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Zusammenfassung: Betriebliches Rechnungswesen I

Betriebliches Rechnungswesen I Das industrielle Rechnungswesen muss das gesamte Unternehmensgeschehen, insbesondere die Beschaffung, Fertigung und Absatz zahlenmäßig erfassen, überwachen und auswerten. Î Hauptaufgaben des Rechnungswesens im Industriebetrieb: • Dokumentationsaufgabe (Zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsfälle aufgrund von Belegen, die die Vermögenswerte, das Eigen- und Fremdkapital sowie den Jahreserfolg (Gewinn oder Verlust) des Unternehmens verändern) • Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe (jährlicher Jahresabschluss) • Kontrollaufgabe (Ermöglicht Überwachung der Wirtschaftlichkeit sowie der Liquidität) • Dispositionsaufgabe (Bereitstellung von aufbereitetem Zahlenmaterial als Grundlage für Planungen und Entscheidungen) Bereiche des Rechnungswesens: • Buchführung • Kosten- und Leistungsrechnung • Statistik • Planungsrechnung

1. Aufgabe und Bedeutung der Finanzbuchhaltung als Teilbereich des Rechnungswesens • • •

Die Buchführung ist die sachlich geordnete und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens aufgrund von Belegen Jeder Beleg enthält folgende Informationen: Vorgang, Datum, Betrag Die Buchführung liefert auch die Zahlen für die übrigen Zweige des industriellen Rechnungswesens: Kosten- u. Leistungsrechnung, Statistik, Planung

1.1.Handels- und steuerrechtliche Vorschriften •

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Das HGB und die Abgabenordnung verpflichten den Unternehmer zur Buchführung: • Nach HGB: Eingetragener Kaufmann, OHG, KG, GmbH, AG • Nach AO: jeder gewerbliche Unternehmer, dessen Jahresumsatz übersteigt 260.000 € oder dessen Jahresgewinn übersteigt 25.000 € Die Buchführung bietet den Gläubigern Schutz Die Buchführung dient dem Staat zur Ermittlung der Steuern

1.2.Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) •

Die Buchführung gilt als ordnungsgemäß, wenn sie so beschaffen ist, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit Überblick über die Geschäftsfälle und Lage des Unternehmens vermitteln kann.

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Die Buchführung muss deshalb allgemein anerkannten und sachgerechten Normen entsprechen, und zwar den GoB.

Grundsätze: • Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein • Sachgerechte und überschaubare Organisation der Buchführung • Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses • Keine Verrechnung zwischen Vermögenswerten und Schulden sowie zwischen Aufwendungen und Erträgen • Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden • Ordnungsgemäße Erfassung aller Geschäftsfälle • Die Geschäftsfälle sind fortlaufend und vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet zu buchen, damit sie leicht überprüfbar sind. Kasseneinnahmen und –ausgaben sind täglich aufzuzeichnen. • Keine Buchung ohne Beleg! • Sämtliche Buchungen müssen anhand der Belege jederzeit nachprüfbar sein. Die Belege müssen fortlaufend nummeriert und geordnet aufbewahrt werden. • Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen • Alle Buchungsbelege, Buchungsprogramme, Konten, Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen sowie Jahresabschlüsse einschließlich Anhang und Lagebericht sind zehn Jahre geordnet aufzubewahren. • Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses können alle Buchführungsunterlagen auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden. Æ Nur eine ordnungsmäßige Buchführung besitzt Beweiskraft.

2. Inventur, Inventar und Bilanz 2.1. Inventur •

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Feststellung des Vermögens und der Schulden • Bei Gründung oder Übernahme eines Unternehmens, • Für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres (i.d.R. zum 31.12.), • Bei Auflösung oder Veräußerung eines Unternehmens Inventur = mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt Inventurarten: • Körperliche Inventur: mengenmäßige Aufnahme aller körperlichen Vermögensgegenstände durch Zählen, Messen, Wiegen, Schätzen • Buchinventur: wertmäßige Feststellung körperlicher Vermögensteile und Schulden aufgrund von Aufzeichnungen und Belege, buchmäßige Bestandsaufnahme

2.2. Inventurverfahren für das Vorratsvermögen •

Bestandsaufnahme der Vorräte an Werkstoffen, Erzeugnissen und Waren i.d.R. sehr aufwendig Æ Verfahren zur Vereinfachung der Inventur der Lagervorräte:

