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10-12-2018

PROYECTO MEDICIÓN DE LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS (subgrupo 27)

MEDICIÓN DE LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS POLITÉCNICO0GRAN COLOMBIANO

Proyecto Medición de la Gestión de Recursos Humanos Diseño de un Sistema de Indicadores de Gestión y Resultados

Presentado Por: Fonseca Morales Rafael Franco Londoño Kelly Manuela Franco Mejía Carlos Gilberto Fuentes Botia Sonia Elizabeth Gallego Rodríguez Evelyn Inés Gamboa Lizarazo Sandra Patricia

Presentado A: Ximena Flórez

Subgrupo 27

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano Bogotá D.C., Colombia 2018 1

TABLA DE CONTENIDO Listado de Tablas................................................................................................................4 Tabla de Ilustraciones.........................................................................................................5 Introducción........................................................................................................................6 1.

Generalidades procesos y métodos para la construcción de indicadores de

gestión y resultados en las organizaciones......................................................................7 2. Ejemplos Concretos de Indicadores de Gestión Humana....................................9 2.1. Totto Nalsani (Ejemplo1)........................................................................................9 2.2. Biogen Laboratorios de Colombia S.A.S (Ejemplo 2).........................................11 2.3. Carviplast Ltda. (Ejemplo 3).................................................................................13 2.4. Emtelco (Ejemplo 4)..............................................................................................15 3. Construcción de los indicadores............................................................................17 4. Explicación de Los Indicadores.............................................................................23 4.1. Alineación de la formación con la estrategia.........................................................23 4.2. Índice de mejora de competencias corporativas....................................................23 4.3. Medir los índices de rotación y ausentismo del personal de la empresa...............24 4.4. Medir la eficiencia en los procesos de selección de la compañía. (Nivel directivo, intermedios y operativos)..................................................................................................25 4.5. Calidad de la Contratación a corto plazo (periodo de prueba 2 meses) y largo plazo (primer año de servicio)...........................................................................................27

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4.6. Medir el número de horas de formación realizada a los empleados y cobertura de la formación (total de empleados participando en procesos de formación)......................28 4.7. Eficacia del proceso de capacitación y costos hora de formación.........................29 4.8. Cobertura de la Evaluación de Desempeño...........................................................31 4.9. Costo de las horas extras como porcentaje del total de las remuneraciones.........31 4.10. Índice de accidentes de Trabajo...........................................................................33 5. Análisis e interpretación de los indicadores de Gestión y propuestas de mejora...............................................................................................................................33 Conclusiones......................................................................................................................39 Fuentes...............................................................................................................................40

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Listado de Tablas Tabla 1 Listado de indicadores - Programa Totto al tablero.............................................10 Tabla 2 Indicadores Biogen Laboratorios S.A.................................................................12 Tabla 3 Matriz de indicadores Carviplast Ltda................................................................14 Tabla 4 Indicadores Emtelco............................................................................................16 Tabla 5 Variables a evaluar...............................................................................................18 Tabla 6 Variables supuestas..............................................................................................18 Tabla 7Indicadores XYZ..................................................................................................19 Tabla 8 Análisis e interpretación de los indicadores de XYZ..........................................35

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Tabla de Ilustraciones ilustración 1 Ciclo básico para el proceso de construcción de indicadores......................17

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Introducción Las organizaciones están experimentando a partir de la última década del siglo XX, procesos de cambios revolucionarios y han pasado de situaciones de protección regulada a entornos abiertos altamente competitivos. Estas transformaciones constantes del ambiente de negocio muestran la necesidad que las organizaciones tienen para mantenerse e incrementar su participación en el mercado, por lo que deben tener estrategias que permitan analizar y evaluar los procesos de su empresa; es decir los indicadores de gestión. Actualmente los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, su revisión continua permite establecer la condición y los diferentes síntomas que surgen del desarrollo normal de las actividades; por lo tanto, para que todo proceso se lleve a cabo con éxito se debe implementar un sistema adecuado de indicadores que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo. Por otra parte, para esta investigación se toman como ejemplo algunas de las empresas donde trabajamos algunos de los integrantes del proyecto. Ahora entonces, nos surge como pregunta ¿Qué debe esperar una organización con los sistemas de gestión? La presente investigación tiene como finalidad diseñar un sistema de indicadores y resultados que nos lleve a resolver nuestro interrogante. Para esta investigación usaremos como metodología el método mixto porque este permite integrar el método cuantitativo y cualitativo permitiéndonos acercarnos más a la realidad.

