TEMA 5 archivistica - Resumen sobre el concepto de documento y sus caracteres y valores documentales. PDF

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Resumen sobre el concepto de documento y sus caracteres y valores documentales....

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TEMA 5

EL DOCUMENTO - Concepto, caracteres formales y tipología – I. 

CONCEPTO: ETIMOLOGICAMENTE Del latín docere (enseñar): documentum “lo que enseña”

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EDAD MEDIA Adquiere su carácter probatorio Entendido también como “consejo moral”

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DICCIONARIO DE AUTORIDADES (S. XVIII) “Escritura o instrumento en que se aprueba o confirma una cosa”

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DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA “Combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”

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LEY LPHE 16/1985 “Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidos en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones”

II. 

DISCIPLINAS RELACIONADAS: DERECHO - naturaleza jurídica Un documento es un testimonio, escrito u oral, destinado a dar fe de un hecho

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HISTORIA Un documento es todo registro resultante de la actividad humana que conduzca al propio enriquecimiento del hombre

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DIPLOMÁTICA Un documento es un testimonio escrito sobre un hecho, de naturaleza jurídico, en el que concurren determinadas formalidades uqe validan su carácter probatorio

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DOCUMENTACIÓN

III.

ELEMENTOS DEFINITORIOS:

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MATERIALES = soporte

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SUBJETIVOS = sujeto productor

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Rogatario: redactor intelectual



Autor material: quien lo pone por escrito



Refrendadores: quienes validan el documento

FORMALES = técnica y estilo

IV.

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



Técnica : modo en que la información se fija al soporte



Estilo: modo en que la información es redactada

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS:

CARACTERES EXTERNOS  Clase: medio por el que se transmite el mensaje  Formato: forma de reunirse los documentos  Tipo: estilo del contenido + estructura del documento  Forma: condición de original o copia - Minuta: escrito preparatorio breve con la redacción manuscrita definitiva que da origen al borrador - Borrador - Original: documento hecho por voluntad directa de los autores y conservados en la materia y forma en que fueron emitidos. Pueden ser:   

Autógrafos Heterógrafos Originales múltiples

- Copia: reproducción de un original, de carácter informativo o de conservación. Pueden ser:      

Autógrafos Certificadas Figuradas Simples Libres

Cantidad: número de unidades (volumen de documentos) y espacio ocupado (metros lineales)

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CARACTERES INTERNOS  Entidad productora: cualquier persona física o moral, pública o privada.  Origen funcional: razón por la que se producen los documentos - Administrativa  Fecha y lugar: lo sitúa en el tiempo y en el espacio - data crónica = fecha - data tópica = lugar  Contenido: fines y objetivos de su redacción.

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REQUISITOS DEL SOPORTE  Autenticidad: que no permita falsificaciones  Integridad: que el documento mantenga su unidad, tanto externa como interna  Conservación: que no se deteriore  Accesibilidad: que su contenido sea asimilado por el receptor

V. 

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DOCUMENTOS DE ARCHIVO: DEFINICIÓN Es el documento que resulta de un proceso administración o jurídico y que cumple determinados requisitos formales. ADMINISTRACIÓN Principal instrumento de relación entre los ciudadanos y la organización administrativa COMPOSICIÓN  Contenido  Estructura  Contexto  Presentación CLASES  Según su origen: - documentos endógenos: producidos dentro de la administración - documentos exógenos: producidos fuera de la administración  Según su tipo documental *

* TIPO DOCUMENTAL: Expresión de las distintas actuaciones de la administración reflejadas en un determinado soporte y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno, que determinan su contenido.

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CARACTERÍSTICAS           

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Unicidad: condición de original Integridad: documento completo Autenticidad: debe dar constancia de la autoría Génesis: son producto del proceso natural de una actividad Finalidad. Testimonial Carácter seriado: como reflejo de la actividad de un productor Exclusividad: la información de un documento no se encuentra en otro. Ingenuidad: puede ser copia o borrador, pero no múltiple. Producen efectos: jurídicos o informativos frente a terceros. Son emitidos por un organismo administrativos Su emisión es válida si cumplen ciertos requisitos

FUNCIONES  

Constancia: dan fe de un hecho Comunicación: dan información...