Plantilla - Fase 3 DE TEORIA DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES PDF

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Fase 3 – ModelamientoByron Eduardo Falla Suaza Teoría de Sistemas en las Organizaciones 204016_Tutor Carmen Adriana Aguirre CabreraUniversidad Nacional Abierta y a Distancia-UNAD Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería Ingeniería de sistemas Hobo-Aplicación de la metodología de los Sist...

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Fase 3 – Modelamiento

Byron Eduardo Falla Suaza Teoría de Sistemas en las Organizaciones 204016_115

Tutor Carmen Adriana Aguirre Cabrera

Universidad Nacional Abierta y a Distancia-UNAD Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería Ingeniería de sistemas Hobo-2021

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Aplicación de la metodología de los Sistemas Blandos

Tomando como base el análisis realizado y el problema o mejora identificado en la fase 2 Anexo Hotel la vecindad debe identificar:

 Entorno: está enfocado principalmente en el comportamiento climático, que es un elemento esencial para el desarrollo de las actividades laborales lo que contribuye al fortalecimiento del servicio, por otro lado, es fundamental tener en cuenta la demanda de clientes, ya que por la temporadas de menor ingreso y por cambio climático se pueden presentar que se disminuya el ingreso de los huéspedes, o en otro casos pueden influir la temporada en la que se encuentre por lo que en muchas circunstancias por tema académicos no se puede viajar, y eso es vital para el hotel ya que los niños y jóvenes adquieren diversos servicios, otras de la circunstancias que son fundamentales seria a nivel de trabajo, por lo que al desplazarse ciudadanos extranjeros pueden alojarse en el hotel y adquirir los servicios que presta el mismo.

 Gestión: en el hotel están constituidos cada uno de los departamentos, que así mismo permiten direccionar de manera planificada el hotel, ya que por medio de esto se contribuye a satisfacer las necesidades de los huéspedes y por otro lado el crecimiento del hotel, en donde se busca que cada persona se sienta acorde con lo brindado y así mismo permita contribuir a trabajar de manera eficiente, con el fin de que el trabajo colectivo permita seguir creciendo en forma significativa, para poder seguir llevando la estabilidad económica de los servicios.

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 Operación: El hotel está constituido de manera organizacional, en donde cada uno de los departamentos juega un papel fundamental, apoyando el funcionamiento más estratégico y de manera práctica, con el fin de que todo se desarrolle de la mejor manera, optando por brindar siempre un servicio que pueda satisfacer las necesidades de los huéspedes, entre los departamentos más esenciales está el departamento de recepción, en donde principalmente es el sistema encargado del ingreso de todos los huéspedes que mediante la implementación del sistema digital contribuye a que este proceso sea más práctico, y así mismo por otro lado el departamento de vigilancia que a su vez le permite a los clientes, tener total confianza al ingresar a las instalaciones, por lo que el personal, estará cuidando de ellos con el fin de velar por la integridad de cada uno, también cuenta con el servicio alimentario el cual está disponible a la manera en que mejor se acople el huésped, y a su vez, el personal encargado de la limpieza que on quienes contribuyen a mantener en aptas y acordes condiciones las instalaciones, y por ende hacer sentir allí huésped acorde con lo adquirido.

 Transductor: como eje coordinador se encuentra los grupos coordinadores quienes están liderados por el gerente General y así mismo los Gerentes de cada departamento quienes son los encargados de orientar acerca de las actividades que se llevaran a cabo con el fin de liderar de manera didáctica y practica los ejercicios a desarrollar, contribuyendo a velar por la estabilidad del hotel y que su funcionamiento sea el correspondiente, en donde se adapten las metodologías y estrategias necesarias para cumplir con los beneficios que brinda el hotel.

 Sub-sistema 1. Función Operacional (Subsistemas)

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•

El proceso de ingreso de Huéspedes

•

Servicio de cuartos constituidos por la limpieza y orden.

•

Servicio de restaurante con el fin de suplir las necesidades de

alimentación de turistas. •

El operario de la planta encargado de la reparación de diferentes

elementos del hotel. •

Cajero General, encargado de los pagos y los cobros.

•

Asistente General del Gimnasio y el instructor

 Sub-sistema 2. Función de coordinación. •

Supervisor de Limpieza y Lavandería: Su labor es dirigir y

coordinar a todo el personal encargado de mantener en aptas condiciones las instalaciones del hotel.

•

Jefe de Cocina: está a cargo del correcto funcionamiento de la

cocina y así mismo es el encargado de la elaboración del menú y de las demás actividades relacionadas a pedidos y demás.

•

Grupo Coordinador: El cual es el encargado de la organización y la

oferta del servicio del hotel y que así mismo busca favorecerse y favorecer al cliente.

