Samenvatting promotie - hoofdstuk eventorganisatie PDF

Preview

Summary

Samenvatting promotie - hoofdstuk eventorganisatie...

Description

Samenvatting eventorganisatie – Hoofdstuk 8: promoot je evenement

Hoofdstuk 8: promoot je evenement Uitnodiging en marketing 

Eén oogopslag kan het verschil maken tussen respons en prullenmand o Besteed dus veel aandacht aan het uitwerken van een prikkelende uitnodiging en/of campagne

Gastenlijst 

 

Enkel genodigden  gastenlijst = tijdrovend werk + iemand vergeten is onvergeeflijk o Vraag hulp! o Intern evenement  ga langs bij personeelsafdeling Gebruik doelgroepomschrijving als ruggensteun Tips: o Denk bij een intern evenement aan gepensioneerden, parttimers, freelancers en eventueel ex-werknemers o Verlies geen werknemers uit het oog: hygiënemedewerkers, logistieke medewerkers, etc… o Verbouwing fabriek? Buurtbewoners, plaatselijke overheid, actiegroepen, … o Journalisten  persoonlijk uitnodigen als je al een relatie met hen hebt opgebouwd  Geen contactenlijst? Mailen naar redactie  Let op met pers op evenementen (controle over de boodschap kan verloren gaan) o Back-up gastenlijst = lijst met mensen die ze ter vervanging van gasten uit de A-lijst kunnen uitnodigen, wanneer deze niet aanwezig kunnen zijn

Uitnodiging   





Opvallen, verleiden, knallen Overtuig je doelgroep met rationele en emotionele argumenten Ken je doelgroep! o Let erop dat stijl, vorm, toon, taal en kleur passen bij je doelgroep en het verhaal achter je event o Beloof niets dat je niet kunt waarmaken. Tips: o Korte, duidelijke boodschap (niet te veel tekst) o Zeg je genodigden waarom zij onmisbaar zijn voor je event o Voordeel voor je gasten? Kennis? Nieuwe contacten? o Save-the-date o Benadruk datum en locatie als eyecatcher Onmisbare informatie: o Wie?  Wie organiseert het evenement?  Wie ontvangt de uitnodiging?  Welk publiek mag je verwachten (business, pers, …) o Wat?  Wat mogen de gasten verwachten?  Wat staat er op het programma? (tenzij verrassing)  Nieuwsgierigheden prikkelen 1

Samenvatting eventorganisatie – Hoofdstuk 8: promoot je evenement o

o

o o

o o o o o o

o

Waar?  Welke locatie?  Hoe kom je er en waar moet je parkeren?  Plattegrond + duidelijke routebeschrijving vanuit verschillende richtingen Wanneer?  Datum  Hoe laat worden de gasten verwacht  Einduur? Waarom?  Wat is de aanleiding van je event? Respons  Hoe schrijf je jezelf in?  Wat is de laatste inschrijvingsdatum?  Waar kunnen genodigden terecht met vragen  telefoonnummer, e-mail, contactpersoon Gebeurt er iets afwijkends of verwacht je iets extra van je gasten  vermelden op uitnodiging Partner/kinderen wel/niet uitgenodigd? Dresscode? Persoonlijk uitgenodigd of uitnodigen doorgeven aan collega mogelijk? Inschrijvingskosten, voorwaarden, … Aanwezigheid bevestigen:  RSVP (repondez, s’il vous plaît)  Of AAUB (Antwoord alstublieft)  Regrets only  Alleen wanneer ze niet kunnen komen  RFSVP (Response favorable, s’il vous plaît)  Wanneer genodigden jouw uitnodiging aanvaarden, om een bevestiging vragen  Alternatief: VGA (verzoek gunstig antwoord) No shows beperken door:  Uitnodigingen tijd te versturen  ideaal 4-6 weken op voorhand, na 2 weken een herinnering sturen naar genodigden die nog niet gereageerd hebben  Registratie laagdrempelig maken via online registratie  Alternatief bij bejaarden bv. telefoonnummer  Persoonlijke code bij registratie en personaliseer  Gasten kans geven om aan te geven dat zij niet aanwezig zullen zijn  Na registratie een bevestigingsmail  No-show beleid o Namen van mensen die niet zijn komen opdagen projecteren o No-showers enkele maanden geen toegang meer geven tot je volgende events o Waarborg/goed doel  Bel genodigden op die 2 weken voor je evenement nog niet van zich hebben laten horen  Persoonlijke, informele uitnodigingen  Primeurs aankondigen op je evenement 2

