Zusammenfassung Buchführung und Bilanzierung PDF

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Zusammenfassung Buchführung und Bilanzierung WS18/19...

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Vorlesung Buchführung und Bilanzierung

1.

Grundlagen- Zwecke, Pflichten und Systeme der Buchführung ...................................2 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3.

1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4.

1.3.

2.

Allgemein ..................................................................................................................................2 Vier Hauptzwecke des betrieblichen Rechnungswesens...............................................................2 Zwecke der Buchführung............................................................................................................3

Pflichten und gesetzliche Bestimmungen der Buchführung .......................................... 4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ......................................................................4 Rechtliche Buchführungspflichten ..............................................................................................6 Weitere Pflichten der Buchführung .............................................................................................8 Rechtsfolgen fehlerhafter Buchführung .......................................................................................8

System und Formen der Buchführung ........................................................................... 9

Das System der doppelten Buchführung......................................................................12 2.1. 2.1.1.

2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5.

Inventur und Inventar................................................................................................... 12 Inventurarten ............................................................................................................................ 12

Die Bilanz....................................................................................................................... 14 Definition ................................................................................................................................. 14 Aufbau und Struktur der Bilanz ................................................................................................14 Gliederung der Bilanz ...............................................................................................................15 Erläuterung wichtiger Bilanzpositionen..................................................................................... 16 Die Rolle des Eigenkapitals ...................................................................................................... 17

2.3.

Wirkungen von Geschäftsvorfällen auf die Bilanz ....................................................... 17

2.4.

Konto, Beleg und Buchungssatz.................................................................................... 20

2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4.

2.5. 2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.5.4. 2.5.5. 2.5.6. 2.5.7.

3.

Begriff und Zweck der Buchführung.............................................................................. 2

Das Konto ................................................................................................................................ 20 Buchung auf Aktiv- und Passivkonten....................................................................................... 20 Buchen von Buchungssätzen..................................................................................................... 21 Die Eröffnung und der Abschluss von Konten ........................................................................... 22

Gewinn und Verlustrechnung ....................................................................................... 24 Aufwendungen und Erträge ...................................................................................................... 24 Verbuchung von Aufwendungen und Erträgen .......................................................................... 24 Abschluss des GuV-Kontos ...................................................................................................... 26 Gewinnermittlung nach dem Gesamt- und Umsatzkostenverfahren............................................ 26 Privatkonten ............................................................................................................................. 28 Gemischte Konten .................................................................................................................... 28 Übersicht über den Zusammenhang der Konten.........................................................................30

Die Verbuchung des Warenverkehrs ........................................................................... 31 3.1.

Wareneinkaufs- und Warenverkaufskonten ................................................................ 31

3.2.

Abschluss der Konten.................................................................................................... 31

3.3.

Warenverkehr und Mehrwertsteuer ............................................................................ 33

3.3.1. Verbuchung der Mehrwertsteuer ............................................................................................... 34 3.3.1.1. Rücksendungen und Preisnachlässe..................................................................................35 3.3.1.2. Unentgeltliche Wertabgabe und Warenentnahme ............................................................. 36

3.4.

Rabatte, Boni, Skonti, ................................................................................................... 37

1

Teil 1 1. Grundlagen- Zwecke, Pflichten und Systeme der Buchführung 1.1. Begriff und Zweck der Buchführung 1.1.1. Allgemein Das betriebliche Rechnungswesen beinhaltet alle Maßnahmen zur: Zahlenmäßigen Erfassung Systematischen Aufbereitung Abbildung wirtschaftlicher Vorgänge Innerhalb eines Unternehmens und zwischen einem Unternehmen und der Umwelt (Lieferanten, Kunden, Banken, Staat) à Liefert Informationen über die finanziellen und leistungsmäßigen Beziehungen des Unternehmens zu seinen Märkten. à Röntgengerät des Managements: Instrument zur Erfolgsermittlung als auch der Entscheidungsvorbereitung Adressatenkreis: • •

Externe Interessenten: Staat, Aktionäre, Gläubiger Interne Interessenten à Planungs- und Kontrollrechnungen

1.1.2. Vier Hauptzwecke des betrieblichen Rechnungswesens 1. Ermittlung der Vermögens- und Schuldteile (Bestände) und des Erfolges am Jahresende wie auch unterjährig à Buchführung und Jahresabschluss 2. Kostenermittlung, Preisbildung und Preisprüfung à Kostenrechnung 3. Überwachung der Wirtschaftlichkeit des Betriebsgeschehens à Statistik 4. Informationsbasis für Entscheidungen zur Festlegung des Künftigen betrieblichen Geschehens à Planung

