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GESTIÓN DE PROYECTOProyecto: Reducción de pedidos en el tema de planogramaÁrea: LogísticaDocente: Dr. Ing. Pedro Pacherrez AcaroParticipantes: Santi Palacios Giancarlo Fernando Contreras Pinedo Luis Fernando Ramos Chuco Carlos Yause Becerra Erick Alexander Silva Bruno Ever JavierContenido In...

Description

GESTIÓN DE PROYECTO

Proyecto: 

Reducción de pedidos en el tema de planograma

Área: 

Logística

Docente: 

Dr. Ing. Pedro Pacherrez Acaro

Participantes: 

Santi Palacios Giancarlo Fernando



Contreras Pinedo Luis Fernando



Ramos Chuco Carlos



Yause Becerra Erick Alexander



Silva Bruno Ever Javier

Contenido Introducción......................................................................................................................1 Planteamiento del Problema....................................................................................1 1. Metodología...............................................................................................................1 1.2 Administración de proyectos........................................................................................1 1.3 Desarrollo del Producto.................................................................................................2 1.3.1 Ciclo de Vida........................................................................................................................2 1.4 Fundamento Normativo.................................................................................................2 1.4.1 Normatividad externa.......................................................................................................2 1.4.2 Normatividad interna........................................................................................................2

2. Desarrollo del Proyecto.......................................................................................2 2.1 Gestión de la integración.........................................................................................2 2.1.1 Cédula del proyecto..........................................................................................................2 2.1.2 Identificar a los interesados...........................................................................................2 2.1.3 Procedimiento para control integral de cambios....................................................2 2.2 Gestión del alcance.....................................................................................................3 2.2.1 Plan de Gestión de Requisitos.......................................................................................3 2.2.2 Establecer el Alcance.......................................................................................................3 2.2.3 Estructura de desglose de trabajo (EDT)...................................................................3 2.2.4 Diccionario de la EDT.......................................................................................................4 2.3 Gestión del Tiempo......................................................................................................5 2.3.1 Planeación diagrama de Gantt(Cronograma)..........................................................5 2.3.2 Ruta crítica (critical path Method)...............................................................................5 2.5 Gestión de la calidad.......................................................................................................5 2.6 Gestión de Recursos Humanos..................................................................................5 2.7 Gestión de la comunicación.........................................................................................5 2.8 Gestión de Riesgos..........................................................................................................6 2.9 Cierre......................................................................................................................................6 2.9.1 Carta de aceptación..........................................................................................................6 2.9.2 Evaluación del Servicio....................................................................................................6

3. Glosario.......................................................................................................................7 4. Anexos..........................................................................................................................8

Introducción

En este documento, los estudiantes del curso de Gestión De Proyectos de la universidad UTP, vamos a presentar nuestro proyecto denominado “Reducción de Pedidos en el Planograma”. El proyecto a presentar tiene una función básica, que es sumamente importante y que servirá principalmente a la línea de minimarkets y a la empresa TAMBO. Este proyecto se basa en presentar una metodología que busca mejorar los procesos internos de una empresa, para así poder evitar ciertas ineficiencias y problemas que surgen por una mala gestión y satisfacer las mayores necesidades del mercado. Asimismo, esta metodología beneficiaria en una mejor organización en la empresa y principalmente en reducción de costos (almacenamiento, personal, tiempo,

entre

otros).

Planteamiento del Problema Especificación del problema Problema:

Gestión ineficiente de stock y control de vencimiento del producto

Afecta a:

Clientes e imagen de la empresa

Cuyo impacto ocasiona:

Malas expectativas del cliente sobre la calidad producto ofrecido

Una solución exitosa debería:

Aplicar el planograma sobre el ordenamiento de los productos, compra de mercadería y reducción de espacios

1. Metodología

1.2. Administración de proyectos Con nuestro proyecto “Reducción de Pedidos en el Planograma” se busca reducir la sobrecarga de stock, controlar los productos que están cerca de vencer para ver la forma de comercializarlos y no tener pérdidas. También monitorear la ubicación de los productos para tener una correcta distribución que sea más atractiva al cliente con la finalidad de tener buenos resultados en las ventas.