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• Stichtagsinventur = zeitnahe körperliche Bestandsaufnahme die mengenmäßige Bestandsaufnahme muss nicht am Abschluss-Stichtag erfolgen, (aber zeitnah in einer Frist von 10 Tagen), Zu- und Abgänge zwischen Aufnahmeund Abschlusstag anhand von Belegen mengen- und wertmäßig auf den Abschlusstag fortschreiben bzw. zurückrechnen • Verlegte Inventur = vor- bzw. nachverlegte körperliche Bestandsaufnahme an beliebigem Tag innerhalb der letzen 3 Monate vor Abschluss-Stichtag oder innerhalb der ersten 2 Monate danach, einzelnen Artikel dürfen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenommen werden, den am Tag der Inventur ermittelten Bestand nur wertmäßig auf Abschluss-Stichtag fortschreiben bzw. zurückrechnen • Permanente Inventur = laufende Inventur anhand der Lagerkartei für jeden Artikel alle Mengenbewegungen laufend buchmäßig auf Lagerkartei erfassen und jederzeit ablesbar, in jedem Geschäftsjahr muss mindestens einmal, zu beliebiger Zeit, Buchwert durch körperliche Bestandsaufnahme überprüfen • Stichprobeninventur mithilfe mathematisch-statistischer Methoden Ermittlung des Lagerbestandes mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Verfahren aufgrund von Stichproben, körperliche Erfassung und Bewertung der als Stichprobe ausgewählten Lagerposition, Das Stichprobenergebnis wird anschließend auf den Gesamtinventurwert der Lagervorräte hochgerechnet

2.3. Inventar Inventar: ermittelte Bestände der einzelnen Vermögensposten und Schulden, deshalb auch Bestandsverzeichnis, nach Art, Menge und Wert ausgewiesen • Inventar besteht aus folgenden drei Teilen: • A. Vermögen (Ordnung nach steigender Flüssigkeit) • Anlagevermögen: Grundlage der Betriebsbereitschaft; alle Vermögensposten, die dem Unternehmen langfristig dienen, wie z.B. Grundstücke, Bauten, Fuhrpark,... • Umlaufvermögen: alle Vermögensposten, die sich kurzfristig in Höhe verändern, weil sie ständig im „Umlauf“ sind, wie z.B. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe… • B. Schulden (Ordnung nach steigender Fälligkeit) ÅÆ Fremdkapital • Langfristige Verbindlichkeiten (z.B. Hypotheken, Darlehen) • Kurzfristige Verbindlichkeiten (Verbindlichkeiten a. LL, Mietschulden) • C. Eigenkapital = Summe des Vermögens – Summe der Schulden • Inventur = Bestandsaufnahme, Inventar = Bestandverzeichnis • Grundlage für ordnungsgemäßen Jahresabschluss •

2.4. Erfolgsermittlung durch Eigenkapitalvergleich • • • •

Ermittlung des Erfolgs eines Unternehmens durch Eigenkapitalvergleich auf der Grundlage des Inventars Eigenkapital eines Geschäftsjahres wird mit dem vom Schluss des vorangegangenen Geschäftsjahres verglichen. Mehrung bedeutet Gewinn, Minderung Verlust Zur genauen Ermittlung des Jahresgewinns bzw. -verlusts müssen alle Privatentnahmen zum Gewinn addiert und alle Privateinlagen vom Gewinn subtrahiert werden. Rentabilität (Verzinsung) des Eigenkapitals: Rentabilität des = Jahresgewinn * 100% Eigenkapitals = Anfangseigenkapital

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2.5. Bilanz • • • • •

kurze Übersicht über das Verhältnis von Vermögen und Schulden eines Unternehmens Bilanz ist eine Kurzfassung des Inventars in Kontenform Vermögenswerte heißen Aktiva, die Kapitalwerte Passiva. Die Bilanz muss klar und übersichtlich gegliedert sein (Aktiva nach Flüssigkeit, Passiva nach Fälligkeit) Der Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) ist vom Unternehmer unter Angabe des Datums persönlich zu unterzeichnen

2.6. Aussagewert der Bilanz • • •

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Passivseite der Bilanz gibt Auskunft über Herkunft der finanziellen Mittel; zeigt also die Mittelherkunft oder Finanzierung Aktivseite weist dagegen Anlage bzw. Verwendung des Kapitals aus; gibt also Auskunft über die Mittelverwendung oder Investierung Die Bilanz ist eine kurz gefasste Gegenüberstellung von: o Vermögensformen und Vermögensquellen o Mittelverwendung und Mittelherkunft o Investierung und Finanzierung Die Bilanzstruktur zeigt deutlich den Vermögens- und Kapitalaufbau Interessant: Verhältnis Eigenkapital : Fremdkapital; Anlagevermögen : Umlaufvermögen In der Summe sind beide Bilanzseiten gleich Æ Vermögen = Kapital = EK + FK