2

Bestandteile des Betrieblichen Rechnungswesen Betriebliches Rechnungswesen

Externes Rechnungswesen

Internes Rechnungswesen

Geschäfts- und Finanzbuchhaltung

Statistik

Kosten u. Leistungsrechnung

Zeitrechnung

Vergleichsrechnung

Stück- u. Zeitrechnung

Buchführung

Jahresabschluss (Bilanz und GuV)

Dokumentation nach gesetzl. Vorschriften

Geschäftserfolg und Veränderung Kapital

Kostenartenrechnung

Kostenträgerrechnung

Kalkulation

Kostenstellenrechnung

Kurzfristige Erfolgsrechnung

Planungsrechnung

Planbilanz u. GuV Kosten, Finanz- u. Liquiditätsplanung

Externes Rechnungswesen

Abweichungsanalyse

Abb. in Anlehnung an Hufnagel/ Holdt S. 4

Im Folgenden beschäftigen wir uns nur mit dem Externen Rechnungswesen, d.h. mit der Buchführung und dem Jahresabschluss.

1.1.3. Zwecke der Buchführung Alle Geschäftsvorfälle und mit ihnen verquickte Privatvorgänge laufend, lückenlos in Geldgrößen zu erfassen, zu verbuchen und zu dokumentieren und dabei zeitnah planmäßig klar und nachvollziehbar vorzugehen. D.h. die Finanzbuchhaltung verzeichnet chronologisch, systematisch und ordnungsgemäß alle in Zahlenwerten festgehaltenen Geschäftsvorfälle (i.w. Sinne) zwischen Gründung und Liquidation oder Konkurs des Unternehmens. Sie beinhaltet eine Bestandsrechnung (Bilanz) und eine Erfolgsrechnung (Gewinn und Verlustrechnung). Buchungspflichtige Geschäftsvorfälle • • • • • • •

Anschaffung von Vermögensgegenstände (Bsp. Grundstücke, Maschinen etc.) Aufnahme von Schulden (Lieferantenkredite, Darlehen) Verkehr von ein- und ausgehenden Waren (Einkauf, Verkauf) Geldverkehr Betriebliche Rechte und Pflichten (Patente oder Haftung für Schäden) Die Verwendung der erreichten Gewinne bzw. Verluste Innerbetriebliche Güter und Leistungsverbräuche einschließlich verrechneter Kosten und Leistungen

Buchungspflichtige Privatvorgänge • •

Entnahme von Geld und Waren aus dem Unternehmen für private Zwecke Einlagen von Geld und Vermögensgegenständen aus dem privaten Bereich für betriebliche Zwecke

3

Weitere Zwecke der Buchführung 1. Fundamentierung der Rechnungslegung, d.h. gesetzlichen Vorschriften nachkommen um: • Vorsorge für betriebsindividuelle Rechenschaft • Sicherung des Rechtsverkehrs • Voraussetzungen für einheitliche Rechnungslegungen von Unternehmen schaffen 2. Schutz von Gläubigern und Gesellschaftern 3. Schaffung von Besteuerungsgrundlagen 4. Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen à die Buchführung dient als Basis für viele andere Daten.

1.2. Pflichten und gesetzliche Bestimmungen der Buchführung Die Buchführung verarbeitet sowohl freiwillige wie auch gesetzlich vorgeschriebene Geschäftsvorfälle

1.2.1. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Die GoBs sind ein System von Regel, deren Systematik und Inhalt nicht durch gesetzliche Vorschriften sondern durch Gewohnheitsrecht, Handelsbräuche und Verkehrsanschauungen bestimmt werden. Dennoch kann unterschieden werden in GoBs mit Rechtsnormqualität und ohne Rechtsnormqualität, d.h. das Bilanzrichtliniengesetz und HGB hat viele bisher praktizierten GoBs gesetzlich normiert, d.h. kodifiziert (siehe unten) 1. Richtigkeit und Willkürfreiheit Materielle Richtigkeit à Geschäfts- und Privatvorgänge sollen dargestellt werden, wie es ihrem tatsächlichen Inhalt entspricht (präzise Bezeichnung, richtige Zahlen) Formelle Richtigkeit à Tatbestand und Beschreibung sind für Dritte verständlich und wahr darzustellen Willkürfreiheit à frei von subjektiven Komponenten und sachfremden Erwägungen

2. Klarheit, Übersichtlichkeit und Nachprüfbarkeit Ein sachverständiger Dritte muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen können. • •

Vollständige, lesbare Belege und Aufzeichnungen, keine Buchung ohne Beleg Sachgerechte, Kontenrahmen gesteuerte Kontierung

4

• • • • •

Eindeutige Zuordnung der Belege und Aufzeichnungen zu den Buchungssätzen und Buchungen Klare Postengliederung und eindeutige Postenbezeichnung Unsaldierte Ausweisung, Bruttoprinzip Einzelbewertung der Wirtschaftsgüter Verständliche und rekonstruierbare Systematik der Buchführung

3. Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit

4. Grundsatz der Kontinuität Formelle Kontinuität: o Schlussbilanz per 31.12.01= Eröffnungsbilanz per 1.1.02 o Beibehaltung der Gliederungsschemata und Prinzipien o Jahresabschlusserstellung zum gleichen Zeitpunkt Materielle Kontinuität: o Bewertungsstetigkeit o Wertstetigkeit

5. Vorsicht, Realisation und Imparität Realisationsprinzip: Erfolge dürfen erst dann dargestellt werden, wenn sie realisiert werden. Bsp. Kursanstieg von Aktien Imparitätsprinzip: nicht realisierte Gewinne dürfen nicht aber nicht realisierte Verluste müssen ausgewiesen werden. à Grundsatz der Vorsicht eines der wichtigsten GoB; der Kaufmann darf seine wirtschaftliche Lage nicht günstiger darstellen als sie ist.

6. Sachliche und zeitliche Abgrenzung Sachliche Abgrenzung: Aufwendungen müssen in der Periode wirksam werden, in der ihnen entsprechende Erträge gemäß dem Realisationsprinzip gegenüber stehen. Falls keine direkten Erträge im Zusammenhang dann: Zeitliche Abgrenzung: Erträge und Aufwendungen müssen in der Periode wirksam werden, zu der sie wirtschaftlich gehören (Bsp. im voraus gezahlte Miete)

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1.2.2. Rechtliche Buchführungspflichten Das Handelsrecht (HGB) ist das Gesetzbuch für Kaufleute. Es enthält im Dritten Buch Vorschriften zur Führung von Handelsbüchern. § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen. § 1 Abs. 1 HGB: Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuches ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

Kaufmann nach HGB Gewerbetreibende

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG)

gemäß § 1 HGB

gemäß §§ 7,11 GmbHG u. § 36 AktG

mit kaufm.

ohne kaufm.

Orgaisation

Organisation

Land- und Forstwirte gemäß § 3 HGB

Kannkaufleute Mit Wahlrecht zur Eintragung Eintrag in das Handelsregister wirkt deklaratorisch

Formkaufleute kraft Rechtsform

Eintrag in das Handelsregister wirkt konstitutiv

Wenn keine Eintragung in das Handelsregister erfolgt

Kaufmann im Sinne des HGB

Nichtkaufmann als Status

hier gilt das HGB

(hier gilt das BGBt)

Nicht- Kaufmann

Freiberufler

Kleingewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte

Scheinkaufmann gemäß § 5 HGB

nicht wenn er Formkaufmann ist Kannkaufleute gem. § 2 HGB, die nicht in das Handelsregister eingetragen sind

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Anmerkung: Nicht-Handelsgesellschaften (Bsp. Stille Gesellschaften, GbR, eG) sind auch buchführungspflichtig. Allerdings liegt hier die Buchführungspflicht nicht bei der Gesellschaft sondern den Gesellschaftern. Handelsrechtliche Vorschriften für alle Kaufleute (§§ 238-263 HGB) • • •

•

Buchführungspflicht (§ 238 abs. 1 HGB) Jährliche Bestandsaufnahme, Aufstellung einer Bilanz und GuV-Rechnung (§ 240 Abs. 1 und 2, § 242 Abs. 1 und 2 HGB) Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss (§§ 242-256 HGB) o Ansatzvorschriften o Bewertungsvorschriften Vorschriften zur Aufbewahrung und Vorlage von Buchführungsunterlagen (§§ 257263 HGB)

Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften (§§ 264-289 HGB) •

• •

Gliederungs- und Ausweisvorschriften o Bilanz (§ 266 HGB) o Gewinn und Verlustrechnung (§ 275 HGB) o Anhang (§§ 284 ff. HGB) o Lagebericht (§ 289 HGB) Eingeschränkte Bilanzierungs- und Bewertungswahlrechte Vorschriften über Offenlegung und Prüfung des Jahresabschlusses (§266, 325 ff HGB)

