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Tema de dirección de proyectos sobre la inciacion...

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Iniciación y planeación del proyecto Introducción Una compañía aeronáutica desea lanzar un nuevo modelo de jets. Los responsables de diseñar el proyecto deben analizar los resultados que han dado otros modelos, plantear el objetivo una vez que se haya revisado el ciclo de vida y generar un diseño previo para que pueda ser autorizado. Un proyecto así requiere de una inversión muy importante y por todos los riesgos involucrados, antes de planear su implementación, se necesita revisar cuidadosamente todos los factores que afecten el éxito o contribuyan fracaso del proyecto.

La base para alcanzar los objetivos de una organización está en el correcto establecimiento de metas y la clara definición de los proyectos que les llevarán a conseguir dichas metas. Todo proyecto por simple o complejo que sea requiere de una minuciosa planeación donde se determine concreta y mediblemente sus objetivos, su proceso de desarrollo, requerimientos, costos, tiempo necesario para ejecutarse, elementos que lo compondrán y algo muy importante: los estándares de evaluación que se establecen para verificar que se obtiene lo planteado. La dirección de proyectos es la encargada de diseñar o aplicar las técnicas y metodologías que les lleven a plantear y ejecutar proyectos de forma exitosa, efectiva y eficiente. Una de las más relevantes es la que plantea el Project Management Institute (PMI) a través de estándares internacionales. Para que conozcas sobre dichas técnicas y metodologías esta Unidad está dividida en dos Actividades de Aprendizaje, en donde a través de Controles de Lectura reforzarás los conceptos básicos sobre la dirección del proyecto, planteamiento del mismo y diseño del producto. También desarrollarás un proyecto de diseño del producto, en el que apliques tus conocimientos previos de iniciación y planeación sobre un caso preestablecido.

Aprendizaje esperado 

Inicializa y planea un proyecto de diseño de un producto para una empresa, considerando sus líneas estratégicas y la gestión integral del proyecto.

Cronograma de Actividades de Aprendizaje Haz clic en el nombre de cada Actividad de Aprendizaje (AA) y una vez dentro efectúa lo que ahí se indica. En cada Actividad de Aprendizaje (AA) deberás realizar una o más Evidencias de Aprendizaje (EA). Toma en cuenta el número de días que se estima que tardes en desarrollar cada una de ellas y organiza tu tiempo.

Actividad de Aprendizaje AA1. Planteamiento y objetivos del

Evidencia de Aprendizaje EA1. Control de lectura: Integración de actividades de un

Actividad de Aprendizaje

Evidencia de Aprendizaje proyecto

proyecto

EA2. Relación de los proyectos con las líneas estratégicas de la organización EA3. Control de lectura: Conceptos básicos sobre diseño del producto

AA2. Planeación y diseño del producto

EA4.1 Diseño del producto. Foro y entrega de archivo EA4.2 Diseño del producto. Coevaluación Total de Unidad de Aprendizaje

Haz clic en el siguiente ícono para conocer los conceptos principales de los temas de la Unidad 1

Glosario Unidad 1

Referencias Project Management Institute [PMI]. (s.f.). ¿Qué es PMI? Recuperado de https://americalatina.pmi.org/latam/AboutUS/WhatisPMI.aspx

Referencias de imágenes Riesgo, M. A. (9 de marzo de 2012). Imagen. En La dirección de personas, ¿qué debemos tener en cuenta? [Mensaje en Blog]. Recuperado http://www.miguelangelriesgo.com/2012/03/la-direccionde-personas-que-debemos.html (imagen publicada bajo licencia Creative Commons AtribuciónNoComercial 3.0 Unportde, de acuerdo a https://creativecommons.org/licenses/bync/3.0/deed.es_CO). Vinylone (2013). Plane model. Recuperada de http://www.miguelangelriesgo.com/2012/03/la-direccionde-personas-que-debemos.html (imagen publicada bajo licencia Creative Commons AtribuciónNoComercial 3.0 Unportde, de acuerdo a https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/).

AA1. Planteamiento y objetivos del proyecto Unidad 1. Iniciación y planeación del proyecto ACTIVIDAD 1. Planteamiento y objetivos del Proyecto

Introducción En la actualidad, la dirección de proyectos se convierte en una herramienta fundamental para enfrentar los desafíos que se presentan, tanto a nivel organizacional como personal. Por ello es importante identificar sus elementos y conocer la propuesta de dirección aportada por la organización líder a nivel mundial, es decir, por

el Project Management Institute, la cual provee una metodología muy específica basada en formatos y entregables, que se analizarán en este Módulo. Los temas que revisarás son los siguientes: 1.

Integración de actividades del proyecto.