2.7. Vergleich zwischen Inventar und Bilanz • • •

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Inventur ist die Voraussetzung für die Aufstellung des Inventars Inventar bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz Inventar und Bilanz sind aufzustellen: o Bei Gründung oder Übernahme eines Unternehmens o Regelmäßig zum Schluss des Geschäftsjahres o Bei Veräußerung oder Auflösung des Unternehmens Inventar und Bilanz zeigen beide Stand des Vermögens und Kapitals des Unternehmens unterscheiden sich nur in der Art der Darstellung:

Inventar Ausführliche Darstellung der einzelnen Vermögens- u. Schuldenwerte Angabe der Mengen, Einzelwerte und Gesamtwerte Darstellung des Vermögens und des Kapitals untereinander (Staffelform) • •

Bilanz Kurz gefasste überschaubare Darstellung des Vermögens u. der Schuldenwerte Nur Angabe der Gesamtwerte der einzelnen Bilanzposten Darstellung des Vermögens und des Kapitals nebeneinander (Kontenform)

Inventar und Bilanz sind 10 Jahre lang im Inventar- und Bilanzbuch aufzubewahren Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) ist zu unterzeichen:  Bei Einzelunternehmung: Inhaber persönlich  Bei der AG: alle Mitglieder des Vorstandes  Bei der GmbH: alle Geschäftsführer

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3. Buchen auf Bestandskonten 3.1. Wertveränderungen in der Bilanz • •

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Bilanz bedeutet Waage, denn Summe der Aktivposten = Summe der Passivposten Jeder Geschäftsfall verändert Bilanz in doppelter Weise; es sind vier Möglichkeiten der Bilanzveränderung zu unterscheiden: o Aktivtausch, d.h. der Geschäftsfall betrifft nur die Aktivseite der Bilanz. Die Bilanzsumme ändert sich nicht. o Passivtausch, d.h. der Geschäftsfall betrifft nur die Passivseite der Bilanz. Die Bilanzsumme ändert sich nicht. o Aktiv-Passiv-Mehrung, d.h. der Geschäftsfall betrifft beide Seiten der Bilanz. Der Erhöhnung eines Aktivpostens steht somit die Erhöhung eines Passivpostens gegenüber. Beide Seiten nehmen um den gleichen Betrag zu, d.h. die Bilanzgleichung bleibt somit gewahrt. o Aktiv-Passiv-Minderung, d.h. der Geschäftsfall betrifft beide Seiten der Bilanz. Der Verminderung eines Aktivpostens steht somit die Verminderung eines Passivpostens gegenüber. Beide Seiten nehmen um den gleichen Betrag ab, d.h. die Bilanzgleichung bleibt somit gewahrt. Bei allen 4 Möglichkeiten der Wertveränderungen bleibt Gleichgewicht der Bilanzseiten erhalten. Es verändert sich lediglich der zahlenmäßige Inhalt bestimmter Bilanzposten. Bei jedem Geschäftsfall sind folgende Fragen zu stellen: o Welche Posten der Bilanz werden berührt? o Handelt es sich um Aktiv- oder/und Passivposten der Bilanz? o Wie wirkt sich der Geschäftsfall auf die Bilanzposten aus? o Um welche der vier Arten der Bilanzveränderung handelt es sich?

3.2. Auflösung der Bilanz in Bestandskonten • • • • • • •

Jeder Geschäftsfall verändert mindestens zwei Posten der Bilanz Man benötigt eine genaue und übersichtliche Einzelabrechnung jedes Bilanzpostens Daher: Auflösung der Bilanz in Aktiv- und Passivkonten (=Bestandskonten) Aktivkonto: Anfangsbestände stehen auf der Sollseite des Kontos, weil sie sich auf der linken Seite der Bilanz befinden Passivkonto: Anfangsbestände stehen auf der Habenseite des Kontos, weil sie sich auf der rechten Seite der Bilanz befinden Die Zugänge stehen jeweils auf der Seite der Anfangsbestände (AB), weil sie diese Bestände erhöhen, die Abgänge stehen jeweils auf der entgegengesetzten Seite Saldiert man nun die Abgänge mit den Beträgen der Gegenseite, erhält man als Saldo den Schlussbestand (SB), sodass jedes Konto am Ende auf beiden Seiten (Soll und Haben) mit gleicher Summe abschließt

3.3. Buchung von Geschäftsfällen und Abschluss der Bestandskonten •

Die zum Abschluss eines Geschäftsjahres aufgrund des Inventars erstellte Bilanz heißt Schlussbilanz. Sie ist zugleich die Eröffnungsbilanz des folgenden Geschäftsjahres und somit Grundlage für die Eröffnung der Aktiv- und Passivkonten.

