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[AFO014481] Programa de Certi󾈂cación Internacional en Dirección y Gestión de Proyectos [MOD013633] Fundamentos de la Dirección y Gestión de Proyectos [UDI077747] El proyecto. Naturaleza, Características y gestión

OBJETIVOS Conocer la naturaleza del proyecto y las características básicas que lo distinguen de las actividades continuas.

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Saber qué resultados se pretenden obtener con la realización de un proyecto.

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Clasificar según diversos criterios los distintos tipos de proyectos existentes.

Saber en qué consiste la gestión de proyectos.

Conocer las condiciones y principios básicos de la gestión exitosa de proyectos, así como

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algunos aspectos a evitar.

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1. La Naturaleza del Proyecto 1.1. El concepto de proyecto Pese a ser un término de uso frecuente y extendido, dentro del ámbito empresarial, el término

󰜝proyecto󰜞 comenzó a utilizarse en Estados Unidos en la década de los 50, vinculado principalmen

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al Project Management. Este surgió como un intento de sintetizar las técnicas de gestión y

mediante las técnicas clásicas de dirección.

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organización útiles para el manejo de situaciones complejas que no eran susceptibles de controlar

Si revisamos la literatura podremos comprobar la gran diversidad de definiciones que se han

propuesto para el concepto de proyecto. La aportación de Brown Boveri puede ayudarnos a delimi qué se entiende por 󰜝proyecto󰜞 en el ámbito de la gestión:

󰜝Un proyecto es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas

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especificaciones técnicas determinadas, y con objetivos de costes, inversiones y plazos prefijados.

También se define un proyecto como un trabajo de volumen y complejidad considerables, que ha d realizarse con la participación de varios departamentos de la empresa y tal vez también con la

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colaboración de terceros󰜞

Por lo tanto, existen diversos aspectos que debemos tener en cuenta cuando hablamos de un

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proyecto:

Está orientado a un objetivo. Tiene limitaciones.

Exige una exhaustiva planificación y coordinación a lo largo de todo el proceso. Es un proceso único que va más allá de lo cotidiano. Es un proceso complejo.

Es importante, en este punto, establecer una distinción entre el término proyecto y otros concepto relacionados, pero no intercambiables. Tal es el caso de los programas y los planes, términos que tradicionalmente se han empleado para definir una misma idea, aunque existen ciertos matices

distintivos entre todos ellos.

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Un programa está constituido por un conjunto de proyectos que persiguen un objetivo ambicioso,

mientras que una serie de programas relacionados entre sí forman un plan. A menudo las empresa no trabajan únicamente con un proyecto, sino que, como veremos más adelante, suelen tener una cartera de proyectos que pueden organizarse e integrarse en programas y planes más amplios. Por lo tanto, un proyecto es un conjunto de actividades de naturaleza compleja, en el que intervienen una gran variedad de factores relacionados entre sí, que surge como respuesta a una

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necesidad o problema, inscrito en el ciclo vital de una empresa u organización. Los problemas que

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solucionan a través de los proyectos son también complejos y requieren para su solución la

aportación de conocimientos y experiencia desde diferentes disciplinas, integrados para alcanzar u objetivo.

Por ejemplo, imaginemos que una empresa quiere lanzar una campaña de publicidad de un produc ante las bajas ventas que se vienen realizando. En este proyecto se requiere aunar el trabajo de

profesionales, aparentemente tan dispares, como informáticos, publicistas, comerciales, etc., para

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integrarlos en un proceso con un objetivo claro: la publicidad del producto.

Pero quizá, lo que mejor define al proyecto es aquello que lo diferencia del resto de actividades qu

lleva a cabo la organización. Ya hemos dicho que el proyecto tiene un carácter de excepcionalidad

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pues se trata de una actividad no repetitiva, de gran envergadura y con resultados que atañen a to la empresa. A diferencia del proyecto, el quehacer diario, si bien es el pilar que sustenta a la organización, se lleva a cabo en un entorno diferente con otra serie de exigencias. Se pueden

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identificar seis aspectos distintivos de los proyectos que los diferencian de las actividades rutinari Con el proyecto se pretende obtener un resultado tangible

Un resultado tangible permite que, mediante su utilización, la organización progrese hasta un esta

de estabilidad, en el que el funcionamiento de todos los sectores sea correcto y pueda adaptarse a las necesidades que surjan tanto en el entorno interno de la empresa como en el medio en el que está inmersa y con el cual interactúa. El proyecto tiene una fecha final predeterminada

Para todo proyecto debe fijarse una fecha límite pues, de lo contrario, el presupuesto puede rebasarse y pueden perderse los objetivos, con el consiguiente retraso en la obtención de benefici

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El proyecto cuenta con un presupuesto relativamente fijo. Los fondos que se destinen al proyecto deben determinarse de antemano y cubrir la totalidad del mismo. El proyecto cuenta con un gran abanico de recursos

Un departamento realiza un tipo de actividad específica, es decir dentro de un campo concreto (p.

