas, propios de la institución, de forma tal que se oriente a los objetivos propuestos. Racionalidad. Es el proceso de entendimiento respecto de la realidad del plan, frente al problema y la solución; es decir, considerar criterios factibles en la formulación del plan, el establecimiento de alternativas y su implementación. Universalidad. El plan debe especificar los recursos necesarios (tiempo, recursos humanos, presupuesto, entre otros) para alcanzar los objetivos establecidos. Unidad. Cada individuo tiene una función con un objetivo asignado que a su vez es guiado hacia una meta en común (objetivo organizacional). Compromiso. Los recursos deben estar comprometidos durante el periodo de tiempo que sea necesario para la consecución del plan. Precisión. El plan debe ser exacto y preciso, ya que cualquier error afecta a las demás funciones de la administración.

Factor limitante. Al diseñar el plan debe considerarse en cada decisión el factor limitante (escaso o limitado) que puede impedir que se logren los objetivos. Factibilidad. El plan debe ser realista, diseñado con base en la experiencia, en relación con hechos concretos y recursos disponibles. Elementos y características fundamentales administración que debes considerar.

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Visión: Lo que queremos ser. Es lo que la imagen de sí que la institución proyecta en el largo plazo. Misión: La razón de ser de la institución. Es el propósito institucional, el fin educativo que se asume. Objetivos: lo que queremos lograr. Son los resultados institucionales se propone alcanzar a corto, mediano y largo plazo. Estrategias: cómo lo vamos a lograr. Es la forma en la que se canalizarán los esfuerzos para alcanzar los objetivos (tanto los de la institución, como los de quienes la integran). Políticas: nuestros valores. Es el conjunto de principios por los que se rige la institución; las normativas y decisiones que orientan el trabajo de cada área, de cada proyecto institucional. Programa: qué acciones se llevarán a cabo para ejecutar el plan. Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes. Presupuesto: con cuánto se dispone. Es el detalle financiero de lo que costará la implementación de un plan. Los recursos: con qué se cuenta. Son todos los recursos que conforman y de los que dispone la institución (humanos, materiales e infraestructura). ¿Y las principales características de la planeación cuáles son? La unidad. Las estrategias que se implementan en cada área se deben diseñar conforme a los lineamientos de un plan general. La penetrabilidad. La planeación estratégica recae en todos los niveles de la institución. La continuidad. La planeación de estrategias es una actividad constante.

La precisión. Los planes de acción deben ser claros y concretos, para reducir la posibilidad de errores. - Administración por objetivos La administración por objetivos (APO) es un método de trabajo en el que se evalúa el rendimiento de los empleados y la productividad de la compañía a partir de metas establecidas previamente. Los objetivos deben estar inspirados en las habilidades de los empleados y, a su vez, es esencial fijar tempos para lograrlos. ¿Qué es la APO? La APO es una estrategia empresarial basada en la administración por objetivos del capital humano. El Management by objectives, o MBO por sus siglas en inglés, consiste en motivar a los empleados fijando metas que tendrán un premio o reconocimiento al ser alcanzadas. La gestión por objetivos surgió en Estados Unidos durante la década de 1950. La dinámica de trabajo no solo establece una hoja de ruta con base en el objetivo final; también se fundamenta en pequeñas metas para lograr los resultados. De esa forma se fomenta la búsqueda de estrategias y planes en los distintos niveles de la organización para que se encuentren integrados con base en la meta o, particularmente, en un departamento, como puede ser el de recursos humanos, ventas o marketing. La administración por objetivos se divide en tres fases: - Inicial, en la que se fijan los objetivos entre los distintos componentes de la organización - Seguimiento, que consiste en reuniones programadas para revisar el estado de los pequeños objetivos establecidos - Evaluación, se fija en un principio para evaluar el estado del proyecto, conocer cuáles metas y objetivos se lograron y cuáles deben ser reenfocados o mejorados. Establecer objetivos y cuantificarlos es la única forma en la que las empresas pueden mirar hacia el futuro y dejar de hacer estimaciones subjetivas de lo que podría pasar y comenzar a pensar en lo que se va a lograr. 10 características de la gestión por objetivos (APO) La gestión por objetivos se fundamenta en los siguientes aspectos: Los objetivos y necesidades de la compañía se alinean con la estrategia corporativa, para que todas las áreas trabajen con un mismo fin.