1.3. Desarrollo del Producto

1.3.1. Ciclo de Vida Fijar el objetivo del planograma. Diseñar el planograma. Poner a prueba el planograma. Hacer ajustes en el planograma. Como resultado deberíamos obtener un planograma que facilite la rutina.

1.4. Fundamento Normativo

1.4.1 Normativa Externa 

Por orden del ministerio los productos que contienen alcohol, nicotina, cafeína y productos para adultos deben tener un aviso de +18.



Para que haya una mejor fluidez en el plano grama las mochilas, bolsos, carteras o cualquier objeto para transportar objetos deben ser retenidos y puestos en los casilleros que se encuentran a la entrada del establecimiento.



Si algún producto se encuentra fuera de su fecha de caducidad o en mal estado la empresa será clausurada por un máximo de 15 días.



Los productos de primera necesidad deben mantener su valor inicial más un 10%, si se descubre un sobre aumento o abuso del precio original la empresa será clausurada por un máximo de 30 días.

1.4.2 Normativa Interna 

Los productos y estantes donde se encuentran los productos deben mantener una limpieza adecuada para la vista del cliente.



Un empleado debe andar cerca para la duda de cualquier cliente manteniendo el



Cualquier producto que se encuentre consumido debe ser retirado



Los empleados y encargados deben juntarse dos veces al mes para poder

respeto y la cordialidad hacia ellos. inmediatamente del plano grama. discutir mejoras en el plano grama, de este modo mejorar para la atracción de los clientes. 

Los productos recién llegados deben ser puestos inmediatamente en lo alto de los anaqueles y retirar los productos con fecha de caducidad próxima.

2. Desarrollo del Proyecto 2.1 Gestión de la integración

2.1.1 Cédula del Proyecto ACTA DE CONSTITUCION DE L PROYECTO CODIGO FGPR-001 Versión 1.0 Reducción de pedidos en el tema de planograma – Línea de Minimarkets / TAMBO

PROYECTO PATROCINADOR PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Rómulo Gallo Corazao – Gerente General Corporativo Laura Flores Azazel – jefe de FECHA 20 Divisiónn Ivan tejada - gerente general FECHA 21 Luciano Brumel – Jefe de Operaciones FECHA 21

06

20

07 09

20 20

REVISION (Correlativo)

DESCRIPCION (REALIZADA POR) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA (de la revisión)

01

Preparación de Acta de Constitución (Laura Flores Azazel)

21

08

20

BREVE DESCRIPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO Cumplir con el plan establecido de ventas para evitar el sobre stock de los productos, tener un control de la mercadería y planificar el uso del espacio necesario, con la ayuda del planograma se determinará dónde y cuándo colocar los productos para un mejor resultado financiero.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATEGICOS 2. PROPOSITO DEL PROYECTO DE LA ORGANIZACION 2.1. Control del personal: El personal 1.1. Tener un mejor control de la fecha de a cargo de cada área tendrá un vencimiento de los productos. control de los productos. 1.2. no sobrestocker el depósito de productos. 2.2. Frenar la compra innecesaria de 1.3. Tener organizado los productos para una la mercadería: El analista de mejor visualización. compras tendrá un control del stock 1.4. Reducir la compra de la mercadería. 1.5. Reducir la insulsa y tener un control de de los productos y evitará hacer las ventas. compras innecesarias y se venzan los productos.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO 3.1. Poner en marcha el Planograma, con un presupuesto máximo de $26.000 dólares (veintiséis mil dólares americanos) 3.2. Finalizar el Proyecto en un máximo de 1 mes por sala express. 3.3. Implementar el catálogo de los productos para cada sala express 4. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO 4.1. Auxiliares del área de ventas, 2 máximo por cada sala express. 4.2. Adquisición de la plantilla para el registro de cada sala express. 5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL 5.1. Los registros deberán ser ingresados al SAP, software que la empresa ya posee. 5.2. El registro deberá ser impreso para cada auxiliar de área de ventas.