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1. Generalidades procesos y métodos para la construcción de indicadores de gestión y resultados en las organizaciones. Para construir un sistema de indicadores de gestión y resultados debemos partir de su concepto, entonces se conoce como indicador “la expresión cuantitativa o cualitativa de variables bajo un determinado tiempo”.1 El concepto de indicadores de gestión se debe al desarrollo de la filosofía de calidad total, creada en los Estados Unidos y aplicada acertadamente en Japón; la cual define un indicador de gestión como la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso de una organización frente a sus metas y objetivos estratégicos. Un indicador de gestión permite determinar si una organización está siendo exitosa o si está cumpliendo con los objetivos, el líder de la empresa es quien establece los indicadores que se utilizan de manera frecuente para evaluar desempeño y resultados. La finalidad de los indicadores de gestión es guiar y controlar el desempeño requerido para el logro de la estrategia de la organización, por tanto, se debe involucrar los procesos operativos tal como los administrativos, y basarse en la Misión y los objetivos estratégicos. Para poder apoyar la gestión y conseguir los objetivos los indicadores de gestión deben cumplir las siguientes características: 

Simplicidad.



Adecuación.



Validez en el tiempo



Participación de los usuarios.



Utilidad.



Oportunidad.

La clasificación universal de los indicadores es:  1

Eficiencia

Dane (2016)

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

Eficacia



Efectividad



Productividad

Los pasos que se deben tener en cuenta para crear un indicador de gestión son los siguientes: 

Tener claro lo que quiero medir y los objetivos estratégicos como referencia para establecer la medición.



Identifico las áreas de desempeño: Eficiencia, Eficacia, Calidad, Economía (Insumo, Producto, Proceso, Resultado Intermedio, Resultado Final).



Formulo el indicador para medir el producto u objetivo.



Describo la formula del cálculo.



Establezco la línea base.



Establezco las metas o el valor deseado del indicador.



Periodicidad de la medición.



Señalo la fuente de información.

La metodología básica para la construcción de los indicadores es identificar. 

¿Qué se hace? Con esto se quiere que la empresa describa sus actividades principales.



¿Qué se desea medir? Se debe realizar la selección de aquellas actividades que se consideren prioritarias, se establece una relación valorada por ejemplo de 0 a 10.



¿Quién utilizara la información? Descritas y valoradas las actividades se debe seleccionar los destinatarios de la información.



¿Cada cuánto tiempo? Debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la información, esta se realiza dependiendo el tipo de actividad y del destinatario de la información.



¿Con que o quien se compara? Para finalizar se debe establecer referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que pueden ser tanto internos como externos a la organización y que sirven para realizar comparaciones. Entre los beneficios que puede generar la implementación de un sistema de gestión a una organización esta: 8

Satisfacción del cliente, Monitoreo del proceso, Benchmarking, Gerencia. del cambio.

2. Ejemplos Concretos de Indicadores de Gestión Humana 2.1. Totto Nalsani (Ejemplo1). Nombre de la empresa: Totto Nalsani S.A.S Nit: 800020706 Dirección: Cl 21 No 43 A 45 Quinta paredes Bogotá. Logo:

Actividad a la que se dedica la empresa: Empresa dedicada al diseño y la manufactura de morrales, ropa y accesorios, con la propuesta de diseños jóvenes y divertidos, en este momento con más de 30 años de experiencia a incursionados en Colombia con diseños e ideas extraídas de diferentes países, actualmente una de las empresas con mayor tecnología de punta para su producción diaria. Actualmente Totto tiene implementado un programa en el área de responsabilidad social el cual se conoce con el nombre Totto al tablero, el cual atienden 80 niños que comprenden edades entre los 5 y 17 años aproximadamente y tiene como objetivo principal, la construcción de proyectos de vida de niñas, niños y jóvenes en situación de vulnerabilidad, mediante una formación integral encaminada a la excelencia y al desarrollo humano. Olarte, A. (2017). Totto se encarga de financiar el programa y trabaja en conjunto con la Fundación Semilla y Fruto y la Fundación Escuela Nueva. El programa tiene una intensidad de 9 horas semanales con niños de diferentes edades y 3 horas con jóvenes de decimo y undécimo y 3 horas de talleres artísticos para 9

todos los niños del programa. Para medir el programa emplea los indicadores de Eficacia, Efectividad y Procesos, alguno de estos los podemos observar a continuación.

