M2 Admin istración en las organizaciones PDF

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Resumen completo de la materia, incluyo todos los apuntes necesarios...

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Administración en las organizaciones 1. ¿Qué son las organizaciones? Organización: La organización consiste en un “conjunto de personas, sistemas, empleos, funciones, oficinas, instalaciones y/o dependencias que componen una institución social, la cual se rige por usos, reglas, políticas y costumbres propias. Además, toda organización se maneja por un fin u objetivo específico” (Garza, 2000, p. 32). Empresa: La empresa consiste en una unidad económica de producción de bienes o servicios y su finalidad es obtener ganancias. Toda empresa requiere de trabajo, capital humano y recursos materiales.

2. Modalidades de organización

Por su estructura legal Personas físicas. Consiste en un individuo con la capacidad de contraer obligaciones y ejercer sus derechos. Personas morales. Consiste en la agrupación de individuos que se unen con una finalidad determinada. Por su finalidad Lucrativas. De acuerdo con Garza (2000) organizaciones lucrativas son las siguientes:

las

características

de

las

Son empresas que buscan un beneficio de tipo económico. Son creadas con la finalidad de producir bienes y servicios rentables. Son constituidas por personas que buscan incrementar su capital y obtener utilidades que se denominan dividendos. No lucrativas. Las características de las organizaciones no lucrativas son las siguientes:

Se distinguen por manejar recursos, pero sin perseguir fines económicos o utilidades que se denominen en dividendos. Su propósito es cumplir con una función social. Por el origen de su capital Privada. Son constituidas y administradas por los empresarios. El objetivo principal de estas empresas es ganar dinero, es decir, se busca obtener un beneficio económico y que además sea rentable. Por ejemplo, una PyME (Pequeña y Mediana Empresa). Pública. Son aquellas que trabajan en función del Estado debido al grado de importancia que tienen. También se incluye en esta categoría a las organizaciones que persiguen fines sociales. Por su actividad Industriales. Estas empresas se dedican a las actividades económicas de transformación de materia prima. Por ejemplo, productos del vestido, del calzado, del alimento, del reciclaje, etc. Agrícolas. Este sector económico está integrado por cuatro ramas productivas: silvicultura, pesca, agricultura y ganadería. Por ejemplo, en la silvicultura tenemos la conservación de bosques y extracción de productos como la resina. En la pesca, encontramos los criaderos de truchas. La agricultura se dedica al cultivo de granos y, finalmente, la ganadería realiza la crianza de ganado bovino, porcino, etc. Comerciales. Se refiere a los negocios o establecimientos que se encargan de la compraventa de satisfactores. Por ejemplo, una tortillería, una panadería, una tienda de abarrotes, etc. De servicios. Se dedican a “vender” servicios. Por ejemplo, un banco, una clínica, un estilista o peluquero, un asesor financiero, un restaurante, un hotel, etc.

3. Concepto de empresario Es el accionista de una empresa, propietario de una parte o dueño de toda la organización. Por lo general, el empresario es quien crea y administra su propia empresa. Sus funciones principales son: Buscar oportunidades de mejora económica. Administrar los recursos financieros.

Realizar las gestiones necesarias de acuerdo con las necesidades de la empresa. Afrontar los retos y asumir responsabilidades. Motivar al personal y ejercer liderazgo. Manejar conflictos. Cuidar el proceso de selección y capacitación de su personal.

Planeación y organización La administración es una actividad que se basa en un proceso administrativo de cuatro etapas: Planeación Organización Dirección Control Su finalidad es anticipar el futuro y determinar las estrategias y líneas de acción necesarias para el logro de las metas de una organización. La planeación es importante en las empresas porque por medio de ella se diseña una visión, se analiza el entorno de la organización y se seleccionan estrategias y tácticas para lograr el objetivo general de la empresa. La planeación parte de un objetivo, después se hacen planes de acción y se determinan estrategias.