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Für jede Bilanzposition wird das entsprechende Konto eröffnet und der Anfangsbestand eingetragen, und zwar bei Aktivkonten im Soll, und bei Passivkonten im Haben Vor jeder Buchung sind folgende Überlegungen anzustellen: o Welche Konten werden durch den Geschäftsfall berührt? o Sind es Aktiv- oder Passivkonten? o Liegt ein Zugang oder Abgang auf dem jeweiligen Konto vor? o Sind etwa auf beiden Konten Zugänge oder Abgänge zu buchen? o An welcher Kontenseite ist demnach jeweils zu buchen? Jeder Geschäftsfall wird doppelt gebucht, und zwar zuerst im Soll und danach im Haben! Bei der Buchung in den Konten wird jeweils das Gegenkonto angegeben. Sind alle Geschäftsfälle gebucht, wird für jedes Aktiv- u. Passivkonto der Schlussbestand (SB) als Saldo errechnet und jeweils zum Ausgleich des Kontos auf der schwächeren Seite eingesetzt. Anschließend wird die Schlussbilanz aufgestellt, indem die Schlussbestände der Aktivkonten auf die Aktivseite der Schlussbilanz und die SB der Passivkonten auf die Passivseite der Schlussbilanz übertragen werden. (Vorher ist jedoch eine Abstimmung der Buchbestände mit den Inventurwerten vorzunehmen) Die Schlussbilanz muss wertmäßig mit dem Inventar zum Schluss des Geschäftsjahres übereinstimmen. Reihenfolge der Buchungsarbeiten (von der Eröffnungsbilanz über die Bestandskonten zur Schlussbilanz): o Eröffnungsbilanz aufstellen o Anfangsbestände auf Aktiv- und Passivkonten vortragen o Geschäftsfälle auf den entsprechenden Bestandskonten buchen o Schlussbestände (Salden) auf den Aktiv- u. Passivkonten ermitteln und mit den Inventurwerten abstimmen o Kontenabschließen o Schlussbilanz aufstellen

3.4. Buchungssatz 3.4.1. Einfacher Buchungssatz • Damit sich die Geschäftsfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (ordnungsgemäße Buchführung): o Sachliche Ordnung der Buchungen durch Erfassung der Geschäftsfälle auf Sachkonten im Hauptbuch o Zeitliche Ordnung der Buchungen im Grundbuch (auch Journal od. Tagebuch genannt) in Form von Buchungsanweisungen bzw. Buchungssätzen, die das jeweilige Konto mit der Soll- und Habenbuchung nennen. • Im Buchungssatz wird zuerst das Konto genannt, in dem im Soll gebucht wird, danach das Konto mit der Habenbuchung • Beide Konten werden durch das Wort „an“ verbunden. • Außer dem Buchungssatz werden noch Buchungsdatum, Kurzbezeichnung und Nummer des jeweiligen Belegs in das Grundbuch eingetragen • Bevor die Buchungen im Grund- bzw. Hauptbuch erfolgen, werden die Belege mithilfe eines Buchungsstempels vorkontiert, der jeweils die Konten und den Betrag im Soll und Haben nennt. Datum, Journalseite und Namenszeichen des Buchhalters bestätigen die Durchführung der Buchung im Grund- u. Hauptbuch. 08.03.2005

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3.4.2. Zusammengesetzter Buchungssatz • Zusammengesetzte Buchungssätze entstehen, wenn durch einen Geschäftsfall mehr als zwei Konten berührt werden. • Dabei muss die Summe der Sollbuchungen stets mit der Summe der Habenbuchungen übereinstimmen. • Beispiel: Wir begleichen die Rechnung eines Lieferanten mit Banküberweisung und Postbanküberweisung: o Verbindlichkeiten a. LL (Buchung im Soll, weil Minderung auf Passivkonto )  An Bank (Buchung im Haben, weil Minderung auf Aktivkonto)  An Postbank (Buchung im Haben, weil Minderung auf Aktivkonto)

