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Zusammenfassung Buchführung und Bilanzierung....

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Zusammenfassung Buchführung und Bilanzierung Part 1: Grundlagen der Buchführung und Bilanzierung

1.1) Definition: „Das betriebliche Rechnungswesen beinhaltet alle Maßnahmen zur zahlenmäßigen Erfassung, systematischen Aufbereitung und Abbildung wirtschaftlicher Vorgänge innerhalb eines Unternehmens sowie zwischen einem Unternehmen und seiner Umwelt.“

Externes RW Ziel: Dokumentation, Rechenschaftslegung und Ermittlung der Steuerlast Formen: Bilanz bzw. GuV nach Handels-und Steuerrecht Gesetzliche Vorgaben: Beachtung von Handels-, Steuer-und Gesellschaftsrecht Zeitaspekt: Vergangenheitsorientiert Bezugsobjekt: Gesamtunternehmen Orientierung: Extern

Internes RW Ziel: Interne Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens Formen: Kostenrechnung, Planungsrechnung und Investitionsrechnung Gesetzliche Vorgaben: Nahezu keine gesetzlichen Vorgaben (Ausnahme: KH, muss sich an eine Verordnung halten – KHBV) Zeitaspekt: Vergangenheits-und / oder Zukunftsorientiert Bezugsobjekt: Betrieb, Abteilung, Vorgänge, Produkte Orientierung: Intern

1.2) Aufgaben des Rechnungswesens Schutz und Information der Bilanzadressaten (wichtigste Aufgabe!) Mit den Rechnungslegungsvorschriften will der Gesetzgeber -

Interne Bilanzadressaten zur Selbstinformation zwingen Externe Bilanzadressatenvor Falschinformation durch die Unternehmensleitung schützen

Dokumentationsfunktion -

Durch die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle kann das betriebliche Handeln kontrollierbar gemacht werden.

-

Strafbare Handlungen und Fehlentscheidungen können nachträglich aufgedeckt werden.

Zahlungsbemessungsfunktion -

Dividendenzahlung Steuerzahlungen Mitarbeiterbeteiligungen

1.3) Gesetzliche Grundlagen Zum Jahresabschluss gehören: Handelsgesetzbuch, Krankenhausbuchführungsverordnung, Krankenhausfinanzierungsgesetz, Abgrenzungsverordnung, Krankenhausentgeltgesetz, Richtlinien + Verordnungen und Steuergesetze

Aufbau des HGB Konzernabschluss und Lagebericht: §§ 290 –315a HGB Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften: §§ 264 –289a HGB Vorschriften für alle Kaufleute: §§ 238 –263 HGB

Das Prinzip der Maßgeblichkeit  

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Nach § 5 Abs. 1 EStG ist die Handelsbilanz maßgeblich für die Steuerbilanz Wertansätze der Handelsbilanz sind für die Steuerbilanz zu übernehmen, es sei denn es finden sich explizite Regelungen in den Steuergesetzen, die dem Ansatz entgegenstehen. Der Gesetzgeber verfolgt damit die Absicht doppelte Arbeiten für die Unternehmen zu vermeiden. Im internationalen Umfeld eher selten – zumeist werden zwei Abschlüsse erstellt Allerdings gibt es zahlreiche Durchbrechungen der Maßgeblichkeit Trotz dieser Durchbrechungen muss keine selbständige, vom Handelsrecht abweichende Steuerbilanz erstellt werden Ist-Leistung) und Forderungen aus bewilligten Investitionszuschüssen für die noch kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist (nach KHG) bilanziert. Fördermittel vom Staat gibt es nur in KH, nicht im Industriesektor.

Passivseite B. Sonderposten aus Zuwendungen zur Finanzierung des Sachanlagevermögens: Wert entspricht dem mit Fördermitteln finanzierten Anlagevermögen der Aktivseite 4. Verbindlichkeiten nach dem KHG: Unter dieser Position werden Verbindlichkeiten aus dem Erlösausgleich (Budget < Ist-Leistung) und Verbindlichkeiten aus noch nicht zweckentsprechend verwendeten KHG-Fördermitteln bilanziert.

