Sistemas de informacion 1er parcial PDF

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Un procedimiento se define: Como un conjunto de acciones, operaciones o comandos Que deben instrumentarse de la misma forma Para obtener siempre el mismo resultado Compras: Objetivo principal: instrumentar la adquisición de los recursos necesarios (materiales y no materiales) para asegurar el adecua...

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Un procedimiento se define: • Como un conjunto de acciones, operaciones o comandos • Que deben instrumentarse de la misma forma • Para obtener siempre el mismo resultado Compras: • Objetivo principal: instrumentar la adquisición de los recursos necesarios (materiales y no materiales) para asegurar el adecuado funcionamiento de una organización bajo las mejores condiciones de contratación (tanto a nivel calidad del producto/servicio, precio, variedad, etc), velando por generar valor agregado a partir del producto o servicio final entregado al cliente. Cuentas a Pagar: • Objetivo principal: determinar y registrar la deuda con los proveedores encargados de suministrar las compras efectuadas.

Detección de Necesidad de Compra Surge como resultado de la ausencia / insuficiencia de cierto/s insumo/s. Las solicitudes pueden provenir desde:    

Almacenes: para los artículos con stock permanente Stock mínimo y Punto de pedido Otros sectores de la empresa: productos sin stock Bienes de uso, consumos especiales, etc.

Límites para la autorización de compras:   

Influye si la compra está en el presupuesto; Desdoblar compras; Las compras superiores a un monto definido (y aprobado) requieren ser tratadas como excepción.

Selección del Proveedor y Adjudicación de la Compra Compras:    

Coteja firmas en Registro de autorizaciones y firmas; Consulta el Registro de proveedores; Emite el pedido de cotización; Emite la cotización;

        

El pedido de cotización y la cotización varían según la importancia de la compra:  Alta: deben ser por escrito. Concurso o licitación Media: pueden ser telefónicas Baja: no se hace cotización Solicitud de cotización Cantidad y calidad requerida Precios e Impuestos (IVA, internos…) Condiciones de pago y fecha de entrega Plazo de mantenimiento de la oferta y garantías

Una vez recibida la información de la cotización, Compras: Debe documentar la información recibida, a efectos de instrumentar una comparación de atributos y evaluar su razonabilidad. En caso ulterior, puede tener que solicitar cotizaciones adicionales. Luego, una vez evaluadas las cotizaciones, Compras: Procede a instrumentar la adjudicación; De manera complementaria, puede existir una revisión de precios de compra por personas ajenas el sector;  Finalmente, emite la/s Órden/es de Compra (OCs) a favor del proveedor adjudicado.  La emisión de OCs deberá respaldarse por el legajo de Compra correspondiente a toda la gestión  Asimismo, las OCs deberán hallarse autorizadas por las áreas requirentes y el área de Compras, según los montos. 

Recepción y Control de Almacenamiento:    

Recepción recibe las mercaderías; Control de Calidad las controla; Almacenes las almacena; Se emite el Informe de Recepción (IR), donde se deja constancia de todo.

Recepción y recuento de mercadería. Se envía a otros sectores el IR :   

Compras: concluye la gestión de la compra por entrega total, o la gestión sigue en entregas parciales; Contaduría: completa el Legajo de Compras; Almacén: registración del ingreso.

Control de Calidad: 

Si no se puede realizar en el momento se pone “control de calidad pendiente” en el original del remito del proveedor.

Almacenamiento de la mercadería. Almacenes: 

Recibe el IR más el Remito del proveedor;

    

Artículos para almacenar: se almacenan y se registra su ingreso en el control de stocks; Artículos para otros sectores: se entrega el envío y se pasa por el Registro de Mercadería Ingresada (firma del responsable del sector receptor); Envía copia del Remito del proveedor a contaduría. Registración contable de la operación para realizar el seguimiento de la compra Cuando se recibe la factura del proveedor, se cancela la cuenta de provisión, y a debitar la cuenta de IVA correspondiente contra la de cuenta de proveedores, por el importe total de la factura.

Contaduría:       

Reúne la documentación correspondiente al procedimiento de compras: Orden de Compra (duplicado) Orden de Compras Interna (original) Informe de Recepción (original) Remito del Proveedor (duplicado) Controla y registra la factura del proveedor; Luego la archiva todo en el Archivo de Cuentas a Pagar;

Pagos: • Objetivo principal: proceder a la cancelación de las obligaciones contraídas (originadas por compras, servicios recibidos, sueldos y jornales, etc.) a partir de la emisión de instrumentos de pago (ej: cheques) y la adecuada documentación de la operación. Ventas: instrumentar una oferta de valor (producto y/o servicio) a partir de una ransacción, en donde un oferente (vendedor) entrega mercadería a un comprador (cliente, proveedor u otro) a cambio del pago de un precio determinado.

