Ofimática Básica 1.1. PDF

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Apuntes para mejorar y comprender la ofimática. Hay cuatro partes...

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CONCEPTO El término ofimática surge en los años 80 y nace de la unión de los términos Oficina automática. Para entender esta unión, debemos situarnos en cómo eran las oficinas a principios de los años 80, cuando los ordenadores personales o PC acababan de aparecer en el mercado, sus precios eran elevados y su uso requería conocimientos de programación especializada. Debemos imaginar una oficina de los años 80 con: una máquina de escribir para realizar los documentos, una calculadora con papel como el elemento más sofisticado para realizar cálculos, grandes archivadores de papel que contienen toda la información de la empresa (clientes, proveedores, facturas, pedidos, etc.), agendas manuales para llevar el control de tareas y así podríamos seguir enumerando los diferentes procesos que se realizaban en ellas. A mediados de los 80 empiezan a surgir una serie de programas comerciales independientes, que ofrecen a usuarios sin conocimientos de programación la posibilidad de realizar estas tareas con sus ordenadores personales. De esta forma surge WordStar como un procesador de textos, Visicalc como una de las primeras hojas de cálculo o Dbase II como un gestor de base de datos. El nacimiento de Windows y por tanto, el cambio a un entorno de trabajo visual con ratón (hasta entonces el trabajo con estos elementos se hacía mediante combinaciones de teclas u órdenes escritas), traerá consigo la posterior aparición de estos programas en entornos integrados denominados Suites y que contienen de forma conjunta un procesador de texto, una hoja de cálculos y un programa de presentaciones; estamos hablando del nacimiento de Microsoft Office. Posteriores desarrollos de esta suite irán incorporando nuevos programas como gestores de bases de datos, clientes de correo electrónico, diseño de publicaciones y páginas webs, etc. 1. PRINCIPALES ELEMENTOS QUE COMPONEN UNA SUITE Procesador de textos Este elemento permite al usuario registrar cualquier tipo de documento escrito que se realice en el ordenador, desde una simple nota o carta hasta la realización de libros o informes. Disponen de multitud de herramientas que aumenta su funcionalidad, permitiendo al usuario añadir fotos, imágenes, gráficos estadísticos, tablas, enlaces y muchas más cosas a sus documentos. Hoja de cálculos La hoja de cálculos sustituye a las calculadoras y a las grandes hojas en forma de cuadrantes que solían utilizarse en las empresas para llevar a cabo cálculos complejos como por ejemplos los presupuestos o las estimaciones de producción. En su lugar, el

usuario dispone de un programa que simplifica su operatoria con los números y los cálculos, al mismo tiempo que le permite almacenar e imprimir el resultado de su trabajo. Programa de presentaciones En nuestra sociedad tiene mucha importancia la comunicación y una de las formas de hacerla productiva y amena, es transmitir nuestros mensajes reforzados por imágenes que recogen pensamientos, gráficos de valores, estadísticas o estrategias. En resumen: un refuerzo visual a la labor del orador en forma de diapositivas que son mostradas mientras emite su mensaje. Este tipo de programas permitirá crear y gestionar las diferentes dispositivas que componen una presentación y además, permitirá obtener todos los productos necesarios para la misma: diapositivas/transparencias de la presentación, notas del orador y cuaderno con las diapositivas para el asistente. Gestor de base de datos Este programa permitirá a los usuarios crear sus propios archivos de información, donde podrá almacenar información referente a clientes, proveedores, facturas, productos o cualquier tipo de información susceptible de ser almacenada. Este almacenamiento de datos permitirá una gestión posterior con la que podemos realizar consultas automáticas, obtener informes, combinarla con otros programas, visualizarla en pantalla en forma de fichas, etc. Cliente de correo electrónico Facilita la gestión de todas nuestras cuentas de correo añadiendo multiples elementos de control, seguimiento y filtrado de dichos correos. Así mismo, contempla otros elementos como gestión y seguimiento de tareas o funciones de planificación y control de agenda y reuniones.

