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YOUNG INNOVATORS S.A.C CAMBIANDO EL MAÑANA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CODIGO: SGI-M-21-12 VERSION: 02 FECHA: 12/10/2021 PAGINA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) La empresa Young innovators S.A.C., es una empresa dedicada a la fabricación de celulares con 30 años de presencia en el mercado, logrando un gran prestigio a nivel internacional. Habiendo obtenido diversos reconocimientos en el campo tecnológico; además tiene presencia en 30 sedes a lo largo de 3 países (Argentina, China y Perú) contando con 50 000 trabajadores. La filosofía de la empresa se basa en ser una empresa de fabricación de celulares distinta, pues cuenta con atención personalizada orientada a brindarle aun mas valor a la clientela y con un personal motivado, capacitado e influenciado para poder en ese sentido alcanzar los fines y objetivos dictados por la empresa. En ese sentido, para alcanzar los fines y objetivos, es necesario diseñar una estructura organizacional y funcional que con precisión y claridad exponga las responsabilidades, obligaciones, niveles de autoridad y de coordinación que con precisión y claridad exponga las responsabilidades, obligaciones, niveles de autoridad y de coordinación que deben guardar todo los que integran dicha empresa, con la finalidad que su colaboración, esfuerzo y compromiso en el trabajo coadyuven a lograr esos propósitos y metas. El resultado de esta labor, es el presente documento denominado Manual de Organización y Funciones-MOF instrumento técnico normativo de gestión que permitirá que los esfuerzos realizados sean eficientes. El MOF es fruto de un constante y permanente estudio y evaluación de la visión y misión de la empresa, teniendo en cuenta los requerimiento y necesidades que demanda el mundo profesional y laboral cada vez más cambiante y exigente. Así, se ha establecido funciones y responsabilidades, que, complementadas con un manual de procedimientos y un sistema computarizado de información integral, en etapa de elaboración, beneficiarán no solo a quienes servimos; si no, harán de la empresa y del trabajo que hacemos, un esfuerzo eficiente con calidad y competividad con el desarrollo del talento humano y entregamos al país. El MOF ha sido elaborado con la colaboración de gestión humana en coordinación con los demás.

YOUNG INNOVATORS S.A.C CAMBIANDO EL MAÑANA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CODIGO: SGI-M-21-12 VERSION: 02 FECHA: 12/10/2021 PAGINA

TITULO I ASPECTOS GENERALES, ALCANCE Y APROBACION

YOUNG INNOVATORS S.A.C CAMBIANDO EL MAÑANA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CODIGO: SGI-M-21-12 VERSION: 02 FECHA: 12/10/2021 PAGINA

TITULO I ASPECTOS GENERALES a) Finalidad del manual: El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa YOUNG INNOVATORS S.A.C. es un documento normativo que tiene por finalidad: 1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa determinándolas funciones generales y especificas de su estructura interna, los niveles de responsalidad y autoridad, delegados de cada una de las áreas y las relaciones internas y externas de las mismas. 2. Definir claramente su organización y funciones. 3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que elabora en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se distribuirán copias del presente manual de organización y funciones. 4. Además, tiene la finalidad de constituirse en un instrumento de gestión que permita regular las funciones y responsabilidades que corresponda desempeñar al personal. Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente manual de organización y funciones. Las estructuras o actividades no consideradas en el presente documento deberán desarrollarse de acuerdo a una lógica y practica interpretación del espíritu del manual.

b) Alcance: El presente Manual de Organización y Funciones, cubre la organización estructural funcional de la empresa YOUNG INNOVATORS S.A.C., siendo su ámbito la aplicación todo el personal que labora en las distintas áreas de la empresa desde la gerencia general, gerentes de las áreas administrativas, operativas, jefes de las distintas áreas y personal que labora en los distintos niveles.

C) Aprobación: El Manual de Organización y Funciones de la empresa YOUNG INNOVATORS S.A.C. será aprobado por el directorio de la empresa.

