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investigación de una empresa de como se aplica la administración de materiales...

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Universidad Nacional de Costa Rica Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Administración Curso: Administración de Recursos Materiales SANA SANA

I ciclo 2017

Introducción Actualmente para la administración en general es importante abarcar diversos temas, conceptos y definiciones que nos llevaran a atender distintas situaciones en casos de suma amplitud. Por eso es importante darse la tarea de investigar y estudiar distintas ramas administrativas que nos darán un plus valor a nuestro conocimiento y también nos generarán distintas competencias que, actualmente, son muy demandas en muchos ámbitos laborales. A partir de esto, me parece fundamental comenzar a explicar un poco más a fondo la importancia de conocer el tema que se desarrollará a lo largo de este documento, el cual es: La Administración de Recursos Materiales en una empresa. Este tema se ha vuelto muy importante para la mayoría de empresas porque en este mundo tan dinámico que estamos viviendo, se ha incrementado considerablemente el nivel de competencia entre los negocios, obligando de cierta manera, a buscar la mejora continua utilizando nuevas herramientas y nuevos procesos eficientes para la destacar dentro del mercado global. Esto se ha convertido en uno de los objetivos primordiales para las empresas, ya que ahora, para ser competitivo, se necesita calidad en el producto y eficiencia en la distribución en cuanto a puntualidad en la entrega y minimización de costos. Por supuesto, se deben tomar en cuenta que existen aspectos de mucha relevancia en este tema, por ejemplo: La distribución de productos, el almacenamiento, las compras de materia prima, la relación precio-calidad que nos exigen los mercados, las relaciones estrechas con nuestros proveedores a fin de asegurar calidad y puntualidad en todos nuestros insumos, porque la falta o retraso de cualquiera de ellos repercutirá a su vez en nuestros tiempos de entrega y nuestra confiabilidad en el mercado; también abarca temas como la clasificación o codificación de todos los productos que existen en el mercado y también cabe mencionar que nos explican elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.

Desde luego, las empresas según su naturaleza, deberán abarcar distintas áreas de la Administración de los Recursos Materiales, ya que para que las empresas sean más competitivas y para alcanzar mayor éxito y permanencia en el mercado, deberán sumar los aspectos que consideren más importantes para desarrollar. Menciono esto porque considero que una empresa de servicios, por ejemplo, abarcará de manera distinta la administración de recursos materiales que una empresa comercial o una empresa industrial. Cabe mencionar a partir de lo anterior, que un restaurante es un establecimiento donde se prepara y vende alimentos y bebidas para el consumo de los mismos en el local y se realiza el cobro de este servicio al finalizar su consumo; por lo tanto, a la hora de distribuir, almacenar o algunas otras cosas que realiza en este ámbito administrativo, se hará de manera distinta a como comúnmente se hace en empresas como supermercados, ferreterías, pasamanerías, etc. Ahora bien, nos dimos la tarea de recolectar datos sobre la administración de recursos materiales en una empresa pequeña de servicios alimenticios, la cual lleva el nombre de SANASANA. De esta manera, se analizarán y se interpretarán los mismos, de manera que podamos darle un punto de vista administrativo y por supuesto critico; esto con distintos fines, lo cuales son: Ayudar a la empresa la cual estamos investigando, aprender a identificar elementos fundamentales en la administración de recursos materiales, desarrollar un plan de mejora en caso de que la empresa no los esté utilizando. Cabe mencionar nuestro grupo está basando este trabajo en el objetivo general de la empresa, el cual es: Objetivo General: 

Implementar y mantener estrategias gastronómicas veganas y vegetarianas que propicien calidad de vida, bienestar y salud al consumidor.

Objetivo Específico: 

Garantizar una atención personalizada, respetuosa y óptima que permita una efectividad completa en el servicio.



Entregar oportunamente los productos de la empresa en óptimas condiciones; inmediato o servicio al domicilio.



Dar respuesta oportuna, clara y ágil; tomando en cuenta la importancia de cada cliente como punto clave de la organización.