2. ¿PARA QUÉ ME SIRVE LA OFIMÁTICA? Ya hemos enumerado los diferentes elementos que componen una suite de Ofimática. En este apartado conoceremos su funcionalidad mediante algunos ejemplos prácticos. Seguro que estos ejemplos nos permitirán comprender con mayor claridad las diferentes posibilidades que ofrecen cada uno de los programas. Procesadores de texto Máquina de escribir  Un primer ejemplo de este programa lo tenemos en la escritura de un currículum. Pensemos en nuestro currículo detallando los datos personales, la experiencia laboral, los cursos de formación y la información complementaria. Esta información no es fija y suele aumentar conforme se desarrolla nuestra vida. Al estar grabado en el ordenador, sí se produce un cambio en alguno de estos apartados, simplemente abrimos el documento, modificamos o añadimos la información pertinente y volvemos a grabar el currículo. A continuación podemos volverlo a imprimir o remitir

por correo electrónico con la información actualizada. En este mismo caso, pensemos en aquellos cambios que hacemos a nuestro currículo realzando de forma evidente aquellos aspectos que más se acercan a una oferta de trabajo, bastará con abrir el curriculum y remarcar dichas opciones. Otro ejemplo lo podemos tener en la realización de un horario de trabajo, en lugar de usar reglas para dibujar el cuadrante, el procesador de textos dispone de una utilidad denominada tablas y que permite trazar sobre nuestro documento una cuadrícula base. Un último ejemplo podría ser la posibilidad de crear un modelo de carta donde se cita a un grupo de personas a una reunión y combinarlo con una lista que contiene los datos de los asistentes, de tal forma que el procesador de textos genere una carta por cada uno de los asistentes contenidos en la lista y personalizada con sus datos. Hojas de cálculo Calculadora  Muchas veces podemos encontrarnos con la necesidad de llevar una pequeña contabilidad con los ingresos y gastos que se producen en nuestro hogar y que posteriormente sirven para indicarnos que dinero podemos destinar a uno u otro fin. Si trasladamos estas cuentas a una hoja de cálculos, podemos automatizarlas para cada uno de los meses y simplemente añadir las variaciones que se producen en la misma. Así por ejemplo, la nómina o el recibo del teléfono fijo son valores más o menos fijos, pero la luz o el gasto en comida pueden ser bastante variables. Supongamos que somos profesores y que realizamos tres controles por trimestre a los alumnos, y que para calcular la nota final necesitamos hacer la media de los mismos. Podemos recoger los valores en una hoja de cálculos y sobre ella hacer la media del primer alumno (la hoja de cálculos lo hará para el resto). Una vez creado el formato para el primer trimestre sólo deberemos copiar la hoja para los dos siguientes y conforme introduzcamos los datos en éstas, las medias irán apareciendo solas. A esto podemos añadir la posibilidad de realiza un gráfico estadístico que permita ver la evolución de los alumnos a lo largo de los tres trimestres. Programa de presentaciones Proyector dispositivas  En una reunión comercial debemos presentar a los clientes los tres nuevos productos que ha desarrollado nuestra compañía, así como las ventajas sobre la competencia, formatos en los que se venderá y precios. Podemos optar por dar una charla donde se explique todo de forma verbal e incluso llevar una muestra de cada producto (si es posible), pero lo más seguro es que al cabo de 15 minutos los participantes presenten signos de aburrimiento y cansancio. Pensemos en esta reunión con un proyector enchufado al ordenador que muestra una presentación en forma de diapositivas a color, animadas y con sonido, por un lado. Por otro, los asistentes disponen de un cuaderno, donde se recogen, en un tamaño medio, todas y cada una de las diapositivas que se muestran y nosotros como oradores disponemos de otro cuaderno donde, además de la diapositiva, tenemos un breve

esquema de lo que tenemos que decir en cada una de ellas. Añádasele que además la presentación incorpora un par de videos y tendremos una reunión productiva que mantiene la expectación del cliente. Desde un punto de vista más lúdico, pensemos en la posibilidad de realizar una presentación en la que se recogen nuestra imágenes y videos de nuestro último viaje al Parque natural de las Sierras de Cazorla, Segura y Las Villas junto con comentarios puntuales de las fotos, planos de la zona, detalle de las rutas, etc. y todo ello presentado de forma automática y dinámica.

3. PAQUETES DE OFIMÁTICA Anteriormente, nos hemos referido al conjunto de programas que forman la ofimática con el nombre de Suite, pero también podemos referirnos a ellos con la denominación de paquete de ofimática. En cualquiera de los casos, aludimos al mismo elemento, es decir, a un grupo de programas formado por al menos: un procesador de textos, una hoja de cálculos y un programa de presentaciones. Opcionalmente pueden incluir también: un gestor de base de datos, un cliente de correos, un programa para tratamiento de imágenes, etc.

Principales paquetes de ofimática Microsoft Office El referente de paquetes ofimáticos es Microsoft Office, + 20 años en el mercado en los que ha mantenido una línea creciente de desarrollo desde su versión de Office 97 hasta la última versión Office 2013 que será la que utilicemos como referente en este curso. Se trata de un software de pago. Puede comprarse a través de un distribuidor, venir en formato OEM (Preinstalado en el ordenador) o bien a través de la página web de Microsoft. Paquete ofimático por referencia, ya sea por su antigüedad en el mercado, por el número de usuarios, por la cantidad de versiones o por el número de variaciones de cada edición que ofrece. Entre las versiones de Office más usadas en el pasado o presente, se encuentran: Office 95, Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007, Office 2010 y la última Office 2013, Office 2019 y Office 3651. Durante este curso nos centraremos en la versión de Office 2013, aunque la última versión disponible es la de office 2019.