Samenvatting eventorganisatie – Hoofdstuk 8: promoot je evenement Medium 

Email o o o

Voordeel: makkelijk, snel, goedkoop, komt onmiddellijk bij de juiste persoon terecht, registratiesysteem koppelen aan email Nadeel: 100den e-mails per dag  virtuele prullenbak Persoonlijke, gedrukte uitnodiging naar privéadres van je genodigden  Adresseer altijd een uitnodiging aan jezelf!

Dresscode 











 





Avondkledij: o Klassieker o Vrij formeel o Mannen: kostuum of smoking o Vrouwen: lange avondjurk of mantelpak Black tie: o Vrouwen: geklede cocktailjurk of lange avondjurk o Mannen: zwarte smoking, wit hemd White tie of gala: o Erg formele dresscode die alleen nog op heel chique en statige evenementen wordt gebruikt. o Vrouwen: feestelijke lange galajurk met lange handschoenen o Mannen: smoking met wit hemd en witte das Smoking: o Vrouwen: stijlvolle avondjurk o Mannen: smoking Stadskledij: o Ook wel tenue de ville o Vrouwen: mantelpak of geklede jurk o Mannen: kostuum Cocktail: o Vrouwen: leuke, frivole jurk die vrouwelijk is en tegelijkertijd klasse uitstraalt o Mannen: donker pak Feestelijke kledij: o Mannen & vrouwen: dragen minder formele outfits, maar blijven er verzorgd uitzien Casual of informeel: o Vrijetijdskledij zorgt ervoor dat gasten zich ongedwongen voelen o Nadeel: kan ten kosten gaan van de uitstraling van je event Themakledij: o Zorg voor meerwaarde voor je evenement en dat het binnen je verhaal past  Inspanning gasten wordt zo beloond Speciale vermeldingen o Regenkledij, warme kledij, reservekledij, ….

Marketing Algemeen: 

Bij publieksevenementen 3

Samenvatting eventorganisatie – Hoofdstuk 8: promoot je evenement Marketingplan 

 

Doelgroep o Weten wie ze zijn, wat ze belangrijk vinden, waar ze naar op zoek zijn, hoe ze communiceren, hoe ze op een efficiënte manier bereiken o Manier om aan deze info te komen = marktonderzoek o Geen budget? Trek er zelf op uit en ga in dialoog met je doelgroep Boodschap (vertrek vanuit het ‘waarom’ van je evenement, dat levert je de sterkste boodschap) Doelgroepen opsplitsen in subgroepen

Mediaplan    

In tastbare vorm is een mediaplan een overzicht van de media die je inzet, uitgedrukt in een tijdsplanning E-marketing? o  denk aan de doelgroep! Goede mediaplanning + mediamix Mediakosten o CPM  de kosten om 1000 doelgroeppersonen te bereiken o GRP  gross rat point, de kosten om 1% van de doelgroep te bereiken

Ticketing      

Betrouwbare ticketingsoftware = cruciaal Mobile ticketing = tickets worden rechtstreeks op de smartphone van je bezoekers afgeleverd o Handig, snel en milieuvriendelijk Gedrukte tickets E-tickets NFC = Near Field Communication (speciale scanners weten dan zelfs wanneer je je telefoon nog op zak hebt dat je binnen mag) Pas op voor vervalsing

4

Samenvatting eventorganisatie – Hoofdstuk 8: promoot je evenement

5...