Justificación La administración de los recursos materiales es un tema muy amplio que toda persona debe conocer, al menos un poco, la forma práctica y concisa de este tema tan importante. Por lo tanto, nos encargaremos de dar una breve explicación sobre este restaurante llamado: SANASANA y su sistema de administración de recursos materiales. Nuestro grupo se dio la tarea de realizar distintas visitas a este lugar con el fin de conocer la forma administrativa de este local de ventas de comida; recolectar, analizar e interpretar los datos adquiridos Este trabajo lo realizamos con el fin de aprender la correcta forma de reducir costos mediante la utilización adecuada y lógica de la administración de recursos materiales, abarcado temas importantes como la codificación, distribución, almacenamiento. Ahora bien, nuestro objetivo es realizar una propuesta de mejora que pretende mostrar otro lado a la situación. Este programa de mejora va dirigido a todas las actividades

de

cocina,

servicio

al

cliente,

distribución

de

productos,

almacenamiento correcto de los artículos perecederos, no solo las que se realizan en las consultas sino las actividades de gestión, constatar las necesidades e implantar las acciones pertinentes para mejorar el servicio siguiendo las líneas estratégicas.

Distribución En cuanto a la distribución, este subtema, se desprende de un tema aún más amplio, como lo es el de logística, que sus principales funciones se define de la siguiente manera: “Función logística que se compondrá de: una logística de entrada, relacionada a las compras, abastecimiento y manejo de materias primas y una logística de salida, atada a las decisiones de canales de distribución,

los stocks de productos terminados y el transporte.” [ CITATION Ale03 \l 5130 ] Por lo que, de este modo, la logística se ha encargado de darle a las empresas la capacidad sistemática de operar desde etapas como la obtención de materias primas, producción y por ultimo de distribución, punto al cual le dedicaremos mayormente nuestro desarrollo en esta sección. Además cabe mencionar, que parte de la buena gestión administraba en cualquier organización, requiere tener consciencia sobre la importancia de los elementos que rodean al funcionamiento operativo. Es por eso que, es fundamental destacar el por qué es importante recalcar la integración de un efectivo y eficiente sistema de distribución posteriores a los procesos productivos. “Frente a la globalización del comercio, que incluye tanto la globalización de las ofertas como también, la globalización de las demandas, encontramos que la separación económica tiene mayor preponderancia que la lejanía física. O sea, cada vez más lo que se exige es mejorar el costo de tener disponible lo demandado en el lugar, momento y forma demandada, pasando a segundo plano el itinerario y las paradas que el productosolución realice. El itinerario y las paradas no agregan valor, pero sí agregan costos. Quienes interpreten mejor esta realidad se darán cuenta que, en la función logística, se esconde entonces una enorme oportunidad para hacer más competitiva a la compañía.” [ CITATION Ale03 \l 5130 ] Con la cita anterior, podemos comprender que nos encontramos ante el efecto de la globalización, y consigo alto grado de cambio y de incertidumbre. Que nos trae consigo una serie aspectos que nos obligan a alinearlos a los estándares presentes en la industria. Es por esta razón que se vuelve necesario estar siempre a la vanguardia, buscando constantemente la mejora continua de nuestros procesos. Proponiendo cambios, repensando los procesos actuales, ajustando y perfeccionando siempre que se nos sea posible. Es decir, corresponde a realizar dentro de la organización análisis de la realidad en que se encuentran, y por lo tanto crear planes que permitan un mejoramiento constante. Con la búsqueda de disminuir los tiempos de espera de un proceso a otro, disminuir los pasos para la elaboración de los productos, contar con las cantidades suficientes de los insumos necesarios, además de estar siempre informados de lo que realmente el cliente espera recibir por parte de nosotros, y que finalmente podamos hacer llegar todo este valor agregado a manos de los clientes, sin agregarle ningún coste adicional, ya que como mencionamos, para poder estar al margen de la competitividad es prescindible siempre maximizar resultados. De esta manera la distribución se define:

“(…) como el conjunto de operaciones necesarias para el desplazamiento de los productos preparados como carga, desde el lugar de producción o manufactura en el lugar de exportación hasta el local del importador en el lugar destino, bajo el concepto de óptima calidad costo razonable y entrega justo a tiempo.” [ CITATION And09 \l 5130 ] Nota: negrita no es del original. Que como vemos, esta definición de distribución, hace referencia al proceso luego de la producción, por lo que el producto final es necesario transportar y hacerlo llegar hasta manos del cliente. De modo que es importante definir de qué manera le vamos a facilitar las entregas y bajo qué medios y con cual esquema de costos que adecuado, con el fin que permita también ser beneficioso para ambas partes.

