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UNIDAD 3: ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

3.1 CONCEPTO DE ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en las que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

3.2 FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA

Plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. ▪ Proporciona una imagen formal de la organización. ▪ Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación. ▪

Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

▪ Constituye una fuente autorizada de consulta.

3.3 REQUISITOS FUNDAMENTALES PRESICION: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

SENCILLEZ: Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. UNIFORMIDAD: Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño.

PRESENTACION: Su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

VIGENCIA: Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización.

3.4 CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS. Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios: 1. Por su naturaleza. 2. Por su ámbito 3. Por su contenido. 4. Por su presentación.

POR SU NATURALEZA

MICROADMINISTRATIVOS: Corresponden a una sola organización y pueden referirse

a ella en forma general o mencionar algunas de las áreas que la

conforman.

MACROADMINISTRATIVOS:

Contienen

información

de

más

de

una

organización.

MESOADMINISTRATIVOS: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico.

POR SU AMBITO

GENERALES: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y sus características.

ESPECIFICOS: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

POR SU CONTENIDO

INTEGRALES:

Son

representaciones

graficas

de

todas

las

unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquías o dependencia.

FUNCIONALES: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: Indican las necesidades de puesto y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACION VERTICALES: Representan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración.

HORIZONTALES: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columna, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontales.

MIXTOS: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacion. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

DE BLOQUE: Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos.

3.5 RECOMENDACIONES PARA SU DISEÑO

1. FORMA Como regla general se debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectángulos las unidades.

2. DIMENSION Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

3. COLOCACION DE LAS UNIDADES Las unidades deben ubicarse en la gráfica según se aplica a continuación.

EN DIFERENTES NIVELES JERARQUICO Las unidades deben ordenarse en el organigrama de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos de la organización, los cuales varias según su naturaleza, enfoque (procesos, funciones o ambos y proyectos) sector, giro industrial y ámbito de actuación.

Sector público. Por lo general, en la administración central estos niveles son:

Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel

secretario subsecretario oficial mayor

Cuarto nivel

coordinación general

Quinto nivel

dirección general

Sexto nivel

dirección de área

Séptimo nivel

subdirección de área

Octavo nivel

departamento

Noveno nivel

oficina

Decimo nivel

sección

Undécimo nivel

mesa

En el mismo nivel jerárquico Secuencia

de

unidades.

Deben

presentarse

primero

las

unidades

sustantivas, y después las adjetivas o de apoyo. A las unidades sustantivas se les asignan las funciones derivadas del instrumento jurídico de creación, en tanto que a las unidades adjetivas o de apoyo se les confieren las funciones de orden administrativo, que brindan soporte a las sustantivas. Secuencia

de

actividades.

Cuando

las

unidades

administrativas

se

distribuyen conforme al procedimiento general de trabajo de la organización o en relación con los procedimientos particulares establecidos para atender todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las prioridades establecidas Según la cobertura de funciones. Cuando, además de los criterios citados, para el acomodo en la gráfica se considera la posible sustitución de órganos

3.6 FORMATOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACION

Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numeras y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso de incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja

Instrumentos de apoyo que se establecen para fortalecer el flujo de información hacia las unidades, áreas y funcionarios responsables de la toma de decisiones en el análisis de estructuras.

Acervo documental Organigramas que forman parte de un archivo escrito; están firmados por los responsables de su elaboración y autorización, y constituyen los documentos fuente de consulta.

A través de medios electromagnéticos Organigramas cuyo resguardo se efectúa en ● Discos duros de equipos de cómputo. ● Unidades de memoria externa, CD, DVD, USB, EVD, FDV, HDV, UDO, VMD, Blue-ray, cintas. Interacción Proceso por medio del cual se tiene acceso a la información técnica resguardada, en dispositivos para su recuperación, consulta y/o actualización, y que se ejecuta desde: ● Directorios, subdirectorios y archivos. ● Bases de datos. ● Diccionarios. ● Bibliotecas. ● Web sites. ● Módulos de información codificados. ● Programas específicos

3.7 ELABORACION DEL ORGANIGRAMA Autorización para realizar el estudio Esta autorización debe emanar del titular de una organización, apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.

Integración del equipo de trabajo La elaboración de organigramas requiere personal compenetrado con la materia, por lo que es conveniente Seleccionar al equipo que se asignará a este efecto. Para afinar detalles y lograr una buena coordinación del trabajo puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes áreas específicas:

● Presentación personal y forma de solicitar la información. ● Alternativas para concentrar avances. ● Mecanismos de supervisión y coordinación. ● Revisión y depuración de propuestas. Determinación del programa de trabajo Es necesario que la planeación de actividades para elaborar organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, el cual debe contener exposición de motivos, naturaleza, propósito, responsables, acciones, alcance, etc. Asimismo, es necesario que cuente con una gráfica de Gantt, una red, o ambas, para el seguimiento y control de las acciones.

Captación de información Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de funciones, procesos, proyectos o sistemas que se revisan, con los líderes técnicos de las unidades, con el personal operativo y con los usuarios de los servicios, las áreas o ambos, que interactúan con las unidades sujetas a examen. También puede acudirse a los archivos y centros de documentación, en donde, través de investigación documental se recopila información normativa y administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones de coordinación internas, interinstitucionales y con grupos de interés, funciones, procesos y proyectos de la organización. Asimismo, es útil acceder a los sistemas de información vía intranet o extranet. La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a: ● Los órganos que integran dichas áreas.