1.6) Gewinn- und Verlustrechnung GuV

Die Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) ist neben der Bilanz ein wesentlicher Teil des Jahresabschlusses. In der GuV werden Erträge und Aufwendungen eines bestimmten Zeitraumes gegenübergestellt:  

Ertrag > Aufwand: Gewinn (Jahresüberschuss) führt zur Erhöhung des Eigenkapitals Ertrag < Aufwand: Verlust (Jahresfehlbetrag) führt zur Reduzierung des Eigenkapitals

Die Darstellung erfolgt zumeist in Staffelform. Als Darstellungsform bieten sich sowohl das Gesamtkosten-als auch das Umsatzkostenverfahren an (§ 275 Abs. 2 und 3 HGB). Im Gesundheitswesen kommt zumeist das Gesamtkostenverfahren zum Einsatz.

Wert aller verbrauchten Leistungen

Wert aller erbrachten Leistungen

Gliederung der GuV § 275 HGB

UE: alles, außer außerordentliches Betriebsergebnis: Erträge - Aufwendungen Ergebnis gew. Geschäftstätigkeit: BE - Finanzen JÜ: Ergebnis gew. Geschäftstätigkeit - Steuern

Besonderheiten der GuV eines KHs

1. – 4.: Umsatzerlöse werden im Krankenhaus in diese vier Rubriken eingeteilt. 6. Zuweisungen und Zuschüsse der öffentl. Hand: Unter dieser Position werden Zuschüsse zum laufenden Betrieb bilanziert, sofern es keine Investitionszuschüsse sind. 12. – 18.: Investiver Bereich in der Gewinn-und Verlustrechnung. Zusammenhang von Bilanz und GuV: Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag!

Begriffliche Grundlagen Auszahlungen: Abgang liquider Mittel (Bargeld und Sichtguthaben) pro Periode Einzahlung: Zugang liquider Mittel (Bargeld und Sichtguthaben) pro Periode Ausgaben: Wert aller zugegangenen Güter und Dienstleistungen pro Periode Einnahmen: Wert aller veräußerten Leistungen pro Periode

Aufwand: Wert aller verbrauchten Güter und Dienstleistungen pro Periode Ertrag: Wert aller erbrachten Leistungen pro Periode Kosten: Wert aller verbrauchten Güter und Dienstleistungen pro Periode und zwar für die Erstellung der „eigentlichen“ (typischen Leistungen Betriebsertrag: Wert aller erbrachten Leistungen pro Periode im Rahmen der eigentlichen (typischen) betrieblichen Tätigkeit → EZ und AZ sind Cash – hier fließt Geld!

1.7) Organisation der Buchführung

Kontenrahmen und Kontenplan Zur Vereinfachung und Vereinheitlichung werden Kontenrahmen bzw. Kontenpläne benutzt. Der Kontenplan ist die unternehmensspezifische Ausgestaltung eines Kontenrahmens. Beispiele für Kontenrahmen sind der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie bzw. der DATEV-Standardkontenrahmen. Zu beachten ist im Krankenhaussektor die Anlage 4 zur KHBV.

Hauptbuch- und Nebenbücher Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz bzw. die Gewinn-und Verlustrechnung. Daneben gibt es weitere Nebenbücher, die bestimmte Hauptbuchkonten erläutern. Zum Hauptbuch gehören: Anlagenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung.

