Admin istracion en las Organizaciones PDF

Preview

Summary

super completo...

Description

Administración en las Organizaciones

Organización: Conjunto de personas, empleos, sistemas, funciones, oficinas, dependencias que componen una institución social, la cual se rige por reglas propias. Ejemplo (Familia, Iglesia). Empresa: Unidad económica de producción de bienes o servicios con la finalidad de obtener ganancias. Toda empresa requiere de trabajo, capital humano y recursos materiales. Diferencia entre organización y empresa: Organización es una institución y el objetivo es de orden social, la empresa es una modalidad especifica de la organización y el objetivo es económico o de lucro. Características de la organización   

Siempre se incluye a personas Existe interacción entre los individuos, los cuales pueden ordenar de acuerdo con el tipo de estructura organizacional Los intereses personales de los miembros y el objetivo de la organización persiguen aspectos similares

Porque son necesarias las organizaciones? 1. Para el logro de los objetivos: Toda organización tiene una finalidad. 2. Para conservar la experiencia: Se debe contar con memoria colectiva (se registra, documenta, conserva información de gran valor). 3. Lograr la permanencia.

Modalidades de la organización

Por estructura legal Persona física: Individuo capaz de contraer obligaciones y ejercer derechos Persona moral: Agrupación de individuos que se unen con una finalidad determinada. Por su finalidad Lucrativa: Empresas que buscan beneficio económico, son creadas para producir bienes y servicios rentables (Ejemplo: Escuela particular- a pesar de que busca impartir conocimiento al igual busca la generación de ganancias). No Lucrativas: Manejan recursos pero sin perseguir fines económicos o utilidades, su propósito es cumplir con una función social (Ejemplo: Escuela pública-fin es impartir educación gratuita) Por el origen de su capital Privada: Administradas y constituidas por empresarios, principal objetivo ganar dinero. Publica: Aquellas que trabajan en función del estado debido al grado de importancia que tienen, también se incluyen a las organizaciones que buscan fines sociales. Por su actividad Industriales: Estas empresas se dedican a las actividades económicas de transformación de materia prima. Agrícolas: Esta integrado por cuatro ramas productivas-Silvicultura(cultivo), Pesca, agricultura, ganadería.

Comerciales: Se refiere a los negocios que se encargan de la compra-venta de productos satisfactores. De servicios: Se dedican a vender servicios (ejemplo: clínica, restaurante, etc)

El origen del concepto de empresario se remonta a las teorías de Adam Smith, quien publica “en 1776 el Ensayo sobre la naturaleza y las causas de la riqueza de las naciones, en el que sostiene que la riqueza procede del trabajo” En 1759 en su teoría de los sentimientos morales aborda la conducta humana, en donde “…explica el origen y funcionamiento de los sentimientos morales como son el resentimiento, la venganza, la virtud, la admiración, la corrupción y la justicia…” (Economía Política Clásica, s.f., párr. 10). En 1776 en su tesis central del Ensayo sobre la naturaleza y las causas de la riqueza de las naciones, aborda el bienestar social como la clave para el crecimiento económico, el cual se potencia mediante la división del trabajo y la especialización. Una peculiaridad de la obra es que gracias a la apelación y al egoísmo en los particulares se logra el bienestar general. Hasta nuestros días el hombre continúa alcanzando objetivos siempre y cuando obtenga lo que necesita de otro, es decir, cubriendo las necesidades propias a expensas de los demás. ¿Qué es un empresario? Es el accionista de una empresa, propietario de una parte o dueño de toda la organización. Por lo general, el empresario es quien crea y administra su propia empresa. Sus funciones principales son: Buscar oportunidades de mejora económica. Administrar los recursos financieros. Realizar las gestiones necesarias de acuerdo con las necesidades de la empresa. Afrontar los retos y asumir responsabilidades. Motivar al personal y ejercer liderazgo. Manejar conflictos. Cuidar el proceso de selección y capacitación de su personal.

https://www.youtube.com/watch?v=f-MsTVIzIiQ https://www.youtube.com/watch?v=LLWPyH2O0Ms

Planeación y organización

La administración es una actividad que se basa en cuatro elementos (1. Planeacion, 2.Prganizacion, 3.Direccion, 4.Control) Es una etapa del proceso administrativo que consiste en determinar los resultados, condiciones futuras y elementos necesarios para que in organismo social/empresa funcione correctamente. La planeación es importante en las empresas porque por medio de ella se diseña una visión, se analiza el entorno de la organización y se seleccionan estrategias y tácticas para lograr el objetivo general de la empresa. https://www.youtube.com/watch?v=yetmjkn-A-c

Antiguamente, se iniciaba una empresa a partir de lo que el empresario sabía hacer, pero hoy en día es importante planear cuestiones como las siguientes antes de iniciar un negocio:   

¿Qué es lo que el cliente pide? ¿Cuánto está dispuesto a pagar por el producto? ¿Qué calidad busca en el producto?