Organigrama de la Empresa Presidente

GERENTE GENERAL Recepcionista

Secretaria

Asesor de gerencia ORGANOS DE LINEA D.ADMINISTRACION

JEFE ADMINISTRATIVO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

D.CONTABILIDA

D.TESORERIA

D.MARKETING

ASIST. TESORERA

ASIST. CONT.1

VICE PRESIDENTE DE MARKETING

PRACTICANTE

PRACTICANTE

JEFE DE CONTABILIDAD

D.VENTAS CORDINADOR

D.LOGISTICA

D.PRODUCCION

D.RRHH

JEFE DE LOGISTICA

JEFE DE SINDICATO

JEFE DE RRHH

ASIST. DE LOGISTICA

PLANILLA

SUB JEFE DE RRHH

DISTRIBUIDOR

PRACTICANTE

TÍTULO II ESTRUCTURA ORGÁNICA

A. FUNCIONES GENERALES DE LA EMPRESA Empresa dedicada a la fabricación y mantenimiento de celulares conforme a las necesidades del mercado, repotenciando los equipos acordes a la tecnología disponible en la actualidad, orientándonos siempre a la mejora continua de nuestros equipos. B. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA ÓRGANOS DE DIRECCIÓN ● Gerente general ● Secretaria de secretaria ● Recepcionista ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO ●

Asesor de gerencia

ÓRGANOS DE LÍNEA  Departamento de Administración 

Jefe Administrativo



Asist. Del administrador

 Departamento de Contabilidad  Jefe de Contabilidad  Asist. Cont. I 

Practicante

 Departamento de tesorería 

Asistente tesorería

 Gerencia de Marketing

● Vicepresidente de marketing ● Practicante  Departamento de ventas ● Coordinador ● Distribuidor  Departamento de Logística 

Jefe de Logística



Asist. Logística

 Practicante  Departamento de producción ● Jefe de sindicato ● Planilla  Departamento de RRHH 

Jefe de RRHH



Sub jefe de rrhh

C. JERARQUÍAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN Las jerarquías que predominan en la empresa son directas, y a su vez un nivel subalterno rinde su acción a un nivel de autoridad inmediata superior, en todos los deberes y responsabilidades, sin discriminar la iniciativa del subalterno. La responsabilidad de la empresa consiste en el compromiso de brindar un excelente servicio de calidad a nuestros clientes tanto internos como externos. La coordinación, se realiza considerando las funciones y responsabilidades, así como el logro de objetivos de cada unidad orgánica, estimulando el trabajo en equipo.

CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS Para el cumplimiento de sus funciones YOUNG INNOVATORS S.A.C. cuenta con el Cuadro Orgánico de Cargos siguientes:

Nº

NOMINACION DEL CARGO

TOTAL NECESARIO

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

Gerente General

1

Secretaria Gerencia

1

Asistente de Secretaria de Gerencia

1

Recepcionista - Secretaria

1

Departamento de administración Jefe Administrativo

1

Asistente Administrativo

1

Departamento de contabilidad Jefe de contabilidad

1

Asist. Cont. 1

1

Prácticamente

1

Departamento de tesorería Asistente de tesorería

1

Departamento de Marketing Vicepresidente de Marketing Practicante

1 1

OBSERVACIONES

Departamento de ventas Coordinador Distribuidor

1 3

Departamento de logística Jefe de logistica

1

Asistente de logistica

1

Practicante

1

Departamento RRHH Jefe de RRHH Sub gerente de RRHH

1 1

Presidente A. PRINCIPALES FUNCIONES  Ejercer la representación legal de la empresa.  Presidir las sesiones de la Asamblea y de la Junta Directiva, suscribiendo las respectivas actas. * Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Junta Directiva.  Apoyar las actividades de la Empresa.  Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios: Vicepresidente y Tesorero.

Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades. Dirigir las labores de la coalición Empresarial Sugerir a la Asamblea y a la Junta Directiva los medios y acciones que considere para la buena marcha de la gestión de la empresa  Ejercer las demás atribuciones que le correspondan según el Estatuto y Reglamento correspondientes. A. REQUISITOS PARA EL PUESTO   

       

Experiencia demostrable como gerente general o en un puesto ejecutivo similar Experiencia en materia de planificación y presupuestos Conocimientos sobre las funciones y procesos empresariales (finanzas, RR. HH., compras, operaciones, etc.) Gran habilidad analítica Excelentes capacidades comunicativas Excepcionales capacidades de organización y de liderazgo Aptitud para solucionar problemas Grado en Empresariales o un campo pertinente; se valorará estar en posesión de un máster

Gerencia General Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión administrativa e institucional de la organización está a cargo del Gerente General.