EDV Die Finanzbuchhaltung läuft mittlerweile mehr oder weniger elektronisch ab. Es gibt bereits Tools zur Unterstützung des elektronischen Belegflusses und zur elektronischen Archivierung. Die Verbuchung läuft zumeist über eine Software ab. Im Krankenhaussektor haben sich hier insbesondere Agfa (Orbis –E&S) bzw. SAP (IKLR) durchgesetzt. Durch den Einsatz elektronischer Datenverarbeitungsprogramme können Rationalisierungspotentiale gehoben werden. Zudem verringert sich auch die Fehleranfälligkeit. Teilweise gibt es in der Industrie auch bereits „outgesourcte“ Buchhaltungen. (Gesundheitswesen hinkt hier noch etwas hinterher). Läuft größtenteils über elektronische Datenverarbeitung ab. Dadurch sollen Rationalisierungspotentiale gehoben werden

Part 2: Buchführung und Geschäftsvorfälle 2.1 Doppelte Buchführung Grundsatz: Doppelte Buchführung → Doppelte Buchführung bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall zweimal gebucht wird: einmal auf der Sollseite eines Kontos und einmal auf der Habenseite des Gegenkontos Aufbau des Buchungssatzes: Konto mit der Sollbuchung „an“ oder „/“ Konto mit der Habenbuchung → Soll an Haben!! Beispiel: Bank an Kasse 1.000€ oder Bank / Kasse 1.000€ -

Sind nur zwei Konten betroffen, so spricht man von „einfachen Buchungssätzen“. Sind mehrere Konten betroffen, so spricht man von „zusammengesetzten Buchungssätzen“. Hinsichtlich der Kontenarten können „Bestandskonten“ und „Erfolgskonten“ unterschieden werden.

Kontenarten: Bestandskonten Bestandskonten werden aus der Bilanz abgeleitet bzw. Bestandskonten schlagen sich in der Bilanz nieder. Zu unterscheiden ist zwischen: − Aktivkonten (Gebäude, Grundstücke, Maschinen, Anlagen, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Kassenbestände, Bankguthaben, Vorräte etc.) Nehmen im Soll zu und im Haben ab. − Passivkonten (Rückstellungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Bankschulden etc.) Nehmen im Soll ab und im Haben zu.

Es gibt vier Grundtypen, die bei der Buchung auf Bestandskonten unterschieden werden: Aktivtausch: mindestens zwei Bilanzposten der Aktivseite betroffen; Zunahme eines Aktivpostens und Abnahme eines anderen Aktivpostens Beispiel: Krankenhaus A kauft Waren gegen Barzahlung ein (Waren (+); Kasse (-))

Passivtausch: mindestens zwei Bilanzposten der Passivseite betroffen; Zunahme eines Passivpostens und Abnahme eines anderen Passivpostens Beispiel: Krankenhaus A kann die Rechnung eines Lieferanten nicht begleichen, der Lieferant gewährt ein Darlehen (Verbindlichkeiten Lieferungen und Leistungen (-); Darlehensverbindlichkeit (+))

Bilanzverlängerung: sowohl Aktiv- als auch Passivposten betroffen, wobei es zu einer Werterhöhung kommt (= Zunahme bei beiden Konten) Beispiel: Krankenhaus A kauft ein MRT auf Ziel (Medizintechnik (+); Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (+))

Bilanzverkürzung: sowohl Aktiv- als auch Passivposten betroffen, wobei es zu einer Wertminderung kommt (= Minderung bei beiden Konten) Beispiel: Krankenhaus A begleicht die Rechnung aus dem MRT-Kauf per Banküberweisung (Verbindlichkeiten LuL (-); Bankguthaben (-))

Buchen auf Bestandskonten = erfolgsneutral

Erfolgskonten Wird durch einen Geschäftsvorfall ein Erfolg erzielt (Wertzuwachs oder -minderung), so sind Erfolgskonten zu bebuchen. Zu unterscheiden ist zwischen: − Aufwandskonten (Personalaufwand, Materialaufwand, sonstiger betrieblicher Aufwand, Zinsaufwand) − Ertragskonten (Erlöse aus allgemeinen Krankenhausleistungen, Erlöse aus Wahlleistungen, Nutzungsentgelte der Ärzte, sonstiger betrieblicher Ertrag)