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Tabla 1 Listado de indicadores - Programa Totto al tablero

Fuente: Totto Nalsani S.A.S

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2.2. Biogen Laboratorios de Colombia S.A.S (Ejemplo 2). Nombre de la empresa: Biogen Laboratorios de Colombia S.A.S Nit: 860078320 Dirección: Carrera 33BIS # 25B-68, Bogotá, Cundinamarca Logo:

Actividad económica: Comercio al por mayor de productos farmacéuticos, medicinales, cosméticos y de tocador. Biogen Laboratorios es una Compañía Farmacéutica Transnacional, consolidada y reconocida desde su fundación en 1980. La empresa en su trayectoria ha sido innovadora, constantemente ofrece productos de altísima calidad. Su recurso humano es el valor más preciado que tiene la compañía puesto que realizan el contacto con los clientes y gracias a su buen servicio y desempeño se puede exportar los productos a otros países de América latina y el mundo. Biogen se encuentra comprometido con el desarrollo y crecimiento de sus trabajadores y el país por lo que su eslogan es “Trabajamos con amor por la vida”. Por lo anterior el departamento de calidad ha establecido en conjunto con la gerencia los indicadores de gestión que permiten medir la eficiencia, eficacia y efectividad de sus diferentes áreas y procesos, a continuación, se muestran alguno de los indicadores que usa.

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Tabla 2 Indicadores Biogen Laboratorios S.A.

Fuente: Biogen Laboratorios S.A.

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2.3. Carviplast Ltda. (Ejemplo 3) Nombre de la empresa: Carviplast Ltda. Nit: 830.121.723 Dirección: Cl 35 sur # 70B-53, Bogotá. Logo:

Carviplast Ltda. Es una empresa especializada en la producción y comercialización de bolsas plásticas para todo tipo de necesidades, usa distintos materiales tanto de alta calidad como reutilizables, permitiendo así contribuir con el cuidado del medio ambiente. Los productos se diseñan según especificaciones deseadas por el cliente, con calibres, colores, troquelados, tamaño, estampados y diseños lo que la hace competitiva en el mercado. Carviplast Ltda., tiene como misión ser la compañía líder en bolsas y rollos plásticos en polietileno y baja densidad en los principales mercados a nivel local y nacional, tiene como propósito brindar productos donde la calidad, innovación, variedad el excelente servicio lo diferencian en el mercado, para su consecución se enfoca en aplicar los indicadores de gestión y calidad. Posee diversos indicadores, pero vamos a enseñar en este trabajo investigativo algunos de los más importantes, para ello hemos solicitado al área de calidad facilitarnos la matriz de indicadores. Estos se pueden ver en la siguiente tabla.

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Tabla 3 Matriz de indicadores Carviplast Ltda.

Fuente: Carviplast Ltda.

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2.4. Emtelco (Ejemplo 4).

Logo: Emtelco fue fundada en julio de 1994 en la ciudad de Medellín por Empresas Públicas de Medellín (EPM) y EMCALI, como una empresa de telecomunicaciones que prestaba servicios de conectividad y equipos de comunicación, la cual inicialmente estaba ubicada en Bogotá. En 2003, la Compañía amplió sus servicios a Call Center y comenzó su operación desde Medellín. Actualmente, Emtelco diseña soluciones de BPO para conectar clientes corporativos con sus usuarios finales a través de diferentes servicios: Servicio al Cliente, Venta, Cobranzas, Back Office y Mesa de Servicios, esto por medio de diferentes canales: telefónicos, virtuales y presenciales. En los últimos años, la Compañía ha tenido un crecimiento interanual promedio en ventas del 30%, resultado que están por encima del crecimiento de la industria en Colombia (14%- 16%) y que la posiciona como líder del sector. Los indicadores que se usan para medir a la compañía en sus diferentes áreas son nueve, pero a continuación relacionaremos los más importantes.

