Registro y Control de las Operaciones de Mercancías PDF

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PRACTICA CONTABLE PARA LA VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO DE INVENTARIOS PERPETUOS...

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Registro y Control de las Operaciones de Mercancías Procedimientos o métodos En toda empresa, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas. Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4.

Capacidad económica de la entidad. Volumen de operaciones. Claridad en el registro. Información deseada.

Por tanto, el procedimiento que se implante para el registro de las mercancías debe estar de acuerdo con los puntos anteriores. Los principales procedimientos que existen son los siguientes: 1. Procedimiento global o de mercancías generales. 2. Procedimiento analítico o pormenorizado. 3. Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos. A fin de facilitar el estudio de los distintos procedimientos que existen para el registro de las mercancías, es necesario conocer cada una de las operaciones que se pueden efectuar con dichas mercancías. Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancías son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Compras. Gastos de compra. Devoluciones sobre compras. Descuentos o rebajas sobre compras. Ventas. Devoluciones sobre ventas. Descuentos o rebajas sobre ventas.

Además de las operaciones anteriores, también se deben considerar los inventarios inicial y final de mercancías, pues, aunque no son operaciones propiamente, sino existencias de mercancías, son indispensables para poder determinar la utilidad o pérdida en ventas. Para cumplir con el objetivo del curso hablaremos únicamente de los Procedimientos de Inventarios Perpetuos.

Procedimientos de inventarios perpetuos Cuando se lleva el procedimiento global o el analítico, no es posible obtener inmediatamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la pérdida bruta, ya que para ello es necesario conocer el valor del inventario final de mercancías, el cual no aparece registrado en ninguna cuenta, sino que es preciso, para determinarlo, hacer un recuento físico de las mercancías existentes, labor que obliga a cerrar la empresa para poder llevarla a cabo, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos. Otro de los inconvenientes que tienen los procedimientos global y analítico es que no se puede descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las que debiera haber, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias. Como una solución a los inconvenientes anteriores, se ideó el procedimiento de inventarios perpetuos, el cual consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o de la pérdida bruta. Ventajas de este procedimiento. Las principales ventajas que tiene son las siguientes: a) Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos. b) No es necesario cerrar la entidad para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias. c) Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber. d) Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido. e) Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o de la pérdida bruta. Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las cuentas que se emplean en este procedimiento, para registrar las operaciones de mercancías son las siguientes:   

Almacén Costo de ventas Ventas

Almacén. Esta cuenta es del activo circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías, o sea, el inventario final. Costo de ventas. Es cuenta de mercancías; se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Ventas. Es cuenta de mercancías; se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor. A continuación, se detalla el movimiento de las cuentas anteriores:

ALMACÉN Se abona:

Se carga: 1.

2. 3. 4.

Al principiar el ejercicio Del valor del inventario inicial (a precio de costo). Durante el ejercicio Del valor de las compras (a precio de adquisición). Del valor de los gastos de compra. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

1. 2. 3.

Durante el ejercicio Del valor de las ventas (a precio de costo). Del valor de las devoluciones sobre compras. Del valor de los descuentos sobre compras.

Saldo deudor: Inventario final COSTO DE VENTAS Se carga: 1.

Se abona:

Durante el ejercicio Del valor de las ventas (a precio de costo).

1.

Durante el ejercicio Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

Saldo deudor: Costo de lo vendido

VENTAS Se carga: 1. 2.

Se abona:

Durante el ejercicio Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta). 2. Del valor de los descuentos sobre ventas.

1.

Durante el ejercicio Del valor de las ventas (a precio de venta).

Saldo acreedor: Ventas netas

Por medio del movimiento de las cuentas anteriores se puede ver que las ventas y las devoluciones sobre ventas son las únicas operaciones de mercancías que se registran, tanto a precio de venta como a precio de costo. Con objeto de entender con mejor claridad la forma de registrar las ventas y las devoluciones sobre ventas, a continuación, se presenta la siguiente gráfica:

Ventas A precio de venta

A precio de costo

Se vendieron mercancías por $9,000.00 en efvo.