2.

Objetivos del proyecto.

Guía didáctica Antes de iniciar las labores de esta Actividad de Aprendizaje es necesario contextualizarte sobre la organización creadora de la metodología que se está tomando como base para el desarrollo de un proyecto: el Project Management Institute (PMI). Como se mencionó en la Presentación de la Unidad, el PMI es una organización mundialmente reconocida y aceptada por su metodología establecida para la correcta dirección de proyectos. Esta organización ha desarrollado esta metodología a través de una serie de estándares, procedimientos y formatos que detalladamente los han explicado en su libro, titulado PMBOOK. Generaron esta metodología sin fines de lucro y además ofrecen a nivel mundial certificaciones y capacitaciones en el correcto desarrollo de proyectos bajo esta metodología (Project Management [PMI], s.f). Ahora que conoces un poco sobre esta organización, se te mostrarán los conceptos básicos sobre la dirección de proyectos que aborda esta metodología de manera general. Revisa el material que se preparó para ti, ya que te introducimos al mundo de la dirección de proyectos desde la perspectiva del PMI. Para empezar, lee el siguiente caso de la empresa Quesitos, ya que en él se describe la situación que se desarrolló en una fábrica de quesos, en donde se dirigió un proyecto de mejora en la calidad de su producto. Observarás algunas de las situaciones problemáticas que surgieron como consecuencia de no tener una buena comunicación entre departamentos y, que al final, provocaron que el trabajo se hiciera otra vez, lo que generó sobrecostos que no estaban considerados dentro del proyecto.

Quesitos: mejorando la detección de material extraño Antecedentes La empresa Quesitos se fundó hace más de 50 años. Se dedica principalmente a la elaboración de quesos de cabra y de productos derivados de leche de cabra, como cajeta y dulces de leche. Su producto estrella es la presentación del queso de cabra en paquetes de dos kilogramos para negocios. La elaboración del queso está automatizada con máquinas que tiene un promedio de 15 años de uso, que se manejan con ocho operarios en sus diferentes estaciones de trabajo. La misión de Quesitos dice lo siguiente:

Estrategias de la organización Como parte del logro de esta misión, la empresa tiene establecida la calidad como uno de los principales objetivos estratégicos que llevan al desarrollo de nuevos programas y proyectos. En esta empresa uno de sus programas es mantener su certificación en HACCP (siglas en inglés de Hazard Analysis and Critical Control Points o Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos). En su última revisión se recomendó que se visualizara el prevenir la materia extraña que pudiera contener su producto estrella. Administración del proyecto El gerente de proyectos incluyó como proyecto la adquisición de maquinaria automatizada para detener la línea en caso de detección de material extraño para asegurar la calidad e integridad del queso. La máquina que se contempló funciona como un escáner y a través de un sofisticado sistema detecta materiales ajenos a los que debe contener un queso (puede ser un tornillo, piedras u otro ingrediente no propio del producto). Para que ésta trabaje requiere de la configuración adecuada y exacta, a fin de que una vez que detecte material extraño retire el producto de la línea de producción (elimine el queso afectado). Al planear cómo se integraría esta nueva máquina a la línea de producción se decidió abrir un espacio cerca de la estación de trabajo de empaque, pues es hasta el final de todo el proceso donde este nuevo escáner verifica que el producto no se encuentre contaminado.

El proyecto se planeó como una adquisición más de equipo, ya que se tomó en cuenta una propuesta de uno de los miembros del equipo del proyecto para colocar la maquinaria y se consideró que requería de un operador. Sin embargo, faltó una comunicación entre el equipo del proyecto y el gerente de Producción, para determinar qué operario pudiera ser responsable de la maquinaria. En el área de producción se consideró al operador de la empacadora, que requería de una atención constante al tener que ser suministrada por materia prima y tener que acomodar el producto ya empacado. Bajo el argumento de que la máquina no necesitaba supervisión, ya que sólo requería configurarse y que a partir de allí automáticamente realizaría la función de detectar y quitar de la línea de producción los quesos con posible contaminación, el gestor del proyecto supuso que no existiría mayor problema para el operador, ubicado a 10 metros de la máquina, pues sólo tendría que revisarla en las ocasiones en que encontrara un elemento extraño, lo cual veía poco probable. Se procedió con el proyecto y se capacitó de manera teórica y práctica, a los operadores de los 4 turnos, en el uso de la maquinaria. Llegado el momento del arranque de la línea con la nueva maquinaria, el operador configuró el equipo, pero éste detenía la mayoría de los quesos que ingresaban. Al llamar al jefe de producción en turno, priorizó en obtener el resultado necesario y al tomar en cuenta la considerable distancia entre las estaciones de trabajo,