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e.: ventas o producción). Sin embargo el proyecto requiere el trabajo de profesionales especializad

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en muy diversas áreas.

El número de trabajadores en un proyecto puede sufrir variaciones.

A diferencia de los trabajadores estables de un departamento, aquellos que se implican en un proyecto pueden hacerlo durante las distintas fases del mismo, con una dedicación variable y

durante un tiempo determinado dependiendo de las necesidades presentes en cada momento. Por

fases iniciales del mismo. El proyecto tiene un ciclo vital

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ejemplo, es normal que los encargados de la planificación del proyecto, estén más implicados en la

predeterminados.

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Es decir, tiene un inicio, una fase de desarrollo y un final en el que se alcanzan los objetivos

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Se puede definir el ciclo de vida de un proyecto como: Las cuatro fases que de forma secuencial y en el tiempo, todo proyecto transita: concepción, desarrollo, implementación y finalización. Estas cuatro fases, se desagregan en diferentes subfases o niveles dependiendo de cada caso concreto y éstos, a su vez, se desmembran en actividades.

Dependiendo del momento en que se encuentre el proceso proyectual y del tipo de organización d que se trate, el ciclo de vida contemplará una u otra estructura. Cuando se quiere contemplar el proceso desde un punto de vista genérico y con una visión a gran

escala, el ciclo abarca, desde una estructura simple de planificación y de cumplimiento hasta las

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cuatro fases que se han considerado en los párrafos anteriores. En el momento que se empieza a concretar delimitando el tipo de negocio sobre el que hay que

operar, (󰜝industria y cuál󰜞, 󰜝edificación y para qué utilidad󰜞, etc.). el ciclo contempla varios niveles

que terminan por disgregarse en actividades y partidas cuya descomposición puede llegar a ser, e el plano teórico, casi infinita en número.

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Los principios de la gestión de proyectos pueden aplicarse a cada uno de los niveles e incluso de la

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actividades.

Cada una de ellas podría considerarse como un proyecto, aunque en una escala más reducida. Est aspecto de división explica por qué en grandes proyectos pueden coexistir armónicamente varios gestores que operen sobre diferentes 󰜝partes󰜞 sin que sufra el conjunto.

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1.2. Tipos de proyecto

La variedad de proyectos que podrían citarse es prácticamente ilimitada y cada uno de ellos, aun compartiendo un conjunto de características básicas que los definen como tal, puede mostrar una

naturaleza muy diversa y unos aspectos específicos que los distinguen. Se hace necesario agrupar

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o clasificarlos en función de una serie de características que nos permitan identificarlos y describirlos con mayor precisión.

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Existen diversos tipos de proyectos y diversos criterios para clasificarlos. A continuación se muestran diversas tipologías derivadas de ciertos aspectos que pueden variar dependiendo de la naturaleza del proyecto que se acometa. En primer lugar, la misma naturaleza del área en la que se lleva a cabo el proyecto conduce a distinguir entre proyectos de construcción, de ingeniería, de investigación, etc. En este sentido,

pueden existir tantos tipos de proyectos como áreas de actividad en las que se puedan desarrollar

Los proyectos también difieren en el grado de dificultad que entrañan y los objetivos que persigue Atendiendo a estos aspectos, podemos distinguir entre proyectos de éxito cierto y proyectos de éx incierto. Los primeros se caracterizan por su poca dificultad técnica, ya que se llevan a cabo en

campos en los que ya existe una experiencia consolidada. Aunque el aspecto más definitorio lo

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constituye el hecho de que la consecución de los objetivos es un requisito indispensable, si bien en

algunas ocasiones éstos objetivos no se alcanzan por razones meramente fortuitas o por errores de gestión. Tal sería el caso, por ejemplo, de los proyectos de construcción. En los proyectos de éxito

incierto, se trabaja por conseguir ciertos objetivos, aunque éstos finalmente pueden no alcanzarse (p. e.: proyectos de investigación). Además, suele ser mayor el riesgo asumido por tratarse de proyectos más innovadores.

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Los resultados o productos que derivan de la realización de un proyecto también pueden diferir en

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cuanto a su naturaleza material e inmaterial. En el primer caso el resultado es explícito, tangible, fácilmente medible (p. e.: la mejora técnica de la maquinaria). En el segundo caso, el producto no puede evaluar de manera tan precisa, pues no es de naturaleza física (p. e.: proyectos formativos) Esto nos lleva a distinguir entre proyectos materiales e inmateriales respectivamente. La magnitud del proyecto también es un aspecto variable del mismo. Hay proyectos grandes y pequeños, pero es difícil establecer el límite que distingue unos de otros. Dependerá de la

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conjunción de factores tales como la propia dimensión de la empresa que lo lleva a cabo. Por último, y dependiendo de si el cliente que encarga el proyecto pertenece o no a la propia empresa, los proyectos pueden ser externos o internos. En el primer caso el cliente o entidad que

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solicita el proyecto es ajeno a la propia organización (p. e.: una empresa encarga el trabajo a una

consultora), mientras que en el segundo caso es la misma empresa la que aborda la realización de

proyecto para su propio beneficio (p. e.: desde un determinado departamento). El siguiente gráfico

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resume los principales tipos de proyecto y sus características básicas.