Caja Ventas

$9,000.00

Caja $9,000.00

El costo de la venta es de $6,000.00

Costo de ventas Almacén

$9,000.00

Ventas $4,500.00

$4,500.00

$6,000.00 $6,000.00

Almacén

Costo de Ventas $9,000.00

$6,000.00

$3,000.00

$3,000.00

Devoluciones sobre ventas A precio de venta Ventas Cajas

$4,500.00 $4,500.00

Devolvieron mercancías por $4,500.00 que se pagaron en efectivo

A precio de costo Almacén $3,000.00 Costo de ventas

$3,000.00

El costo de la devolución es de $3,000.00

$6,000.00

Por medio de la gráfica anterior se puede ver que, en el procedimiento de inventarios perpetuos, por cada venta o devolución sobre venta, se deben hacer dos asientos, uno por el precio de venta y otro por el de costo. Las ventas y las devoluciones sobre ventas se registran tanto a precio de venta, como a precio de costo, con objeto de controlar por separado la existencia de mercancía, el costo de lo vendido y las ventas netas. A continuación, vamos a exponer una serie de operaciones, así como la solución de las mismas, para que se pueda apreciar la forma en que se controla la existencia de mercancías, el costo de lo vendido y las ventas netas. 1. Se inició una empresa con $ 150,000.00 en efectivo y 50 artículos “X” con el precio de $ 10,000.00 cada uno. 2. La empresa compró a crédito 60 artículos “X” con valor de $ 10,000.00 cada uno. 3. De la compra anterior devolvió 20 artículos. 4. Vendió en efectivo 40 artículos “X” con valor de $ 20,000.00 cada uno. 5. De la venta anterior le devolvieron 10 artículos que pagó en efectivo.

Núm. 1 Caja Almacén

$

150,000.00 500,000.00

Capital

$

2 Almacén Proveedores 3 Proveedores Almacén 4 Caja Ventas 4a Costo de ventas Almacén 5 Ventas Caja 5a Almacén Costo de ventas

CAJA 1) 4)

150,000.00 800,000.00

600,000.00 200,000.00 200,000.00 800,000.00 800,000.00 400,000.00 400,000.00 200,000.00 200,000.00 100,000.00 100,000.00

ALMACÉN 200,000.00

(5

650,000.00

600,000.00

1) 2)

500,000.00 600,000.00

5a)

100,000.00 1,200,000.00

CAPITAL 200,000.00 (3 400,000.00 (4a 600,000.00

Inventario final: $ 600,000.00

650,000.00

(1

PROVEEDORES 3)

200,000.00

600,000.00

VENTA (2

5)

200,000.00

800,000.00

200,000.00

800,000.00

Ventas netas: $ 600,000.00

COSTO DE VENTAS (4

4a)

400,000.00

100,000.00 (5a

400,000.00

100,000.00

Costo de lo vendido: $ 300,000.00

Cuenta de almacén. Si se analiza el movimiento de la cuenta de almacén se puede ver que esta cuenta se carga del precio de costo de los artículos que entran y se abona del precio de costo de los artículos que salen de la entidad, razón por la cual su saldo arroja el valor del inventario final de mercancías. En este caso, la cuenta de almacén recibió cargos por $ 1,200,000.00, que son el valor de los 120 artículos que entraron, con un costo de $ 10,000.00 cada uno; recibió abonos por $ 600,000.00, que son el valor de los 60 artículos que salieron de la entidad, con un costo de $ 10,000.00 cada uno; su saldo resultó deudor por $ 600,000.00 y expresa el valor del inventario final de mercancías, o sea, el valor del costo de los 60 artículos existentes. Cuenta de ventas. La cuenta de ventas se abona del precio de venta de los artículos que se venden y se carga del precio de venta de los artículos que los clientes devuelven; por lo que su saldo expresa el valor de las ventas netas. En este caso, la cuenta de ventas se abonó por $ 800,000.00 que son el valor de los 40 artículos vendidos a $ 20,000.00 cada uno; se cargó por $ 200,000.00, que son el valor de los 10 artículos devueltos por los clientes, a razón de $ 20,000.00 cada uno; su saldo resultó acreedor por $ 600,000.00 y expresa las ventas netas, o sea, el valor de los 30 artículos vendidos a $ 20,000.00 cada uno. Cuenta de costo de ventas. La cuenta de costo de ventas se carga del precio de costo de los artículos que se venden y se abona del precio de costo de los artículos que los clientes devuelven, razón por la cual su saldo arroja el costo de los vendidos. En este caso, la cuenta de costo de ventas se cargó por $ 400,000.00, que son el valor del costo de los 40 artículos vendidos, y se abonó por $ 100,000.00, que son el valor del costo de los 10 artículos devueltos por los clientes; su saldo resultó deudor por $ 300,000.00 y representa el costo de lo vendido, o sea, el valor del costo de los 30 artículos vendidos.