EXTENSION Y ALCANCE DEL PROYECTO 6. FASES DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES -Fase 1: Gestión del proyecto

Gestión de Integración: -Plan para la Dirección del Proyecto -Cédula del proyecto -Identificar a los interesados -Procedimiento para control integral de cambios Gestión de Alcance: -Plan de Gestión de Requisitos -Establecer el Alcance -Estructura de desglose de trabajo (EDT) -Diccionario de la EDT Gestión de Tiempo: -Planeación de diagrama de Gantt. -Ruta crítica. Gestión de Comunicación: - Plan de Gestión de Comunicaciones Gestión de Calidad: - Plan de Gestión de Calidad Gestión de RRHH: - Plan de Gestión de Personal Gestión de Riesgos: - Plan de Gestión de Riesgos Gestión de Interesados: - Plan de Gestión de Interesados Proceso de Cierre: -Carta de aceptación -Evaluación de servicio

8. INTERESADOS CLAVE 8.1. Alta Dirección. 8.2. Equipo de Proyecto. 9. RIESGOS 9.1. Demora en el Registro de todos los productos por sala express. 9.2. Problemas en la capacitación del personal. 10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

10.1. Aprobación del Proyecto por la gerencia. 10.2. El personal que trabajará como auxiliar de área de ventas, deben estar 100% capacitados, una semana antes del inicio del proyecto. 11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO 11.1. El costo del proyecto será asumido por la gerencia. 12. REQUERIMIENTOS DE APROBACION DEL PROYECTO FCE Evaluador Firma del Cierre del Proyecto 4.1. Proceso de reclutamiento de los José auxiliares Márquez. 13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO El Gerente del Proyecto será el Ing. Laura Flores Azazel – jefe de Divisiónn 14. AUTORIDAD ASIGNADA El encargado de los recursos de la gerencia será la Gerente General Azucareras

2.1.2 Identificar a los interesados

2.1.3 Procedimiento para control integral de cambios

2.2 Gestión del alcance

2.2.1 Plan de Gestión de Requisitos

En la línea de minimarkets TAMBO de la ciudad de Lima, se requiere reducir los pedidos en el tema de planograma, por lo que surge una necesidad identificada por los especialistas derivada de los siguientes requisitos: 1.

Las áreas de almacenamiento no son adecuadas para los productos, ya

que obstruyen el paso para el personal y para el cliente, se requiere reducir los espacios para minimizar los costos. Es por ello por lo que se requiere contratar a ingenieros que realizan planos para reducir los espacios que ocupan los productos y realizar una mejor distribución de la línea. 2.

La gestión de compras para abastecer la línea no lleva un buen control,

por lo que se está realizando compras innecesarias al pedido de la demanda originando que los productos no se compran y cuando pasen de la fecha de vencimiento, el producto va a tener que ser desechado y ocasiona pérdidas, por otra parte, muchos de estos productos vencidos no son retirados de la línea y ocasiona una mala expectativa de la empresa a los clientes. Es por ello, que se requiere contratar especialista que se encargue de la función exclusivamente de gestionar las compras y del control de los productos. 3.

La gestión de inventarios se está realizando de manera regular, ya que

se necesita a un personal encargado que realice la función, ya que los productos necesitan ser reordenados y reubicados para llevar un mejor control, si realizan un pedido, el producto debe ser ubicado con facilidad para evitar demoras en la entrega.

2.2.2

Establecer el Alcance

Con la información recopilada podemos definir como alcance de nuestro proyecto en base a lo que buscan nuestros clientes son: Mejorar procesos internos, evitar ineficiencias futuras, disminuir problemas debido a una mala gestión. Además de reducir costos, y como objetivo buscar satisfacer las necesidades y exigencias que demanda el mercado actual.

2.2.3

Estructura de desglose de trabajo (EDT)

2.2.4 Diccionario de la EDT

PREPARADO POR:

DICCIONARIO DE LA EDT CÓDIGO FGPR-005 versión 1.0 Reducción de pedidos en el tema de planograma – Línea de Minimarkets / TAMBO Laura Flores Azazel – Jefe de División. FECHA 20 06 20

REVISADO POR:

Iván Tejada – Gerente General.

FECHA 21

07

APROBADO POR:

Luciano Brumel – Jefe de Operaciones.