Una vez identificadas las necesidades del cliente se puede analizar:  

¿Qué se está dispuesto a producir? ¿Qué recursos se tienen para iniciar el proyecto o cuáles se necesitan adquirir? Algunos de los beneficios que reflejan la importancia de la planeación son:

    

Promover el desarrollo de la empresa Reducir los niveles de incertidumbre Identificar las condiciones del medio ambiente Establecer esquemas de trabajo (planes) Tomar decisiones basadas en hechos y no en emociones

Métodos y técnicas utilizados en la planeación y control

Para que un administrador haga su labor existen diferentes métodos y técnicas que se aplican en una organización. Puede utilizar estas herramientas no sólo en la etapa de planeación, sino también en todas las etapas del proceso administrativo. Entre las más conocidas están: 

 o

o

o 



Gráfica de Gantt: sirve para mostrar gráficamente los tiempos y actividades que se realizarán a lo largo de un proyecto; es aplicable en todos los procesos de la organización, pero cobra mayor importancia en el área de producción. Herramientas para la toma de decisiones: a)Cuantitativas: investigación de operaciones, redes CPM (Critical Path Metod), PERT (Program Evaluation and Review Technique), RAMPS (Simulation Software for Modelling Reliability, Availability and Maintainability) modelos de inventarios, teoría de juegos, árboles de decisión. b)Técnicas de ingeniería económica: el valor presente neto, la Taza Interna de Retorno (ROI), el análisis de recuperación y el punto de equilibrio son técnicas que nos ayudan a tomar decisiones en las finanzas de la empresa, sobre todo dónde invertir o cuántos días se le darán a los clientes para que paguen sus facturas. c)Métodos cualitativos: Delfo, lluvia de ideas, técnicas de grupo. El benchmarking es un análisis comparativo en el cual una empresa analiza a sus principales competidores para detectar aquellas estrategias que están siguiendo y que les resultan exitosas. Las herramientas de calidad, como el diagrama de Pareto, la gráfica de Ishikawa, el diagrama de dispersión, la hoja de verificación, el histograma y el muestreo estratificado son útiles en los procesos normales de la organización y ayudan a tomar decisiones en la producción para determinar la calidad.

Proceso de planeación y redacción de objetivos: fórmula SMART El proceso de planeación contiene los siguientes elementos: propósitos, investigación, premisas, objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y presupuestos. Cada uno de ellos tiene una finalidad y características propias que orientan al administrador en la toma de decisiones. 

Propósitos. Son los deseos o fines necesarios para la empresa que ayudan a formar los cimientos de la misma. Constituyen la esencia para formular un plan y son fundamentales porque proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Características de los propósitos: ser básicos, genéricos o cualitativos (no se expresan en cantidad) y permanentes.



Investigación. Es el proceso en el que mediante métodos científicos se obtiene información relevante de la conducta o de fenómenos que pueden afectar o beneficiar a la organización. Proceso de la investigación:

a)Definición del problema b)Obtención del problema mediante la observación, experimentación, encuesta y

o o

muestreo o o o 

c)Determinación de la hipótesis d)Comprobación de la hipótesis e)Presentación del informe Premisas. Son circunstancias que pueden presentarse en situaciones futuras y pueden afectar el curso de acción de la empresa directa o indirectamente. Debemos tener presente que si queremos realizar un plan, puede haber eventos que cambien el rumbo de acción de la organización y por ello es importante preverlos. Tipos de premisas. Internas (dentro de la organización) y externas (factores del medio ambiente que pueden afectar o beneficiar a la organización). Ejemplo ¿Cómo nos afecta en los próximos 5 años la economía de Estado Unidos? ¿Qué impacto tendrán en nuestra empresa las reformas: energética, hacendaria, laboral?