Mecanismos de distribución en la empresa SANASANA Tradicional Actualmente la cafetería SANASANA, posterior al momento en que los clientes ingresan al local, se encargan de recibir la orden del cliente. Pasando a la elaboración del platillo, el cual es llevado por los encargados hasta las mesas previamente colocadas en puntos adecuados, donde se tenga el espacio suficiente, comodidad, tranquilidad, iluminación, y hasta la ambientación ideal para conversar. Por lo que los encargados, posterior a que la orden realizada son lo que se dirigen a cada mesa, con el plato debidamente colocado en bandejas para el transporte del mismo, finalmente le entregan a cada persona lo que ordenó. Luego de que el cliente finalizó su platillo, el mismo encargado se dirige a retirar el plato. Se evidencia que el modo de distribución es de manera directa, donde prácticamente se le facilita al cliente en la mayor posibilidad, donde el producto final es colocando al frente de sí mismo, evitando cualquier tipo de inconveniente.

Alianza estratégica con Eat´s On SANASANA de manera estratégica, mantienen una alianza comercial con la aplicación Eat´s On, plataforma en la cual ellos se encargan en contar con un catálogo de proveedor de comida, de este modo cuenta con gran variedad de restaurantes, cafeterías, entre otros. Lo que le ofrece al contar con tanta variedad es darle al cliente la oportunidad de, a través de su sitio web, o mediante la aplicación móvil, realizar un pedido y ellos se encargarían de realizar la entrega a domicilio. Lo que correspondería a encargarse de la distribución de los productos, más allá del espacio físico que SANASANA pueda tener en su local.

También, permite que los clientes puedan realizar la orden en el momento en que se encuentren físicamente en la cafetería de SANASANA, y además, de realizar el pago respectivo al finalizar de los platillos ordenados. De esta manera, el tema de distribución se aprecia en los mecanismos que utiliza la cafetería SANASANA, ya que adicional a los métodos tradicionales a los que usualmente se puede detectar en la misma industria de la comida, buscan la manera de innovar, de llegar al cliente de una manera distinta. Lo que además representa, al poder integrar medios que van adecuadas a las tendencias de la actualidad con respecto a al uso de la tecnología, por que consigue hacer la vida de los cliente aún más sencilla. Beneficios:    

Al poseer un mecanismo que está según las actuales tendencias, tiene mayor visibilidad dentro de su segmento de mercado. Elimina costos en caso que ellos mismos realizaran las entregas a los clientes por sus propios medios. Incrementa las ventas, ya que no limita a que las ventas sean únicamente dentro del local. Da un mejor servicio y aumenta considerablemente la satisfacción del cliente.

Compras El restaurante realiza sus compras según el punto de reorden que le indica en el inventario cuando se tiene que suplir las materias primas. Entre las compras más importantes están: 

Panes



Café



Individuales



Quesos



Leches



Cheesecake



Verduras



Tés



Frutas



Chocolate



Hongos



Servilletas



Aceite



Toallas



Huevos



Papel Higiénico



Azúcar



Papel presentación

de

maracuyá 

Queque

de

zanahoria 

Queque chocolate vegano

de



Helados veganos



Gas

de

El punto de reorden lo usan más que todo con las verduras, frutas, gas, aceite queso y panes. Cuando ya hay cierta cantidad de verduras y frutas se hacen las compras. Estas son en la feria es una vez por semana. Se hace pedido de queso cuando ya hay cierta cantidad de queso. Normalmente es cada 15 días. Con respecto a los panes, se verifica qué cantidad hay los lunes y los jueves. Si hay 6 panes se hace el pedido al proveedor. El pedido es de 30 panes. El consumo de estos varía según el día. Por ejemplo, los fines de semana realizan actividades como conciertos o talleres y se consumen más sándwich y hamburguesas que los días entre semana. El gas dura aproximadamente 10-15 días. Se trata de conservar un tanque de gas extra, cuando ya ese tanque está en uso se hace el pedido de gas. Lo mismo sucede con el aceite para freír. Se conserva en la despensa un galón de aceite extra. SANASANA tiene una lista amplia de proveedores. Tienen con el gas, tienen dos con los postres, uno de hongos, otro de tés artesanales, uno de café, uno de chocolate y barras de chocolate vegano. Un proveedor de panes artesanales y veganos, estos son también sin gluten. Otro proveedor con quien compran contenedores para llevar, equipo de limpieza, utilería. Además de tener un proveedor que les ofrece un servicio de mantenimiento a la refrigeración y al equipo de cocina.