FECHA 21

09 20

PROYECTO

20

Diseño ID del entregable

2.1

Nombre del Entregable

Contratar personal

Cuenta de Control

Descripción del Trabajo Contratación del equipo de empleados para la realización de la obra Hitos  Contrato de personal Duración 7 días Fecha Inicio 21 09 2020 Fecha Fin Criterios de Aceptación Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización Situación actual a Referencias Técnicas

Fecha 29 09 29 09

2020 2020

Documento Excel, del proyecto de automatización de Tratamiento Físico Químico ID del entregable

2.2

Nombre del Entregable

Capacitación del personal

Cuenta de Control

Descripción del Trabajo Tener el personal listo para la realización del proyecto, para ello se realizará una capacitación del personal Hitos Fecha  Capacitación del personal 08 10 2020 Duración 7 días Fecha Inicio 30 09 2020 Fecha Fin 08 10 2020 Requerimientos de Calidad Plano elaborado en CAD Formato de impresión A3 Criterios de Aceptación Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización Situación actual a Referencias Técnicas

Documento Excel, del proyecto de automatización de Tratamiento Físico Químico Consideraciones Contractuales (si aplica)

ID del entregable

3.1

Nombre del Entregable

Revisar el stock

Cuenta de Control

Descripción del Trabajo Revisión de los productos que se mostraran en el planograma Hitos  Revisión de stock Duración 5 días Fecha Inicio 12 10 2020 Fecha Fin Criterios de Aceptación Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización Situación actual a Referencias Técnicas

Fecha 16 10 16 10

2020 2020

Documento Excel, del proyecto de automatización de Tratamiento Físico Químico

ID del entregable

3.2

Nombre del Entregable

Conteo de cada producto

Cuenta de Control

Descripción del Trabajo Conteo de los productos que el establecimiento tiene en propiedad así mismo descartar posibles robos de mercadería. Hitos Fecha  Conteo de los productos 23 10 2020 Duración 5 días Fecha Inicio 19 10 2020 Fecha Fin 23 10 2020 Criterios de Aceptación Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización Situación actual a Referencias Técnicas Documento Excel, del proyecto de automatización de Tratamiento Físico Químico

ID del entregable

3.3

Cuenta de Control

Nombre del Entregable

Desechar productos

Descripción del Trabajo Desechar productos que la empresa no requiere, productos vencidos, productos que ya no se venden y productos en mal estado físico. Hitos Fecha  Desecho de productos 03 11 2020 Duración 7 días Fecha Inicio 26 10 2020 Fecha Fin 03 11 2020 Requerimientos de Calidad Plano elaborado en CAD Formato de impresión A3 Criterios de Aceptación Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización Situación actual a Referencias Técnicas Documento Excel, del proyecto de automatización de Tratamiento Físico Químico Consideraciones Contractuales (si aplica) ID del entregable

3.4

Nombre del Entregable

Ordenar productos

Cuenta de Control

Descripción del Trabajo Diseño del proyecto en el programa de Excel para tener una mejor organización del planograma y para futuros cambios de proyecto. Hitos Fecha  Ordenar los productos 10 11 2020 Duración 5 días Fecha Inicio 4 11 2020 Fecha Fin 10 11 2020 Criterios de Aceptación Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización Situación actual a Referencias Técnicas Documento Excel, del proyecto de automatización de Tratamiento Físico Químico ID del entregable 4.1 Cuenta de Control Nombre del Entregable

Diseñar las hojas de Excel

Descripción del Trabajo Organización de los productos de acuerdo a su popularidad y precio, así también colocar los productos con mejor calidad en las primeras filas y los más baratos al último. Hitos Fecha  Diseño de las hojas de Excel 18 11 2020 Duración 5 días Fecha Inicio 12 11 2020 Fecha Fin 18 11 2020 Requerimientos de Calidad Plano elaborado en CAD Formato de impresión A3 Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización Situación actual a Referencias Técnicas Documento Excel, del proyecto de automatización de Tratamiento Físico Químico

2.3

Gestión de Tiempo 2.3.1 Planeación diagrama de Gantt

2.3.2 Ruta Critica PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CÓDIGO FGPR-016 versión 1.0 PROYECT O

Reducción de pedidos en el tema de planograma del Minimarkets Tambo

PREPARAD O POR:

Jorge Luis Quintana Oyola – Jefe de Logística

FEC HA

30

11

2 0

REVISADO POR:

Marcos Julian Quispe Navarrete – jefe del Área de Calidad

FEC HA

01

12

2 0