Chapitre 9 Fonctions et systèmes d’information de l’entreprise PDF

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Joël PUCCIO
Gestion
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L1 AES – S1 Sunday 2 May 2021

GESTION

Chapitre 9 : Fonctions et systèmes d’information de l’entreprise Table des matières 1

2

La décomposition de l’entreprise en fonctions.................................................2 1.1

Définitions :............................................................................................... 2

1.2

Les fonctions repérables dans l’entreprise................................................2

L’émergence successive des fonctions............................................................2 2.1

Première phase (1920-1960) : la prégnance de la fonction de production 2

2.2

Deuxième phase (1960-1989) : l’émergence du marketing.......................3

2.3

Troisième

phase

(1980-2000) :

l’importance

de

la

finance

et

le

développement des ressources humaines..........................................................3 2.4

Quatrième phase (depuis 2000) : l’importance de l’information, des TIC et

du numérique...................................................................................................... 3 3

L’interaction et l’interdépendance des fonctions.............................................3

4

Les systèmes d’informations :.......................................................................... 4 4.1

Définition et rôle........................................................................................ 4

4.2

Les différents systèmes d’information.......................................................4

5

Le système d’information comme lien entre les fonctions...............................5

6

La prise en compte du développement durable...............................................6

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1 La décomposition de l’entreprise en fonctions 1.1 Définitions : Fonction : Regroupement d’activités qui concourent à un même but. Activité : Série de tâches complémentaires quant à leur but ou homogènes. Service : Organe instrumental spécialisé dans l’exécution d’un ensemble de tâches.

1.2 Les fonctions repérables dans l’entreprise 

Fonction de production ;



Fonctions approvisionnement, achats, stocks, logistique ;



Fonction recherche-développement ;



Fonction qualité et maintenance ;



Fonction commerciale, distribution, promotion ;



Fonction ressources humaines ;



Fonction financière, comptable, contrôle de gestion ;



Fonction de direction.

Il est aussi intéressant et plus analytique, de repérer pour une organisation selon la typologie de la chaine de valeurs de Porter, les fonctions ou les activités qui sont principales, qui constitue le cœur de métier de l’entreprise et celle qui sont des fonctions de soutiens, qui aide de manière transversale, le fonctionnement des activités principales. Cette description linéaire des fonctions est limitée : il est nécessaire de souligner les interdépendances et les relations d’influence entre elles.

2 L’émergence successive des fonctions Les fonctions de l’entreprise ont été générés au fur et à mesure de l’évolution de l’environnement et des problèmes de management qui sont apparus dans l’entreprise.

2.1 Première phase (1920-1960) : la prégnance de la fonction de production Cette fonction est primordiale car elle répond aux pénuries relatives des biens. Elle est possible avec la conception de l’organisation scientifique du travail prouvé par Taylor. Les chefs d’entreprises cherchent à développer les économies

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d’échelle grâce à une production de masse. Les outils de gestion se construisent pour analyser les coûts et la productivité.

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2.2 Deuxième phase (1960-1989) : l’émergence du marketing Pour répondre à une demande accrue, plus personnalisée, les entreprises doivent diversifiés leur production, anticiper les besoins de la société de consommation (grâce au marketing), la concurrence oblige à mettre en place des actions de promotions et de publicités. On doit donner envie aux clients.

2.3 Troisième phase (1980-2000) : l’importance de la finance et le développement des ressources humaines L’environnement économique évolue profondément avec la dérégulation des marchés financiers et la mondialisation. Induisant un besoin fort et nouveau, pour construire des instruments financiers afin de gérer la trésorerie et les nouveaux produits financiers. Dans l’organisation, la prise de conscience de l’importance des acteurs, de leurs apports potentiels et éventuellement de leurs résistances, conduit à mettre en place une GRH (gestion des ressources humaines), beaucoup plus développé que la simple gestion du personnel.

2.4 Quatrième phase (depuis 2000) : l’importance de l’information, des TIC et du numérique Le début du XXIème siècle voit grandir l’importance de l’information, des TIC et du numérique pour toutes les fonctions.

3 L’interaction et l’interdépendance des fonctions Enchainement des services en fonction des processus d’activités

Comptabilité

Finance

Commercial

Production

Qualité

Logistique Maintenance

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L’approche systémique de l’entreprise met en évidence sa globalité et les relations qui existent entre les éléments qui la constitue. Les activités des différentes fonctions ont des actions réciproque par leurs objectifs, leurs fonctionnements, leurs moyens. Les sorties de l’une sont les entrées de l’autre, donc une coordination est nécessaire. Ainsi, l’organisation doit gérer en interne, des procédures de coopération et de coordination, pour que les activités se réalisent le plus efficacement possible.