3.5. Eröffnungsbilanzkonto (EBK) und Schlussbilanzkonto (SBK) • •

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Alle aktiven Bestandskonten werden durch das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) eröffnet. Das EBK weist somit die Aktivposten im Haben und die Passivposten im Soll aus und ist deshalb das genaue Spiegelbild der Eröffnungsbilanz. o Die Eröffnungsbuchungssätze lauten:  Aktivkonten an EBK (Bank an EBK)  EBK an Passivkonten (EBK an Eigenkapital) Zum Jahresabschluss werden die Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen. o Die Abschlussbuchungen lauten:  SBK an alle Aktivkonten  Passivkonten an SBK Das SBK muss selbstverständlich vorab mit den Inventurwerten bzw. mit der aus dem Inventar erstellten Schlussbilanz abgestimmt werden In der Schluss- und Eröffnungsbilanz heißen die Seiten „Aktiva“ und „Passiva“, im EBK und SBK dagegen „Soll“ und „Haben“ Das EBK ist das Hilfskonto zur Eröffnung der Aktiv- und Passivkonten Das SBK dient dem buchhalterischen Abschluss dieser Bestandskonten Die Schlussbilanz eines Geschäftsjahres ist zugleich die Eröffnungsbilanz des Folgejahres. Beide müssen inhaltlich gleich sein: Grundsatz der Bilanzidentität

4. Buchen auf Erfolgskonten 4.1. Aufwendungen und Erträge • • •

Ziel der Industriebetriebe: Erzeugnisse herzustellen und mit Gewinn zu verkaufen, d.h. das Eigenkapital zu erhöhen. Geschäftsfälle, die das Eigenkapital erhöhen bzw. mindern heißen Erträge bzw. Aufwendungen Beispiel: o Lt. Materialentnahmeschein werden Rohstoffe zur Verarbeitung in die Fertigung übergeben. Buchungssatz: Eigenkapital an Rohstoffe (beides wird also weniger) o Lt. Bankauszug erhalten wir Zinsen, d.h. beide Konten erhöhen sich: Bank an Eigenkapital

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4.2. Erfolgskonten als Unterkonten des Eigenkapitalkontos • • • •

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Aus Gründen der Übersichtlichkeit bucht man aber in der Praxis die verschiedenen Arten von Aufwendungen und Erträgen nicht unmittelbar auf dem Eigenkapitalkonto, sondern gesondert auf Unterkonten des Eigenkapitalkontos, den sogenannten Erfolgskonten: Man unterscheidet Aufwands- und Ertragskonten. Auf Aufwandskonten wird im Soll, auf Ertragskonten im Haben gebucht. Aufwendungen stellen den gesamten Werteverzehr an Gütern, Diensten und Abgaben dar, die zu Verminderung des Vermögenspostens führen und damit auch zu Verminderung des Eigenkapitals. Im Industriebetrieb rechnen vor allem folgende Aufwendungen dazu: o 1. Werkstoffaufwendungen entstehen durch den Verbrauch von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, der auf folgenden Aufwandskonten erfasst wird:  Aufwendungen für Rohstoffe (Werkstoffe, die den wesentlichen Bestandteil des fertigen Erzeugnisses bilden)  Aufwendungen für Hilfsstoffe (Werkstoffe, die als Nebenbestandteil in das fertige Erzeugnis eingehen, z.B. Farbe, Lack, Schrauben)  Aufwendungen für Betriebsstoffe (Stoffe, die nicht in das fertige Erzeugnis eingehen, jedoch für die Herstellung benötigt werden, z.B. Treibstoffe, Schmiermittel, Schleifmaterial...) o 2. Aufwendungen für Vorprodukte/Fremdbauteile entstehen durch Verbrauch der von Zulieferern bezogenen Fertigteile, z.B. Elektroartikel, Beschläge, Vorprodukte o Der Verbrauch an Werkstoffen und Fertigteilen kann auf zweifache Weise ermittelt werden:  Laufend mithilfe von Materialentnahmescheinen. Bei dieser direkten Methode wird der Verbrauch bei der Entnahme belegmäßig erfasst und gebucht.  Nachträglich durch Inventur am Ende der Rechnungsperiode (= indirekte Methode): Anfangsbestand + Zugänge - Schlussbestand lt. Inventur = Verbrauch o 3. Aufwendungen für Handelswaren (meist Artikel, die als Zubehör zu den eigenen Fertigerzeugnissen angeschafft und verkauft werden, z.B. ...