el operador no pudo mantener trabajando correctamente a la maquinaria durante más de una hora, por lo que debido a los paros de la producción, determinó que finalmente la apagaría. El equipo del proyecto comenzó a revisar la configuración, pero no se detectaba el problema exacto, pues la máquina funcionaba de manera correcta. Cuando el equipo del proyecto analizó por qué en su arranque la maquinaria había tenido complicaciones identificó que habían asumido que el operador no necesitaría estar al pendiente de la variación de la densidad de acuerdo con la preparación de cada lote de quesos. ¿Qué hubieras hecho tú en el lugar del gerente de Proyectos de la empresa para evitar los resultados tan inesperados como los que se presentaron en este caso? Para poder analizar las estrategias y el método a seguir para una buena dirección de proyectos, revisa la lectura que se presenta a continuación: Autor: Laura Alicia Cabello Barocio Título: Integración de actividades de proyectos Una vez que hayas analizado la lectura, revisa el siguiente recurso para conocer más acerca del caso de Quesitos: Haz clic en cada una de los títulos para leer la información del caso.

1. Consideraciones del proyecto Se desarrolló un ciclo de proyecto con sus fases, pero faltó la comunicación entre todos los interesados y tampoco se tomaron en cuenta las siguientes consideraciones: 1.

Debió existir una junta de arranque para solicitar los requerimientos de los interesados para la colocación de la máquina en la línea de producción. Los interesados del proyecto en este caso debían incluir a las áreas de Calidad, Producción (gerente y jefes de línea de los 4 turnos), Capacitación, Planeación de producción y el equipo del Proyecto.

2.

La colocación de la maquinaria era una actividad que dependía de la asignación del operador, por lo tanto debía establecerse en el inicio del proyecto.

3.

Era importante capacitar a los operadores para que tuvieran la experiencia necesaria antes de comenzar con el proyecto y tomar en cuenta todas las actividades que se desprendían del arranque del mismo.

4.

Era fundamental identificar los riesgos del proyecto y planear cómo prevenirlos o resolverlos en caso de que se presentaran, a través de un plan de mitigación y comunicarlo a los interesados.

5.

Debía existir la seguridad de que los recursos (financieros y humanos) eran suficientes y que el manejo de ellos fuera adecuado para que el proyecto cubriera e incluso superara las expectativas del cliente.

6. 2. La etapa de madurez del proyecto Ejecución dentro de Quesitos Etapa

Estrategia

capacidad

Tiempo del Proyecto

Elemento de la Misión

Estrategia

Madurez

Reducción de los y mejora de la calidad para el incremento del precio 7.

Alta

Corto plazo

Mejora de la calidad del producto

Compra y colocación de maquinaria de inspección de la materia extraña

Tabla 1. Etapa de madurez en la fábrica Quesitos..

3. Las fases y actividades que llevaron a cabo en Quesitos: Fases de la administración de proyectos Inicio

Actividades de las fases en el caso Quesitos

1. Establecimiento de objetivo del proyecto. 2. Selección de la máquina, rediseño de la línea de producción.

Planeación

Implementación

3. Colocación de los nuevos rieles y maquinaria. 4. Asignación del operador. 5. Capacitación de uso de la maquinaria.

Control

6. Revisión del arranque. 8.

Tabla 2. Actividades realizadas en el caso Quesitos.

Las acciones que hubieran evitado que en Quesitos se produjeran los errores que causaron que el trabajo se volviera a hacer y los sobrecostos al instalar otra vez la maquina serían las siguientes:

Fases de la administración de proyectos

Actividades de las fases en el caso Quesitos

Inicio

1. Reunión con interesados en el proyecto.

Planeación

4. Selección de la máquina. 5. Asignación del operador responsable. 6. Rediseño de la línea de producción.

Implementación

7. Colocación de los nuevos rieles y maquinaria. 8. Asignación del operador. 9. Capacitación de uso de la maquinaria

Control

10. Pruebas con operadores. 11. Revisión del arranque.

Cierre

12. Entrega del proyecto a los responsables involucrados en el funcionamiento de la máquina. 9.

Tabla 3. Actividades adecuadas para el caso Quesitos.Quesitos.

Ahora ya conoces los conceptos básicos de la dirección de proyectos, pero para reforzar este conocimiento revisa el siguiente recurso: Autor: Líder de Proyecto Título: Los cinco grupos de procesos en proyectos (inicio, planeación, ejecución, cierre) URL: https://www.youtube.com/watch?v=kWSo_4q1ydM Como ya tienes una idea de la estructura y los elementos a considerar durante la dirección de proyectos realiza el siguiente ejercicio con el que podrás verificar tu aprendizaje. Título: Integración de actividades de proyectos

Ejercicio

Iniciación y planeación del proyecto ACTIVIDAD 1. Planteamiento y objetivos del Proyecto Ejercicio 1. ¿Fase de proyecto o fase de producto?