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Nueva forma de comercialización, en la cual el usuario paga mensualmente por el uso online de las aplicaciones junto con un espacio de 1 Terabyte en OneDrive (la nube de Microsoft). De esta forma el usuario tiene sus documentos y herramientas de trabajo en cualquier ordenador que pueda conectarse a Internet.

La versión 2013 se distribuye en dos formatos: para plataformas de 32 bits y para plataformas de 64 bits. Esta distinción se realiza en función del procesador y del sistema instalado en el ordenador para optimizar de esta forma los procesos de la aplicación. Este paquete sólo es compatible con la versión de Windows 7 y superiores, no existiendo versiones para otros sistemas operativos. Presta atención Para saber si tu sistema operativo es de 32 o 64 bits, debes pulsar el botón de Inicio de Windows. En el recuadro que aparece en su parte inferior escribe la palabra Sistema y a la izquierda, sobre el recuadro, aparecerán diferentes opciones. Escoge la opción Sistema que figura bajo el epígrafe Panel de control. Como resultado se mostrará la siguiente ventana donde entre otras informaciones te señala la estructura de tu sistema operativo. Office 2013 cuenta a su vez con 5 versiones diferentes, que incluyen diferentes programas: Versión

Incluye

Home & Student

Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Visio

Home & Business

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio

Standard

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, OneNote, Visio

Professional

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote, Visio

Professional Plus

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher, Lync, OneNote, InfoPath, Visio

Adicionalmente y de forma separada, puede adquirirse también el programa Project. Aplicaciones 1. Word. Se trata de un procesador de textos que le permite realizar, almacenar e imprimir cualquier tipo de documento escrito. 2. Excel. Es la hoja de cálculos y su función es trabajar con información numérica y alfanumérica almacenada en celdas facilitando la realización de cálculos complejos, de gráficos estadísticos, la impresión de sus contenidos y el almacenamiento para usos posteriores. 3. PowerPoint. Se trata de un programa de presentaciones que le facilita la creación de diapositivas, la creación de una secuencia de éstas en forma de presentación así como dotar dicha presentación de dinamismo. También permite la impresión tanto de la presentación como de los subproductos que derivan de ella: cuadernos del asistente, notas del orador, etc. 4. Access. Es un gestor de base de datos que permite al usuario crear continentes de información, dotarlos de contenido, crear formatos para su visualización e impresión y realizar consultas sobre la información contenida en ellas. 5. Outlook. Este programa es un gestor de cuentas de correo que, tras registrar las cuentas del usuario, se ocupa de sincronizar dichas cuentas y gestionar desde el ordenador la

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información contenida en cada uno de ellos permitiendo ver correos, eliminarlos, responderlos, clasificarlos en carpetas, gestión de contactos o cualquier otro tipo de gestión habitual con respecto a ellos. Así mismo, dispone de un gestor de tareas y una agenda. Publisher. Se trata de un programa que permite de forma sencilla la autoedición de textos sin llegar al nivel de programas más consolidados en el mercado como: InDesign o QuarkXPress. Lync. Es un sistema de mensajería instantánea compatible también con sistemas de telefonía móvil como Windows Phone, Android, IOs o Symbian. En estos casos debe comprarse la licencia para su uso a diferencia de los usuarios de Office 2013 que la llevan incluida. OneNote. Es un programa diseñado para la recogida y organización de textos, imágenes, esquemas, vídeos, audios e imágenes escaneadas, así como para compartirlos con otros usuarios. InfoPath. Este programa permite la creación de formularios en XML y también sirve como estándar de comunicación entre otros programas o aplicaciones que no pertenecen al paquete Office. Su información es legible también por algunos navegadores. Visio. Se trata de un programa para el trabajo con imágenes vectoriales, permitiendo creación y edición Project. Se trata de un programa para la creación y seguimiento de proyectos. Permite la creación de tareas, ítems, costes por unidad, participantes, desviaciones y cualquier otro elemento necesario en la realización de un proyecto, siendo un referente en su campo.

