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Guion de un podcasr sobre la Foliación de archivos, según la normativa Colombiana...

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Instrucciones Elaborar un Podcast donde se explique la importancia, uso y pasos metodológicos para llevar a cabo la foliación. Presentación Podcast.

Buenas tardes, mi nombre es Cristian Torres, estudiante y voy a hablar con respecto a la foliación, su importancia, normatividad y cómo debe realizarse. Eso es debido a que en la gestión documental la foliación es un proceso básico que a pesar de no ser complejo se debe conocer a la perfección por ser tan aplicado.

1.¿Qué es? La foliación es el acto de enumerar en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito todo los folios de las series documentales que no pueden ni deben ser separadas. Ya que corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados. 1.1.Foliación electrónica: Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.(acuerdo 002 de 2014 artículo 3, parágrafo 9) 1.2..Diferencia con paginar Paginar: Acción de numerar páginas. Foliar: Acción de numerar hojas foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Foliar consiste en consignar números en orden consecutivo en el vértice superior de cada folio (hoja), a diferencia de paginar que sería consignar números en cada una de las páginas o caras de la hoja. 2.Normatividad ●

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La Ley 594 de 2000 en el artículo 111 se refiere a la obligación que tienen todas las entidades públicas (y todas aquellas privadas que cumplen funciones públicas) de organizar los archivos que producen en cumplimiento de sus funciones. El Acuerdo 005 de 2013 (AGN), establece que los procesos de organización de archivos son tres (3): clasificación, ordenación y descripción. La organización se comprueba mediante el examen físico de los documentos, los cuales deben responder en su clasificación y ordenación a los principios de procedencia y de orden original, de igual forma se requiere de la descripción como el proceso técnico encaminado a realizar el análisis de los documentos con el fin de identificar datos y características puntuales que se utilizan para generar herramientas o instrumentos de control, consulta y/o descripción como son las guías, catálogos e inventarios, útiles para la posterior localización tanto de los documentos físicos como de la información en ellos contenida. Acuerdo AGN No. 002 de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”, el cual indica en su Artículo 1. Finalidad del Expediente. “El expediente además de ser la esencia de las actuaciones de la administración, pues reúne de manera orgánica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de un mismo asunto trámite o actuación y se acumulan de manera natural reflejando el orden en que dicho tramite es ejecutado, es la base de la organización sobre la cual se establecen las series y subseries documentales que conforman un archivo”. De igual forma en los artículos 12, 14, 18, nos habla de la foliación de expedientes tanto físicos como electrónicos. El Acuerdo 42 también hace referencia a la foliación de archivos como medio de control en la organización de archivos de gestión y realización de transferencias primarias.

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Adicionalmente, en el mencionado el Acuerdo 005 de 2013 (AGN) “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”, indica: Artículo 9. Ordenación documental: Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, Artículo 15. Descripción documental y hoja de control de actos administrativos, contratos, y otras series documentales y expedientes compuestos, en particular lo referente al parágrafo, que establece la obligatoriedad de la elaboración de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman de tal manera que se garantice la integridad y completitud del mismo.

Una de las actividades obligadas en el proceso de ordenación, justamente corresponde a la foliación ●

De igual forma el Acuerdo AGN No. 042 de 2002, Artículo 4 Criterios para la organización de archivos de gestión, en sus numerales 3 y 4 establece: “La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma”. “Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.”

3.¿para qué sirve? Como se mencionó anteriormente, la foliación es una actividad imprescindible que se desarrolla en el proceso de ordenación documental, la cual tiene dos (2) finalidades principales: ● Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo, tomo etc.) ● Controlar la calidad, entendida ésta como el respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. 4.Importancia La foliación es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la ordenación. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico). 5.Uso Se usa para ayudar a asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación. 6. Requisitos Sin embargo, debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental, nte ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere del caso si existe duplicidad (documentos repetidos), si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo, y si están correctamente 1. La documentación debe estar previamente clasificada y ordenada según las tablas de retención documental o las tabla de valoración documental corresponda. 2. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. 3. se deben foliar todas las unidades documentales de una serie en el caso de series documentales simples se realizará la foliación de manera independiente por carpeta o tomo.

En el caso de expedientes contenidos en más de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un Contrato de la Obra X, está contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201. La foliación con el número 1 en cada unidad de conservación, rompe con el concepto de expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de documentos.

7.. Materiales La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B; consignando números ordinales de forma consecutiva en el vertice superior derecho de cada hoja, en caso de ser necesaria la foliación con esfero aludiendo razones de seguridad u otro motivo, se acepta el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble; sin embargo, hay que tener especial cuidado toda vez que este elemento dificulta realizar alguna corrección a foliación mal ejecutada. 8. Metodología 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Teniendo en cuenta que el folio No. 1 es para el documento más antiguo dentro de la carpeta. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 5. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia. 6. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numeran como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. 7. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido). 8. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. 9. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 10. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

11. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá foliarse toda la unidad de conservación. 12. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 13. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). 14. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. Lo que no se de hacer: 1. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. 2. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 3. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 4. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 5. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. 6. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD ´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. Bibliografía: Normas: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2014/SUBGPD/Radicado_2-2014-04202. pdf...