Resultater gjennom team - sammendrag - BI - ORG3500 PDF

Preview

Summary

Resultater gjennom team:Sammendrag Hva er teambygging Innholdsfortegnelse Kapittel 1: Er det effektivt å jobbe i team? Kapittel 2: Spinnteori for grupper og teamutvikling Kapittel 3: Teambygging, teamtrening og teamutvikling Kapittel 4: Bruk av verktøy i teambygging Kapittel 5: Veiledning av team Å ...

Description

Resultater gjennom team: Sammendrag

Innholdsfortegnelse Hva er teambygging ...................................................................................................................................... 2 Kapittel 1: Er det effektivt å jobbe i team? ................................................................................................... 3 Kapittel 2: Spinnteori for grupper og teamutvikling .................................................................................... 7 Kapittel 3: Teambygging, teamtrening og teamutvikling ............................................................................. 9 Kapittel 4: Bruk av verktøy i teambygging ................................................................................................. 12 Kapittel 5: Veiledning av team ...................................................................................................................... 14 Å treffe blink: Gruppeutvikling og formålsnivå ............................................................................................. 17 Teambyggerens ABC: Tre perspektiver, tre steg ............................................................................................ 18 Kapittel 7: Grupper med Jeg-dynamikk (Reservasjon) ................................................................................... 21 Kapittel 8: Grupper med vi-dynamikk (Lagåndsnivå) ..................................................................................... 22 Kapittel 9: Grupper med oss-dynamikk (Produksjonsnivå) ............................................................................ 23 Kapittel 10: Grupper med fri flyt-dynamikk (Innovasjonsnivå) ...................................................................... 24 Kapittel 11: Ledelse, ledergrupper og lederutvikling ..................................................................................... 25 Kapittel 12: Makt.......................................................................................................................................... 27 kapittel 13: Prestasjonskultur ....................................................................................................................... 30 Kapittel 14: kreativitet, innovasjon og team kultur ....................................................................................... 33 Kapittel 15: Distribuerte team og tverrkulturelle problemstillinger .............................................................. 35 Seksuell trakassering .................................................................................................................................... 37 Mobbing i arbeidslivet – ytringsformer, årsaker og tiltak.............................................................................. 38 Angst............................................................................................................................................................ 39 Influence (Artikler, begreper) ....................................................................................................................... 40

1

Hva er teambygging •

• •

Teambygging kan defineres som langsiktig, systematisk og målrettet arbeid med de arbeidsoppgaver og i den kontekst teamet skal operere, hvor hensikten er å øke teamets ytelse i forhold til omgivelses krav. Teamtrening er det vi gjør for å øke et teams effektivitet innen det formålsnivå det allerede fungerer på. Teamutvikling er å løfte teamets samspill til et høyere nivå. Bruker vi en teori feil, vil vi trekke gale konklusjoner og kanskje ødelegge de relasjonene vi prøver å bygge.

2

Kapittel 1: Er det effektivt å jobbe i team? •

Individets prestasjon påvirkes av andre mennesker, samspill med disse andre og hvilke krav omgivelsene stiller. Den tredelingen som vises i figuren for individet, gruppen og konteksten, presenterer også perspektiver i forskning på grupper og samhandling.