Cuentas a Cobrar: percibir y registrar el pago de un bien como resultado de una transacción de venta. Un Cliente instrumenta un pedido sobre cierta mercadería que desea adquirir, previo acuerdo con un Vendedor.  El área de Administración de Ventas verifica la información referida al cliente comprador:  ¿Está dado de alta como cliente?  La venta, ¿se perfeccionará utilizando la lista de precios adecuada?  Luego, el área de Créditos examina la situación crediticia del cliente, verificando sus antecedentes.  Finalmente, el área de Almacenes verifica el stock existente, con el objeto de surtir el pedido. 

Controles instrumentados:  Colocación del pedido  Para evitar inconvenientes y confusiones, los pedidos tienen que ser aprobados por los clientes por escrito.  Aprobación formal del pedido  El cliente debe estar dado de alta en la base de clientes antes de perfeccionado el pedido;  Verificar la existencia de diferencias entre las listas de precios de los Vendedores y los precios vigentes en el momento de la facturación.  Control de Créditos  Verificar que el cliente no tenga atrasos en las cobranzas de ventas anteriores;  Chequear que el cliente no haya superado su límite de crédito;  Emplear y aplicar políticas para evitar desactualización de precios por inflación.  Verificación de existencias  Desde el área de Almacenes, revisar la suficiencia de stock vigente para satisfacer el pedido efectuado.  Pedidos rechazados  Analizar la factibilidad de “salvar” pedidos por pago demorado de clientes o por atrasos en los plazos de entrega. Despacho de mercadería: La mercadería es trasladada del almacén al área de Expedición. Aquí, Expedición verifica la integridad del contenido de la orden a despachar al Cliente, para que luego, Repartición lo entregue al Cliente en tiempo y forma; Luego, Repartición entrega el pedido al Cliente, junto con el remito que respalda la operación. El Cliente controla el pedido y firma el remito perfeccionando la operación. Finalmente, Expedición rinde la entrega como finalizada. El área de Facturación verifica la documentación resultante de la transacción (Remitos firmados por el Cliente) y procede a la emisión de la Factura (Cuentas a Cobrar); Posteriormente, la Factura es registrada por el área de Contabilidad. Paralelamente, Administración de Ventas monitoreará el seguimiento de pedidos pendientes de cumplimiento. Controles instrumentados:  Facturación  Verificar que se facture solamente la mercadería que fue efectivamente entregada; Controlar que las facturas estén pre-numeradas (y adecuadamente membretadas).  Precios y Condiciones de Venta  Contar con una única lista de precios actualizada; Gestionar y documentar adecuadamente las bonificaciones y descuentos, en vez de tener varias listas de precios.  Control de Gestión sobre la facturación  Contaduría debe correlacionar los remitos con las facturas (evitar salidas de mercaderías no facturadas o distintas a las cantidades facturadas).

Cobranzas: instrumentar la recepción efectiva del precio pactado en la venta, de acuerdo al medio o modalidad de pago definida (dinero o equivalente). A partir de la recepción de la Factura, Cobranzas emite un Listado de Cobranzas y se lo entrega al Cobrador para que gestione la recepción de las mismas. El Cobrador entrega el recibo al cliente. Luego, el Cliente entrega un Cheque al Cobrador en forma de pago. Cobranzas, paralelamente, actualiza el Listado de Cobranzas. Finalmente, Tesorería obtiene el Cheque y controla la integridad y adecuación del pago. Controles instrumentados:  Recibo provisorio / Recibo oficial  Algunas organizaciones emiten un recibo provisorio cuando reciben el cheque de los clientes y el recibo oficial cuando lo depositan. Esto genera un doble trabajo; Mejor: hacer sólo recibos definitivos con la leyenda condicional de “los cheques recibidos serán aplicados a este recibo cuando sean acreditados”.  Recibos anulados  Deben inutilizarse y archivarse junto con el talonario; todos los sectores que controlan correlatividad deben estar “al corriente” de los recibos anulados. El Control Interno: Es un proceso impulsado por el consejo de Dirección de una entidad, diseñado para proporcionar un nivel de seguridad razonable, velando por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. • Involucra y debe comprometer a toda la organización. • Constituye un medio para un fin y no es un fin en si mismo. • Debe ser interpretado como un vehículo para el aprendizaje y la mejora continua. • Es ejecutado por personas. No son solamente manuales de políticas y formas, sino personas en cada nivel de la organización. Un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a ser tenidos en cuenta por el ente que los adopta con el objetivo de evitar errores y fraudes; Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organización Formación de un “ambiente de control”: Ninguna operación importante queda sin controlar. Evitar “zonas disputadas” o “tierras de nadie”. Deben estar claramente definidas: la estructura y las áreas de autoridad/responsabilidad asignadas a cada sector y las relaciones asesoras, funcionales, jerárquicas y de control. Establecer esquemas de separación de funciones / Control cruzado por oposición de intereses: El procesamiento completo de una operación debe ser tarea de varios sectores. Quién registra no maneja dinero; quién maneja dinero no maneja bienes.