 Sub-sistema 3. Función de control - Auditoría (Monitoreo) En este caso juega un papel fundamental el departamento de contabilidad quien es el que llena el control y el monitoreo acerca de los balances y demás funciones relacionadas con lo financiero (Balances,

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Operaciones Financieras y las Operaciones Generales), con el fin de llevar en regla el funcionamiento del hotel.  Sub-sistema 4. Función inteligencia (Estrategia) Las estrategias de mercadeo estarán ligadas con el propósito de buscar alternativas de seguir creciendo en la demanda de los clientes, por ende, la creación de un plan estratégico que sea factible permite y contribuye a generar ideas viables como lo son en este caso estas:

•

Marketing Digital Publicitario

•

Reducción de Costos en las Tarifas en temporadas Bajas

•

Reservas Mediante Plataforma Virtual

Estas estrategias están enfocadas en buscar un progreso factible en el cual a pesar de las temporadas bajas no se vea afectado el hotel, con el objetivo de poder sobrellevar las situaciones sin perder la generación de ingresos.  Sub-sistema 5. Función política Principalmente el hotel tiene sus políticas, las cuales por los huéspedes deben ser respetadas y cumplidas, ya que por ende entre ellas se encuentra que no pueden adquirir servicios ajenos a los que les brinda el hotel, ya que es una de las políticas que se deben de seguir por lo que el reglamento esta echo para que se cumpla. Entre las cuales se encuentran:

•

No agredir al personal y operarios del hotel y huéspedes.

•

Cumplimiento en las horas de cjheckin y checkout

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•

Solicitar de Manera Respetuosa las Cosas

•

Cancelaciones de reserva con un mínimo de 72h de antelación.

•

Al momento de abandonar las instalaciones no llevarse nada

•

No fumar en las habitaciones solo en zonas delimitadas

•

Si escuchan música deben manejar un volumen Moderado

Por otro lado, en las políticas se enfoca en poder buscar la manera de poder beneficiar a los clientes, así mismo cumplir con lo adquirido por él, sin generar error alguno, por lo que ponga en riesgo la confianza de los huéspedes en el hotel, ya que con esto se busca es que ellos tenga plena certeza, de que como fue realizada la compra de servicios y demás, así mismo será brindado en las instalaciones; y que por ende puedan disfrutar de la estadía, comodidades y servicios del hotel sin preocupaciones, y disfruten con sus familias y que todo sea de su total agrado, ya que el objetivo del hotel es que sus clientes se sientan cómodos, seguros y bien atendidos por parte del personal, quienes tienen la mayor responsabilidad, la cual es tener satisfecho a los clientes.

 Diseñar el Modelo de Sistemas Viables

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Grafica de los niveles de jerarquía planteados por Boulding

En esta actividad nuestro problema a resolver se encuentra ubicado en el nivel 8 asociado a las estructuras sociales (empresa) pese a que me doy cuenta que en el hotel la Vecindad, actualmente si tiene establecido un próspero y eficiente proyecto y sistema de departamentos en los cuales hay distintas tareas y actividades establecidas por dependencia las cuales se cumplen a cabalidad en un alto porcentaje de efectividad el cual se acerca a una distribución aproximada de 80% de efectividad según la organización de cada una de las áreas. En este análisis e detectado un inconveniente en el departamento de Recepción más específicamente dirigido al área de Botones, ya que si bien se definen y comprenden sus funciones veo que también nos dice que cumplen funciones de limpieza cuya función se podría decir que hace 7

parte directa y explícitamente del departamento de Limpieza o que se puede dar un mejor manejo con una propuesta de contratar más personal o asignar y transferir dicha tarea al departamento correspondiente como sería el caso al departamento de limpieza ya que esto sin duda está afectando el correcto desarrollo del área departamento de recepción de forma íntegra adicionalmente se evidencia una estructuración operacional con un par de deficiencias en la distribución del personal lo cual acarrea mayores cargas de trabajo como en este caso al área de botones es por eso que en mi análisis veo muy factible estudiar el caso con las directivas de la compañía y el área contable con el fin de avanzar en la contratación de un par de obreros para crear la independencia en el ramo especifico de limpieza.

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Conclusiones

En la presente actividad se da claro entendimiento a cada uno de los subsistemas y comprensión al detalle al detalle de cómo aplicarlos en la organización.

Mediante el desarrollo de esta actividad podemos contribuir a conocer la importancia del análisis con el fin de buscar las mejores estrategias con el fin de poder seguir llevando a cabo la evolución de las actividades labores, y en donde se enfoque en crear planificaciones referentes a la idea de crecimiento social, que así mismo genere un gran impacto y así mismo que sea innovador, contribuyendo a mantener la estabilidad laboral y económica. Esta actividad facilita y ayuda a crear estrategias de mercadeo, por medio del cual permite mejorar y así mismo genera ingresos, que ayudan a seguir desarrollando planes de acciones que sean factibles y rentables, y que por ende generen buenos recursos económicos, ya que la implementación de los servicios que produzcan y permitan obtener una alta demanda por el consumidor

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Referencias Bibliográficas 

Narvarte Arregui, P. A., & Careaga Díaz, C. (2015). El modelo del sistema viable: Una referencia estratégica para el estudio organizacional del sector cooperativo chileno. REVESCO. Revista de Estudios Cooperativos, 121(0). Recuperado de: https://revistas.ucm.es/index.php/REVE/article/view/49702

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