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Esquema de la clasificación de proyectos

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1.3. Los aspectos del proyecto

En todo proyecto se pueden distinguir tres factores o dimensiones que, aun estando bien

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diferenciados en relación a su importancia y necesidad, reclaman una necesaria interrelación. Existe una dimensión técnica que depende directamente de la naturaleza de la actividad que se

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realice y que requiere conocer y saber aplicar conocimientos concretos y especializados. Es frecuente que en un proyecto tengan que trabajar conjuntamente técnicos y expertos de muy

distintas áreas (comerciales, arquitectos, informáticos, etc.) para conseguir los objetivos perseguid

y será necesario que todos estos conocimientos y formas de trabajar (󰜝Know how󰜞) se articulen en una misma dirección. A menudo, la dimensión técnica ha sido sobrevalorada en detrimento de los

demás aspectos, tal vez por ser especialmente visible. Lo cierto es que todos ellos son importantes

de hecho, muchos de los problemas y fracasos se deben a la sobreestimación del valor de este fact y una falta sistemática de atención hacia los otros.

Otro aspecto que atañe muy estrechamente al proyecto es el factor humano. Muchas personas est implicadas en la articulación de un proyecto y todas ellas con muy distintos intereses y puntos de

vista. Por lo tanto, se hace imprescindible coordinar y controlar este complejo entramado de

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relaciones interpersonales. Clientes, técnicos, proveedores, directivos, etc.; todos ellos son de gran valor, pues todos tienen algo que aportar en el camino para conseguir el objetivo final, pero si no existe una gestión eficaz, pueden producirse conflictos e incluso el fracaso absoluto del proyecto. Lo que Octave Gelinier denomina variable gestión hace referencia a la tercera dimensión del proyecto. Es un factor menos visible que los anteriores, pero no por ello menos importante. Se

podría decir que la gestión representa la central que integra, controla y dirige los distintos recurso

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permitiendo que todos los elementos funcionen correctamente. Imaginemos que se está

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desarrollando un proyecto de investigación sobre las repercusiones que tiene sobre la salud el consumo de bollería industrial. Tal vez dispongamos de los mejores médicos, cardiólogos y endocrinos y de la más novedosa tecnología, pero si todos estos recursos no son gestionados con eficacia y eficiencia no se podrá extraer de ellos todo su valor. Es por esto que una buena gestión

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puede predecir el éxito de un proyecto y reducir en gran medida la probabilidad de fracaso.

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2. Las Características de un Proyecto ¿Qué tienen en común la construcción de un bloque de edificios y la implantación de un nuevo

sistema de gestión de datos en una empresa? Ambos son proyectos de mayor o menor envergadur

pero con fines, recursos, costes y plazos posiblemente muy distintos en cada caso. Si bien es cierto que cada proyecto tiene ciertas peculiaridades que lo hacen único, todos ellos, aún siendo de

naturaleza tan dispar, comparten una serie de características específicas que los distinguen de las

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aspectos esenciales y distintivos en un proyecto:

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actividades de tipo continuo que se acometen diariamente en la empresa. Podemos destacar siete

Trascendencia. El proyecto difiere de las actividades rutinarias y continuas por su importancia y

por las consecuencias que tiene para la organización. Aunque los costes económicos pueden variar

de forma significativa en cada caso, generalmente, el desarrollo de un proyecto supone inversione

considerables y un gran esfuerzo por parte de la entidad que lo realiza. Pensemos, por ejemplo, en

caso antes mencionado de la implantación de un nuevo sistema de gestión de datos. Si el proyecto alcanza su objetivo tendrá importantes repercusiones para la empresa y el trabajo que en ella se

realiza. Además, seguramente suponga una inversión cuantiosa en recursos y un esfuerzo extra po parte de la empresa. Utilización de recursos variados y cambiantes. Todo proyecto requiere unos medios para su

ejecución y tanto la calidad como la cantidad de recursos que se demanden van a ser notables.

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Además, es frecuente que éstos sean muy diversos y que impliquen a distintos grupos de personas Así, por ejemplo, en la implantación de un nuevo sistema de gestión de datos es preciso que

cooperen especialistas y técnicos cualificados en diversas áreas. De la misma manera, se requiere una inversión económica, y el diseño o introducción de nuevos programas y equipos informáticos.

utilización de un amplio abanico de recursos técnicos, económicos, humanos, etc. constituye una d

las características que mejor definen un proyecto, pero también representan un importante reto e

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la consecución de los objetivos, ya que la gestión puede verse dificultada por el hecho de tener qu

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coordinar toda la variedad de recursos y el trabajo conjunto...