Instrucciones 1.

Identifica las etapas propias de la fase de proyecto y de la fase de producto del Banco de reactivos.

2.

Una vez que las tengas localizadas haz clic en cada uno de ellas y arrástralas donde corresponden para conformar la secuencia de cada fase.

3.

Si la fase no se mantiene en el cuadro donde la colocas, intenta con otra hasta obtener el cuadro completo.

Este ejercicio no tiene valor en tu calificación final y lo puedes realizar las veces que consideres necesario.

Para reafirmar lo que el PMI integra en las primeras dos fases de Inicio y Planeación, revisa los siguientes temas en la lectura que se proporcionan a continuación. 1.

Acta de constitución de proyecto.

2.

Requerimientos del proyecto.

3.

Estructura de desglose de trabajo (EDT).

4.

Listado de actividades.

5.

Matriz de recursos.

6.

Análisis de los actores (stakeholders).

Autor: Natalia Pérez Betancur Título: Acercamiento a la dirección de proyectos.. Como viste en el documento, el PMI divide el proceso de un proyecto en fases y la fase de inicio es en donde se estructuran los objetivos del proyecto, a partir de la identificación de la necesidad u oportunidad, se definen los alcances, así como los interesados o involucrados en el proyecto. Si deseas conocer más sobre los temas abordados en esta Actividad de Aprendizaje consulta el siguiente material: Autor: Valueinnova Título: Agile PMBOK(r) Parte 2: Iniciación- Acta de Constitución URL: https://www.youtube.com/watch?v=fLPEYsOXSs4 Autor: Valueinnova Título: Agile PMBOK(r) Parte 3: Iniciación- Identificación de Interesados URL: https://www.youtube.com/watch?v=iCX0PZ5G0zw Para proceder con esta Actividad de Aprendizaje lleva a cabo el Control de Lectura en el cual abordarás los conceptos sobre las fases del proyecto. Haz clic en el siguiente enlace y realiza lo que se te pide: EA1. Control de Lectura: Integración de actividades de un proyecto.

Ya que conoces las fases de este programa, se te mostrará la primera de ellas, la cual va dirigida a la etapa de planificación del alcance del proyecto. La metodología del PMI trabaja a través de procesos que generan un producto que alimenta o es la entrada del siguiente proceso, así por ejemplo en la iniciación se realiza la identificación de las partes o miembros que conforman el proyecto, se definen responsabilidades, ante quién se presenta el proyecto, quién lo evaluará y aprobará. Esta fase produce como salida lo conocido como Acta de constitución del proyecto. A su vez el Acta de constitución es el insumo del siguiente proceso que es la identificación de los interesados, quienes son todas aquellas personas involucradas o afectadas de cualquier forma por el proyecto. El término afectadas se refiere a todos aquellos que deberán trabajar en el resultado del proyecto, así como los que necesitarán ajustarse a los procedimientos o funcionamiento del mismo. Este proceso involucra tanto agentes internos como externos. Por ejemplo, si tú planteas un proyecto en el cual implementarás un nuevo proceso de levantamiento de pedidos de un restaurante de comida algunos de los interesados del proyecto serían: 1.

Los que realizan actualmente el levantamiento de pedidos.

2.

Los clientes que actualmente usan el proceso.

3.

Los departamentos involucrados en el levantamiento del pedido: cocina, compras, envíos, repartidores, cobranza, contabilidad.

Ahora, lo siguiente es definir el alcance del cliente: ¿qué quiere?, ¿cómo lo quiere?, y ¿para cuándo lo necesita?, lo cual se conoce a partir de la información que dan los interesados y eso permite desarrollar el plan que incluye lo siguiente: 1.

Definir los requerimientos

2.

Establecer el alcance del proyecto.

3.

Crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) o WPS.

4.

Realizar la lista de actividades.

5.

Definir los recursos.

6.

Estimar la duración de los procesos.

7.

Desarrollar el cronograma.

Pero, necesitas conocer por partes. Primero se te mostrará la etapa de definir los requerimientos y establecer el alcance del proyecto. Toma en cuenta que el objetivo de esta etapa es dejar de forma clara, medible y lo más completa posible las necesidades del cliente, es decir, ¿qué quiere? Esto también permitirá determinar hasta dónde llegará el proyecto y qué tendrá, con el fin de delimitarlo y evitar caer en ciclos interminables de nuevas solicitudes o de no satisfacci...