Dependencia entre los sectores. Los sectores de control deben depender de los niveles más altos de la organización. Rotación de personal de áreas sensibles: Rotación interna para evitar desvíos en sus funciones pero el problema es que no se va a tener personal especializado Rediseño de procesos: Identificar Oportunidades – Definir el aclance- Documentar el proceso – Evaluar el desempeño – Rediseñar el proceso – Implementar cambios. Benchmarking: Analizar los procesos de otras compañías para saber dónde están paradas, y conocer las mejores prácticas del momento. Proceso sistemático y continuo, utilizado por las organizaciones para evaluar el desempeño de otras unidades de negocio más exitosas y poder cotejarlo con el propio. Un buen benchmark debe tener en cuenta la mejor práctica. De lo contrario, está mal hecho. Sistema de información: En el contexto actual de alta competencia, las organizaciones requieren colocar mayor atención en su productividad y competitividad para ser sustentables, desarrollarse y crecer. Los Sistemas de Información (SI) actúan como una de las claves para hacer sustentable a una organización en el mundo competitivo actual. Pero también, se requiere de una adecuada capacidad de gestión para diseñar, implementar y gestionar un Sistema de Información; y la formación para ello se centra en USTEDES. Los SI integrados son un recurso estratégico que permiten generar ventajas estratégicas para la empresa, actuando como “pivote” de los cambios culturales. Los SI, en la medida en que estén adecuadamente concebidos, diseñados e implementados, pueden ayudar a reducir los riesgos y la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones y en la ejecución de procesos, en la medida en que provean información confiable y oportuna, optimizando la administración, gestión y control de los negocios.

TI: Con frecuencia, el uso de la TI da como resultado el desarrollo de SI que ayudan a la empresa a darle ventaja competitiva en el mercado. Estos Sistemas de Información estratégicos utilizan la TI para esarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta en su industria. La demanda creciente de TI ha provocado una caída en los costos de almacenamiento, manipulación y transferencia de información. La TI optimiza y controla el desempeño de distintas actividades o funciones en la cadena de valor y pueden emitir algunas funciones juicio (por acumulación de experiencia). Involucra a los productos de hardware y software y a la operatoria de sistemas de información y procesos administrativos, de gestión y control, así como a las capacidades profesionales necesarias para aplicar esos productos y procesos a la producción de información y a su desarrollo, gerenciamiento, auditoría y seguridad.

HARDWARE: Es el equipo físico utilizado para las actividades de ingreso, procesamiento y salida de un SI.

SOFTWARE: Son instrucciones detalladas preprogramadas que controlan y coordinan los componentes de hardware del SI.

TELECOMUNICACIONES: Son dispositivos físicos y de software, que vinculan los distintos dispositivos de hardware y transfieran datos de un lugar físico a otro. BASE DE DATOS: Incluye tanto los medios físicos para almacenar datos, tales como los discos ópticos o cintas, como también el software que administra la organización de los datos en estos medios. Hardware: elementos físicos de un sistema informático (computadoras, periféricos, etc...) 1. Unidad central de procesamiento (CPU): es la parte de la computadora en la que se da la manipulación de símbolos, números y letras; es aquello que controla las demás partes del sistema de cómputo. 2. Almacenamiento principal: es donde se almacenan temporalmente los datos y las instrucciones del programa durante el procesamiento. Con el almacenamiento principal, se utilizan varios tipos de chips de memoria semiconductores: • RAM (memoria de acceso aleatorio): se utiliza para almacenamiento a corto plazo de datos e instrucciones de programas. • ROM (memoria de sólo lectura): almacena de manera permanente instrucciones importantes de programa. En estos chips sólo se puede leer; no se puede escribir. 3. Dispositivos de entrada: obtienen datos y los convierten en formatos electrónicos para uso de la computadora. Ejemplos: teclado, mouse, escáner, video, plumas digitales u ópticas, pantalla sensible al tacto, entrada de audio, reconocimiento óptico de caracteres, sensores, identificación por radiofrecuencia (RFID). 4. Dispositivos de salida: despliegan los datos después de que han sido procesados. Los principales diapositivos de salida son: la unidad de presentación visual, impresoras, salidas de audio y dispositivos de control físico. 5. Almacenamiento secundario: se utiliza para guardar datos fuera del área de almacenamiento principal a, relativamente, largo plazo. Las tecnologías más importantes son los discos magnéticos (flexibles o duros), discos ópticos (CD, DVD), cinta magnética y redes de almacenamiento. 6. Dispositivos de comunicación: transmiten señales de comunicación entre el CPU, el almacenamiento principal y los demás dispositivos. La TI ya no es importante (N. Carr, HBR, 2003) 1. Un recurso empresarial es realmente estratégico (es decir, tienen la capacidad para generar una ventaja competitiva sostenible) cuando es escaso. Actualmente, las funciones centrales de la Tecnología Informática (TI) están al alcance de todos, tornándose factores de producción comunes o “commodities”. 2. En la medida en que la TI ha incrementado su poder y presencia, su relevancia estratégica ha disminuido; el costo del hardware ha bajado y su tenencia se ha tornado una premisa “necesaria”, aunque no “suficiente” para gestionar.