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La chaine de valeur de Porter

Un élément incontournable, le travail en commun des 5 fonctions soutenues par les 4 activités de soutiens aboutis à la création de richesse/marge

4 Les systèmes d’informations : 4.1 Définition et rôle Un système d’information regroupe l’ensemble des méthodes de traitements des infos et des moyens matériels et humains utilisés dans une organisation. Le système d’info peut être complexe, globale et intégré, plus ou moins automatisé et plus ou moins permanent. Tous les systèmes d’informations participent à la prise de décision : -

Avant, préparer la décision

-

Pendant, simuler des options possibles

-

Après, pour communiquer et contrôler

4.2 Les différents systèmes d’information Les systèmes d’informations permettent de capter les perturbations internes et/ou externes auquel l’organisation doit répondre. Dans une approche système de l’entreprise, ils sont les interfaces indispensables à la gestion. -

Le système d’information commercial

Connait le marché, stock des informations pour pouvoir influencer les clients. (Le SAV, Les commerciaux) -

Le système d’information comptable et financier

La comptabilité des finances de l’entreprise, des outils pour surveiller la situation de l’entreprise. Suit

Le système d’information Ressources-Humaines l’évolution

des

emplois,

programme

les

recrutements,

prévois

des

embauches ou des formations pour le besoin de l’entreprise. Piloter la GPEC, la

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gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, c’est sa mission principale. -

Les systèmes d’information productifs

Surveille l’évolution technologique, les produits, la qualité et aide à gérer les flux, la maintenance. Ils sont au cœur du dispositif de pilotage de l’entreprise, pour lui permettre de réagir en temps réel. Plus elle réagit vite, plus elle a des chances de tirer profit. Les systèmes d’informations peuvent être indépendants, comme la gestion des stocks d’un atelier par exemple. Ils peuvent être reliés entre eux, intégrés dans des logiciels (ERP) ou pour l’aspect tertiaires avec des logiciels PGI (Pro-gestion intégré). Encore aujourd’hui la plupart des systèmes d’informations se focalisent sur les données de comptabilité internes, donc sur les coûts et moins les opportunités, les risques et les éléments de l’environnement qui lui donnent des opportunités, enduisent des changements. Les grandes données le plus souvent de sources externes à l’entreprise, doivent être structurés, analysés et exploités. C’est le travail des « scientifiques des données ». Pour autant il convient de ne pas opposer les analystes traditionnels aux

« scientifiques

des

données »,

leurs

contributions

respectives

sont

complémentaires, ils doivent tous bénéficier d’un accès permanent aux données internes et externes à l’entreprise. De cette manière les entreprises intègrent à la fois des petits et des grands volumes de données, des sources internes et externes, des formats de donnés structurés et d’autres non structurés. Pour bénéficier de l’effet de synergie.

5 Le système d’information comme lien entre les fonctions

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Les systèmes d’informations peuvent permettre une régulation efficace du fonctionnement d’une organisation sous certaines conditions, en facilitant la coopération entre les acteurs et en canalisant la coordination les opérations des activités : 

Des systèmes de traitement des données efficaces et rapides constituent de plus en plus des bases de travail et de communication commune entre des acteurs et des services de fonctions différents. Les outils et les méthodes que l’on va utiliser sont des mécanismes de coordinations. Les outils et les méthodes sont des outils de mécanisation importants car ils encadrent et les habitues les méthodes de travail de chacun.



La mise en place de réseau d’informations et de communication peut aider à décloisonner les fonctions et les services et à mettre en place des relations transversales qui sans ça n’existeraient pas.



Des systèmes de communications fiables et simples peuvent simplifier la transmission en temps réel, par les services et les individus d’informations nécessaires pour assurer le fonctionnement de l’organisation et la résolution des problèmes.

Pour obtenir ses avantages, il faut concevoir et mettre en œuvre les systèmes d’informations en fonctions des besoins des utilisateurs et des caractéristiques de l’organisation et non pas plaqué des systèmes standardisés et non adaptés. Des systèmes d’informations fiables, à la mesure des besoins de l’entreprise, simples à utiliser, accessible aux utilisateurs et traitant des informations pertinentes pour le pilotage de l’entreprise. Peuvent être un levier pour une structure organisationnel plus flexible, plus réactive, plus agile.

6 La prise en compte du développement durable L’organisation interne de l’entreprise prend en compte des nouvelles données de l’environnement et notamment les impératifs de développement durable.

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La gestion de la production et de la recherche de certaines entreprises à intégrer la diminution de la consommation d’énergie nécessaire à la fabrique des biens. La gestion des achats et de la logistique peut prendre en compte, les modalités de fabrications dans différentes zones ou bien ces achats. La gestion de la qualité et de la maintenance peut répondre à des nouvelles exigences des consommateurs par exemple la prise en compte de la sécurité pour l’achat d’une voiture. La gestion commerciale peut anticiper la gestion d’une nouvelle taxe sur les voitures pour élaborer une nouvelle campagne de Pub proposant un prix attractif par rapport aux concurrents. La gestion des ressources humaines cherche à identifier les demandes de ses parties prenantes pour élaborer un processus de consultation qui permet d’éviter une grève. La gestion financière veille à la transparence des résultats et du compte rendu du commissaire aux comptes. Pour répondre aux exigences des actionnaires.

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