•

De fleste studier av grupper plasseres i følgende tre kategorier: hvordan vi som individer (medlem i gruppen) påvirkes av gruppen, hva som skjer mellom medlemmene i gruppen (gruppens dynamikk) og hvordan omgivelsenes krav (kontekst) påvirker gruppen. En gruppe er tre eller flere personer som har et felles mål og samhandler for å nå dette målet. Gruppedynamikk er det mønster av atferd og interaksjoner som kan observeres i en gruppe. En gruppes kontekst er de oppgaver og krav som stilles fra omgivelsene til gruppen. Triplet var den første sosialpsykologiske forskeren. Hans funn kalles for sosial fasilitering og handler om at vi i nærvær av andre kan prestere bedre, men senere funn viser at andre også kan hemme vår innsats. Folk sluntrer unna når den enkeltes innsats kan kamufleres. Dette kalles for sosial loffing. Når kvalitet på arbeid måles ser man at den blir dårligere sammen med andre selv ved enkle oppgaver. Goffmans teori om selvpresentasjon sier at vi inntar roller i vårt sosiale spill som skulespillere på scenen. «frontstage» spiller vi den rollen vi tror situasjonen krever. Først når vi er alene, «backstage», og ingen ser oss, kan vi være oss selv fullt og helt. Evalueringshypotesen går ut på at sosial fasilitering blir realisert når vi opplever at vi blir evaluert av andre. Våre forsøk på å tilpasse oss andres forventninger krever energi. Den energi og oppmerksomhet vi bruker på andre ting enn oppgaveløsning defineres i sosial kombinasjonsteori som prosesstap (steiners lov om prosesstap): observert produktivitet = produktivitetspotensial – prosesstap. Produktivitetspotensialet er det man skulle forvente dersom all den kompetansen, erfaringen og ferdigheten som gruppens medlemmer innehar, ble kombinert på en optimal måte i forhold til oppgaven som skal løses. Gruppenormer er de ikke uttalte sosiale spilleregler som regulerer atferd og ytelse i grupper. De mekanismer som styrer medlemmenes atferd kaller vi ofte normer eller kjøreregler.

• • • •

• •

• •

•

3

• •

•

• •

•

•

•

•

•

•

• •

•

I praksis gir slike deskriptive teorier grunnlag for uheldig perspektiv i praksis: teambygging skjer etter oppskrifter for hva som er universelt bra. Mentale modeller illustrerer en virkelighetsoppfatning eller sosiale konstruksjon et medlem i en gruppe har av samspillet i gruppen. Medlemmene med ulike mentale modeller opplever roller og hva som skjer mellom medlemmene forskjellig. Når Per og Pål sitter i samme gruppe, oppfatter de det Espen gjør forskjellig! Slik skaper vi vårt eget bilde av hvordan verden fungerer, og filtrerer det som passer og ikke passer inn. Disse ubevisste oppfatningene kalles sosiale konstruksjoner eller mentale modeller. Det fører til sprikende forventninger, misforståelser eller skinnenighet. Kompleksiteten øker dramatisk når man går fra å samtale med en annen (dyaden) til å kommunisere med to andre personer (triaden) at vi snakker om to forskjellige fenomener. Grupper påvirker oss på godt og vont og kan betraktes som en helhetlig organisme med eget liv og med potensial til å øke sin modenhet og prestasjonsevne. Medlemmenes atferd (roller) og følelser reguleres av ikke-uttalte «kjøreregler» (normer) og delte oppfatninger av hva som er viktig og riktig (verdier). Når disse reguleringsmekanismene svikter, gir det seg utslag i alliansebygging, polarisering, konflikter og maktkamp. Når slike emosjonelle tilstander blir typisk for en gruppe, betegnes det ofte som grupppekohesjon eller gruppekultur. Sosiale roller er forventninger til hvordan et medlem av en gruppe skal oppføre seg for å fylle visse grunnleggende funksjoner. Formelle og fagroller er bare unntaksvis sammenfallende med sosiale roller. Rollestruktur er forholdet mellom en gruppes sosiale roller og er regulert av normer for hvordan medlemmene i gruppen bør oppføre seg, og hva de bør mene i en gitt situasjon. Verdier er delte oppfatninger om hva som er viktig og riktig. Verdiene gir legitimitet til gruppens normer som igjen regulerer atferden. Verdiene representerer gruppens «lim» og kan være mer eller mindre uttalte og bevisste. Kohesjon, kultur og grunnleggende antakelser er begreper som brukes på den del av «verdilimet» som ikke er åpent tilgjengelig for medlemmene av gruppen og styrer gruppens emosjon. En nykommer i en etablert gruppe må lære hvilke normer eller kjøreregler som gjelder. Denne utprøvingen er det Steiner definerte som prosesstap. Prosesstap vil i et dynamisk perspektiv like godt sees som en investering i økt fremtidig ytelse. Alle grupper kan utvikle kvaliteten på sitt samspill, men det krever tid, læring og energi, og det er fire grunnleggende aspekter ved gruppers liv som må oppfylles i dette samspillet. De fire gruppefunksjonene: Kontroll, Omsorg, Opposisjon, Lojalitet. De omgivelsene gruppen opererer under har stor påvirkning for hvordan gruppen fungerer. Ulike oppgaver og ulike krav fra omgivelsene fordrer ulikt samspill eller ulik dynamikk. Spinnteorien integrerer de ulike teorienes bidrag til en fleksibel modell hvor omgivelsenes krav (konteksten) legger premissene for hva som er god dynamikk. Spinnteori betrakter gruppedynamikk som et balansefenomen. Gruppens potensial for 4