Importancia de la planeación en las organizaciones Antiguamente, se iniciaba una empresa a partir de lo que el empresario sabía hacer, pero hoy en día es importante planear cuestiones como las siguientes antes de iniciar un negocio: ¿Qué es lo que el cliente pide? ¿Cuánto está dispuesto a pagar por el producto? ¿Qué calidad busca en el producto? Una vez identificadas las necesidades del cliente se puede analizar: ¿Qué se está dispuesto a producir? ¿Qué recursos se tienen para iniciar el proyecto o cuáles se necesitan adquirir? Algunos de los beneficios que reflejan la importancia de la planeación son: Promover el desarrollo de la empresa Reducir los niveles de incertidumbre Identificar las condiciones del medio ambiente Establecer esquemas de trabajo (planes) Tomar decisiones basadas en hechos y no en emociones

Métodos y técnicas utilizadas en la planeación Gráfica de Gantt: sirve para mostrar gráficamente los tiempos y actividades que se realizarán a lo largo de un proyecto; es aplicable en todos los procesos de la organización, pero cobra mayor importancia en el área de producción. Herramientas para la toma de decisiones: a) Cuantitativas: investigación de operaciones, redes CPM (Critical Path Metod), PERT (Program Evaluation and Review Technique), RAMPS (Simulation Software for Modelling Reliability, Availability and Maintainability) modelos de inventarios, teoría de juegos, árboles de decisión. b) Técnicas de ingeniería económica: el valor presente neto, la Taza Interna de Retorno (ROI), el análisis de recuperación y el punto de equilibrio son técnicas que nos ayudan a tomar decisiones en las finanzas de la empresa, sobre todo dónde invertir o cuántos días se les darán a los clientes para que paguen sus facturas. c)Métodos cualitativos: Delfo, lluvia de ideas, técnicas de grupo. El benchmarking es un análisis comparativo en el cual una empresa analiza a sus principales competidores para detectar aquellas estrategias que están siguiendo y que les resultan exitosas. Las herramientas de calidad, como el diagrama de Pareto, la gráfica de Ishikawa, el diagrama de dispersión, la hoja de verificación, el histograma y el muestreo estratificado son útiles en los procesos normales de la organización y ayudan a tomar decisiones en la producción para determinar la calidad. Proceso de planeación y redacción de objetivos: fórmula SMART El proceso de planeación contiene los siguientes elementos: propósitos, investigación, premisas, objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y presupuestos. Cada uno de ellos tiene una finalidad y características propias que orientan al administrador en la toma de decisiones. 1. Propósitos. Son los deseos o fines necesarios para la empresa que ayudan a formar los cimientos de esta. Constituyen la esencia para formular un plan y son fundamentales porque proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Características de los propósitos: ser básicos, genéricos o cualitativos (no se expresan en cantidad) y permanentes. 2. Investigación. Es el proceso en el que mediante métodos científicos se obtiene información relevante de la conducta o de fenómenos que pueden afectar o beneficiar a la organización. Proceso de la investigación: a) Definición del problema

b) Obtención del problema mediante la observación, experimentación, encuesta y muestreo c) Determinación de la hipótesis d) Comprobación de la hipótesis e) Presentación del informe 3. Premisas. Son circunstancias que pueden presentarse en situaciones futuras y pueden afectar el curso de acción de la empresa directa o indirectamente. Debemos tener presente que, si queremos realizar un plan, puede haber eventos que cambien el rumbo de acción de la organización y por ello es importante preverlos. Tipos de premisas. Internas (dentro de la organización) y externas (factores del medio ambiente que pueden afectar o beneficiar a la organización). 4. Objetivos. Los objetivos representan los resultados que la organización espera obtener. Son metas por alcanzar. En este punto cabe señalar que los objetivos se diferencian de los propósitos porque en los primeros se especifican distintas características de la meta por cumplir, mientras que los segundos solamente son ideas que se pretenden cumplir. Una manera de recordar todas las características de los objetivos es con el acrónimo en inglés SMART, que significa Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-bound. En este sentido, los objetivos deberán ser: Específicos porque son claros en relación con el qué, dónde, cuándo y cómo lograr o cambiar una situación. Medibles porque deben cuantificar los fines y beneficios. Realizables porque se debe tomar en cuenta la disposición de los recursos y las capacidades disponibles para lograr el objetivo. Reales porque se tienen los medios para realizarlos. Limitados en tiempo porque tienen fecha de vencimiento. 5. Estrategias. Son el camino que habrá de seguir para llegar a la meta, tomando en cuenta los recursos, tiempo y esfuerzos para realizarlos de manera más favorable. Características de las estrategias: su vigencia está relacionada con los objetivos de la organización, pero se establecen por áreas funcionales de la organización y por niveles jerárquicos. 6. Políticas. Son una guía de acción que ayuda a tomar decisiones en situaciones que se dan constantemente en la empresa. Características e importancia: facilitan la delegación de autoridad, motivan y estimulan al personal, evitan pérdidas de tiempo, otorgan márgenes de libertad en la toma de decisiones, indican al personal cómo actuar en sus operaciones. 7. Programas. Son el listado y cuantificación del tiempo en cada uno de los procesos y actividades necesarios para lograr un objetivo. Características de los programas: son tácticos (para un área de actividad) y operativos (en cada sección de un área de actividad). 8. Procedimientos. Münch y García (2004) los definen como “el orden cronológico y las secuencias de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo” (p. 99). Por lo tanto, gracias a ellos se