Gerente B. PRINCIPALES FUNCIONES a) Establecer políticas de acuerdo a los lineamientos de los accionistas. b) Establecer objetivos estratégicos en áreas como satisfacción de intereses, producción, rentabilidad, eficiencia, inversiones, desempeño de la organización, responsabilidad pública, entre otros. c) Ejecutar las disposiciones del directorio, así como ejercer la rentabilidad jurídica, comercial y administrativa de la sociedad, en concordancia con las atribuciones que le confieren los estatutos y el manual de organización y funciones. d) Asegurar una buena alineación estratégica entre la organización y el medio. e) Traducir los objetivos estratégicos en metas operacionales específicas. f) Encargado de designar al Gerente General Adjunto, de acuerdo a las necesidades que considere. g) Asignará un Representante para el SGI el cual reportará sobre la implementación y los objetivos de Seguridad / Salud Ocupacional, Gestión Ambiental y Calidad en la organización, estos reportes serán medibles y concordantes con la política y los objetivos.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 Experiencia demostrable como gerente general o en un puesto ejecutivo similar  Experiencia en materia de planificación y presupuestos  Conocimientos sobre las funciones y procesos empresariales (finanzas, RR. HH., compras, operaciones, etc.)  Gran habilidad analítica  Excelentes capacidades comunicativas  Excepcionales capacidades de organización y de liderazgo  Aptitud para solucionar problemas  Grado en Empresariales o un campo pertinente; se valorará estar en posesión de un máster

Secretaria A. PRINCIPALES FUNCIONES Atención a los ejecutivos 

Mantener la agenda de los ejecutivos y ayudar en la planificación de las citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.



Asistir a las reuniones para realizar las minutas y actas de reunión, luego compilarlas, transcribirlas y distribuirlas.



Hacer todos los arreglos de los viajes para los ejecutivos: Compra de pasaje, reservación de hotel, entrega de viáticos, gestión y revisión de la documentación pertinente, etc.



Llevar a cabo las investigaciones encomendadas, recopilar datos y preparar documentos o informes para la consideración y presentación por parte de ejecutivos, comités y juntas de directores, según lo asignado.



Manejar los documentos confidenciales, asegurándose que permanezcan resguardados y seguros.

Interacción interna y externa 

Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada cuando sea conveniente.



Manejar, priorizar y distribuir toda la correspondencia entrante o saliente (correo electrónico, cartas, faxes, paquetes, etc.), leyendo y analizando los memorandos, presentaciones e informes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.



Preparar respuestas a la correspondencia que contenga consultas de rutina.



Supervisar el uso de los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar que los pedidos sean más rentables.



Reunirse con individuos, grupos de interés especial y otros, en nombre de los ejecutivos, comités y juntas de directores.



Dar la bienvenida a los visitantes y determinar si se les debe dar acceso a ciertas personas específicas.

Apoyo administrativo 

Mantener archivados los registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y sea fácilmente accesible para recuperarla rápidamente.



Preparar las facturas, informes, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando el software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y/o presentaciones, brindando además la asistencia correspondiente en la contabilidad.



Realizar tareas generales de oficina, tal como mantener los sistemas de administración y realizar trabajos básicos de contabilidad.



Coordinar y dirigir los servicios de la oficina, tal como registros y preparación del presupuesto, para ayudar a los ejecutivos.



Establecer y supervisar las políticas y procedimientos administrativos, tanto para los empleados de las oficinas, así como de la organización.



Revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, procedimientos de informes o gastos.



Supervisar y capacitar a otro personal administrativo.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO  

Licenciatura en administración de empresas o en campos relacionados. Experiencia comprobada como secretaria ejecutiva o un rol administrativo similar.

     

Debe ser competente en el manejo de Microsoft-Office de forma integral, y en el software «back-office», por ejemplo, sistemas ERP. Conocimiento profundo de la administración de oficinas y de procedimientos contables básicos, así como del vocabulario técnico relevante que se maneja en la industria. Familiaridad con los métodos básicos de investigación y con las técnicas para la presentación de informes. Excelentes habilidades de organización y de gestión del tiempo. Destacadas habilidades de comunicación y negociación. Integridad y confidencialidad.

