Exercicio 14 Clientes - Exercícios da Aula PDF

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Licenciatura em Contabilidade, Fiscalidade e Auditoria Auditoria Financeira II CICLO DE CLIENTES E RENDIMENTOS EXERCICIO Nº 14 A empresa Alfa dedica-se à comercialização e assistência pós venda de aparelhos eletrónicos de grande utilização em muitas das industrias transformadoras. No âmbito do traba...

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Licenciatura em Contabilidade, Fiscalidade e Auditoria

Auditoria Financeira II

CICLO DE CLIENTES E RENDIMENTOS EXERCICIO Nº 14 A empresa Alfa dedica-se à comercialização e assistência pós venda de aparelhos eletrónicos de grande utilização em muitas das industrias transformadoras. No âmbito do trabalho normal de auditoria procedeu-se ao levantamento do sistema de controlo interno do ciclo de “Clientes e Rendimentos” e efetuaram-se os testes de auditoria considerados adequados nas circunstâncias. 1. Levantamento do sistema de controlo interno Do levantamento do sistema de controlo interno foram constatados os seguintes aspetos: a) Não existem quaisquer manuais ou instruções escritas que definam os conteúdos funcionais e os procedimentos a seguir na empresa relativamente a autorização de vendas, atualização de limites de crédito, faturação, autorização de notas de crédito, incumprimento de clientes e reclamações. O que se encontra instituído decorre de rotinas criadas pelo Director Financeiro, o qual se encontra na empresa desde a sua constituição. b) Embora se encontrem definidos limites de crédito, na prática, eles são frequentemente excedidos, quer por falta de atualização dos mesmos, quer por via da inexistência de um acompanhamento adequado das cobranças efetuadas pela empresa de factoring. Quando a empresa Alfa toma conhecimento das dificuldades dos clientes em solver os seus compromissos, condiciona a venda de novos equipamentos e a assistência aos anteriormente fornecidos.

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c) No que se refere a clientes novos, e sempre que as encomendas sejam significativas, a empresa Alfa obtém informações acerca dos mesmos, e exige, em muitos casos, um pagamento de 50% no acto da entrega dos bens. d) Face à natureza dos equipamentos, é sempre exigido dos clientes a formalização da encomenda por escrito, a fim de evitar a existência de erros no fornecimento dos bens e na respetiva faturação. As notas de encomenda só são satisfeitas desde que visadas pelo responsável da seção de Vendas. e) A assistência técnica prestada nos doze meses imediatos aos da venda é normalmente coberta pelo período de garantia dado aos clientes. A assistência posterior a essa data é prestada e faturada de acordo com as solicitações dos clientes ou mediante contrato de assistência. Neste caso os contratos são efetuados por períodos de 6 meses, sendo a faturação emitida no início do contrato e contabilizada como rendimento no período em que é emitida. f) A faturação da empresa Alfa encontra-se repartida em três séries, sendo uma referente à venda de aparelhos, outra relativa à assistência técnica contratual e outra ainda referente a pedidos ocasionais de assistência. Nas faturas de venda é sempre feita referência à nota de encomenda do cliente e à guia de remessa da empresa Alfa. Na faturação de assistência contratual é sempre evidenciado o nº do contrato. Na restante faturação é sempre indicado o nº da guia de intervenção, a nota de encomenda do cliente (quando existe) e a guia de transporte relativa aos materiais aplicados na intervenção. Todas as faturas são emitidas em quintiplicado, sendo: 

Original para o cliente

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Duplicado para a empresa de factoring

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Triplicado para a contabilidade

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Quadriplicado para a Tesouraria

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Quintiplicado para o Serviço de Faturação.

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Embora a faturação seja emitida informaticamente, não existe qualquer ligação com a contabilidade, pelo que as faturas são contabilizadas uma a uma. Não existe ainda qualquer ligação entre o programa de faturação e os inventários, os quais, aliás, funcionam em sistema de inventário periódico. g) A guia de remessa é igualmente emitida em 5 vias, sendo o quadriplicado destinado ao Armazém. O original da guia inclui um talão destacável para quitação dos bens entregues pela empresa Alfa. h) Conforme já se referiu, a cobrança das dívidas é efetuada pela Sofactoring, com quem a empresa Alfa celebrou um contrato anual, automaticamente renovável, no qual se estipula a existência do direito de regresso relativamente a todos os créditos cedidos que não sejam cobrados até 120 dias após a data do seu vencimento. Ainda segundo o referido contrato, a empresa Alfa receberá todos os créditos na data em que forem cobrados, podendo, contudo, receber antecipadamente 80% do valor das cessões mediante o pagamento de um juro à taxa em vigor. Os créditos cedidos estão sujeitos a uma comissão de 1,5%. i) De um ponto de vista contabilístico, as contas correntes de clientes são creditadas pela cessão das faturas por débito da conta 21.6 Créditos cedidos – Sofactoring. Esta conta é creditada por todas as entregas efetuadas pela empresa de factoring, incluindo os adiantamentos sobre a faturação cedida, de tal modo que o saldo apresentado no Balanço corresponde a um saldo líquido. É ainda creditada pelo valor dos juros e comissões debitados pela Sofactoring. j) Os custos decorrentes da garantia prestada aos clientes são reconhecidos à medida em que as intervenções ocorrem. k) O sistema de informação implantado na empresa Alfa não permite:

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A elaboração de balancetes por idade de saldos, o que de resto é considerado desnecessário pelo Director Financeiro, já que todas as faturas são cedidas à empresa da factoring que informa mensalmente sobre a posição dos clientes.

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A obtenção de mapas de movimentos em aberto por clientes.

l) Os saldos de clientes não são objeto de conferência regular. Idêntica situação se verifica relativamente à conta 21.6 - Créditos cedidos – Sofactoring, cujo saldo não tem sido reconciliado com os mapas mensalmente enviados por aquela empresa. Existem diferenças com algum significado que, segundo o Director Financeiro, devem estar relacionadas com a conta de Depósitos à Ordem também ela sem reconciliação desde 30/06/X0. Pretende-se: 1. A identificação dos principais pontos fracos do sistema de controlo interno e apresentação de sugestões consideradas adequadas para a sua melhoria. 2. As consequências da falta de reconciliação das contas bancárias e da conta factoring.

Nota: Preparado a partir de “Auditoria Financeira, Carlos Batista da Costa”. MAPA PARA RESOLUÇÃO DO EXERCÍCIO Situação

Ponto fraco

Recomendação

Consequência para as DF.

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