pueden definir tiempos y acciones a seguir para lograr un proceso de la empresa. La diferencia entre programa y procedimiento es que el primero indica qué hacer y el segundo cómo hacerlo. Características e importancia: los procedimientos son específicos, detallados e importantes porque determinan un orden cronológico para realizar las actividades, promueven la eficacia y la especialización, delimitan responsabilidades, evitan duplicidad y determinan la manera en que deben ejecutarse las actividades, el tiempo para hacerlo y quién es el responsable. 9. Presupuestos. Son el conjunto de actividades que deberán realizarse para alcanzar la meta, expresado en términos económicos. Importancia y tipos: los presupuestos son un elemento necesario para planear porque de esta manera se vuelven cuantificables las proyecciones, ya que ayudan a evaluar el desempeño de las áreas administrativas y es un tipo de control. Entre los principales tipos de presupuestos están los estratégicos o corporativos, los tácticos o departamentales y los operativos. La planeación también tiene principios que ayudan a tomar decisiones de manera racional: Factibilidad. Los planes deben tener las condiciones adecuadas para poder ejecutarse, es decir, los recursos, el equipo, las personas y las condiciones, entre otros elementos. Objetividad y cuantificación. La planeación debe basarse en hechos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. La confianza de la planeación debe ser expresada en tiempo-dinero, resaltando las cantidades. Flexibilidad. Se debe mantener un margen de holgura para afrontar situaciones imprevistas. Unidad. Todos los planes específicos deben nacer del plan general de la organización. Del cambio de estrategias. Cuando un plan abarca más tiempo de lo planeado se deben hacer ajustes para evitar gastos a la organización. El proceso de planeación Formular estrategias. En esta fase la empresa debe definir su misión y visión, así como diagnosticar los elementos del medio ambiente interno y externo de la organización, con la finalidad de establecer objetivos a largo plazo y con base en ello definir las estrategias para alcanzarlos. Implementar las estrategias. En esta fase se definen objetivos anuales, se diseñan políticas y procesos, pero además se debe adaptar la estructura organizacional a la estrategia seleccionada. En este punto es importante motivar al personal al hacerlo parte del proceso con la finalidad de crear una cultura organizacional que ayude a alcanzar el objetivo o los objetivos de la empresa, según sea el caso. La formulación de estrategias es el detonador de la estructura que acotará al plan, debido a que es en esta fase en donde se define con claridad la misión, la visión, la filosofía, adicionalmente a la realización del análisis diagnóstico del medio

ambiente interno y externo de la empresa; dicho diagnóstico también es conocido como FODA. Misión. Consiste en una definición que señala cuál es la razón de ser o de existir de la organización. En ella se establece la filosofía, los valores y los principales objetivos organizacionales, así como la necesidad social que se desea satisfacer. Visión. Se refiere al enunciado del principal objetivo o meta de la organización. La visión esclarece la dirección de la organización a largo plazo y muestra su intención estratégica. Filosofía. Es el conjunto de creencias o valores de una organización. Entre los principales valores instituciones se encuentran: la puntualidad, el respeto, la tolerancia y el trabajo en equipo, sólo por mencionar algunos. Los valores son importantes porque determinan la conducta de la empresa en el entorno, es decir, son el respeto que la empresa debe tener hacia sus consumidores, el medio ambiente y la sociedad en general. FODA son las siglas de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que puede tener una empresa, tal como se describe a continuación: Fortalezas son las cualidades o áreas fuertes que la empresa tiene muy bien desarrolladas y por lo tanto son aspectos que distinguen a una o más de las áreas funcionales de la compañía. Es importante señalar que la empresa tiene injerencia sobre estos aspectos, por lo que puede hacer cambios en el momento que así lo desee. Debilidades son actividades que se desarrollan dentro de las áreas funcionales de la empresa y que se deben mejorar. Se dan dentro de las actividades normales de la organización. Oportunidades son factores del medio ambiente que afectan de manera positiva a la empresa. Amenazas son factores del medio ambiente que afectan de forma negativa a la empresa. Planeación Dentro de la planeación estratégica existen diferentes planes y metas con características propias que ayudan al administrador a realizar las estrategias, por lo que es importante que los conozcas para que identifiques la diferencia entre unos y otros. El proceso de planeación se realiza en todos los niveles de la organización, lo importante es conocer los alcances, limitaciones y el nivel de responsabilidad que corresponde a cada uno, para comprender mejor el tipo de planeación que se está analizando, diseñando o ejecutando. Organización La organización es la fase del proceso administrativo en la cual se determinan cómo se utilizarán los recursos de la empresa para alcanzar las metas establecidas en la planeación, reflejando la división del trabajo en las áreas funcionales considerando las líneas formales de autoridad y comunicación.