Es gibt zwei Grundtypen, die bei der Buchung auf Erfolgskonten unterschieden werden: Ertragsbuchung: Führt zu einem Wertzuwachs Beispiel: Krankenhaus A stellt dem Patienten B eine Rechnung für die erfolgte Behandlung (Forderungen Lieferungen und Leistungen (+); Ertrag aus allgemeiner Krankenhausbehandlung (+))

Aufwandsbuchung: Führt zu einer Wertminderung Beispiel: Krankenhaus A bezahlt am Monatsende die jeweiligen Mitarbeiter (Personalaufwand (+); Bankguthaben (-)

Buchen auf Erfolgskonten = erfolgswirksam

Bei der Beantwortung der Fragestellung/des Sachverhalts ist immer zu prüfen: 1.Hat der Sachverhalt Auswirkungen auf den Gewinn / Verlust einer Einrichtung (erfolgsneutral / erfolgswirksam)? 2.Um welche Konten handelt es sich (Aktiv, Passiv, Aufwand, Ertrag) 3.Welche Position nimmt zu bzw. welche Position ab? 4.Auf welcher Seite hat das Konto zu stehen?

2.2 Buchhalterische Erfassung des Rechnungseingangs (wichtig) Der Grad der Unterteilung hängt vom jeweiligen Kontenplan ab, der in der Einrichtung Anwendung findet. Nachfolgend soll aus didaktischen Gründen jedoch eine tiefere Unterteilung unterbleiben und vom Aufwand RHB gesprochen werden. Roh-, Hilfs-und Betriebsstoffe lassen sich dabei wie folgt abgrenzen: Rohstoffe: Hauptbestandteil eines Endproduktes Hilfsstoffe: Gehen unmittelbar in das Erzeugnis ein, bestimmen jedoch nicht den Charakter des Erzeugnisses Betriebsstoffe: Notwendig um den Prozess der Leistungserstellung durchzuführen, ohne dass sie in das Fertigprodukt eingehen (Treibstoffe, Kühlmittel etc.) Der Wareneinkauf wäre entsprechend der bisherigen Logik erfolgsneutral. Erst wenn die Materialien verbraucht werden, müssten Sie als Aufwand erfasst werden. In der Praxis findet man allerdings zumeist eine andere Buchungslogik, bei der der Wareneinkauf / Wareneingang bereits als Aufwand erfasst wird. Der Ausgleich erfolgt über den ermittelten Warenbestand am Ende der Periode.

Beispiel 1: KH A kauft während des Geschäftsjahres 2017 RHB im Wert von 5.000 EUR auf Ziel ein. Zum 01.01.2017 belief sich der Bestand auf 10.000 EUR. Zum Jahresende beträgt der Bestand nur noch 7.000 EUR. Anfangsbestand

10.000€

Zugänge

5.000€

Verbrauch

8.000€

Schlussbestand

7.000€

Buchhalterische Erfassung der Zugänge: Aufwand RHB an Verbindlichkeiten LuL 5.000 EUR Buchhalterische Erfassung der Bestandsverminderung am Jahresende: Aufwand RHB an RHB 3.000 EUR (Anfangsbestand – Schlussbestand = 3.000)

Beispiel 2: KH A kauft während des Geschäftsjahres 2017 RHB im Wert von 5.000 EUR auf Ziel ein. Zum 01.01.2017 belief sich der Bestand auf 10.000 EUR. Zum Jahresende beträgt der Bestand 12.000 EUR. Anfangsbestand

10.000 EUR

Zugänge

5.000 EUR

Verbrauch

3.000 EUR

Schlussbestand

12.000 EUR

Buchhalterische Erfassung der Zugänge: Aufwand RHB an Verbindlichkeiten LuL 5.000 EUR Buchhalterische Erfassung der Bestandserhöhung am Jahresende: RHB an Aufwand RHB 2.000 EUR (Anfangsbestand + Schlussbestand = 2.000)

Daneben treten beim Wareneinkauf noch weitere Problemstellungen auf: Umsatzsteuer, Rücksendungen, Rabatte und Boni, Skonti, Anzahlungen