Codificación Según Rodríguez, G.,Gil, J. y García, J. (1996) Metodología de la investigación cualitativa “La codificación es la operación concreta por la que se asigna a cada unidad un indicativo (código) propio de la categoría en la que se considera incluida. “ Los códigos, que representan a las categorías, consisten, por tanto, en marcas que añadimos a las unidades de datos, para indicar la categoría a que pertenecen.

Estas marcas pueden tener un carácter numérico o visual haciendo corresponder cada número o color con una categoría concreta, aunque es más frecuente utilizar palabras o abreviaturas de palabras con las que se han etiquetado las categorías. En síntesis, categorización y codificación son, por tanto, actividades que giran en torno a una operación fundamental: la decisión sobre las asociaciones de cada unidad a una determinada categoría. La Cafetería SANASANA utiliza una codificación para su inventario de productos, en ella se encuentran numerados y con una letra al inicio la cual indica el tipo de producto que es para así tener un mejor control

de inventario y saber las

existencias que tiene dicha cafetería logrando una administración eficiente con su inventario. La letra A es todo lo referente a productos comestibles que son utilizados para la preparación de los distintos platillos del menú y también para los helados. La letra B representa todos los artículos como platos, vasos, cubertería, cajas, platos, manteles, papelería, productos de limpieza y también los uniformes, en este caso los uniformes serían los delantales que utilizan las cocineras. La letra C representa todos aquellos artículos electrónicos, por ejemplo: la cocina, la refrigeradora, los dos congeladores y la freidora. La letra D representa las bebidas Gaseosas.

A continuación se muestra la tabla de Excel utilizada para calificar su inventario.

Código A010 A001 A002 A003

Descripción Abarrotes general.

en

Precio de Total costo por costo. unidad. -

Pan para sándwich 900 Pan para 1470 hamburguesa Helados 400

Existencias.

₡25.00 0,00 36000

40

58800

40

18000

45

A005 A006 A007 A008 A009 B001 B002 B003 B004 B005 B006 B007 B008 B009 C001 C002 C003 C004 D001 D002

Verduras y hortalizas. Especias y condimentos. Tortas de hongo. Tortas de falafel. Frutas frescas. Manteles y uniformes. Servilletas. Platos desechables. Cajas desechables. Productos de limpieza. Papelería. Cubertería. Vajilla. Vasos. Congeladores Freidora. Cocina. Refrigeradora. Gaseosas 2L Gaseosas 600ml

-

15000 10000

8000 8000

56000 80000 14000

7 10

25000 300 600 2000

7200 7200 20000

24 12 10

12000

900 1200 173000 189000 250000 419000 1765 750

4000 6000 11700 18000 346000 378000 250000 419000 26475 15000

13 15 2 2 1 1 15 20

Almacenamiento. El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su ámbito de competencia. El almacén tiene propósitos bien definidos de custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. En la actualidad, lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la empresa destinado al uso exclusivo de arrume de mercancía, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar valor agregado. Según O.C Ferrel, Geofrey Hirt, Marianela Adriaenséns, Miguel Angel Flores y Leticia Ramos, Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante, Cuarta Edición, página 282, 2004… "Una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes".

En la empresa SANASANA podemos ver que el almacenamiento de sus alimentos

y materiales es un sistema muy común, en este caso podríamos

implementar un nuevo sistema de almacenamiento para así generar una mayor eficiencia, un mejor control e incluso generar así un mayor espacio en el área de la cocina. La empresa SANASANA cuenta con dos congeladores para almacenar sus productos, uno para

las gaseosas y helados el cual está al alcance de los

clientes, el otro lo utilizan para las papas, vegetales, las tortas y el pan, este se encuentra ubicado adentro en la cocina al alcance de las cocineras. Los platos, vasos se encuentran en la parte inferior de un mueble donde está la máquina de café y otros en la pila, luego en el mueble de la despensa almacenan servilletas, platos y vasos desechables, cajas desechables. En la refrigeradora de la cocina se almacenan los verduras, bebidas fermentadas, queques, lácteos y salsas preparadas por ellos (Alioli de ajo, Perejil, chipotle y una especial de kétchup).

Conclusiones Al finalizar la investigación del tema de la administración de recursos materiales en la cafetería SANA...