Principios de organización Principio del objetivo. Cada una de las actividades de la organización debe ser en función del objetivo principal de la empresa. Principio de la especialización. Es la división de las actividades de la empresa en actividades individuales, es decir, que mientras más específico sea el trabajo, más efectiva será su eficiencia y destreza. Principio de la jerarquía. En cada empresa es indispensable establecer centros de mando de donde nace la comunicación. Principio de la equidad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de autoridad debe corresponder el mismo grado de responsabilidad. Principio de la unidad de mando. Es necesario que en cada actividad exista un solo jefe, ya que, si hay dos o más, pueden surgir conflictos en la comunicación entre los subalternos al no saber a quién obedecer. Principio de la difusión. Las obligaciones y responsabilidades de cada puesto deben publicarse con la finalidad de evitar problemas dentro de la organización. Principio de la amplitud o tramo de control. Es el número de empleados que cada jefe tiene bajo su mando. Principio de la coordinación. Todas las áreas de la empresa deben considerarse en equilibrio. Por ejemplo, de nada serviría a una empresa contar con un equipo de informática sofisticado y vanguardista, si el personal no está capacitado para utilizarlo. Administración del cambio Todas las organizaciones deben definir la estructura bajo la cual trabajarán y una característica de ella es que ésta no es estática; debido a que desde el momento de su creación aun cuando son muy maduras, las empresas deben adaptarse a su entorno, si es que desean sobrevivir y hacer los cambios correspondientes de acuerdo con sus necesidades. Resumen Planeación  

Primera etapa del proceso administrativo. Permite anticipar el futuro y determinar tanto las estrategias como las líneas de acción.

Su relación con la toma de decisiones se da de acuerdo con el tipo de liderazgo que el gerente aplique en la organización. Las condiciones en la toma de decisiones son:   

a)De certidumbre. Cuando se tiene la certeza de lo ocurrido. b)De riesgo. Se desconocen con precisión los resultados de cualquier decisión. c)De incertidumbre. Se dan cuando no se tiene la capacidad para predecir un resultado.

El proceso en la toma de decisiones    

Investigar la situación. Se debe definir el problema, realizar un diagnóstico de las causas e identificar las variables de decisión. Desarrollar alternativas. Identificar las alternativas creativas (no evaluarlas, sólo identificarlas). Evaluar alternativas y elegir la mejor disponible. En esta etapa sí se evalúa la alternativa y se elige la mejor. Implantar la decisión y monitorearla. La parte más complicada de tomar una decisión es conseguir los recursos necesarios para realizarla, calendarizar y establecer presupuestos, nombrar responsables, además de dar seguimiento y correcciones.

Estilos de la toma de decisiones   

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Estilo directivo. Los gerentes que las usan prefieren soluciones simples, que deciden de manera rápida, analizando una o dos alternativas. Estilo analítico. Los gerentes que las utilizan prefieren tomar soluciones basadas en un análisis de la mayor parte de los datos con los que se cuentan. Estilo conceptual. Los gerentes que maneja este estilo tiene una inclinación social, prefiere delegar y compartir con otros el problema, aceptan la colaboración en la toma de decisiones y generalmente la solución es a largo plazo y muy creativa. Estilo conductual. El gerente que toma decisiones bajo el estilo conductual tiene una amplia inclinación social, prefiere hablar del problema con las personas, acepta sugerencias, convoca a reuniones y evita conflictos.

Proceso de planeación estratégica  

Formular estrategias. La empresa debe definir su misión y visión, así como diagnosticar el medio ambiente interno y externo de la organización Implementar las estrategias. En la empresa se definen objetivos anuales, se diseñan políticas y procesos y además se debe adaptar la estructura organizacional a la estrategia seleccionada

Análisis del medio ambiente interno y externo: diagnóstico FODA   

Fortalezas son las cualidades o áreas fuertes que la empresa tiene muy bien desarrolladas. Oportunidades son factores del medio ambiente que afectan de manera positiva a la empresa. Debilidades son actividades que se desarrollan dentro de las áreas funcionales de la em...