3. La tecnología de infraestructura ofrece muchísimo más valor cuando se comparte que cuando se utiliza por separado (y la TI tiene todas las cualidades de la tecnología de infraestructura). A diferencia de la tecnología propietaria (ej: patente de un medicamento), la tecnología de infraestructura adquiere valor durante una ventana de tiempo específica. Cuando se “viraliza”, se incrementa la inversión, conduciendo a más competencia, mayor capacidad y disminución de los precios. Esto genera que el potencial de la TI para diferenciar una organización del resto decline inevitablemente a medida que la tecnología se vuelve más accesible y asequible para todos. 4. Hoy en día las posibilidades de que las empresas puedan obtener ventajas con respecto a la TI son muy escasas. Debido a las transformaciones de los sectores productivos estimulados por la TI, la mayoría de las que se podrían producir ya se han producido, o están produciéndose. 5. La TI es muy fácil de reproducir; de hecho, un byte de información puede reproducirse de manera indefinida y perfecta, prácticamente sin costo. 6. La llegada de Internet aceleró la commoditización de la TI, proporcionando un canal perfecto para la transferencia de aplicaciones genéricas. Esto implica la necesidad de menor personalización (reduciendo costos) y más soporte en servicios, lo cual conduce a la TI más cerca de su final que de sus inicios.

Software: todo tipo de programa que es utilizado para operar una computadora (secuencia lógica de instrucciones definidas para que, a partir de ciertas órdenes, una computadora realice una tarea que permita obtener un resultado específico)  

Software de sistema: es un conjunto de programas generalizados que administra los recursos de la computadora (sistemas operativos) Software de aplicaciones: son los programas escritos para o por los usuarios para solicitar una tarea específica a la computadora.

Sistema operativo: Es el software más importante para cualquier computador. Consiste en un sistema integrado de programas que maneja las operaciones del CPU, controla recursos y las actividades de entrada/salida y de almacenamiento del sistema computacional, y proporciona diversos servicios de soporte, a medida que la computadora ejecuta los programas de aplicación de los usuarios. El propósito principal de un sistema es maximizar la productividad de un sistema computacional operándolo de la manera más eficiente. Un sistema operativo minimiza la cantidad de intervención humana requerida durante el procesamiento.

Software de Aplicaciones: Gran parte del software que se utiliza actualmente en las empresas no se programa a medida, sino que consta de paquetes de software de aplicaciones y herramientas de productividad.

• Un paquete de software es un conjunto de programas pre-escritos, pre-codificados y disponibles comercialmente. Comúnmente, los paquetes de software que corren en mainframes y computadoras más grandes, requieren de programadores profesionales para su instalación y soporte. Sin embargo, también existen paquetes de software de aplicaciones desarrollados explícitamente para usuarios finales. Software de Administración de Datos: Permiten crear y manejar bases de datos en la computadora personal, servidor de red o la World Wide Web. Cumplen cuatro tareas primarias: 

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Desarrollo de bases de datos: definir y organizar el contenido de las relaciones y la estructura de los datos necesarios para construir una base de datos, incluidos cualesquiera hiperenlaces a datos en páginas Web. Interrogación de la base de datos: acceder a los datos de una base de datos para presentar información en una variedad de formatos. Los usuarios finales pueden recuperar y presentar información en forma selectiva y generar formularios, informes y otros documentos, incluidas páginas Web. Mantenimiento de la base de datos: agregar, eliminar, actualizar y corregir datos de la base de datos. Desarrollo de aplicaciones: desarrollar prototipos de páginas Web, consultas, formularios, informes y etiquetas para una aplicación empresarial propuesta.

Software de integración empresarial (SAP, ORACLE...