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Tabla 4 Indicadores Emtelco

Fuente: Emtelco

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3. Construcción de los indicadores. Para construir los indicadores de la empresa XYZ, se deben tener en cuenta las siguientes actividades. ilustración 1 Ciclo básico para el proceso de construcción de indicadores.

Fuente: Slideshare.net

Es importante para construir nuestros indicadores basarnos en las variables a evaluar y de las variables supuestas ya que estas nos permiten reflexionar sobre ¿Qué se hace?,¿Qué se desea medir?,¿Quién utilizara la información?, ¿Cada cuánto se debe medir? Y ¿Con que se compara? A continuación, se observan las variables a evaluar y las supuestas con las que trabajaremos para la construcción de los indicadores.

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Tabla 5 Variables a evaluar

Fuente: Proyecto Medición de la Gestión del Recurso Humano. Tabla 6 Variables supuestas

Fuente: Elaboración propia

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Con el fin de cumplir los objetivos determinados para la auditoria, se presentan los indicadores para la empresa XYZ: Tabla 7Indicadores XYZ

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Fuente: Elaboración propia

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4. Explicación de Los Indicadores 4.1. Alineación de la formación con la estrategia. Es importante que para la alineación con la estrategia se dé la formación a todos los colaboradores según los criterios del negocio, de tal manera que sea susceptible a los diferentes cambios que se puedan proponer a futuro, es por lo que la empresa XYZ esta en proceso de formación con sus trabajadores y para Medir el número de personal que se encuentra capacitado y en proceso hemos usado la siguiente formula: A.F. E=Total empleados capacitados + Total de empleados que participan en el proceso/Total empleados de la empresa*100 Donde: A.F. E= Alineación de la formación con la estrategia. Total empleados capacitados al inicio=150 Total empleados que participan en el proceso=1000 Total empleados de la empresa=1250 La representación de este indicador es representativa para cumplir con el éxito de la auditoria, puesto que se evidencia que se cumplió un 92% de la alienación de la formación con la estrategia; para observar el resultado observe la Tabla 7. 4.2. Índice de mejora de competencias corporativas. Toda organización debe mejorar día a día su competencia corporativa ya que esta hace parte de su cadena de valor y permite avanzar hacia mejoras en términos de productividad y posicionamiento, para determinar este indicador se utilizará la siguiente formula: 24

I.M.C= Total de empleados capacitados/Total de empleados de la empresa*100 Donde: I.M.C= Índice de mejora de competencias corporativas Total empleados capacitados al inicio=150 Total empleados de la empresa=1250 Para observar el resultado del indicador vea Tabla 7.El cual muestra que solo el 12% del personal al inicio del proceso de formación se encontraba capacitado. 4.3. Medir los índices de rotación y ausentismo del personal de la empresa. Para cumplir con este indicador es necesario usar los siguientes indicadores: Índice de Rotación de personal A través del índice de rotación se puede reflejar en la empresa XYZ el movimiento de personal ocasionado en un periodo de tiempo determinado, la fórmula para este indicador es: I.R. P= Ingresos - Retiros/Total de empleados laborando en el periodo*100 Donde: I.R. P=Índice de rotación de personal Ingresos=5 Retiros=3 Total de empleados laborando en el periodo=1250

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Para observar el resultado del indicador vea Tabla 7.En la cual se ve que el índice de rotación de personal es del 0,16% . Índice de ausentismo de personal El ausentismo de personal hace referencia a las faltas de los empleados a sus puestos de trabajo, estas ausencias pueden ser por motivos personales, económicos, faltas de motivación o problemas de supervisión, con el fin de identificar estas faltas en el personal de la empresa XYZ se da uso a este indicador y su fórmula es: I.A=Total horas perdidas al mes/Total horas laborales al mes Donde: I.A.= Índice de ausentismo Total horas perdidas al mes=240 Total horas laborales al mes=300.000 Para observar el resultado del indicador vea Tabla 7.Donde se evidencia que el índice de ausentismo de personal de la empresa XYZ es del 0.08%. 4.4. Medir la eficiencia en los procesos de selección de la compañía. (Nivel directivo, intermedios y operativos). Es de vital importancia medir los procesos de selección de la empresa XYZ...