RR. HH A. PRINCIPALES FUNCIONES           

Desarrollar e implementar estrategias e iniciativas de RR. HH. alineadas con la estrategia empresarial general Tender puentes en las relaciones entre la dirección y los empleados ocupándose de las demandas, reivindicaciones y otros problemas Gestionar el proceso de reclutamiento y selección Apoyar las necesidades empresariales actuales y futuras a través del desarrollo, el compromiso, la motivación y la conservación del capital humano Desarrollar y controlar estrategias de RR. HH. generales, sistemas, tácticas y procedimientos en toda la organización Fomentar un entorno de trabajo positivo Supervisar y gestionar un sistema de evaluación del rendimiento que promueva un rendimiento alto Mantener planes de pago y programas de beneficios Valorar las necesidades de formación para aplicar y controlar programas de formación Informar a la dirección y ofrecer apoyo en las decisiones a través de métricas de RR. HH. Garantizar el cumplimiento legal a lo largo de la gestión de los Recursos Humanos

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO      

Experiencia laboral demostrable como gerente de RR. HH. u otro ejecutivo de RR. HH. Orientado hacia las personas e impulsado por los resultados Experiencia demostrable con métricas de Recursos Humanos Conocimiento de los sistemas y las bases de datos de Recursos Humanos Capacidad para elaborar estrategias junto con dotes de liderazgo Excelente habilidad de escucha activa, negociación y presentación

 



Competencia para establecer y gestionar de manera efectiva relaciones interpersonales en todos los niveles de la empresa Amplios conocimientos de legislación laboral y las mejores prácticas de RR. HH. Grado en Recursos Humanos o un campo relacionado

JEFE DE CONT CONTABILID ABILID ABILIDAD AD A. PRINCIPALES FUNCIONES a) Planificar, organizar, dirigir, programar y controlar las actividades del área de contabilidad. b) Elaborar y presentar trimestralmente los Estados financieros de la empresa, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, la cual es presentada al Gerente Financiero y Controller. c) Preparar y verificar la información contable de la empresa para fines tributarios. d) Revisar reportes o estados financieros y demás documentos contables resultados de la gestión. e) Preparar la declaración y liquidación de impuestos mensuales. f) Análisis de cuentas contables listando el mayor o analítico del sistema automatizado para revisar el detalle, verificar los datos ingresados con la documentación que la sustenta y corregir los errores encontrados. g) Visar los cheques emitidos siempre que cuenten con el registro contable de la provisión y la aprobación del pago por parte de la Gerencia General. h) Realizar los reportes diarios de Caja Bancos (movimiento de fondos) y hacer los flujos de caja. i) Mantener reuniones periódicas con el personal a su cargo para delegar y controlar cumplimiento de objetivos de departamento. j) Verificación de pago a proveedores en las fechas establecidas, llevando un control de las cuentas por pagar. k) Elaboración de Reportes Gerenciales que faciliten la interpretación correcta de la información contable financiera. B.    

REQUISITOS PARA EL PUESTO Licenciado en Contabilidad. Registro actualizado del Colegio de Contadores. Experiencia mínima de 3 años en puestos similares. Poseer las siguientes características:  Planificación.  Responsabilidad.  Iniciativa.  Trabajo en equipo.  Capacidad para la toma de decisiones.

 Capacidad para comunicarse

Director de Marketing A. PRINCIPALES FUNCIONES

a) Supervisión del departamento de marketing. b) Evaluación y desarrollo de la estrategia de marketing y el plan de marketing. c) Planificación, dirección y coordinación de esfuerzos de marketing. d) Comunicación del plan de marketing. e) Investigación de la demanda de los productos y servicios de la empresa. f) Investigación de la competencia. g) Desarrollo de estrategias de precios de forma conjunta con el departamento de ventas, con el objetivo de maximizar los beneficios y la participación en el mercado, mientras mantiene la satisfacción del cliente. h) Identificación de clientes potenciales. i) Desarrollo de promociones con gestores publicitarios. j) Comprensión y desarrollo de presupuestos y finanzas, incluidos gastos, créditos para investigación y desarrollo, retornos de inversión y proyecciones de pérdidas y ganancias. k) Desarrollo y gestión de campañas publicitarias. l) Creación de conciencia de marca y posicionamiento. m) Apoyo a las ventas y los esfuerzos de generación de leads. n) ...