1. Umsatzsteuer Nach §1 UStG sind steuerbare Umsätze die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. Viele Produkte und Leistungen werden dabei nicht von einem Unternehmen alleine hergestellt – stattdessen durchlaufen die Produkte verschiedene Fertigungsstufen. Auf jeder Stufe der Wertschöpfungskette steigt der Wert eines Produktes im Regelfall. Ziel des Gesetzgebers: Wertezuwachs soll mit Umsatzsteuer belastet werden. Damit nur der Wertezuwachs besteuert wird, hat der Unternehmer die Möglichkeit, die bezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) bei der Berechnung seiner Umsatzsteuerschuld abzuziehen. In der Praxis bietet es sich an, die Vorsteuer und die Umsatzsteuer auf getrennten Konten zu erfassen (ggf. auch unterschiedliche Steuerschlüssel). Einkauf

Wert

Verkauf

Wert

Wareneinkauf

20.000€

Warenverkauf

30.000€

+ 19% USt

3.800€

+ 19% USt

5.700€

Verbindlichkeit

23.800€

Forderung

35.700€

Umsatzsteuer an Vorsteuer 3.800€ Umsatzsteuer-Zahllast: 1.900€ Umsatzsteuer = Vorsteuer macht ein UN beim Finanzamt positiv geltend und die MwSt. muss das UN an das Finanzamt abführen. Die Differenz zwischen USt und MwSt. belastet das UN.

Nicht alle Umsätze unterliegen der Umsatzsteuer. Zu unterscheiden sind: − Allgemeiner Steuersatz: 19 % (Standardfall -§12 Abs. 1 UStG) − Ermäßigter Steuersatz: 7 % (z.B. Grundnahrungsmittel, Bücher -§12 Abs. 2 UStG) − Steuerbefreite Umsätze: 0 % (z.B. Heilbehandlung, Krankenhausbehandlung -§4 Nr. 14 UStG) ! ABER: Wenn Leistungen Umsatzsteuerfrei sind, ist in der Regel auch der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§15 Abs. 2 UStG)

Was bedeutet dies für das Krankenhaus? • Das Krankenhaus wird überwiegend Umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen. • Allerdings heißt dies nicht, dass der Vorsteuerabzug für das Krankenhaus vollständig ausgeschlossen ist. • So erbringen beispielsweise eine Vielzahl von Krankenhäusern neben den umsatzsteuerfreien Leistungen auch umsatzsteuerpflichtige Leistungen (Kiosk, Parkplatzvermietung etc.). • Für diese Bereiche kann die Vorsteuer dennoch gezogen werden.

Beispiel 1: Vorsteuerabzug Unternehmen A kauft RHB im Wert von 20.000 EUR (zzgl. 19 % Vorsteuer) auf Ziel ein. Aufwand RHB 20.000,00

an

Verbindlichkeiten LuL 23.800,00

Vorsteuer 3.800,00 Beispiel 2: kein Vorsteuerabzug KH A kauft zur Behandlung eines Patienten medizinischen Bedarf in Höhe von 20.000 EUR (zzgl. 19 % Vorsteuer) ein. Aufwand RHB 23.800,00

2. Rücksendungen

an

Verbindlichkeiten LuL 23.800,00

In der Praxis kommt es häufig zur Problematik, dass die erhaltene Ware fehlerhaft ist. Bei der Rücksendung der Ware ist folgende Buchung vorzunehmen: Verbindlichkeiten LuL

an

Aufwand Roh-, Hilfs-und Betriebsstoffe Vorsteuer

Beispiel: Lieferant A übersendet uns 50 Packungen Betriebsstoffe im Wert von 500 EUR (zzgl. 19 % USt). Von den 50 Packungen erweisen sich 25 Packungen als beschädigt und werden zurückgesendet.