•

• •

• • • •

•

• •

ytelse og dens robusthet øker med hvor godt de fire funksjonene kontroll, omsorg, opposisjon og lojalitet er i balanse. Forventninger til andres atferd kalles roller, og siden atferd understøtter ulike funksjoner, gir det mening å snakke om kontrollroller, omsorgsroller, opposisjonsroller og lojalitetsroller. For at et team skal kunne ta ut hele sitt potensial, må alle funksjonene balanseres. En fast rollestruktur er typisk for nyetablerte team, team nær sin oppløsning eller team som utfører enkle og rutinemessige oppgaver i kjente omgivelser. Et teams formålsnivå er en betegnelse på ulike typer gruppedynamikk. Grupper med fast rollestruktur opererer på et lavt formålsnivå og grupper med fleksibel rollestruktur på et høyt formålsnivå. Gruppetenkning er når grupper lukker seg fra omverdenen og dyrker sin egen fortreffelighet. Spinnteorien for grupper en integrert teori for å forklare gruppeprosesser og betingelser for gruppers utvikling. SPGR (systematisere person-gruppe-relasjonen) er betegnelsen på det metodebatteri som operasjonaliserer spinnteori for grupper. Alle medlemmene utvikler sitt atferdsspekter til å kunne støtte alle funksjonene, og ingen inntar faste roller. gruppen har da det vi kaller en fleksibel rollestruktur. En gruppe med fleksibel rollestruktur er således bedre i stand til å løse komplekse oppgaver i uforutsigbare omgivelser. Spinnteori bruker begrepet formålsnivå for å beskrive gruppers forskjellige dynamikk.

Teameffektivitet er når teamets dynamikk (hvordan medlemmene samspiller) oppfyller medlemmenes behov og møter kontekstens (omgivelsenes) krav. Enkelte grupper har normer (kultur) som overveiende fremmer en type atferd som vil begrense teamets ytelse.

5

•

•

• • •

De fire funksjonene for (kontroll, lojalitet, omsorg og opposisjon) må være i balanse for optimal ytelse. Siden det er medlemmenes atferd som understøtter funksjonene, er en gruppes funksjon knyttet til medlemmenes evne til å vise et vidt spekter av atferd. Enkelte grupper har normer (kultur) om overveiende fremmer en type atferd, noe som vil begrense teamets ytelse. Grupper som opererer på formålsnivå nær innovasjon kjennetegnes av en fleksibel rollestruktur og er mest effektive ved kompliserte oppgaver i uforutsigbar kontekst. Grupper som operer på formålsnivå nær reservasjon kjennetegnes av en fast rollestruktur og er mest effektive ved enkle, rutinemessige oppgaver i stabil og forutsigbar kontekst. SE FIGUR 1.2, s. 48) Vi kan ha kontrollkultur, omsorgskultur, opposisjonskultur og lojalitetskultur. Om krav fra gruppens kontekst fører til en konsentrasjon rundt en funksjon (kultur), blir gruppen sårbar om den blir stilt overfor krav som ikke kan møtes ved demme funksjonen alene. Fenomenet at grupper lukker seg for omverden og dyrker sin egen fortreffelighet kalles for gruppetenkning. Effektive team har en dynamikk som er optimal i forhold til gruppens kontekst og oppgaver. Det finnes ikke noen ideell teamdynamikk som fungerer i alle situasjoner. I grupper på lavt formålsnivå (mot reservasjon) kan prosesstap betraktes som direkte tap av effektivitet, mens for grupper på høyere formålsnivå (mot innovasjon) er dette læring som bør betraktes som investering i senere økt effektivitet.