Objetivos. Los objetivos representan los resultados que la organización espera obtener. Son metas por alcanzar. En este punto cabe señalar que los objetivos se diferencian de los propósitos porque en los primeros se especifican distintas características de la meta por cumplir, mientras que los segundos solamente son ideas que se pretenden cumplir. Por ejemplo:

o o

Un propósito sería: quiero bajar de peso el año que entra. Un objetivo sería: en el 2015 bajaré cinco kilos de los 60 que peso actualmente, siguiendo una dieta recomendada por un nutriólogo. Una manera de recordar todas las características de los objetivos es con el acrónimo en inglés SMART, que significa Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-bound. Estas palabras se traducen al español como: eSpecíficos, Medibles, reAlizables, Realistas, limitados en Tiempo. En este sentido, los objetivos deberán ser:

o o o o o

Específicos porque son claros en relación al qué, dónde, cuándo y cómo lograr o cambiar una situación. Medibles porque deben cuantificar los fines y beneficios. Realizables porque se debe tomar en cuenta la disposición de los recursos y las capacidades disponibles para lograr el objetivo. Reales porque se tienen los medios para realizarlos. Limitados en tiempo porque tienen fecha de vencimiento. Estas características son importantes porque permiten evaluar el objetivo en un tiempo determinado.

Ejemplo Ejemplo de un objetivo con todas las características mencionadas: Durante el 2015 aumentaremos un 5% la capacidad de producción de los productos “A”, en comparación con el 2014. o o

o o 

Es temporal porque menciona cuándo se logrará el objetivo: durante el 2015. Es realizable y real porque aumentar el 5% está dentro de los parámetros normales de crecimiento de la empresa. Si dijera aumentar el 100% se establecería un rango muy alto y se necesitaría un análisis para evaluar si la empresa está en condiciones de extender en ese rango su capacidad. Es medible porque da una cantidad por cumplirse (5%) y muestra un parámetro de medición; en este caso, el año 2014. Es específico porque menciona la capacidad de producción de los productos “A”. Estrategias. Son el camino que habrá de seguir para llegar a la meta, tomando en cuenta los recursos, tiempo y esfuerzos para realizarlos de manera más favorable. Características de las estrategias: su vigencia está relacionada con los objetivos de la organización, pero se establecen por áreas funcionales de la organización y por niveles jerárquicos.



Políticas. Son una guía de acción que ayuda a tomar decisiones en situaciones que se dan constantemente en la empresa. Características e importancia: facilitan la delegación de autoridad, motivan y estimulan al personal, evitan pérdidas de tiempo, otorgan márgenes de libertad en la toma de decisiones, indican al personal cómo actuar en sus operaciones. Ejemplo Ejemplo de una política: Es requisito indispensable para la contratación del personal operativo que el nivel de estudios de los candidatos sea de preparatoria o equivalente.



Programas. Son el listado y cuantificación del tiempo en cada uno de los procesos y actividades necesarios para lograr un objetivo. Características de los programas: son tácticos (para un área de actividad) y operativos (en cada sección de un área de actividad).



Procedimientos. Münch y García (2004) los definen como “el orden cronológico y las secuencias de actividades que deben seguirs en la realización de un trabajo repetitivo” (p. 99). Por lo tanto, gracias a ellos se pueden definir tiempos y acciones a seguir para lograr un proceso de la empresa. La diferencia entre programa y procedimiento es que el primero indica qué hacer y el segundo cómo hacerlo.

Características e importancia: los procedimientos son específicos, detallados e importantes porque determinan un orden cronológico para realizar las actividades, promueven la eficacia y la especialización, delimitan responsabilidades, evitan duplicidad y determinan la manera en que deben ejecutarse las actividades, el tiempo para hacerlo y quién es el responsable. 

Presupuestos. Son el conjunto de actividades que deberán realizarse para alcanzar la meta, expresado en términos económicos. Importancia y tipos: los presupuestos son un elemento necesario para planear porque de esta manera se vuelven cuantificables las proyecciones, ya que ayudan a evaluar el desempeño de las áreas administrativas y es un tipo de control. Entre los principales tipos de presupuestos están los estratégicos o corporativos, los tácticos o departamentales y los operativos. La planeación también tiene principios que ayudan a tomar decisiones de manera racional:

 

  

Factibilidad. Los planes deben tener las condiciones adecuadas para poder ejecutarse, es decir, los recursos, el equipo, las personas y las condiciones, entre otros elementos. Objetividad y cuantificación. La planeación debe basarse en hechos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. La confianza de la planeación debe ser expresada en tiempo-dinero, resaltando las cantidades. Flexibilidad. Se debe mantener un margen de holgura para afrontar situaciones imprevistas. Unidad. Todos los planes específicos deben nacer del plan general de la organización. Del cambio de estrategias. Cuando un plan abarca más tiempo de lo planeado se deben hacer ajustes para evitar gastos a la organización. Las organizaciones están en un ambiente global de negocios y como tal deben evolucionar. Ahora que conoces las diferentes etapas, principios y técnicas del proceso de planeación es importante que analices la primera parte del proceso de la planeación estratégica, que es un modelo vanguardista muy semejante al proceso de planeación, pero mucho más completo.