Steuerrechtliche Vorschriften (§§ 140-147 AO) • •

• •

•

Buchführungspflicht (§ 140 AO) à bestätigt lediglich die handelsrechtliche Buchführungspflicht Erweiterung des Kreises der Buchführungspflichtigen, unabhängig von der Kaufmannseigenschaft (§ 141 Abs 1 AO), wenn eines der folgenden Merkmale erfüllt ist: o Gesamtumsatz im Kalenderjahr > 500.000,- € o Betriebsvermögen > 125.000,- € o Wirtschaftswert (= Einheitswert der landwirtschaftlich genutzten Fläche ohne Wohngebäude) > 40.000,- € o Gewinn aus Gewerbebetrieb / Land und Forstwirt. > 48.000,- € Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich für Gewerbetreibende (§5 Abs. 1 EStG) am Ende und am Anfang des Wirtschaftsjahres Gewinnermittlung als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (Überschussrechnung, § 4 Abs 3 EStG) für Angehörige der freien Berufe, nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende, nicht buchführungspflichtige Land- und Forstwirte Aufzeichnungspflicht nach dem EStG, EStDV, dem UmStG, der UStDV, der AO (z.B. der Warenein- und –ausgang nach § 143 AO)

à Das Steuerrecht erhebt originäre Anforderungen, so dass bestimmte Voraussetzungen dazu verpflichten für steuerliche Zwecke Bücher zu führen.

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1.2.3. Weitere Pflichten der Buchführung Aufbewahrungsfristen § 257 HGB, Abs 1 Handelsrechtlich: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. 2. Die empfangenen Handelsbriefe 3. Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe 4. Belege für die Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs 1 HGB zu führenden Bücher Für 1. und 4. à 10 Jahre, den Rest 6 Jahre § 147 Abs 1 AO Steuerrechtlich: wie handelsrechtlich nur zusätzlich 1. 5.

Bücher und sonstige Aufzeichnungen sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Freiwillige Führung der Bücher Werden Bücher freiwillig geführt unterliegen sie grundsätzlich den gleichen Anforderungen und gesetzlichen Bestimmungen.

1.2.4. Rechtsfolgen fehlerhafter Buchführung Es kann zwischen formellen und materiellen Mängeln unterschieden werden. Formelle Mängel: • Das Fehlen von Belegen und Büchern einschließlich Buchungen • Unsystematische, Lücken aufweisende, nicht zeitnahe Verbuchung • Fehlen von Personen- und Sachkonten • Unvorschriftsmäßig aufgezeichnete Warenein- und ausgänge • Fehlende körperliche Inventuraufnahme • Verspätet erstellter Jahresabschluss Materielle Mängel: • Gefälschte Belege, Bücher und Buchungen • Inhaltlich unzutreffenden Buchungen und irreführenden Bezeichnungen von Konten

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• • •

Falsche Angaben von Mengen, Preisen, Beträgen und Bewertungen Unrichtigen Bilanzausweisen und -ansätzen Verschleierten Darstellungen der wirtschaftlichen und finanziellen Lage

Folgen • •

• •

•

Erkannte Fehler sind auf der Grundlage von Belegen oder sonstigen Unterlagen zu berichtigen. Bei einer Beeinträchtigung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist im HGB nur für Kapitalgesellschaften eine Bußgeld- oder Strafandrohung möglich. Bei prüfungspflichtigen Unternehmen hat der Abschlussprüfer bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung den Bestätigungsvermerk einzuschränken bzw. zu versagen (§322 Abs. 3 HGB) Ein ordnungswidrig festgestellter aktienrechtlicher Jahresabschluss kann nach § 256 HGB nichtig sein; gegebenenfalls mit strafrechtlichen Konsequenzen für Vorstand und Aufsichtsrat (§§ 339 ff. AktG, §§ 331 ff HGB Strafrechtliche Konsequenzen bei Verletzung der Buchführungspflichten als Folge von Wirtschaftsstraftaten in Verbindung mit einem Konkurs ergeben sich aus § 283b StGB. Bei Steuergefährdung, leichtfertiger Steuerverkürzung und Steuerhinterziehung können Geldbußen bzw. Freiheitsstrafen verhängt werden.

1.3. System und Formen der Buchführung Kameralistische Buchführung Rechnungsstil der öffentlichen Verwaltung. Es werden nicht Einnahmen und Ausgaben, Aufwendungen und Erträge kontenmäßig gegenübergestellt, sonder getrennte Einnahmen und Ausgabenrechnungen mit Soll- und Istspalten geführt.

Kaufmännische Buchführung Hier muss unterschieden werden zwischen der einfachen und doppelten Buchführung. Die Einfache Buchführung ist nach der doppelten Buchführung entstanden und ist nur für einfache Geschäftsvorfälle geeignet. Sie kennt keine Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz wird aus dem Inventar entwickelt und konzentriert sich meistens auf die Erfassung von Zahlungsvorgängen. Sie umfasst: • •

Ein Grundbuch, in dem alle Vorfälle in zeitlicher Reihenfolge festgehalten werden Ein Hauptbuch, mit Personenkonten für Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren).

In beiden Büchern findet keine sachliche Gruppierung statt.

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Die Doppelte Buchführung ist ein anspruchvolleres, geschlosseneres Kontensystem. • •

Bei jedem B...