6

Kapittel 2: Spinnteori for grupper og teamutvikling •

•

•

• •

•

•

En sosial rolle er ikke annet enn de forventninger andre i gruppen har til den som fyller rollen. Å styre forventninger er et av de mest sentrale virkemidlene i teambygging. Teambygging er å trene medlemmene av et team til økt teameffektivitet. Dette innebærer langsiktig, målrettet og systematisk arbeid i den kontekst og med de oppgaver teamet skal prestere og har til hensikt å øke teamets ytelse i møte med organisasjonens krav. Et team utvikler seg ved at hvert medlem utvikler sin evne til bevisst å bruke atferd utover de begrensninger egne preferanser og tidligere erfaringer gir. Kvaliteten på samspillet mellom individ (medlem), gruppen (dynamikk) og omgivelsenes krav (kontekst) avgjør suksess i teamutvikling. En snurrebass som har mistet farten er avhengig av en «konsulent» utenfra som kan gi den nytt moment. Snurrebassanalogien for gruppers dynamikk handler om at etter hvert som snurrebassens rotasjonshastighet øker, blendes fargene til hvitt. For gruppen er analogien at alle tar ansvar for alle funksjonene, og de sosiale rollene viskes ut. Dynamikken blir robust som et instrument i et gyroskop. Snurrebassanalogien illustrerer dent mest sentrale begrepet i spinnteorien, nemlig balanse. Den illustrerer den raskt skiftende polariseringen som preger dynamikk og balanse nær innovasjon, og den dynamikken med fast rollestruktur nær reservasjon. I innovasjon er balanse det samme som å være i konstant endring. Balanse er et teams evne til å veksle mellom de ulike gruppefunksjonene. God balanse fordrer at vi tør og er i stand til å vise atferd ut over det vi føler er komfortabelt i forhold til våre kolleger og omgivelser, samt at alle medlemmene evner å bruke et bredt spekter av atferd som understøtter alle de fire funksjonene. Målet med teamutvikling er utvikling som betyr å øke enkeltmedlemmenes evne til å vise et større atferdsspekter ut over sin komfortsone, eller med andre ord utvikle gruppemedlemmenes sosiale kompetanse. Å identifisere personlighet eller rollepreferanse er derfor ikke bare unyttig i teambygging, det kan også effektivt stoppe gruppens utvikling. Den enkeltes moralske anfektelser og personlighet overstyres av kontekstens krav. Dette viser hvor lett vi lærer og tilpasser oss nye situasjoner, og at det å tydeliggjøre kontekstens krav også må være sentralt for effektiv teambygging. Behovet for endring må oppleves av hele gruppen. For å være effektiv og ha glede av jobben vår over tid må våre interesser og kompetanse passe de arbeidsoppgaver vi utfører. Teameffektivitet er et relativt begrep og må alltid defineres i forhold til type oppgave og hvilken situasjon (kontekst) oppgaven skal løses i. Som våre interesser og kompetanse kan endre seg, kan et teams dynamikk endres til å møte nye utfordringer. Begrepet team og gruppe brukes om hverandre for å understreke at det ikke finnes ett superteam som egner seg best til alt. I spinnteori beskriver begrepet formålsnivå ulik teamdynamikk. Et effektivt team er det som opererer på et formålsnivå tilpasset sin oppgave. Det er heller ikke slik at et høyt formålsnivå er bedre enn et lavt. Det som er best er når gruppens formålsnivå til enhver tid er tilpasset oppgaven de skal løse. Et teams formålsnivå er en beskrivelse av en type dynamikk som passer en spesiell type oppgave i en gitt situasjon. I spinnteori for grupper er de fire formålsnivåene