El proceso de planeación estratégica La planeación estratégica se lleva a cabo en la cúpula organizacional y consiste en la determinación de las metas y objetivos a largo plazo en una empresa, la adopción de cursos de acción y la distribución de acciones necesarias para lograr los propósitos desde una perspectiva estratégica. Lo que la diferencia del proceso de planeación como tal, es el hecho de que se lleva a cabo desde una perspectiva macro de la organización. El proceso de planeación estratégica se divide en dos fases: 



Formular estrategias. En esta fase la empresa debe definir su misión y visión, así como diagnosticar los elementos del medio ambiente interno y externo de la organización, con la finalidad de establecer objetivos a largo plazo y con base en ello definir las estrategias para alcanzarlos. Implementar las estrategias. En esta fase se definen objetivos anuales, se diseñan políticas y procesos, pero además se debe adaptar la estructura organizacional a la estrategia seleccionada.

En este punto es importante motivar al personal al hacerlo parte del proceso con la finalidad de crear una cultura organizacional que ayude a alcanzar el objetivo o los objetivos de la empresa, según sea el caso. La formulación de estrategias es el detonador de la estructura que acotará al plan, debido a que es en esta fase en donde se define con claridad la misión, la visión, la filosofía, adicionalmente a la realización del análisis diagnóstico del medio ambiente interno y externo de la empresa; dicho diagnóstico también es conocido como FODA. Con la intención de que tengas una idea más clara de estos elementos a continuación serán descritos. ¿Qué es la misión? Consiste en una definición que señala cuál es la razón de ser o de existir de la organización. En ella se establece la filosofía, los valores y los principales objetivos organizacionales, así como la necesidad social que se desea satisfacer. Una guía primordial para redactar la misión de cualquier organización es contestar las siguientes preguntas:   

¿Qué hace la empresa? ¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace? Es importante que al preguntar el para qué se considere en la respuesta una clara y sana relación con el bienestar social porque con ello se resalta una misión más humana de la empresa; en contraposición a intereses de empresarios que sólo buscan generar beneficios personales. Cuando se apuesta por un bienestar social se demuestra que la organización piensa en los demás y no sólo en los beneficios propios. Ejemplo A continuación revisa la misión de una empresa productora de botanas (papas fritas):



¿Qué hace la empresa? En la empresa Sonrisas somos fabricantes de botanas saludables para toda la familia.



¿Cómo lo hace? Con materia prima de la mejor calidad y bajo un estricto control de calidad.



¿Para qué lo hace? Para contribuir al bienestar y a la salud del consumidor.

Misión completa: En la empresa Sonrisas somos fabricantes de botanas saludables para toda la familia, con materia prima de calidad y bajo un estricto proceso de control de calidad, con la finalidad de contribuir al bienestar y a la salud del consumidor. ¿Qué es la visión? Se refiere al enunciado del principal objetivo o meta de la organización. La visión esclarece la dirección de la organización a largo plazo y muestra su intención estratégica. Ejemplo La visión de PepsiCo es la siguiente: “Deleitar al consumidor y ser la compañía líder en alimentos y bebidas deliciosos y que vayan en línea con las preferencias de los consumidores de las localidades en donde estamos presentes” (PepsiCo México, 2010, párr. 1). Como te diste cuenta esta empresa busca el liderazgo en su industria y contar con la preferencia de los consumidores. ¿Qué es la filosofía de una empresa? Es el conjunto de creencias o valores de una organización. Entre los principales valores instituciones se encuentran: la puntualidad, el respeto, la tolerancia y el trabajo en equipo, sólo por mencionar algunos. Los valores son importantes porque determinan la conducta de la empresa en el entorno, es decir, son el respeto que la empresa debe tener hacia sus consumidores, el medio ambiente y la sociedad en general. Después de definir la misión, visión y filosofía se debe analizar el medio ambiente de la organización y determinar si éste traerá beneficios o perjuicios. A continuación se describirán los aspectos a considerar para un análisis del medio ambiente, lo cual se representa a través de una técnica muy útil conocida como FODA. Análisis del medio ambiente interno y externo: diagnóstico FODA FODA son las siglas de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que puede tener una empresa, tal como se describe a conti...