Ajuste para determinar la utilidad o la pérdida bruta Para determinar la utilidad o pérdida bruta, basta con restar de la cuenta de ventas el costo de lo vendido que aparece como saldo en la cuenta de costo de ventas. Para restar de la cuenta de ventas el costo de lo vendido se debe hacer el siguiente ajuste:

Núm. 6 Ventas

$ 300,000.00 Costo de ventas

$ 300,000.00

VENTAS 5) 6)

COSTO DE VENTAS

200,000.00 300,000.00

800,000.00

500,000.00

800,000.00

(4

4a)

400,000.00

100,000.00 300,000.00

400,000.00

400,000.00

(5a (6

Después del ajuste anterior, la cuenta de costo de ventas queda saldada, mientras que la cuenta de ventas aparece con un saldo de $ 300,000.00, que expresa la utilidad bruta obtenida en la venta de 30 artículos “X” con una utilidad de $ 10,000.00 en cada uno. La cuenta de ventas, después de haber sido ajustada, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad si es acreedor, o la pérdida si es deudor. El saldo de la cuenta de ventas se debe traspasar a la cuenta de pérdidas y ganancias. En este caso, para traspasar el saldo de la cuenta de ventas a la de pérdidas y ganancias, se debe hacer el siguiente asiento: 5)

VENTAS 200,000.00 800,000.00 (4

6)

300,000.00

7)

300,000.00 800,000.00

PÉRDIDAS Y GANANCIAS 300,000.00

(7

800,000.00

Ejercicios Los ejercicios que se presentan a continuación se deben hacer por el procedimiento de inventarios perpetuos, de acuerdo con las indicaciones siguientes: a) En un rayado de diario, haga los asientos correspondientes a la apertura y las operaciones efectuadas. b) Haga esquemas del mayor, y pase a ellos los asientos del diario. c) Haga los asientos de ajuste para determinar la utilidad o la pérdida bruta, y páselos a los esquemas del mayor. d) Haga el asiento de traspaso de la utilidad o de la pérdida bruta, y páselo a los esquemas del mayor. e) Haga el estado de resultados.

Ejercicio 1 1. Se inició una empresa de ropa denominada "La Especial", con los siguientes valores:

Activo Caja

Pasivo $

50,000.00

Proveedores

$

150,000.00

Bancos

300,000.00

Documentos por pagar

250,000.00

Mercancías

500,000.00

Capital

650,000.00

Documentos por cobrar

150,000.00

Mobiliario

50,000.00 $

1,050,000.00

$

1,050,000.00

Durante el ejercicio realizó las siguientes operaciones: 2. Vendió mercancías por $ 950,000.00 que le pagaron con cheques y tarjetas de crédito (vouchers). Se aplicó un incremento del 90% al costo de ventas. 3. Le devolvieron mercancías por $ 9,500.00 que pagó con cheque. 4. Concedió descuentos sobre ventas por $ 4,000.00 que pagó con cheques. 5. Compró mercancías por $ 585,000.00 que pagó con cheques. 6. La compra anterior originó gastos por $ 1,000.00 que pagó con cheque. 7. Devolvió mercancías por $ 4,000.00 que le pagaron con cheque. 8. Le concedieron descuentos sobre compras por $ 2,000.00 que le pagaron con cheque. 9. Al terminar el ejercicio, según inventario físico, existen mercancías por valor de $ 170,000.00.

Ejercicio 2 1. Se abrió una empresa denominada "La Única", con los siguientes valores: Activo Caja

Pasivo $

80,000.00

Proveedores

$

400,000.00

Bancos

160,000.00

Documentos por pagar

300,000.00

Mercancías (70 Pzs. Art. “x”)

630,000.00

Capital

750,000.00

Clientes

300,000.00

Mobiliario

280,000.00 $

1,450,000.00

$

1,450,000.00

Durante el ejercicio se hicieron las siguientes operaciones: 2. Se vendieron mercancías (50 Artículos “x”) por $ 985,000.00 a crédito. 3. Se compraron mercancías (36 Artículos “x”) por $ 324,000.00 a crédito. 4. Las compras anteriores originaron gastos de envío por la cantidad de $ 1,500.00, importe que se pagó con cheque a cargo del Banco Internacional, S. A.

5. Los clientes devolvieron mercancías por $ 39,400.00 que se abonaron en sus respectivas cuentas. 6. Se devolvieron mercancías a los proveedores por $ 45,000.00 que se cargaron en sus respectivas cuentas. 7. A los clientes se les concedieron descuentos s/ventas por $ 10,000.00 los cuales se abonaron en sus respectivas cuentas. 8. Los proveedores concedieron descuentos sobre compras por $ 20,000.00 que también se cargaron en las cuentas de cada uno de ellos. 9. Al terminar el ejercicio, según inventario físico, existen mercancías por $ 567,000.00....