LibreOffice LibreOffice es un programa de código abierto y distribución gratuita y que tiene su origen en el también programa de código abierto denominado Open Office. Su desarrollo comenzó en 2010 y actualmente disponemos de la versión 4.4.5 como la última estable, si bien se encuentra en proceso de pruebas la beta 5.0.1. El funcionamiento y presentación de sus aplicaciones es muy similar al del paquete Office de Microsoft. Su primera versión se creó en el año 2010 como una derivación del programa OpenOffice, con el cual presenta también innumerables similitudes. A diferencia de Office 2013, cuenta con distribuciones para diferentes sistemas operativos: Windows, OS X (Apple) y GNU/Linux. Su última versión es LibreOffice 5. Aplicaciones 1. Writer. Realiza las funciones de un procesador de textos y permite la creación de todo tipo de documentos escritos, desde simples notas, a libros con índices, imágenes, esquemas y cualquier otro elemento que se nos ocurra. 2. Calc. Este programa es una potente herramienta que cubre las necesidades de procesos basados en cálculos, así como su almacenamiento e impresión. Cuenta con el apoyo de cientos de funciones destinadas a simplificar dichos cálculos. 3. Impress. Se trata de un programa que le permitirá la creación de presentaciones, desde el diseño de una diapositiva hasta crear una presentación formada por decenas de diapositivas. Incluye también herramientas que le permitirán dinamizar y animar dicha

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presentación así como redistribuir el orden de las diapositivas para ajustarlas a las necesidades de cada momento. Draw. Faculta la creación de diagramas y esquemas en formato vectorial para la realización de planos y bocetos. También permite modificar fotografías e imágenes así como su conversión a diferentes formatos de compresión. Base. Es un gestor de base de datos que desarrolla las funciones habituales de este tipo de programa: creación de tablas para la introducción y gestión de los datos, elaboración de consultas sobre la información contenida en las tablas u otras consultas, diseño de formularios de pantalla e informes que le permiten modificar la forma de visualizar la información e integración con el resto de aplicaciones del paquete LibreOffice. Math. Con este programa el usuario podrá diseñar una función matemática incluyendo diferentes niveles y símbolos que no suelen aparecer normalmente en el teclado como los de integral, sumatorio, límite, infinito y muchos más. En definitiva, le permite representar en pantalla fórmulas matemáticas y científicas de una forma perfecta. Charts. Añade una herramienta que sirve para la creación de gráficos estadísticos, de esta forma podrá crear gráficos de líneas, de barras, de columna, de tarta, de tendencias y la mayoría de ellos con opciones de representación en 2D y 3D.

iWork Se trata de un paquete informático desarrollado para ordenadores y dispositivos Apple con sistema operativo OS o iOS. Su última versión para ordenadores Mac es las iWork '09, si bien existen dos versiones más: una para iPhone e iPod Touch y otra para para usuarios con una cuenta Apple y que permite trabajar desde la nube iCloud. Exceptuando la versión de la nube, el resto de versiones son de pago. iWork es la aplicación de pago diseñada por Apple para la realización de tareas ofimáticas. Se distribuye para dos sistemas operativos: Mac OS (empleado por los ordenadores de la marca Apple) e iOS (empleado por dispositivos Apple del tipo iPhone o iPad). También existe una distribución en fase beta para trabajar en iCloud (la nube de Apple), siempre y cuando se tenga creado usuario ID de Apple. Este último formato puede ser usado también desde ordenadores de tipo PC. También en las últimas versiones del sistema operativo OS X, Apple ha incluido la descarga gratuita de este paquete. Aplicaciones 1. Pages. Esta aplicación desarrolla las funcionalidades propias de un procesador de textos, permitiendo al usuario la realización y gestión de todo tipo de documentos escritos, desde una simple nota a un libro con cientos de páginas, índices, esquemas, imágenes, etc. Entre sus funcionalidades se encuentran: el uso de plantillas, creación de listas, inserción y ajuste de imágenes, formatos de textos, etc. Este programa es compatible con Microsoft Word 2013. 2. Numbers. Es la hoja de cálculos del paquete y realiza todas las operaciones de procesamiento numérico que el usuario necesite. Permite al usuario realizar su trabajo de una forma sencilla para lo que incluye más de 250 funciones predeterminadas.

Dispone de herramientas para la creación de gráficos de tipo estadístico, así como multitud de opciones para dar formato a la hoja de cálculos. Su uso es compatible con la aplicación de hoja de cálculos Microsoft Excel 2013. 3. Keynote. Por último, Keynote realiza las funciones de un programa para la creación de presentaciones, permitiendo crear desde una simple diapositiva hasta una presentación con decenas de ellas. Sus opciones de transición y animación merecen una mención especial, ya que pueden ser etiquetadas como espectaculares. Dispone de una gran cantidad de plantillas con formato, fuentes, colores, fondos y disposición de los elementos, que facilitan la creación de un proyecto, limitando al usuario a seleccionar el tipo que desea usar e...