Los objetivos se establecen en forma de cascada, se despliegan por los distintos componentes de la organización o departamento a partir de sus características, responsabilidades y jerarquía. También puede fijarse una estructura piramidal para hacer la distribución adecuada. De esta manera se fomenta la acción individual de las diversas áreas de la empresa, conservan su independencia pero trabajan en objetivos en común. La administración por objetivos se basa en metas en el corto y mediano plazo que están conectadas con el logro último. Integra a la gerencia con los empleados. Propicia el consenso entre los distintos componentes de la organización, enfocados en las metas inmediatas y los objetivos a largo plazo. Los objetivos son fijados junto a una fecha de cumplimiento. La evaluación por objetivos consiste en la retroalimentación entre los grupos de trabajo para generar aprobación o sugerir correcciones. El MBO incentiva dinámicas de trabajo participativas y grupales, así como el compromiso de los empleados con el trabajo de otros sectores de la compañía. La claridad en los objetivos y la integración gerencial deriva en construcción de marca y empatía entre los diversos componentes de la empresa. Razones por las que aplicar una APO Integración de los elementos de la organización La administración por objetivos integra a los diversos componentes de la organización. Esto influye de distintas maneras positivas dentro de la compañía. La gerencia, que debe estar activa en la búsqueda y desarrollo de las metas, es consciente del funcionamiento de los distintos departamentos. Estos últimos, al estar acompañados por gerentes o responsables de áreas, pueden abordar dudas y estrategias de manera directa; se recibe retroalimentación y se corrige lo necesario. Progreso continuo Esta dinámica propicia el crecimiento de los distintos componentes mientras se trabaja en aquellos objetivos inmediatos y de largo plazo. Eso facilita una relación horizontal y la búsqueda de los objetivos.

Para que la empresa tenga todas las herramientas imprescindibles para lograr los objetivos de negocio más importante debería apoyarse en la tecnología. La Transformación Digital de las organizaciones ya no es una perspectiva de futuro, es una obligación del presente para no perder competitividad en el mercado. Seguimiento y apoyo a la plantilla El seguimiento y apoyo durante la gestión por objetivos es constante durante las diversas etapas y permite obtener mejores resultados y redefinir o corregir aquellos objetivos o acciones que se no enmarquen dentro del proyecto o no respondan de la manera ideal. Medición del desempeño laboral Por su parte, la gerencia de la organización podrá medir el desempeño de su equipo de trabajo; a la inversa, los empleados podrán conocer mejor sus competencias e identificar tanto sus puntos fuertes como aspectos a corregir. Para medir el rendimiento (y motivarlo) se puede contar con un software de evaluaciones a través del cual se tienen datos e información precisa sobre el desempeño de la plantilla. Pero no es un método de control sino de supervisión para ayudar al empleado a alcanzar su máximo potencial. Un sistema de gestión por objetivos que se adapta a tu empresa. Un sistema con el que definir criterios de evaluación clave para la entidad e ir analizando cómo progresa el empleado en esa faceta. Una manera eficaz (y basada en datos) para adecuar a cada trabajador en el puesto más rentable para la empresa. Además, permite comparar con otros miembros de la plantilla y ofrecerle formación para potenciar su crecimiento. Características de la APO en la dinámica laboral En un contexto que puede cambiar de un momento a otro, en especial aún con los efectos derivados del COVID-19, hay una serie de razones para aplicar la gestión por objetivos: Es más sencillo manejar objetivos a corto plazo. Por eso se plantean metas con base en una serie de pequeños objetivos. Individualmente, para el trabajador es más cómodo atender tareas puntuales que abordar grandes cantidades de trabajo. La administración por objetivos sirve de oportunidad para establecer estrategias motivacionales. Una vez que se logren las metas plateadas a corto plazo, se puede celebrar o reconocer a los empleados de una manera especial.

La dirigencia de la organización tiene una visión directa de las habilidades y métodos de trabajo de los equipos de trabajo. Los empleados pueden ver cómo evoluciona su rendimiento laboral y experimentar satisfacción al ver que logran los objetivos. Al alcanzar los resultados esperados a largo plazo, la organización se demuestra a sí misma que puede trabajar y sostener proyectos de largo aliento. Beneficios de la APO o gestión por objetivos La administración por objetivos ofrece beneficios individuales y grupales. Ellos son: Orden La gestión por objetivos mejora el desempeño de los empleados, quienes se ven incentivados a planificar y llevar una agenda organizada para poder cubrir los plazos de entrega y cobertura de los objetivos. Integración Al estructurar objetivos en corto, mediano y largo plazo entre las diversas áreas de la organización, la organización es consciente de qué pueden ofrecer sus empleados y, a su vez, ellos saben qué espera la parte directiva de su rendimiento profesional. Crecimiento profesional Al alcanzar resultados, el empleado puso en práctica sus conocimientos y sumó experiencia. Esto repercute positivamente en su rendimiento y en las posteriores tareas en las que estará involucrado. Para esto es clave desarrollar la retroalimentación entre los distintos componentes del grupo de trabajo y la organización. Pertenencia Al trabajar en equipo, sin perder en muchos casos su independencia, los trabajadores disfrutan de una dinámica en la que pueden aprender de otros y, a su vez, exponer todas sus virtudes. En esa relación con los otros y los retos profesionales que se plantean también se fomenta el sentido de pertenencia con la organización. Comunicación Para que la administración por objetivos...