● El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica. ● Las relaciones que guardan entre ellos. ● La naturaleza de estas relaciones. ●

Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el número de plazas que los integran.

●

Los procesos que llevan a cabo.

●

Los proyectos que desarrollan.

●

El alcance de sus acciones.

●

Las estrategias que aplican.

●

Los beneficios que se espera obtener .

Clasificación y registro de la información El trabajo de clasificación y registro debe capturarse en formatos que permitan un manejo ágil y que podrían ordenarse en carpetas como documentos fuente. Su procesamiento considera el apoyo Informático, en específico paquetería desarrollada para diseño gráfico, bases de datos, carpetas y bibliotecas. Es necesario examinar críticamente los datos que se obtengan con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

Diseño del organigrama En esta etapa se deben integrar el documento con las opciones de estructuras específicas ELABORACION DE ORGANIGRAMA EN EL SECTOR PÚBLICO. Origen Por lo general, en este ámbito los cambios de estructura organizacional se derivan de una propuesta: ● El ejecutivo federal ● El titular de la institución

● La autoridad administrativa de la institución. ● Una unidad o área de trabajo. ● Demanda de servicios de los clientes o usuarios. ● Una dependencia globalizadora. ● L dependencia del manejo de los recursos económicos del país. ● Una cabeza de sector.

Mecánica El procedimiento para modificar estructuras organizacionales en este sector es muy claro, ya que por su naturaleza jurídica y funcionamiento normalmente se apega a las fases siguientes: ● Determinación del cambio específico que se desea realizar. ● Justificación técnica y económica. ● Fundamento legal. ● Presentación de la propuesta a las autoridades de la institución. ● Análisis y ajuste de la propuesta. ● Integración del documento final. ● Autorización del titular de la institución. ● Presentación al órgano de gobierno. ● Envió de la propuesta al poder legislativo para autorizar la modificación del reglamento interno. ● Envió de los ajustes de la plantilla para que la secretaria o ministerio que maneje la hacienda y crédito público autorice las partidas destinadas a ese reglón. ● Aprobación de la estructura la cual puede contener observaciones previas a su implementación. ● Puesta en práctica de los cambios de la estructura, al reglamento, al presupuesto, al programa operativo anual y a la plantilla del personal.

Responsables

Órgano de gobierno Autoriza la propuesta de cambio en la institución. Titular de la institución Gira instrucciones para que se modifiquen la normatividad y la estructura . Funcionario designado Persona a la que se encomienda el manejo y seguimiento de los cambios propuestos Responsable del área administrativa Funcionario que realiza los cambios en la plantilla de personal, y la asignación de recursos para ese efecto. Responsable del área jurídica Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurídicas que inciden en el funcionamiento de la institución . Responsable de la unidad o áreas afectadas Reestructura las unidades administrativas y sus funciones procesos y/o proyectos. En caso de existir, una unidad de mejoramiento administrativo podría brindar soporte técnico al resto de los encargados de los cambios estructurales. ELABORACION DE ORGANIGRAMAS DEL SECTOR PRIVADO Origen La

mayoría

de

las

organizaciones

privadas

revisan

más

o

menos

periódicamente su estructura y métodos de trabajo, lo que trae como consecuencia ajustes, que son desde simples variaciones en distribución de cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva estructura administrativa . Mecánica Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales y del tipo de respuesta que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su implementación. Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse como se expone a continuación.

Básicos Implican ajustes mínimos a operaciones, actividades, funciones, procesos o proyectos, los cuales pueden producir cambios en el organigrama no más allá de nivel departamental o de oficina. De alcance medio Implican variantes funcionales y estructurales que afectan hasta el nivel gerencial de la organización. En este caso se aplica el procedimiento general para elaborar o actualizar organigramas. En términos generales, las variables complementarias del procedimiento específico que deben considerarse son las siguientes: 1. Diagnóstico de la situación de la organización. 2. Análisis y proyecciones financieras. 3. Estudio del mercado. 4. Ventajas competitivas esperadas.

Responsables De cambios básicos Personal del área que formula la propuesta De alcance medio Personal del área afectada, de las otras áreas relacionadas con ésta y técnicos internos especializados en la materia. Aunque no es estrictamente necesario puede contratarse el servicio de un consultor Externo. De alcance total

Personal de todas las áreas de la organización, apoyados en un cuerpo técnico y de decisión altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores externos. Soporte decisional Las organizaciones privadas funcionan con estricto apego a sus normas internas, por lo que cualquier modificación a sus estructuras generalmente parte de un proceso de análisis muy preciso, el cual se basa en los motivos siguientes: ● Actualización o cambio del objeto de la organización. ● Nuevas estrategias corporativas, funcionales, de negocios o globales. ● Integración de nuevos socios. ● Aumento del capital ● Reestructuración de la forma de operar con motivo de la creación, desaparición, fusión o readscripción ● de unidades administrativas. ● Requerimientos de sus grupos de interés. ● Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales. ● Cumplimiento de normas de gestión de la calidad. ●

Relaciones con el entorno a nivel nacional, internacional, multinacional, global o trasnacional...