Buchung Wareneingang: Aufwand RHB 500,00

an

Verbindlichkeiten LuL 595,00

Vorsteuer 95,00 Buchung Rücksendung: Verbindlichkeiten LuL 297,50

an

Aufwand RHB 250,00 Vorsteuer 47,50

3. Rabatte und Boni Oft müssen Unternehmen nicht den vollen Preis bezahlen, sondern erhalten Rabatte + Boni. − Rabatte werden sofort beim Erwerb wirksam und damit auch bei der Rechnungserteilung in Abzug gebracht − Boni (z.B. Umsatzbonus) werden meist nachträglich gewährt

Beispiel Rabatt: Lieferant A übersendet uns 50 Packungen Nägel im Wert von 500 EUR (zzgl. 19 % USt). Er gewährt uns hier 10 % Rabatt. Buchung Wareneingang: Aufwand RHB 450,00

an

Verbindlichkeiten LuL 535,50

Vorsteuer 85,50 Beispiel Bonus: Am Jahresende stellt sich heraus, dass insgesamt Nägel im Wert von 20.000 EUR (netto) beschafft wurden. Ab einem Nettoumsatz von 20.000 EUR gewährt der Lieferant einen Bonus von 5 %. Buchung Boni: Verbindlichkeiten LuL 1.190,00

an

Lieferantenboni 1.000,00 Vorsteuer 190,00

4. Skonto

Damit der Lieferant möglichst rasch den Zahlungseingang erhält, wird häufig auf den Rechnungen Skonto eingeräumt. Beispiel Skonto: Lieferant A übersendet uns 50 Packungen Nägel im Wert von 500 EUR (zzgl. 19 % USt). Die Rechnung datiert vom 01.03.2017. Auf der Rechnung ist folgender Passus enthalten: Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen dürfen 3 % Skonto abgezogen werden. Buchung Wareneingang: Aufwand RHB 500,00

an

Verbindlichkeiten LuL 595,00

Vorsteuer 95,00

Am 05.03.2017 wird die Rechnung per Banküberweisung beglichen. Buchung Zahlungsausgang: Verbindlichkeiten LuL595,00 an

Bank 577,15 Lieferantenskonto 15,00 Vorsteuer 2,85

5. Anzahlungen Gerade bei größeren Bestellungen sind häufig auch Anzahlungen zu leisten. Die geleistete Anzahlung stellt eine Art Forderung dar und wird im Umlaufvermögen ausgewiesen. Der Unternehmer kann die Vorsteuer, die in der geleisteten Anzahlung enthalten ist, beim Vorliegen einer entsprechenden Rechnung abziehen. Beispiel Anzahlung: Wir geben eine Bestellung für Nägel im Wert von 10.000 EUR (netto) beim Lieferanten A auf. Dieser verlangt von uns 30 % Anzahlung und stellt uns diesbezüglich auch eine Anzahlungsrechnung.

Buchung Anzahlungsrechnung: Keine Buchung Begleichung der Anzahlungsrechnung: Geleistete Anzahlung 3.000,00

an

Bank 3.570,00

an

Verbindlichkeit LuL8.330,00

Vorsteuer 570,00 Buchung der Gesamtrechnung: Aufwand RHB 10.000,00 Vorsteuer 1.330,00

geleistete Anzahlung 3.000,00

2.3 Buchhalterische Erfassung des Rechnungsausgangs (wichtig)

Nachfolgend soll aus didaktischen Gründen beim Rechnungsausgang ausschließlich von Umsatzerlösen gesprochen werden. Die Subsummierung unter den Umsatzerlösen erscheint insbesondere durch die Einführung des Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetzes (BilRUG) auch als sachgerecht. Bis Ende 2015 zählten dabei nur Erlöse zu den Umsatzerlösen, die für die gewöhnliche Geschäftstätigkeit typisch sind. (§277 Abs. 1 HGB a.F.) Seit der Einführung des BilRuG zählt nun auch zu den Umsatzerlösen: -

Erlöse aus dem Verkauf von Produkten Erlöse aus der Vermietung oder Verpachtung von Produkten Erlöse aus der Erbringung von Dienstleistungen, die für die gewöhnliche Geschäftst...