7

•

reservasjon, lagånd, produksjon og nyskapning. Reservasjon er dynamikk preget av begrenset interaksjon og passer svært rutinemessige oppgaver under stabile og forutsigbare forhold. På de laveste formålsnivåene vil din identitet til gruppen være svak og knyttet til den sosiale rollen du har i gruppen. Den faste rollestrukturen som derved oppstår, begrenser i sin tur ditt spillerom. Dette er helt greit når oppgavene krever en slik dynamikk. Skal en gruppe på lavt formålsnivå fungere godt, må den ha en sterk og tydelig ledelse, og medlemmene ha klart definerte oppgaver. Lagånd er dynamikk preget av et sterkt samhold og resultatorientering, og passer for relativt enkle oppgaver i oversiktlige omgivelser som krever sterkt konsentrert samspill over kort tid. Produksjon er dynamikk preget av medbestemmelse og stor grad av evne til å finne og iverksette forbedringer innen de rammene gruppen skal yte. Innovasjon er dynamikk preget av sterk, men konstruktiv opposisjon og hvor status quo utfordres kontinuerlig. Nyskaping er effektivt når oppgavene er komplisert og konteksten uoversiktlig. Bevissthet om eget formålsnivå i teambygging er helt sentralt i teambygging. De fire formålsnivåene er reservasjon, lagånd, produksjon og nyskaping. Formålsnivåene er ulike typer dynamikk som en og samme gruppe godt kan mestre. En gruppe «er» aldri et formålsnivå. Grupper har dog ofte en tendens til å favorisere en type dynamikk fremfor andre, og det krever aktiv læring å mestre dynamikken på et høyere formålsnivå. Graden av interaksjon mellom medlemmene øker etter hvert som gruppen når høyere formålsnivå. Det er ikke et mål at alle grupper skal operere på et høyt formålsnivå. I normale organisasjoner er innovasjon sjelden nødvendig, men i enkelte operative situasjoner er innovasjon helt avgjørende for å løse oppdraget. Teambygging er således alltid en skreddersøm og innebærer ikke alltid å utvikle et team til å kunne operere på et høyere formålsnivå, men også å trene teamet til å bli bedre på det nivået de er.

8

Kapittel 3: Teambygging, teamtrening og teamutvikling •

•

•

•

•

Grupper med dynamikk preget av sterkt sosialt samhold (omsorg) og forpliktelse (lojalitet) slik disse lagene fremstod, vil oftest operere på formålsnivået lagånd. Problemet med lagåndsdynamikk er at den lett fremmer konkurranse med andre grupper. Teambygging er langsiktig, systematisk og målrettet arbeid med de arbeidsoppgaver og i den kontekst teamet skal operere hvor hensikten er å øke teamets ytelse i forhold til omgivelsenes krav. Teambygging kan ta form av teamutvikling eller teamtrening. Teamutvikling er å øke teamets bevissthet om egen funksjon og evne å operere på et høyere formålsnivå. Teamtrening foretar vi når vi skal øke teamets ytelse på det formålsnivå de allerede opererer, og er sentralt for å konsolidere en gruppe etter en teamutvikling. Det handler om å identifisere effektive prosedyrer for samhandling, og trene gruppen i anvendelsen av disse prosedyrene. Skal det bli naturlig for alle også å vise atferd som understøtter kontroll, fordrer dette bevissthet om gruppens nåværende dynamikk, erkjennelse av omgivelsenes krav (kontekst) og læring av ny atferd (individ).

De fire funksjonene finnes i fire nivåer. Teamutvikling kan sees som en akkumulativ prosess hvor alle blir i stand til å mestre et økende atferdsspekter. Teamet øker sin evne til å operere på høyere formålsnivå, men mister ikke evnen til å operere på lavere nivå. Teambygging er å øke effektiviteten både for teamets system 1 og system 2 tenkning. Presisjonen i teamets system 1 økes gjennom trening og drill i spesifikke situasjoner helt til den korrekte reaksjonen er automatisert. Mestrer vi en situasjon, kan vi utvide treningen til å mestre nye situasjoner og øve inn felles teamrespons på etter hvert mer komplekse mønstre i situasjonen. For å møte situasjoner som er uforutsigbare eller kanskje kaotiske, stilles det betydelige krav til teamets system 2 som in...